TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA Năm học 2020 2021 Đề tài Giám sát tiến độ dự án chuyển giao phần mềm Affiliate Marketing tại Công ty TNHH Công nghệ A2Z[.]
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ A2Z
Thông tin về công ty
- Tên quốc tế: A2Z TECHNOLOGY COMPANY LIMITED
- Tên viết tắt: A2Z CO., LTD
- Địa chỉ: Thôn Thượng Khê, Xã Cấn Hữu, Huyện Quốc Oai, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Người đại diện: Lê Quốc Khánh - Chức vụ: Giám đốc điều hành
1.1.2 Quá trình thành lập và phát triển
Công ty A2Z, được thành lập vào ngày 04/03/2020 với vốn điều lệ 10.000.000.000 VND, chuyên hoạt động trong lĩnh vực lập trình máy tính, phát triển phần mềm, xử lý dữ liệu, cung cấp dịch vụ gia công phần mềm và thiết kế website.
Công ty khởi nghiệp đã phát triển mạnh mẽ trong hơn 1,5 năm, hiện có 30 nhân sự với cơ cấu nhóm phù hợp cho các hoạt động kinh doanh Hoạt động trong lĩnh vực công nghệ, công ty cung cấp dịch vụ "từ xa", tiếp cận khách hàng trên nhiều địa bàn nhanh chóng Đến nay, công ty đã thực hiện nhiều dự án cho khách hàng tại các tỉnh thành Việt Nam và mở rộng thị trường sang Nhật Bản.
Công ty không chỉ cung cấp dịch vụ phát triển phần mềm và gia công hệ thống mà còn mở rộng sang nghiên cứu và phát triển Họ tập trung vào việc tư vấn giải pháp cho doanh nghiệp trong các lĩnh vực cụ thể như marketing và quản lý dữ liệu, cũng như hỗ trợ chuyển đổi số doanh nghiệp một cách toàn diện.
Công ty A2Z đặt mục tiêu hợp tác chặt chẽ với doanh nghiệp và cá nhân, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhằm trở thành đối tác kinh doanh và xây dựng mối liên kết bền vững trong quá trình hoạt động Sau khi hoàn thành dịch vụ, A2Z sẽ định hướng phát triển thị trường và tiếp tục hợp tác với khách hàng doanh nghiệp để triển khai sản phẩm ra thị trường hiệu quả.
Công ty hướng đến việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao, nhằm nâng cao trải nghiệm của khách hàng và người sử dụng trong tương lai Các sản phẩm được phát triển không chỉ đáp ứng nhu cầu hiện tại mà còn cập nhật xu hướng công nghệ nhanh chóng, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh vững chắc trong thị trường số.
Công ty A2Z nhận thấy tiềm năng lớn của thị trường hiện tại và tương lai trong lĩnh vực hoạt động của mình Do đó, A2Z không ngừng mở rộng thị trường và cải thiện nguồn lực, nhằm nâng cao giá trị cốt lõi cũng như chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
Các hoạt động kinh doanh chính
Công ty A2Z chuyên cung cấp dịch vụ gia công hệ thống và phần mềm công nghệ thông tin, đáp ứng nhu cầu của khách hàng với các dự án phần mềm toàn phần hoặc một phần.
Đơn vị có nhiệm vụ sản xuất các sản phẩm đáp ứng yêu cầu của tổ chức thuê gia công, không tham gia vào hoạt động kinh doanh sản phẩm Vai trò của đơn vị là hoàn thiện một giai đoạn trong quá trình đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng.
Những sản phẩm tiêu biểu công ty đã thực hiện:
- cam.soict.ai: Hệ thống quản lý, chăm sóc doanh nghiệp
Hệ thống quản lý mạng lưới doanh nghiệp liên kết của Viện Công nghệ thông tin và Truyền thông, Đại học Bách khoa Hà Nội, đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa sự hợp tác giữa các tổ chức Việc này không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý mà còn thúc đẩy sự phát triển bền vững cho các doanh nghiệp liên kết với cơ sở giáo dục.
- laastick.vn: Nền tảng Affiliate Marketing
Tạo nên một Affiliate Marketing Network trong đó liên kết các nhà cung cấp sản phẩm và đơn vị/cá nhân chạy quảng cáo cho sản phẩm.
- baslogistics.com: Hệ thống đặt hàng Trung quốc
Hệ thống kết nối giữa các chuỗi bán hàng và nhà cung cấp Trung Quốc với các đơn vị nhập hàng và người tiêu dùng tại Việt Nam, mang đến giải pháp tối ưu cho việc đặt hàng và vận chuyển hàng hóa.
