Tổ chức hạch toán vật tư ở công ty xây dựng và phát triển nông thôn.doc

Tổ chức hạch toán vật tư ở công ty xây dựng và phát triển nông thôn.doc

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay trong điều kiện nền kinh tế thị trường ở nước ta công nghiệplà ngành sản xuất chiếm vị trí chủ đạo trong nền kinh tế quốc dân.Là một doanhnghiệp Nhà nước hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xây dựng công ty xâydựng và phát triển nông thôn có chức năng xây dựng và hoàn thiện các côngtrình giao thông, thuỷ lợi, xây dựng tạo cơ sở vật chất cho nền kinh tế

Do đặc trưng công ty là một đơn vị kinh doanh xây lắp nên đầu vào củasản xuất kinh doanh là các loại vật liệu xây dựng như gạch, cát, xi măng, sắtthép, và đầu ra là các công trình xây dựng cho nên hạch toán vật liệu và tínhgiá thành công trình được coi là những công tác kế toán quan trọng nhất củacông ty Hầu hết các vật liệu được sử dụng đều trực tiếp cấu thành nên thực thểcông trình, chi phí về vật liệu chiếm một tỷ trọng rất lớn trong tổng giá thànhcông trình ( khoảng 70% ) nên chỉ cần có một sự thay đổi nhỏ trong việc hạchtoán nguyên vật liệu cũng có thể làm ảnh hưởng đến giá thành công trình và kếtquả hoạt động kinh doanh của công ty Bởi vậy công ty đặc biệt chú trọng đếncông tác tổ chức giám sát, quản lý và hạch toán vật liệu Tổ chức tốt công tác kếtoán vật liệu thì mới có thể tính toán chính xác được giá vốn của công trình hayhạng mục công trình để từ đó xác định đúng kết quả sản xuất, thấy rõ thực lựccủa mình để ban lãnh đạo kịp thời có những chiến lược điều chỉnh giúp chocông ty hoạt động ngày càng có hiệu quả

Với đội ngũ kế toán có trình độ nghiệp vụ vững vàng giàu kinh nghiệmcông ty đang dần hoàn thiện được công tác kế toán của mình góp phần quyếtđịnh đến sự phát triển của công ty.

Qua một thời gian thực tập tại công ty nhận thấy vai trò quan trọng của

công tác kế toán vật liệu em đã chọn đề tài “Tổ chức hạch toán vật tư ở công tyxây dựng và phát triển nông thôn” với mong muốn đi sâu vào tìm hiểu phần

hành kế toán này.

Bài viết này gồm có 3 phần như sau:

Phần I: Đặc điểm hoạt động kinh doanh tổ chức bộ máy quản lý ở côngty xây dựng và phát triển nông thôn.

Phần II: Tổ chức công tác kế toán tại công ty xây dựng và phát triểnnông thôn.

Phần III: Tổ chức kế toán vật tư tại công ty.

Công ty có trụ sở chính tại 61B đường Trường Chinh- Đống Đa –Hànội.

Điện thoại: 8696428-8694490.Fax: 4.84.8.695945.

Chi nhánh văn phòng đại diện của công ty tại Vinh: đường Hồng Bàngphường Lê Mao- thành phố Vinh

Điện thoại: 038.849437.

Chức năng, nhiệm vụ của công ty:

Công ty xây dựng và phát triển nông thôn có nhiệm vụ xây dựng cáccông trình nông nghiệp nông thôn, công nghiệp, dân dụng, giao thông, thuỷ lợi,điện lực (đường dây hạ thế từ 35 KV trở xuống) hoàn thiện các công trình xâydựng, trang trí nội thất, san ủi, khai hoang, cải tạo ruộng đồng, kinh doanh bấtđộng sản, sản xuất buôn bán vật tư, vật liệu xây dựng, lập các dự án đầu tư chocác nông trường, các trang trại ở nông thôn và miền núi Đồng thời thực hiệnnghiêm chỉnh các chính sách chế độ của Nhà nước cũng như nghĩa vụ đối vớiNgân sách Nhà nước.

Trong quá trình hình thành và phát triển công ty đã được:

Bộ xây dựng cấp giấy phép hành nghề các công trình xây dựng số BXD-QLXD ngày 19/7/1993.

