Tổ chức quản lý vật tư tại Công ty xây dựng và phát triển nông thôn

Phân loại vật liệu theo yêu cầu của công tác quản lý

Do đặc điểm của các công trình xây dựng là khi tiến hành thi công công trình cần rất nhiều loại nguyên vật liệu có tính năng công dụng khác nhau với số lượng lớn vì vậy để quản lý chặt chẽ tình hình thu mua dự trữ cũng như sử dụng nguyên vật liệu trên sổ danh điểm vật liệu. Tuy nhiên việc phân loại vật liệu ở đây mới chỉ dừng lại ở việc thực hiện phân biệt giữa các loại vật liệu có tính năng công dụng giống nhau vào một nhóm mà chưa có sự phân chia thành các loại vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu. Công tác quản lý vật liệu là đơn vị kinh doanh xây lắp nên giá trị vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ giá trị công trình.

Hơn nữa đặc điểm của vật liệu có những loại dễ mất mát dễ hao hụt ( vôi, cát,.) làm ảnh hưởng đến tiến độ thi công công trình và tính giá thành toàn bộ công trình nên công ty đã cố gắng làm tốt công tác quản lý vật liệu bằng nhiều cách khác nhau. Công ty thực hiện chính sách xuất thẳng vật liệu đến chân công trình thi công nên vừa tránh mất mát hao hụt khi bảo quản cho vay vừa giảm được chi phí bốc xếp, vận chuyển,bảo quản ở kho của đội và công ty. Nếu hao hụt trong định mức thì tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, nếu hao hụt ngoài định mức do thủ kho gõy nờn thỡ thủ kho phải chịu bồi thường cũn nếu chưa rừ nguyờn nhân thì phải chờ xử lý.

Đánh giá vật liệu

Giá của vật liệu nhập mua thì giá ghi trên phiếu nhập kho vật liệu là giá thực tế ghi trên hoá đơn người bán( Nếu đã bao gồm cả chi phí vận chuyển bốc dỡ ) hoặc nếu chi phí vận chuyển phải thuê riêng thì gía vật liệu nhập kho là giá thực tế ghi trên hoá đơn người bán cộng với giá phí vận chuyển ghi trên hoá đơn vận chuyển( giá ghi trên hoá đơn người bán và giá phí vận chuyển ở đây đều đã được tách thuế VAT). Do đặc điểm hạch toán vật liệu ở công ty xây dựng đang áp dụng nghĩa là công ty thực hiện chính sách để cho các đội tự mua nguyên vật liệu theo yêu cầu phát sinh trong quá trình thi công và vật liệu mua về không nhập kho mà xuất thẳng đến chân công trình thi công nhưng kế toán đội vẫn lập phiếu nhập phiếu xuất kho như bình thường, thủ kho vẫn chịu trách nhiệm trông coi bảo quản vật liệu tại chõn cụng trỡnh, theo dừi số lượng nhập xuất trờn thẻ kho và ký vào phiếu nhập phiếu xuất như bình thường. Chính vì vậy nên giá xuất kho của vật liệu ghi trên phiếu xuất kho là giá thực tế đích danh.

Vật liệu xuất kho thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho của lô hàng đó ghi trên phiếu nhập kho để xác định giá thực tế của lô vật liệu xuất kho đó( Phiếu nhập và phiếu xuất được viết cùng một lúc).

Tổ chức hạch toán ban đầu về vật tư

Trên thực tế khi cán bộ vật tư của đội đem hoá đơn cho người bán lập và các hoá đơn chi phí vận chuyển( nếu có) về thì kế toán đội sau khi kiểm tra kiểm nhận xong thì viết phiếu nhập kho. Thủ kho sau khi kiểm hàng nếu thấy phù hợp với số lượng thực tế thì ký vào phiếu nhập kho sau đó tổ chức bảo quản vật tư ngay tại chân công trình. Đơn vị: Đội xây dựng số 18- Công ty xây dựng và phát triển nông thôn- Công trường trường công nhân cơ giới I – Ninh Bình.

Số tiền ( viết bằng chữ): Hai mươi chín triệu chín trăm chín chín nghìn bảy trăm linh hai chẵn. Do phiếu xuất kho được viết cùng một lúc với phiếu nhập kho nên thủ kho sẽ phải ký và cả phiếu nhập và phiéu xuất cùng một thời điểm. Sau đó kế toán đội tập hợp tất cả ác chứng từ có lien quan định kỳ gửi lên phòng tài vụ của công ty ở đó kế toán vật liệu xem xét tính hợp lý của chứng từ, lập các bảng kê và ghi sổ chi tiết vật tư.

Cộng thành tiền(viết bằng chữ): Hai bảy triệu hai trăm bảy mươi hai nghìn bốn trăm năm mươi bảy đồng chẵn.