- vienphapluatungdung.vn: Cổng thông tin Pháp luật
Hệ thống cung cấp thông tin và tài liệu pháp luật được cập nhật thường xuyên, bao gồm dịch vụ nhận tin tức hàng ngày cho khách hàng, tư vấn pháp luật và cung cấp tài liệu liên quan.
- vpf.vn: Hệ thống thông tin thể thao và thông tin đội tuyển
Hệ thống quản lý của Công ty Cổ phần Bóng đá Chuyên nghiệp Việt Nam (VPF) cung cấp thông tin chi tiết về các giải đấu bóng đá trong nước cũng như các đội tuyển bóng đá được quản lý Trang web này là nguồn tài liệu hữu ích cho người hâm mộ và các bên liên quan trong lĩnh vực bóng đá.
1.2.2 Thiết kế và xây dựng website
Công ty chuyên cung cấp dịch vụ thiết kế và xây dựng website, hỗ trợ nhận diện thương hiệu và cung cấp thông tin, dịch vụ, sản phẩm phù hợp Đối tượng khách hàng chủ yếu của chúng tôi là các cơ sở kinh doanh và cơ sở giáo dục.
Hiện tại công ty đã mở rộng thị trường không những cung cấp đến khách hàng trong nước mà còn ở thị trường Nhật Bản.
Một số sản phẩm của công ty trong lĩnh vực:
Trang web thuộc thương hiệu Soya Garden, hệ thống đặt hàng trực tuyến, cung cấp thông tin về sản phẩm và các chương trình ưu đãi.
Trang web của Trâu Ngon Food cung cấp thông tin chi tiết về các sản phẩm thực phẩm, địa chỉ cửa hàng và dịch vụ đặt hàng trực tuyến, giúp khách hàng dễ dàng tìm kiếm và mua sắm.
Trang web do Viện Công nghệ thông tin và Truyền thông, Đại học Bách khoa Hà Nội quản lý, cung cấp thông tin hữu ích cho sinh viên và các chương trình liên kết.
Thuộc hệ thống trường học SenTia Trang web cung cấp thông tin về trường học, các chương trình đào tạo, thông tin tuyển sinh.
Trang thông tin của bệnh viện thuộc đại học Ehime, cung cấp cho người sử dụng tin tức và các hướng dẫn khám bệnh, đặt lịch.
Trang web trường Saibi, đưa thông tin về trường học, các chương trình đào tạo và hoạt động ngoại khóa, thông tin tuyển sinh của trường.
1.2.3 Nghiên cứu và phát triển (R&D)
Công ty chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn chuyển đổi số giúp doanh nghiệp và tổ chức nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành tự động Chúng tôi hỗ trợ chuyển đổi từ mô hình truyền thống sang mô hình số hóa thông qua việc áp dụng công nghệ mới như dữ liệu lớn (Big Data), điện toán đám mây (Cloud) và Internet vạn vật (IoT), nhằm mang lại sự chuyên nghiệp và toàn diện cho hoạt động kinh doanh.
Một số dự án đã thực hiện, tham gia:
- web4s.vn: giải pháp chuyển đổi hệ thống bán hàng doanh nghiệp sang hình thức trực tuyến
- Dự án chuyển đổi số trong bộ phận vận hành của Tập đoàn Điện lực Việt Nam - EVN
1.2.4 Giải pháp quản lý & bán hàng
HaraAds là nền tảng quảng cáo tối ưu đầu tiên tại Việt Nam, sử dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo để tự động cải thiện hiệu quả quảng cáo trên Facebook và Google Nền tảng này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu chi phí nhân sự trong quá trình quảng cáo.
Nền tảng này nổi bật với các chức năng hỗ trợ chốt đơn và gọi ship ngay khi trò chuyện trên Facebook Nó cũng cho phép quản lý nhiều gian hàng trên Shopee và Lazada, giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu quả bán hàng thông qua hình thức trực tuyến.
Bộ phận Kỹ thuật Bộ phận dự án phần mềm Bộ phận Sale,
Marketing Bộ phận Kế toán,
1.2.5 Marketing – Giải pháp lưu trữ
Dịch vụ Cloud VPS SSD đại diện cho một bước tiến vượt bậc trong lĩnh vực Điện toán đám mây, nhằm khắc phục những hạn chế của máy chủ truyền thống Giải pháp này giúp khách hàng tối ưu hóa phần cứng, tiết kiệm chi phí cho việc đặt máy chủ, đồng thời giảm thiểu chi phí quản trị và bảo trì.
Giải pháp công nghệ toàn diện cho phép doanh nghiệp quản lý hiệu quả và nâng cao độ phủ thương hiệu thông qua hệ thống quản lý tự động, được tối ưu hóa theo nhu cầu sử dụng.
Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các nhóm
1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
Sơ đồ 1 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Công nghệ A2Z
1.3.2 Chức năng của các bộ phận a) Ban Giám đốc
Ban Giám đốc của công ty A2Z được hình thành từ một nhóm dự án công nghệ, bao gồm đội ngũ chuyên gia có trình độ cao trong lĩnh vực công nghệ cùng với kỹ năng quản lý và vận hành hiệu quả Các chức năng chính của Ban Giám đốc bao gồm việc định hướng chiến lược, quản lý nguồn lực và đảm bảo hoạt động của công ty diễn ra suôn sẻ.
- Đặt ra tầm nhìn, mục tiêu và xác định giá trị của công ty;
Để xây dựng một nền tảng vững chắc cho chiến lược kinh doanh, các công ty cần thiết lập chiến lược và cơ cấu tổ chức hợp lý Việc xác định các chiến lược kinh doanh rõ ràng và xây dựng các kế hoạch cụ thể sẽ giúp định hướng cho sự phát triển Đồng thời, cơ cấu tổ chức cần được tối ưu hóa, phân bổ nhân sự một cách hợp lý dựa trên năng lực của từng cá nhân nhằm đảm bảo hiệu quả trong việc thực hiện các chiến lược đã đề ra.
Giao quyền quản lý bao gồm việc ủy quyền cho các bộ phận thực hiện giám sát và đánh giá hiệu quả của các chính sách, chiến lược và kế hoạch kinh doanh Điều này đảm bảo rằng các biện pháp kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả Đồng thời, việc giao tiếp trực tiếp với khách hàng lớn trong các dự án cũng là một phần quan trọng trong quá trình quản lý.
Bộ phận nhân sự với kỹ năng quản lý, vận hành và điều phối có vai trò quan trọng trong việc giám sát các bộ phận cấp dưới và thực hiện các nhiệm vụ tổng quát theo các chức năng đã được xác định.
Tham mưu và hỗ trợ Ban Giám đốc trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao, đồng thời truyền đạt thông tin đến các bộ phận dưới Đảm bảo tiến độ công việc và các chiến lược đã đề ra, cũng như thực hiện báo cáo tổng quát định kỳ.
Triển khai các nhiệm vụ liên quan đến lao động, tổ chức và quản lý nguồn nhân lực, đồng thời chăm sóc sức khỏe cho nhân viên theo đúng luật pháp và quy định của công ty.
- Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận thực hiện đúng nội quy công ty và các quy định đề ra;
Lập kế hoạch tuyển dụng và quản lý nguồn nhân lực là rất quan trọng Đội ngũ Kỹ thuật được tuyển chọn gồm những chuyên gia có trình độ cao, được phân chia thành các nhóm theo từng hoạt động kinh doanh của công ty, và chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc thực hiện các sản phẩm công nghệ.
- Trực tiếp tạo ra các sản phẩm, dịch vụ theo những dự án, đơn hàng được giao;
- Quản lý, kiểm soát việc sử dụng, sửa chữa, mua sắm thiết bị, máy móc hoạt động kinh doanh trong công ty;
- Hướng dẫn khách hàng hoặc các bộ phận khác về kỹ thuật, quy trình kỹ thuật. d) Bộ phận dự án phần mềm
Nhân sự được chia được phân công theo những dự án cụ thể, với các vai trò Quản lý dự án và Phân tích nghiệp vụ:
- Làm việc cùng bộ phận Kỹ thuật, chia thành các nhóm cho từng dự án, nắm chi tiết của từng dự án;
Đảm bảo rằng các Kỹ thuật viên thực hiện công việc đúng hướng là rất quan trọng, đóng vai trò cầu nối giữa bộ phận Kỹ thuật và các bộ phận khác trong các dự án.
- Lập báo cáo định kỳ về những dự án đang thực hiện. e) Bộ phận Sale - Marketing
- Giới thiệu, tư vấn các sản phẩm, dịch vụ của công ty cho khách hàng;
- Đảm nhận tìm kiếm nguồn khách hàng, đưa ra và thực hiện những kế hoạch, chương trình để thu hút khách hàng;
Thương thảo với khách hàng là một phần quan trọng trong việc hỗ trợ quá trình ký kết hợp đồng cho khách hàng thuê dự án, đồng thời giúp chốt đơn hàng với những khách hàng sử dụng sản phẩm và dịch vụ.
- Đảm bảo quá trình nhận đơn hàng đến khi giao hàng/ thực hiện xong dịch vụ;
- Chăm sóc khách hàng sau khi hoàn thành đơn hàng, xử lý các vấn đề như phàn nàn, bồi thường.