94-Bộ GTVT cấp giấy phép hành nghề các công trình giao thông số 1139/CGP ngày 2/05/1996.

Bộ NN và PTNT cấp giấy phép hành nghề các công trình thuỷ lợi số40/GP-NN ngày 21/06/1996.

Từ những thành tựu đã đạt được trong sản xuất kinh doanh công ty đãđượcBộ NN và PTNT xếp hạng doanh nghiệp loại I Trong những năm gần đâykết quả mà công ty đạt được trong hoạt động sản xuất kinh doanh đã có nhữngtiến bộ rõ rệt, tăng mức đóng góp cho NSNN.

Chỉ tiêu Năm1999 Năm2000 TăngTổng doanh thu 30.324.566.728 36.618.085.764 6.293.519.036Tổng chi phí 28.364.892.317 34.072.833.520 5.760.375.592Tổng lãi 1.086.214.678 1.619.358.122 533.143.444Tổng nộp NS 873.459.733 925.894.122 52.434.389

Tính đến đầu năm 2000 tổn số vốn kinh doanh của công ty là:3.480.897.460 Trong đó:

-Vốn cố định: 1.966.698.251 + Vốn NS cấp: 631.224.547 + Vốn tự bổ sung: 1.335.473.704.

- Vốn lưu động: 1.255.917.033 + Vốn NS cấp: 1.057.183.509 + Vốn tự bổ sung: 198.733.524 - Các loại vốn khác: 284.628.755.

1.2 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty:

Công ty xây dựng và phát triển nông thôn là một công ty có quy mô vừanhưng địa bàn hoạt động rộng, phân tán ở nhiều vùng trên phạm vi toàn quốcnên công ty tổ chức lực lượng thành 25 đội xây dựng Sau khi trúng thầu côngty sẽ giao cho một trong số 25 đội xây dựng để thi công các đội tự lo nguyên vật

Bộ máy quản lý của công ty xây dựng và phát triển nông thônđược tổchức theo sơ đồ sau:

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

Ban giám đốc: Gồm một Giám đốc và một Phó Giám đốc vừa là người

đại diện cho Nhà nước vừa là người đại diện cho cán bộ công nhân viên trongcông ty Thay mặt cho công ty Giám đốc ( hoặc Phó Giám đốc ) chịu tráchnhiệm về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh, bảo toàn phát triển vốn, thựchiện nghĩa vụ đối với NSNN, chăm lo đời sống cho cán bộ công nhân viên côngty, Đồng thời Giám đốc là người có quyền điều hành cao nhất trong công ty.

Phòng tài vụ: Thực hiện ghi chép, xử lý các chứng từ, ghi sổ kế toán,

tập hợp số liệu để lập các báo cáo tài chính đảm bảo cung cấp đầy đủ và kịp thờicác thông tin kinh tế về hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình kinh tế tàichính của doanh nghiệp để phục vụ cho yêu cầu lãnh đạo và quản lý kinh tế củacông ty Đồng thời phòng tài vụ có chức năng phân phối, giám sát các nguồnvốn, đảm bảo và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn Cung cấp đầy đủ các chứng từtài liệu kế toán phục vụ cho việc kiểm kê kiểm soát của Nhà nước đôí với hoạtđộng kế toán của công ty.

Phòng tổ chức hành chính (TCHC ): Có nhiệm vụ theo dõi, tổ chức

quản lý nhân lực và cácn bộ quản lý trong công ty Đồng thời có nhiệm vụ phânphát những tài liệu cho các phòng ban khác.

Ban giám đốc

Đội XD số 25KT đội XD 25 Đội XD số 1

KT đội XD 1

Phòng KHKT

Phòng khoa học kỹ thuật (KHKT): Có trách nhiệm xây dựng kế hoạch

sản xuất Lập các hồ sơ dự thầu, tính toán xây dựng các công trình, tham gia dựthầu, lập hạn mức và tổ chức thu mua vật liệu đáp ứng nhu cầu cho các đội khiđược Giám đốc giao phó, theo dõi giám sát tình hình thi công các công trìnhtrúng thầu Đồng thời có chức năng giúp đỡ Giám đốc trong quản lý và điềuhành sản xuất kinh doanh Ngoài ra, công ty còn có một văn phòng đại diện gọilà trung tâm tư vấn đầu tư và xây dựng được lập ra nhằm thực hiện chức năng tưvấn về đầu tư xây dựng cho các khách hàng ngoài công ty có nhu cầu và cũnggiúp đỡ công ty có phương án đầu tư xây dựng.