Kế toán chi tiết vật liệu

Phòng kế toán: Thông thường kế toán vật liệu nhận được các chứng từ do kế toán đội gửi lên. Kế toán chi tiết vật tư định kỳ phải đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết với số liệu trên thẻ kho do thủ kho đội lập, đồng thời phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ sổ chi tiết vào bảng tổng hợp xuất, nhập, tồn kho vật liệu theo từng nhóm, loại vật liệu. Trên cơ sở số liệu của các sổ chi tiết vật liệu mở cho từng loại vật liệu kế toán chi tiết lên bảng tổng hợp nhập xuất tồn củ tất cả các loại vật liệu trên cùng một bảng , mỗi loại vật liệu chiếm 1 dòng.

Kế toán tổng hợp vật liệu

Còn nếu vật liệu hao hụt trong bảo quản trong định mức đưa về chi phí quản lý doanh nghiệp, ngoài định mức thì thủ kho phải bồi thường. Dựa trên cơ sở các chứng từ do kế toán đội gửi lên kế toán vl tiến hành lập các bảng kê. Hiện nay do chính sách mới công ty giao cho đôi xây dựng tự lo lấy khâu nguyên vật liệu nên chủ yếu là sử dụng bảng kê TK1362 bên Có để tập hợp chứng từ nhập mua vật liệu.

Hầu hết các bảng kê đều do kế toán đội lậpvà gửi lên nhưng cũng có công trình bảng kê chứng từ do kế toán vật liệu lập. Thụng thường kế toỏn sẽ tập hợp chứng từ để theo dừi chi phớ riờng cho từng công trình. Tất cả các chứng từ phát sinh có liên quan đến công trình như phiếu nhập, phiếu xuất, các hoá đơn, giấy tạm ứng,.

Cặp hồ sơ cho từng công trình sau khi hoàn thành sẽ được bảo quản và lưu trữ tại phòng tài vụ cuả công ty. 788 Khi xuất vật liệu cho thi công thì kế toán sử dụng bảng kê chứng từ bên. Sau đó trên cơ sở sốliệu đã được tập hợp trên các bảng kê chứng từ, kế toán tổng hợp lập các chứng từ ghi sổ và đăng ký chứng từ ghi sổ được lập riêng cho từng công trình, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được lập cho tất cả các công trình của cả các đội xây dựng trong công ty.

Nhận xét chung về công tác kế toán vật liệu ở công ty

Về hệ thống sổ sách chứng từ kế toán: Phòng tài vụ công ty đã xây dựng sổ sáchvới cách thức ghi chép, phương pháp hạch toán khoa học hợp lý phù hợp với yêu cầu, mục đích chế độ kế toán đáp ứng đầy đủ các thông tin hữu dụng đối với từng yêu cầu quản lý của công ty và đối tượng liên quan khác. Là đơn vị kinh doanh xây lắp nên chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn ( 70%) giá thành sản phẩm xây dựng, là yếu tố trực tiếp cấu thành nên giá thành và thực thể sản phẩm nên việc tổ chức, giám sát, quản lý, hạch toán vật liệu ở công ty là rất cần thiết. + Kế toán công ty sử dụng TK 1362 để hạch toán nghiệp vụ ứng tiền cho các đội là chưa hợp lý bởi vì đội không phải đơn vị hạch toán độc lập, không có tổ chức kế toán riêng( Mặc dù ở mỗi đội đều có một kế toán nhưng họ chỉ làm nhiệm vụ thu thập chứng từ và xử lý ban đầu ).

Ngoài ra việc theo dừi hạch toỏn nguyờn vật liệu là một phần hành rất quan trọng mà trong đú chủ yếu là việc theo dừi tỡnh hỡnh nhập xuất tồn vật liệu thông qua TK152 và tập hợp chi phí tính giá thành công trình qua TK 621. Hiện nay tại công ty quy định một tháng các kế toán đội gửi chứng từ lên phòng kế toán một lần vào cuối tháng vì thế công tác kế toán thường thực hiện vào những ngày cuối tháng làm cho công việc rất dồn dập vào cuối tháng nhất là kế toán vật liệu. Để phân phối công việc một cách hợp lý và việc lập báo cáo kế toán kịp thời hơn đông thời cũng tránh xảy ra sai sót công ty nên quy định việc chuyển chứng từ từ các đội xây dựng nên công ty theo định kỳ từ 10 –15 ngày 1 lần.

Đồng thời công ty cũng nên giám sát chặt chẽ hơn đối với công tác này vì hiện nay việc tập hợp chứng từ gửi lên phòng tài vụ của công ty chưa được khẩn trương và nghiêm túc theo đúng quy định.