- Thực hiện nghiên cứu và phát triển thị trường. f) Bộ phận Kế toán, Tài chính
- Tham mưu cho Ban Giám đốc công ty trong việc tổ chức và chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ kế toán trong công ty;
- Kiểm soát tình hình tài chính, doanh thu, chi phí và dòng tiền;
- Phản ánh, kiểm tra tình hình vận động của tài sản, quá trình và kết quả sản xuất và hoạt động kinh doanh, sử dụng vốn của công ty;
- Tham gia hoạch định chiến lược tài chính của công ty.
Đánh giá chung về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Tỷ suất lợi nhuận thuần
Bảng 1 Số liệu về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Công nghệ A2Z
Nguồn: Số liệu từ Công ty TNHH Công nghệ A2Z
Trong quý 1 năm 2021, công ty ghi nhận doanh thu và lợi nhuận gộp tăng trưởng 32,13% và 60,66% so với quý 4 năm 2020 Sự tăng trưởng này được thúc đẩy bởi chiến lược mạnh mẽ của bộ phận Sale – Marketing, cùng với sự quay trở lại của khách hàng quen thuộc và sự phát triển sôi động của thị trường dự án công nghệ trong thời gian đầu năm.
Trong quý 2 năm 2021, công ty ghi nhận sự giảm sút đáng kể về doanh thu và lợi nhuận, với doanh thu giảm 67,29% và lợi nhuận gộp giảm 88,08% so với quý 1 Nguyên nhân chính cho sự sụt giảm này là do ảnh hưởng của dịch bệnh, dẫn đến tình trạng trì hoãn trong hoạt động của công ty và các dự án của khách hàng Dù vậy, công ty vẫn tiếp tục hoàn thành các dự án đã được ghi nhận doanh thu từ kỳ trước.
Tỷ suất lợi nhuận thuần của công ty trong 3 kỳ đang xét lần lượt là quý 4 2020: 24,05%, quý
Tỷ suất lợi nhuận thuần của công ty trong quý 1 năm 2021 đạt 29,24%, cao nhất so với quý 2 chỉ đạt 10,65% Tỷ suất này phản ánh phần trăm lợi nhuận thuần trên tổng doanh thu, và sự gia tăng trong quý 1 là nhờ doanh thu tăng và chi phí được quản lý hợp lý Tuy nhiên, vào quý 2, tỷ suất lợi nhuận thuần giảm do doanh thu sụt giảm mạnh, trong khi chi phí nhân sự - yếu tố chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí - vẫn được duy trì để đảm bảo tiến độ các dự án và quyền lợi cho nhân viên.
Công ty TNHH Công nghệ A2Z đang có kết quả hoạt động tích cực với lợi nhuận duy trì ở mức dương và tỷ suất lợi nhuận ổn định so với các doanh nghiệp trong lĩnh vực Tuy nhiên, do thời gian thành lập và phát triển còn ngắn, tình hình tài chính của công ty vẫn chưa ổn định và có những biến động Để tối đa hóa lợi nhuận và hướng tới tăng trưởng bền vững, công ty cần xây dựng các chính sách tài chính và hoạt động hiệu quả hơn.
THỰC TRẠNG GIÁM SÁT TIẾN ĐỘ DỰ ÁN CHUYỂN GIAO PHẦN MỀM AFFILIATE MARKETING
Thông tin chung về dự án
2.1.1 Thông tin về sản phẩm phần mềm: Laastick Affiliate Marketing Network a) Các khái niệm chung
Tiếp thị liên kết là hình thức quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ của các nhà cung cấp thông qua các đối tác, nhằm đưa hàng hóa đến tay người tiêu dùng Các đối tác trong mô hình này kiếm tiền online bằng cách nhận hoa hồng khi người dùng thực hiện các hành động mong muốn, như mua hàng, đăng ký dịch vụ hoặc điền thông tin trên trang mạng của họ.
Mạng lưới tiếp thị liên kết, hay còn gọi là Affiliate Network hoặc Affiliate Marketplace, đóng vai trò quan trọng như một cầu nối giữa nhà cung cấp sản phẩm và những người làm tiếp thị liên kết.
Họ cung cấp nền tảng kỹ thuật như liên kết quảng cáo, banner, thống kê, và quản lý tỷ lệ nhấp chuột, tỷ lệ chuyển đổi cùng hoa hồng Họ cũng sẽ giải quyết tranh chấp, thu tiền và thanh toán hoa hồng cho bạn Tham gia mạng lưới tiếp thị liên kết cho phép bạn tìm kiếm và lựa chọn nhiều sản phẩm khác nhau trong nhiều lĩnh vực để bắt đầu quảng bá, điển hình như dự án phần mềm Laastick Affiliate Marketing Network.
Truy cập dự án: laastick.vn
Mạng lưới tiếp thị liên kết là nền tảng kết nối giữa các Advertiser, những nhà cung cấp sản phẩm và dịch vụ cần quảng bá, và Publisher, những người sở hữu website có khả năng đặt quảng cáo và chạy chiến dịch quảng cáo trực tuyến hiệu quả.