PHẦN THỨ 2:

TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

2.1 Bộ máy kế toán tại công ty:

Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ, dảm bảo sự lãnh đạo và chỉ đạo tậptrung thống nhất của kế toán trưởng, chuyên môn hoá công tác kế toán, đồngthời căn cứ vào đặc trưng tổ chức sản xuất đặc thù mà ngành xây dựng yêu cầu,cũng như trình độ quản lý của công ty đòi hỏi, bộ phận kế toán của công ty,

được phân công lao động một cách khoa học Trên thực tế thì bộ phận kế toántại công ty bao gồm 5 người được phân chia như sau:

Và 25 kế toán tại các đội xây dựng.

Kế toán tại các đội xây dựng được tổ chức theo sơ đồ sau:

Sơ đồ bộ máy kế toán ( Xem trang bên)

Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ chỉ đạo, tổ chức hướng dẫn và kiểm tra

toàn bộ công tác kế toán toàn công ty, giúp ban Giám đốc thực hiện các chế độNhà nước quy định Ngoài ra, kế toán trưởng còn giúp ban Giám đốc tập hợpcác số liệu về kinh tế, tổ chức phân tíh các hoạt động kinh tế tìm ra những biệnpháp quản lý nhằm bảo đảm mọi hoạt động đạt kết quả cao.

Kế toán trưởng

KT NH và TSCĐ KT VL và TH KTTTTM,TL,BH Thủ quỹ

Kế toán tổng hợp: Thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

trong quá trình sản xuất kinh doanh Mọi báo cáo giấy tờ từ các đơn vị trựcthuộc các đội xây dựng công trình đều phải qua kế toán tổng hợp duyệt Đồngthời còn tập hợp các sổ sách phục vụ cho kiểm kê Kế toán vật liệu theo dõi tìnhhình nhập xuất tồn kho vật liệu cả về số lượng và giá trị.

Ngoài ra kế toán tổng hợp còn nhận số liệu từ bộ phận kế toán tiềnlương đồng thời sau khi đã tập hợp chi phí vật liệu, máy thi công, chi phí khác thì bộ phận này tiến hành kết chuyển các khoản chi phí trên vào TK154- chi phísản phẩm dở dang Khi công trình hoàn thành bàn giao thì chi phí đó được kếtchuyển vào TK632- giá vốn hàng bán của sản phẩm xây lắp Sau đó kế toántổng hợp kết chuyển già vốn xây lắp sang TK911 để xác định kết quả kinhdoanh và xác định doanh thu xây lắp thuần Kế toán tổng hợp theo dõi các TKsau:

TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp.TK 627- Chi phí sản xuất chung.TK 152 – Nguyên vật liệu.

TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.TK 511 – Doanh thu bán hàng.

TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp NSNN.

Kế toán ngân hàng và TSCĐ (KTNHvà TSCĐ ): theo dõi các khoản

tiền chuyển khoản, tiền séc tiền vay ngân hàng và tiền gửi ngân hàng Đồng thờikế toán ngân hàng còn kiêm luôn kế toán TSCĐ có nhiệm vụ theo dõi cácnghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ, lập thẻ cho từng TSCĐ, theo dõi nguồn vốn sửdụng và khấu hao TSCĐ.

Kế toán ngân hàng và TSCĐ theo dõi các TK sau:TK 112 – TGNH.

KT đội XD số 1 KT đội XD số 25

TK 211 – TSCĐ.

TK 214 - Khấu hao TSCĐ.

