a) Lựa chọn dự án
Với những khách hàng tìm đến, công ty cần xem xét và đánh giá kỹ khả năng tiếp nhận dự án. Những yếu tố cần xem xét không chỉ nằm trong quy mô dự án đó như yêu cầu về dịch vụ, chi phí thực hiện, việc phân bổ nhân sự phù hợp (một nhân sự của công ty có thể đảm nhận cùng lúc nhiều hơn một dự án)... mà còn là tiềm năng liên kết với khách hàng trong việc triển khai những hoạt động tiếp theo, trở thành đối tác trong việc đưa chính sản phẩm vừa thực hiện đến người sử dụng.
b) Hoàn thiện kế hoạch triển khai dự án
Trước mỗi dự án cần có kế hoạch tổng quát và những bản kế hoạch chi tiết chính xác, phân bổ thời gian và nhân sự hợp lý để thực hiện dự án hiệu quả. Việc chia kế hoạch thành những giai đoạn nhỏ với thời gian ngắn sẽ đảm bảo tiến độ dự án tốt hơn, bởi giai đoạn ngắn giúp tăng kiểm soát và cập nhật, tăng vòng quay báo cáo và bàn giao kết quả.
Trong đó, có thể sử dụng phương pháp giả định, chuẩn bị trước những tình huống có thể xảy ra làm thay đổi nội dung hay cách thức thực hiện dự án. Từ đó nhóm thực hiện sẽ có những cách quản lý rủi ro phù hợp, nhằm đảm bảo kết quả tốt nhất cho dự án.
c) Linh hoạt trong điều chỉnh dự án
Trong thời gian thực hiện dự án, có thể xuất hiện những thay đổi cần phải điều chỉnh, từ cả phía khách hàng và việc thực hiện nội bộ. Vì vậy, nhóm dự án phải có khả năng thích ứng và điều chỉnh kịp thời. Trong vấn đề này, người quản lý và ra quyết định cần có khả năng ra quyết định nhanh và linh hoạt. Bên cạnh đó, việc sắp xếp nhân sự như đưa nhiều người thực hiện những nhiệm vụ nhỏ trong thời gian ngắn, đưa nhân sự có khả năng học hỏi và thích nghi nhanh... cũng là phương pháp.
d) Tạo và duy trì hệ liên kết trong đội ngũ
Một nhóm thực hiện dự án công nghệ thường có quy mô nhỏ (5-15 người), vì vậy liên kết của những thành viên trong nhóm thường chặt chẽ, cả về mặt giao tiếp và nội dung công việc thực
28 hiện. Việc xảy ra mâu thuẫn hay bất đồng trong quá trình làm việc có thể ảnh hưởng lớn đến dự án hơn những hoạt động kinh doanh với quy mô nhân lực nhiều hơn. Do đó, những đội ngũ thực hiện dự án tại công ty cần duy trì liên kết trong công việc và mối quan hệ tốt. Điều này có thể xây dựng và duy trì bằng cách tăng trao đổi giữa các nhân sự, tạo môi trường giải quyết mâu thuẫn phát sinh, tăng gắn kết các thành viên trong dự án và trong cả công ty bằng những hoạt động team building...
29
LỜI KẾT
Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Công nghệ A2Z, em đã học hỏi được nhiều điều từ hoạt động của công ty và những công việc mình thực hiện, có cơ hội thực hành và nâng cao những kiến thức đã được học trong môi trường thực tiễn. Qua đó, em cũng nhận thức được sự cần thiết của kỳ thực tập giữa khóa do Trường Đại học Ngoại Thương tổ chức và yêu cầu sinh viên hoàn thành. Việc xây dựng bản báo cáo thực tập giữa khóa không chỉ giúp em tổng hợp, phân tích những điều đã học hỏi được trong kỳ thực tập mà còn nâng cao kỹ năng hoàn thiện một báo cáo mang tính học thuật.