Laastick cung cấp các nền tảng kỹ thuật giúp theo dõi các liên kết được đặt bên dưới các hình ảnh hay liên kết nằm trên các website affiliate.
Laastick là nền tảng theo dõi thông tin khi người dùng xem sản phẩm qua các liên kết, tạo báo cáo chỉ số khi khách hàng để lại thông tin cá nhân hoặc đặt hàng Cả Advertiser và Publisher đều có thể theo dõi đơn hàng và hoa hồng được ghi nhận từ nền tảng này Đối tượng khách hàng chính của Laastick là các Advertiser quy mô vừa và nhỏ, thường thiếu kinh nghiệm trong affiliate marketing Nhân lực và hệ thống của Laastick không chỉ tạo ra nền tảng mà còn hỗ trợ khách hàng trong việc xây dựng và quản lý các chiến dịch hiệu quả.
2.1.2 Những bên tham gia trong dự án a) Công ty TNHH GIA ALPHA Việt Nam
Vai trò: Bên thuê dịch vụ.
Thông tin về công ty:
- Tên quốc tế: GIA ALPHA COMPANY LIMITED
- Tên viết tắt: GIA ALPHA CO.,LTD
- Địa chỉ: Thôn 5, Xã Cán Khê, Huyện Như Thanh, Tỉnh Thanh Hoá, Việt Nam
- Người đại diện: Lê Văn Thông - Chức vụ: Giám đốc kỹ thuật
- Lĩnh vực kinh doanh: Công ty cung cấp những sản phẩm, giải pháp về lĩnh vực marketing trên nền tảng công nghệ số. b) Công ty TNHH Công nghệ A2Z:
Vai trò: Bên nhận cung cấp dịch vụ.
Công ty A2Z nhận gia công phần mềm là hệ thống Affiliate Marketing Laastick cho công ty GIA ALPHA và chuyển giao lại sản phẩm sau khi hoàn thành.
2.1.3 Kế hoạch thực hiện dự án
Hai Bên đã bắt đầu thương thảo và xây dựng kế hoạch thực hiện dự án từ tháng 01/2021, với bản kế hoạch tổng quát được trình bày trong bảng dưới đây.
Thời gian Nội dung triển khai Bên phụ trách
01/02/2021 Trao đổi về yêu cầu sản phẩm và sắp xếp nhân sự tham gia thực hiện Công ty A2Z và công ty
Hoàn thành ký kết văn bản Hợp đồng cung cấp dịch vụ và bàn giao những tài liệu cần thiết để thực hiện dự án
Công ty A2Z và công ty GIA ALPHA
17/02 – Hoàn thiện sản phẩm đợt 1 Công ty A2Z
Nhóm Kỹ thuật Nhóm dự án
10/07/2021 Kiểm nghiệm và chạy thử Công ty A2Z và công ty
- Hoàn thiện sản phẩm đợt 2
- Xây dựng tài liệu để chuyển giao sản phẩm Công ty A2Z
15/09/2021 Kiểm nghiệm và chạy thử Công ty A2Z và công ty
Hoàn thiện các văn bản để kết thúc hợp đồng (Hợp đồng chuyển giao phần mềm, Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng)
Công ty A2Z và công ty GIA ALPHA
Bảng 2 Kế hoạch thực hiện dự án Affiliate Marketing Laastick
Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các nhóm và cá nhân trong dự án
2.2.1 Cơ cấu tổ chức nhân sự trong dự án
Sơ đồ 2 Cơ cấu tổ chức nhân sự trong dự án Laastick
2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các nhóm và cá nhân trong dự án a) Giám sát dự án
Giám sát dự án là một thành viên trong Ban Giám đốc với những chức năng trong dự án như sau:
- Giám sát tổng quát dự án, chất lượng sản phẩm và quá trình thực hiện dự án;
Làm việc với công ty Đối tác để thống nhất các chi tiết của sản phẩm đang thực hiện và đại diện cho công ty trong các văn bản liên quan Đồng thời, đảm nhận vai trò quản lý dự án để đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc.
Quản lý dự án là một thành viên trong bộ phận Quản lý với những chức năng trong dự án như sau:
- Đề xuất và quản lý kế hoạch thực hiện dự án;
Nhận yêu cầu từ Đối tác và Giám sát dự án để hoàn thành sản phẩm, giao nhiệm vụ cho các nhóm cấp dưới và quản lý quá trình thực hiện công việc.
- Hỗ trợ Giám sát dự án khi tham gia họp và làm việc với Đối tác. c) Nhóm Kỹ thuật
Nhóm kỹ thuật bao gồm các thành viên được phân chia theo nhiệm vụ thành Lập trình viên (Developer) và Kiểm thử (Tester), mỗi nhóm đảm nhận các chức năng cụ thể để đảm bảo chất lượng sản phẩm.