TK 311 – Vay ngắn hạn ngân hàng.TK 414 – Quỹ đầu tư và phát triển.TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh

Kế toán thanh toán tiền mặt, tiền lương và bảo hiểm xã hội(KTTM,TL và BH): Kế toán thanh toán tiền mặt chịu trách nhiệm viết phiếu

thu, phiếu chi trên cơ sở chứng từ gốc hợp lệ để thủ quỹ có căn cứ nhập – xuấtquỹ, sau đó tập hợp vào sổ quỹ, hàng ngày đối chiếu với sổ quỹ của thủ quỹcông ty Kế toán thanh toán tiền mặt cũng kiêm luôn kế toán tiền lương và bảohiểm xã hội có trách nhiệm tính lương cho cán bộ công nhân viên theo chế độquy định, căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán tiền lương hàng quý kế toán tiếnhành trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo chế độ hiện hành.

Kế toán thanh toán tiền mặt, tiền lương, BHXH theo dõi các TK sau:TK 334 – Phải trả CNV.

TK 111 – Tiền mặt.

TK 3382, TK3383, TK 3384: BHXH, BHYT, KPCĐ.

Thủ quỹ: Có trách nhiệm giữ tiền mặt của công ty, căn cứ vào phiếu thu

phiếu chi kèm theo chứng từ gốc hợp lý hợp lệ để nhập hoặc xuất quỹ Cuốingày thủ quỹ tiến hành đối chiếu với sổ quỹ của kế toán thanh toán tiền mặt vàchuyển toàn bộ chứng từ thu chi sang kế toán thanh toán tiền mặt.

Ngoài ra, ở mỗi đội xây dựng đều có một nhân viên kế toán Nhiệm vụcủa kế toán đội là tập hợp chứng từ chi phí từng công trình, lên bảng kê chứngtừ phát sinh và định kỳ chuyển chứng từ cho kế toán tổng hợp của công ty.

2.2.Hình thức kế toán công ty đang áp dụng:

Công ty xây dựng và phát triển nông thôn đang sử dụng hệ thống tàikhoản kế toán, các bảng biểu theo chế độ kế toán doanh nghiệp do Bộ tài chínhban hành theo quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 Sử dụng hìnhthức ghi sổ thống nhất trong toàn tổng công ty xây dựng và phát triển nông thônlà hình thức chứng từ ghi sổ Theo đó thì các phiếu nhập, phiếu xuất, các hoá

đơn, chứng từ sẽ được phân loại và hạch toán vào các sổ chi tiết như sổ chi tiếtvật liệu, sổ chi tiết TK 1362, và các sổ tổng hợp: sổ cái TK, sổ đăng ký chứngtừ – ghi sổ

Niên độ kế toán được bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12.Hệ thống báo cáo mà công ty sử dụng gồm:

+Báo cáo kết quả kinh doanh.+Bảng cân đối kế toán.

+ Bảng giải trình thuyết minh.+Bảng lưu chuyển tiền tệ.

Hệ thống sổ sách kế toán mà công ty đang sử dụng gồm cả 2 loại sổ làsổ chi tiết và sổ tổng hợp.

Sổ chi tiết bao gồm mộTVTK số loại sau: + Sổ chi tiết TK 1362.

+ Sổ chi tiết TK 152.

+ Sổ chi tiết TK 331, 1331,

Sổ tổng hợp được ghi theo hình thức chứng từ – ghi sổ gồm:

+ Sổ đăng ký chứng từ – ghi sổ: được kế toán tổng hợp lập trên cơ sởcác bảng kê chứng từ gốc.

+Sổ đăng ký CT-GS : do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở các CT-GS.+ Sổ cái : cũng do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở các CT-GS.

Do địa bàn hoạt động của công ty rộng không tập trung các công trìnhđược thực hiện hầu hết ở các tỉnh nên để tạo điều kiện kiểm tra chỉ đạo nghiệpvụ và đảm bảo sự lãnh đạo của công ty đối với hoạt động của các đội, công tyđã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức bộ máy kế toán tập trung Mặc dù ởmỗi đội có một kế toán riêng nhưng những nhân viên kế toán này chỉ làm nhiệmvụ hạch toán ban đầu thu thập chứng từ, kiểm tra chứng từ, từ đó gửi chứng từvề phòng kế toán công ty để kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ kế toán Quytrình hạch toán như sau:

SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN

Ghi hàng ngày.Ghi cuối quý.

Đối chiếu cuối quý

Công ty sử dụng hình thức kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồnkho, xuất kho vật liệu theo giá thực tế đích danh.