Một lần nữa, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến Tiến sĩ Nguyễn Thúy Anh, Giảng viên Trường Đại học Ngoại Thương và toàn thể các đồng nghiệp tại Bộ phận Dự án phần mềm, những thành viên trong đội ngũ thực hiện dự án chuyển giao phần mềm Afilliate Marketing Laastick cũng như người hướng dẫn Lê Quốc Khánh vì đã dành nhiều thời gian hướng dẫn và chỉ bảo trong quá trình gian thực tập.
30
TÀI LIỆU THAM KHẢO
a) Joseph Heagney (2014). Quản trị dự án - Những nguyên tắc căn bản, NXB Lao động - Xã hội, Hà Nội;
b) Harvard Business Essentials (2006). Quản lý dự án lớn và nhỏ, NXB Tổng hợp, TP. Hồ Chí Minh;
c) Website: https://laastick.vn/;
d) Các tài liệu về dự án từ Công ty TNHH Công nghệ A2Z;
e) Các tài liệu về dự án từ Công ty TNHH Công nghệ GIA ALPHA Việt Nam;
f) Báo điện tử Accesstrade Việt Nam. Affiliate network và những nền tảng Affiliate uy tín tại Việt Nam, truy cập theo: accesstrade.vn;
31
TÓM TẮT QUÁ TRÌNH THỰC TẬP
Nắm được chương trình học phần Thực tập giữa khóa đối với sinh viên trường Đại học Ngoại Thương, từ đầu tháng 7/2021 em bắt đầu tìm kiếm cơ hội thực tập tại công ty trong lĩnh vực mình quan tâm. Với định hướng nghề nghiệp liên quan đến quản lý dự án và gắn bó cùng những dự án công nghệ, em ứng tuyển vào vị trí thuộc bộ phận Dự án phần mềm của Công ty TNHH Công nghệ A2Z.
Sau quá trình nhận hồ sơ và phỏng vấn ứng viên của công ty, em được nhận vào vị trí và bắt đầu thực tập toàn thời gian từ ngày 10/07/2021 tại công ty, với điều kiện có thể linh hoạt thời gian khi quay trở lại chương trình học kỳ mới trên trường.
Ngày 10/07: Em bắt đầu đến công ty, trao đổi với người hướng dẫn là anh Lê Quốc Khánh. Em được giới thiệu về công ty và công việc sắp tới của mình là tham gia vào dự án chuyển giao phần mềm Laastick, với vai trò phân tích nghiệp vụ, là thành viên trong nhóm Dự án và trợ lý người Giám sát dự án.
Ngày 11 và 12/07: Được giao những tài liệu về dự án để đọc và nghiên cứu, tìm hiểu các công cụ giúp theo dõi tiến độ dự án và công cụ để làm việc.
Khi đã nắm khá rõ thông tin về dự án cũng như cập nhật tiến độ đang đến đâu, những ngày tiếp theo trong kỳ thực tập em tham gia thực hiện những nhiệm vụ trong dự án với lịch trình như bảng dưới đây:
Thời gian Công việc thực hiện
Đợt 1 (13 - 18/7)
- Cùng nhóm Dự án xây dựng tài liệu Mô tả tổng quan hệ thống, phần việc là mô tả sử dụng mô hình quy trình chuẩn hóa
- Tham gia phần mềm Jira, giám sát các công việc của nhóm Kỹ thuật so với kế hoạch
Đợt 2 (20/7 – 25/7)
- Xây dựng các quy trình đặc tả, chi tiết cho Mô tả hệ thống
- Trao đổi với nhóm Kỹ thuật và nhóm Dự án về chi tiết trong quá trình đặc tả
- Họp để chuẩn bị cho đánh giá cuối tháng, ghi nhận biên bản cuộc họp và những việc cần triển khai tiếp tương ứng với mỗi cá nhân
Đợt 3 (27/7 – 1/8)
- Hoàn thiện những tài liệu cho tiến độ “Chuyển giao tài liệu” giai đoạn 1 - Lập báo cáo về những công việc đã thực hiện, rút ra những điều đã học được và cần triển khai tiếp
32 Đợt 4
(3/8 – 15/8)
- Xây dựng các tài liệu Hướng dẫn sử dụng cho Advertiser và Hướng dẫn sử dụng cho Publisher