- Thực hiện việc tạo ra sản phẩm theo yêu cầu của dự án;
- Đảm bảo chất lượng sản phẩm;
- Chạy thử sản phẩm trước khi bàn giao;
- Hỗ trợ xử lý những lỗi kỹ thuật phát sinh sau khi bàn giao sản phẩm cho Đối tác. d) Nhóm Dự án
Gồm các thành viên từ bộ phận Dự án phần mềm với những chức năng như sau:
- Làm việc với nhóm Kỹ thuật trong từng giai đoạn phát triển sản phẩm và đảm bảo các yêu cầu, tiến độ với phát triển sản phẩm;
- Cầu nối giữa Quản lý với nhóm Kỹ thuật để trao đổi các vấn đề;
- Thực hiện nghiệp vụ phân tích thị trường;
- Lập các tài liệu văn bản dựa trên yêu cầu của Quản lý.
Thực trạng giám sát tiến độ dự án
2.3.1 Công cụ và chỉ tiêu giám sát dự án a) JIRA
JIRA là một ứng dụng hỗ trợ quản lý dự án, cung cấp nền tảng chung cho nhóm để phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ thực hiện Ứng dụng này rất phù hợp cho các dự án quy mô vừa và nhỏ, đặc biệt trong lĩnh vực công nghệ Nhóm thực hiện dự án lựa chọn JIRA nhờ vào các tính năng hữu ích giúp quản lý nhiệm vụ, lỗi và vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai.
- Xây dựng quy trình làm việc tương thích với yêu cầu và các giai đoạn;
- Quản lý, theo dõi tiến độ của dự án;
- Quản lý lỗi, tính năng, công việc, những cải tiến;
- Tìm kiếm nhanh chóng với bộ lọc JIRA Query Language;
- Cung cấp nhiều loại báo cáo thống kê với rất nhiều loại biểu đồ khác nhau phù hợp với nhiều loại hình dự án, nhiều đối tượng người dùng;
- Dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác (như Email, Excel, RSS…);
- Có thể chạy trên hầu hết các nền tảng phần cứng, hệ điều hành và cơ sở dữ liệu.
Hình 1 Giao diện quản lý dự án Laastick trên JIRA – bảng nhiệm vụ
Các thành phần cơ bản của JIRA được áp dụng trong giám sát tiến độ dự án:
Establishing roles within the project is crucial, as this section confirms the participants involved Only individuals assigned to these roles will have the ability to create Resource Allocation and form the project team in the future.
Issue: là các tasks, các bugs, các features hay bất kỳ các type khác của project work.
Chức năng phân quyền approve worklog cho phép team leader của mỗi nhóm duyệt nhật ký công việc của các thành viên trong nhóm Ngoài ra, quản lý dự án có quyền phê duyệt worklog cho tất cả các thành viên trong dự án.
Component là sản phẩm của dự án, bao gồm tất cả sản phẩm được trích xuất từ file kế hoạch doanh số Nếu dự án áp dụng phương pháp Scrum, các sản phẩm này sẽ tương ứng với Product của từng Sprint.
Là một quản trị viên JIRA, bạn có khả năng cấu hình quy trình làm việc, điều kiện, xác nhận và chức năng Trang này sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan và hướng dẫn các bước cơ bản cho từng phần của quy trình làm việc.
Priority: Là mức độ ưu tiên của một defect Có 4 mức, chọn theo datalist
Status: Đại diện cho các vị trí của vấn đề trong workflow
Chi tiết về những tác vụ trên JIRA được áp dụng để triển khai và làm chỉ tiêu cho giám sát tiến độ dự án:
Sprint là một vòng lặp ngắn hạn mà đội phát triển hoàn thành tất cả các công việc cần thiết như lập kế hoạch, phân tích yêu cầu, thiết kế và triển khai để tạo ra các phần nhỏ của sản phẩm Dự án Laastick thường có thời gian kéo dài của mỗi sprint từ 1 đến 2 tuần.
Backlog: Danh sách tập hợp các user stories, bugs và tính năng cho một sản phẩm hoặc sprint.
Hình 2 Giao diện quản lý dự án Laastick trên JIRA – Backlog
Scrum: Thuộc phương pháp Agile, nơi sản phẩm được xây dựng theo các lần lặp đi lặp lại trong một sprint
Board: Công cụ dùng để hiển thị hoạt động công việc trong một quy trình làm việc cụ thể.
Nó có thể thay đổi thích ứng với các phương pháp Agile khác nhau.
Burndown Chart: Hiển thị số lượng ước tính và thực tế cho tổng số công việc phải hoàn thành trong một sprint.