Từ năm 1999 trở về trước công ty xây dựng và phát triển nông thôn sửdụng phương pháp tính thuế là phương pháp khấu trừ nhưng tất cả thuế GTGTđầu vào đều được hạch toán vào bên Nợ TK3331 Nhưng từ năm 2000 cho đếnnay do nhận thấy việc hạch toán thuế còn nhiều điểm bất hợp lý Bởi vì trongdoanh nghiệp nguyên vật liệu mua vào có thể dùng vào sản xuất kinh doanh sảnphẩm hàng hoá thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nhưngcũng có thể sử dụng cho mục đích khác như ủng hộ xây nhà tình nghĩa, xây nhàphục vụ cho nhu cầu phúc lợi , Nên việc sử dụng TK3331 là chưa hợp lý Vì

Chứng từ gốc

Sổ (thẻ) chi tiếtSổ quỹ Bảng kê các CT gốc

CT - GSSổ ĐK CT - GS

Sổ cái

Bảng CĐSPS

Báo cáo

Bảng tổng hợp CT

vậy bắt đầu từ năm 2000 công ty đã thống nhất sử dụng TK1331 để hạch toánthuế GTGT đầu vào của nguyên vật liệu, hàng hoá và vẫn dùng phương phápkhấu trừ thuế.

Công ty xây dựng và phát triển nông thôn là một đơn vị kinh doanhtrong lĩnh vực xây dựng nên vật liệu ở công ty có những đặc thù riêng Để thựchiện xâylắp những công trình lớn cần thiết phải sử dụng một khối lượng lớn vềvật liệu với những chủng loại khác nhau, quy cách phong phú đa dạng Chẳnghạn có những vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp như xi măng, sắt,thép, có những sản phẩm của ngành lâm nghiệp như tre, nứa, gỗ làm xà gồ,cốt pha, có những sản phẩm của ngành khai thác như cát, đá,sỏi, những vậtliệu này có thể qua chế biến hoặc chưa qua chế biến tuỳ theo yêu cầu của từngcông trình Cũng có loại sử dụng với khối lượng lớn như xi măng, sắt, thép, cóloại chỉ cần một khối lượng nhỏ như vôi, ve,đinh,

Hầu hết các loại vật liệu được sử dụng đều trực tiếp cấu thành nên thựcthể công trình Là công ty kinh doanh xây lắp nên chi phí về vật liệu chiếm tỷtrọng rất lớn, khoảng 70% tổng chi phí xây dựng công trình Do vậy chỉ cần cómột sự thay đổi nhỏ về số lượng cũng như giá mua của vật liệu cũng làm ảnhhưởng đến giá thành sản phẩm xây lắp ảnh hưởng lớn đến kết quả kinh doanhcủa doanh nghiệp Vì vậy công tác kế toán vật liệu ở công ty xây dựng và pháttriển nông thôn đòi hỏi phải được hạch toán một cách chính xác, rõ ràng tránhnhầm lẫn và được coi là một phần hành đặc biệt quan trọng

Nguồn mua và yêu cầu bảo quản vận chuyển các loại vật liệu cũng rấtkhác nhau Có loại vật liệu mua ngay ở cửa hàng đại lý vận chuyển rất nhanhchóng và thuận tiện như sắt, thép, xi măng, có loại phải đặt làm theo thiết kếnhư cửa gỗ, cửa sắt, lan can, có loại phải mua ở xa vận chuyển phức tạp nhưvôi, cát, sỏi, Có loại vật liệu có thể bảo quản trong kho như xi măng, sắt,thép, nhưng có loại không thể bảo quản trong kho được như gạch, cát,đá, gây khó khăn cho việc trông coi bảo quản, dễ mất mát hao hụt ảnh hưởngtới quá trình thi công và giá thành công trình hay hạng mục công trình đồng thờilàm giảm chất lượng công trình

Ở công ty xây dựng và phát triển nông thôn còn có một đặc thù nữa làviệc thu mua vật liệu vừa do đội xây dựng tự mua vừa do bộ phận kinh doanhphòng KHKT mua Nhưng bắt đầu từ năm 2000 cho đến nay, công ty đã thựchiện chính sách giao khoán toàn bộ khâu mua bán vận chuyển vật liệu cho các