- Họp và đánh giá lại các tài liệu đã thực hiện trong nhóm Dự án
- Đánh giá lại các các tài liệu về Điều khoản thành viên khác trong nhóm Dự án đã thực hiện
- Trao đổi với nhóm Kỹ thuật về tiến độ công việc và yêu cầu phát sinh thêm trong quá trình hoàn thiện sản phẩm
- Lập báo cáo giữa tháng từ dữ liệu phần mềm JIRA
Trong quá trình thực tập, em đã tích lũy được những kiến thức và kỹ năng có ích, cần thiết cho không chỉ trong kỳ thực tập này, cho công việc tương lai mà còn có thể ứng dụng vào cuộc sống thực tiễn. Những bài học có thể kể đến như sau:
- Kỹ năng tự học hỏi: Tiếp xúc với một công việc ở lĩnh vực mới là công nghệ, trước đó em mới chỉ tìm hiểu chứ chưa được làm việc trong môi trường thực, em được yêu cầu phải tự học hỏi nhiều về những kiến thức trong liên quan đến dự án. Do vậy, ngoài thời gian được hướng dẫn và nghiên cứu trong giờ làm việc, em đọc thêm và học thêm khi ở nhà để có thể tham gia vào dự án nhanh hơn.
- Chuyên môn về quản lý và theo dõi tiến độ dự án: Những kiến thức về quản lý đã được học trên giảng đường và đọc qua những sách được ứng dụng vào môi trường làm việc thực tế, và đòi hỏi có sự vận dụng linh hoạt để phù hợp với công việc đang làm. Từ người hướng dẫn thực tập, em cũng học được tư duy quản lý.
- Kỹ năng làm việc nhóm: Không giống như một nhóm học tập ở lớp đại học, đội ngũ thực hiện dự án được phân nhiệm vụ rõ ràng tương ứng với chuyên môn và khả năng của mỗi nhóm và cá nhân, trong đó có những phần công việc mà người khác trong nhóm không thể thực hiện thay. Vì vậy, liên kết chặt chẽ trong đội ngũ, giao tiếp hiệu quả, theo sát tiến độ là những yếu tố rất cần thiết để dự án được hoàn thiện. Giữ vai trò phân tích nghiệp vụ trong nhóm Dự án, việc giao tiếp và liên kết các nhóm càng quan trọng, nhờ đó em cần phát huy và nâng cao kỹ năng làm việc nhóm của mình.
- Kỹ năng quản lý thời gian: Quản lý thời gian để có thể hoàn thành công việc của mình một cách hiệu quả và “quản lý” cả thời gian của thành viên trong nhóm để đảm bảo tiến độ dự án.
- Tuân thủ giờ giấc: Môi trường làm việc của công ty thân thiện, sáng tạo và không quá chặt chẽ về thời gian, thay vào đó là quan tâm đến hiệu suất công việc được thực hiện. Tuy nhiên, các thành viên vẫn tuân thủ những lúc cần thiết như giờ họp, thời gian được quy định trong tiến độ dự án. Những phần việc luôn được hoàn thành trước thời hạn để nhóm có thời gian đánh giá kỹ đồng thời xem hướng triển khai tiếp theo.
- Công cụ sử dụng trong công việc: Em biết sử dụng thêm những công cụ hữu ích cho công việc, từ một số công cụ đơn giản để thao tác được nhanh đến những phần mềm được sử dụng trong hệ thống doanh nghiệp.
33 Nhờ kỳ thực tập, em đã có những trải nghiệm công việc hữu ích và có định hướng rõ ràng hơn cho những dự định tiếp theo. Em cũng mở rộng thêm mạng lưới quan hệ để quen biết những người mình có thể học hỏi và làm việc nhiều hơn trong tương lai. Yếu tố khách quan là đại dịch đã gây nên những hạn chế nhất định trong quá trình thực tập của em, do nhóm thực hiện dự án đang phải làm việc trực tuyến nhưng vẫn luôn còn cơ hội để em học tập và nâng cao giá trị bản thân.
34
PHỤ LỤC