Cuộc họp daily stand-up là một buổi họp ngắn kéo dài 15 phút diễn ra trước khi bắt đầu ngày làm việc, nhằm giúp tất cả thành viên trong nhóm nắm bắt và cập nhật công việc đã thực hiện trong ngày hôm qua.
Issue: Một đơn vị công việc (task, bug, story, epic) trong JIRA, hoạt động trong một quy trình từ khởi tạo đến khi hoàn thành.
Swimlane giúp phân loại công việc để xác định thứ tự ưu tiên thực hiện Việc sắp xếp các phần công việc này là trách nhiệm của nhóm Dự án, nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả dự án.
Velocity: Đo lường khối lượng công việc mà một đội có thể xử lý trong một thời hạn nhất định.
Iteration: Các phần của dự án được thực hiện trong các phân đoạn lặp đi lặp lại.
Wallboard: Một bảng lớn được đặt tại vị trí dễ thấy thể hiện dữ liệu quan trọng về hoạt động của nhóm Kỹ thuật.
Báo cáo về tiến độ dự án qua JIRA:
Phần mềm JIRA cung cấp đa dạng các loại báo cáo, cho phép Giám sát, Quản lý và nhóm Dự án xuất các biểu đồ thống kê theo tiêu chí số liệu mong muốn và khoảng thời gian cụ thể Điều này hỗ trợ hiệu quả trong việc theo dõi và báo cáo tiến độ dự án.
- Thống kê số lượng issue theo thời gian;
- Hiển thị số lượng issue đã được tạo và số lượng issue đã được giải quyết trong một khoảng thời gian nhất định;
- Hiển thị báo cáo thống kê dưới dạng biểu đồ hình tròn dựa trên tiêu chí thống kê.
Hình 3 Các dạng biểu đồ được sử dụng để theo dõi tiến độ công việc trên JIRA b) Các nền tảng thuộc Google
Google cung cấp các nền tảng mạnh mẽ giúp người dùng kết nối hiệu quả khi trực tuyến Nhóm thực hiện dự án tận dụng những công cụ của Google để lưu trữ và tạo ra các tài liệu tổng quát như Kế hoạch phát triển dự án, cũng như các tài liệu cuối cùng như báo cáo định kỳ, tài liệu chuyển giao và các văn bản mềm khác.
Các nền tảng được sử dụng trong giám sát tiến độ dự án:
Google Drive là một giải pháp lưu trữ tiện lợi cho các tài liệu với nhiều định dạng như docx, xlsx, pdf, jpg, png, phục vụ cho các dự án Nền tảng này cho phép người dùng dễ dàng chia sẻ tệp qua email công việc, đồng thời thiết lập quyền truy cập như chỉ xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa cho các thành viên trong dự án.
Nhóm Dự án phụ trách giám sát tệp tin chung dưới kiểm soát của Quản lý.
Google Sheet là một ứng dụng mạnh mẽ giúp tạo bảng tính và trình bày thông tin dưới dạng bảng Dự án sử dụng Google Sheet để tổ chức và lưu trữ các kế hoạch tổng quan, báo cáo, cũng như tài liệu liên quan đến kế toán một cách hiệu quả.
Google Docs là một ứng dụng soạn thảo văn bản trực tuyến, cho phép người dùng tạo và chỉnh sửa tài liệu dễ dàng Ứng dụng này rất hữu ích trong các dự án, giúp trình bày các văn bản và tài liệu chuyển giao một cách hiệu quả Đặc biệt, Google Docs hỗ trợ nhiều người cùng làm việc trên một tài liệu, giúp nhóm có thể chỉnh sửa và thống nhất nội dung một cách nhanh chóng.
Hình 4 Tệp tổng quát để lưu trữ tài liệu trong dự án Laastick
2.3.2 Các công việc thực hiện so với kế hoạch và đánh giá kết quả tiến độ dự án
Trong việc giám sát chuyển giao phần mềm Laastick, có hai nội dung chính để giám sát là
“Chuyển giao sản phẩm” và “Chuyển giao tài liệu”
Chuyển giao sản phẩm là quy trình bao gồm xây dựng phần mềm, thử nghiệm và điều chỉnh sản phẩm Đội ngũ nhân sự công ty A2Z tích cực tham gia vào quá trình này, làm việc và trao đổi để đảm bảo hoàn thành đúng yêu cầu và mô tả sản phẩm.
Chuyển giao tài liệu là quá trình tạo ra các tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống Laastick, phục vụ cho công ty thuê dịch vụ và người dùng tương lai Trong quá trình này, việc chuyển giao sản phẩm cũng được thực hiện để đảm bảo người sử dụng nắm vững cách thức vận hành hệ thống.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CHO CÁC DỰ ÁN TIẾP THEO CỦA CÔNG TY
Phương hướng hoạt động của công ty
Công ty TNHH Công nghệ A2Z triển khai nhiều dự án đa dạng, đặc thù theo từng lĩnh vực kinh doanh Do đó, việc tối ưu hóa quy trình thực hiện và quản lý dự án đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ, thu hút khách hàng và khẳng định vị thế cạnh tranh của công ty trên thị trường.