đội tự lo công ty sẽ tạm ứng tiền cho các đội và đội cử người đi mua vật tư, cácđội phải lập phiếu nhập, phiếu xuất tập hợp các hoá đơn chứng từ định kỳ gửi vềphòng kế toán để kế toán tổng hợp ghi sổ tập hợp chi phí và tính giá thành chotừng công trình Hiện nay do trên thị trường vật liệu xây dựng khá phong phú vềchủng loại, chất lượng đồng thời giá cả cũng khá ổn định vì vậy công ty nhậnthấy rằng việc dự trữ vật liệu trong kho là không cần thiết Bắt đầu từ năm 2000công ty đã thực hiện chính sách không dự trữ hàng hoá vật tư trong kho mà tiếnhành mua trực tiếp nguyên vật liệu ngay tại nơi thi công công trình và chuyểntới tận chân công trình Như vậy sẽ giảm được những chi phí về bảo quản cũngnhư hao hụt trong quá trình dự trữ.

3.2 Phân loại vật liệu theo yêu cầu của công tác quản lý:

Do đặc điểm của các công trình xây dựng là khi tiến hành thi công côngtrình cần rất nhiều loại nguyên vật liệu có tính năng công dụng khác nhau với sốlượng lớn vì vậy để quản lý chặt chẽ tình hình thu mua dự trữ cũng như sử dụngnguyên vật liệu trên sổ danh điểm vật liệu Những vật liệu có tính năng côngdụng như nhau thì xếp vào cùng một nhóm và đánh mã số cho từng nhóm đóngoài ra còn đánh những mã số cấp 2, 3 để theo dõi từng nhóm vật liệu cụ thểtheo từng loại thứ tự như sau:

SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU

Mã vật liệu Tên, quy cách vật liệu Đơn vịtínhCấp I Cấp II Cấp III

Tuy nhiên việc phân loại vật liệu ở đây mới chỉ dừng lại ở việc thực hiệnphân biệt giữa các loại vật liệu có tính năng công dụng giống nhau vào mộtnhóm mà chưa có sự phân chia thành các loại vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiênliệu

Công tác quản lý vật liệu là đơn vị kinh doanh xây lắp nên giá trị vật liệuchiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ giá trị công trình Hơn nữa đặc điểm của vậtliệu có những loại dễ mất mát dễ hao hụt ( vôi, cát, ) làm ảnh hưởng đến tiến độthi công công trình và tính giá thành toàn bộ công trình nên công ty đã cố gắnglàm tốt công tác quản lý vật liệu bằng nhiều cách khác nhau Những loại vật liệudễ bảo quản như sắt, thép, được sắp xếp gọn gàng không lẫn lộn dễ lấy nhữngloại vật liệu xuất sử dụng ngay tại chân công trình là loại dễ mất mát hao hụt thìcông ty làm bạt che trông coi cẩn thận Công ty thực hiện chính sách xuất thẳngvật liệu đến chân công trình thi công nên vừa tránh mất mát hao hụt khi bảoquản cho vay vừa giảm được chi phí bốc xếp, vận chuyển,bảo quản ở kho củađội và công ty.

Nếu vật liệu bị hao hụt thì tuỳ từng trường hợp xử lý Nếu hao hụt trongđịnh mức thì tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, nếu hao hụt ngoài định mứcdo thủ kho gây nên thì thủ kho phải chịu bồi thường còn nếu chưa rõ nguyênnhân thì phải chờ xử lý.

Giá của vật liệu nhập mua thì giá ghi trên phiếu nhập kho vật liệu là giáthực tế ghi trên hoá đơn người bán( Nếu đã bao gồm cả chi phí vận chuyển bốcdỡ ) hoặc nếu chi phí vận chuyển phải thuê riêng thì gía vật liệu nhập kho là giáthực tế ghi trên hoá đơn người bán cộng với giá phí vận chuyển ghi trên hoá đơnvận chuyển( giá ghi trên hoá đơn người bán và giá phí vận chuyển ở đây đều đãđược tách thuế VAT).