Dựa trên mục tiêu và tầm nhìn của công ty, việc nhận các dự án lớn và phức tạp hơn là khả thi, đặc biệt khi có hạn chế về tiếp xúc trực tiếp do khoảng cách địa lý hoặc việc thuê nhân sự bên ngoài Do đó, công ty cần thiết lập một mô hình quản lý dự án chặt chẽ, rõ ràng và linh hoạt để đảm bảo hiệu quả trong quá trình thực hiện.
Một số kiến nghị đối với công ty
Để đảm bảo thành công trong việc tiếp nhận dự án, công ty cần đánh giá kỹ lưỡng khả năng thực hiện, không chỉ dựa vào quy mô và yêu cầu dịch vụ mà còn xem xét chi phí và phân bổ nhân sự hợp lý Ngoài ra, tiềm năng hợp tác lâu dài với khách hàng trong các hoạt động tiếp theo cũng rất quan trọng, nhằm trở thành đối tác trong việc đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng Việc hoàn thiện kế hoạch triển khai dự án là bước cần thiết để đảm bảo mọi yếu tố được đồng bộ và hiệu quả.
Trước khi bắt đầu một dự án, việc lập kế hoạch tổng quát và các bản kế hoạch chi tiết là rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả thực hiện Phân bổ thời gian và nhân sự hợp lý, cùng với việc chia nhỏ kế hoạch thành các giai đoạn ngắn, sẽ giúp kiểm soát tiến độ tốt hơn Giai đoạn ngắn không chỉ tăng cường khả năng cập nhật mà còn nâng cao tần suất báo cáo và bàn giao kết quả.
Để đảm bảo kết quả tốt nhất cho dự án, nhóm thực hiện nên áp dụng phương pháp giả định, chuẩn bị trước các tình huống có thể xảy ra làm thay đổi nội dung hoặc cách thức thực hiện Sự linh hoạt trong việc điều chỉnh dự án sẽ giúp nhóm quản lý rủi ro hiệu quả hơn.
Trong quá trình thực hiện dự án, việc xuất hiện những thay đổi là điều không thể tránh khỏi, đòi hỏi nhóm dự án phải có khả năng thích ứng và điều chỉnh kịp thời Người quản lý cần ra quyết định nhanh chóng và linh hoạt, đồng thời sắp xếp nhân sự một cách hiệu quả, như phân công nhiều người thực hiện các nhiệm vụ nhỏ trong thời gian ngắn và lựa chọn những nhân viên có khả năng học hỏi nhanh Việc tạo và duy trì hệ liên kết trong đội ngũ cũng rất quan trọng để đảm bảo sự phối hợp hiệu quả.
Một nhóm thực hiện dự án công nghệ thường có quy mô nhỏ từ 5-15 người, dẫn đến mối liên kết chặt chẽ giữa các thành viên về giao tiếp và nội dung công việc Mâu thuẫn trong nhóm có thể ảnh hưởng lớn đến tiến độ dự án, do đó, việc duy trì mối quan hệ tốt và liên kết trong công việc là rất quan trọng Để đạt được điều này, các công ty nên tăng cường trao đổi giữa các nhân sự, tạo ra môi trường giải quyết mâu thuẫn hiệu quả và tổ chức các hoạt động team building nhằm gắn kết các thành viên trong dự án cũng như trong toàn công ty.
Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Công nghệ A2Z, tôi đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý báu từ hoạt động của công ty và các nhiệm vụ được giao, đồng thời áp dụng và nâng cao kiến thức đã học trong môi trường thực tiễn Kỳ thực tập giữa khóa do Trường Đại học Ngoại Thương tổ chức không chỉ cần thiết mà còn là yêu cầu bắt buộc đối với sinh viên Việc xây dựng báo cáo thực tập giữa khóa giúp tôi tổng hợp và phân tích những gì đã học, đồng thời phát triển kỹ năng viết báo cáo mang tính học thuật.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Tiến sĩ Nguyễn Thúy Anh, Giảng viên Trường Đại học Ngoại Thương, cùng toàn thể đồng nghiệp tại Bộ phận Dự án phần mềm và đội ngũ thực hiện dự án chuyển giao phần mềm Afilliate Marketing Laastick, đặc biệt là người hướng dẫn Lê Quốc Khánh, vì đã tận tình hướng dẫn và hỗ trợ em trong suốt quá trình thực tập.