3.3.2 Với vật liệu xuất kho.

Do đặc điểm hạch toán vật liệu ở công ty xây dựng đang áp dụng nghĩalà công ty thực hiện chính sách để cho các đội tự mua nguyên vật liệu theo yêucầu phát sinh trong quá trình thi công và vật liệu mua về không nhập kho màxuất thẳng đến chân công trình thi công nhưng kế toán đội vẫn lập phiếu nhậpphiếu xuất kho như bình thường, thủ kho vẫn chịu trách nhiệm trông coi bảoquản vật liệu tại chân công trình, theo dõi số lượng nhập xuất trên thẻ kho và kývào phiếu nhập phiếu xuất như bình thường Chính vì vậy nên giá xuất kho củavật liệu ghi trên phiếu xuất kho là giá thực tế đích danh Vật liệu xuất kho thuộclô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho của lô hàngđó ghi trên phiếu nhập kho để xác định giá thực tế của lô vật liệu xuất khođó( Phiếu nhập và phiếu xuất được viết cùng một lúc).

3.4 Tổ chức hạch toán ban đầu về vật tư.

3.4.1 Tổ chức nhập vật tư.

Từ năm 1999 trở về trước vật liệu dùng cho thi công vừa do đội xâydựng tự mua vừa do bộ phận kinh doanh phòng KHKT của công ty mua Nếuvật liệu do bộ phận kinh doanh mua thì phiếu nhập kho được viết thành 3 liên:

+Một liên giao cho thủ kho.

+Một liên giao cho kế toán vật liệu để hạch toán.

+Một liên thì kế toán thanh toán cho bộ phận kinh doanh.

Vật liệu do đội xây dựng tự mua thì phiếu nhập kho được viết thành mộtliên luân chuyển qua thủ kho sang kế toán đội sau đó kế toán đội lưu đến cuốitháng tập hợp gửi lên phòng tài vụ Theo cơ chế mới hiện nay thì đội xây dựngtự mua vật liệu về rồi chuyển thẳng đến chân công trình để thi công không nhậpkho của công ty hay đội nữa vì thế việc tổ chức nhập vật tư chỉ diễn ra trên danh

nghĩa Trên thực tế khi cán bộ vật tư của đội đem hoá đơn cho người bán lập vàcác hoá đơn chi phí vận chuyển( nếu có) về thì kế toán đội sau khi kiểm trakiểm nhận xong thì viết phiếu nhập kho Thủ kho sau khi kiểm hàng nếu thấyphù hợp với số lượng thực tế thì ký vào phiếu nhập kho sau đó tổ chức bảo quảnvật tư ngay tại chân công trình.

HOÁ ĐƠN( GTGT) MS01 GTKT- 3LL

Liên 2( giao khách hàng) GP/00BNgày 15 tháng 11 năm 2000

Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Kỳ Anh KALACOĐịa chỉ: Thị xã Ninh Bình

Điện thoại: Số TK:

Mã 01 00386036Họ tên người mua hàng: Đặng Sơn Hà.

Đơn vị: Đội xây dựng số 18- Công ty xây dựng và phát triển nông thôn- Công trườngtrường công nhân cơ giới I – Ninh Bình.

Địa chỉ: Tam Điệp – thị xã Ninh Bình.Hình thức thanh toán: Tiền mặt.

Số TK:

Mã 01 00103785 1 STT Tên hàng hoá,

dịch vụ

Đơn vịtính

Số lượng Đơn giá Thành tiền1 Kính 5 ly xây

dựng

27.272.457

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 2.727.245Tổng cộng: 29.999.702

Số tiền ( viết bằng chữ): Hai mươi chín triệu chín trăm chín chín nghìn bảy trăm linhhai chẵn.

Ngày 15 tháng 11 năm 2000Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

PHIẾU NHẬP KHO số69 MS01-VT.

Ngày 15 tháng 11 năm 2000 QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT 1/11/1995 của BTCHọ tên người giao hàng: Đặng Sơn Hà.

Theo hoá đơn GTGT số 060426 ngày 15 tháng 11 năm 2000 của công ty TNHH KỳAnh KALACO.

Nhập tại kho: Công trường.STT Tên,nhãn hiệu,

quy cách vật tư

MS Đơn vịtính

Số lượng Đơn giá Thành tiềnTheo

Thựcnhập1 Kính 5 ly xây