Bài giảng Truyền thông nội bộ trong tổ chức: Phần 1

Bài giảng Truyền thông nội bộ trong tổ chức: Phần 1 cung cấp cho học viên những kiến thức về tổ chức và văn hóa tổ chức; ảnh hưởng cửa văn hóa tổ chức đến truyền thông tổ chức; hoạt động truyền thông nội bộ trong tổ chức; phương pháp đánh giá hiệu quả truyền thông nội bộ; điều chỉnh hoạt động truyền thông;... Mời các bạn cùng tham khảo!

BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƢU CHÍNH VIỄN THƠNG BÀI GIẢNG (Phƣơng pháp đào tạo theo tín chỉ) TRUYỀN THƠNG NỘI BỘ TRONG TỔ CHỨC Mã mơn học: (03 TÍN CHỈ) Biên soạn: ThS Nguyễn Thị Thanh Mai Tháng 11/2017 LỜI MỞ ĐẦU Truyền thông nội vấn đề quan trọng phát triển cơng ty Tuy nhiên, thấy Việt Nam, việc chưa doanh nghiệp nước quan tâm đầu tư mức Truyền thông nội (TTNB) xem chất xúc tác gắn kết nhân viên công ty Việc truyền thông thông suốt phận khơng mang thơng tin nhanh chóng, chình xác đến thành viên cơng ty mà cịn giúp thương hiệu doanh nghiệp (DN) lan tỏa đến khách hàng Bài giảng Truyền thông nội tổ chức tác giả biên soạn tài liệu học tập dành cho sinh viên Ngành Marketing Học viện Công nghệ Bưu chình Viễn thơng Bài giảng cung cấp cách toàn diện cập nhật điều trị đối tượng truyền thông doanh nghiệp, tầm quan trọng chức năng, chiến lược hoạt động liên quan, quản lý tổ chức cách Bài giảng kết hợp tư phát triển chủ đề từ giới học thuật thực hành, kết hợp tảng lý thuyết toàn diện với nhiều hiểu biết thực tế để giúp nhà quản lý công việc hàng ngày định chiến lược chiến thuật truyền thơng họ Vì dụ minh hoạ nghiên cứu trường hợp dựa công ty Hoa Kỳ, Anh, lục địa châu Âu nơi khác Bài giảng trang bị cho sinh viên kiến thức truyền thông nội doanh nghiệp, quy trính cơng cụ truyền thơng nội hiệu Thông qua hoạt động truyền thông nội bộ, sinh viên nắm kiến thực liên quan đến hoạt động tổ chức, cấu tổ chức, văn hóa tổ chức Bên cạnh đó, mơn học cịn cung cấp cho sinh viên tảng kiến thức, khả phân tìch vấn đề liên hệ với thực tiễn doanh nghiệp việc thực công tác truyền thông nội Với giảng này, tác giả hi vọng cung cấp tài liệu học tập hữu ích cho sinh viên đại học ngành Marketing Học viện Cơng nghệ Bưu chình Viễn thơng, đồng thời tài liệu tham khảo hữu ích cho sinh viên nói chung, người làm marketing bạn đọc quan tâm đến vấn đề Bài giảng thực nỗ lực lớn tác giả, nhiên, không tránh khỏi thiếu sót định Tác giả mong nhận nhiều ý kiến đóng góp, phê bình từ người đọc để tác giả hồn thiện tốt chất lượng học liệu Tác giả chân thành cảm ơn quan tâm, hỗ trợ cá nhân, tổ chức trình biên soạn giảng Trân trọng cảm ơn ThS Nguyễn Thị Thanh Mai MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU .2 Chƣơng 1: Tổ chức văn hóa tổ chức 1.1 Tổ chức 1.1.1 Khái niệm phân loại tổ chức .5 1.1.2 Xác định cấu tổ chức .17 1.1.3 Các hình thức thiết kế tổ chức phổ biến 20 1.1.4 Các yếu tố bên ảnh hƣởng đến cấu tổ chức .28 1.2 Văn hóa tổ chức 30 1.2.1 Khái niệm văn hóa tổ chức 30 1.2.2 Các đặc tính văn hóa tổ chức 32 1.2.3 Các chức phi chức văn hóa tổ chức 33 1.2.4 Xây dựng trì văn hóa tổ chức 37 1.2.5 Ảnh hưởng văn hóa tổ chức đến truyền thơng tổ chức .43 Chƣơng 2: Hoạt động truyền thông nội tổ chức 47 2.1 Tổng quan truyền thông nội 47 2.1.1 Khái niệm vai trị truyền thơng nội .47 2.1.2 Chức truyền thông tổ chức .51 2.1.3 Các dạng truyền thơng nhóm tổ chức 52 2.2 Tổ chức hoạt động truyền thông nội 55 2.2.1 Cấu trúc truyền thông tổ chức 55 2.2.2 Mơ hình truyền thơng nội .60 2.2.3 Lựa chọn phương tiện truyền thông nội 71 2.3 Đánh giá hoạt động truyền thông nội 72 2.3.1 Phương pháp đánh giá hiệu truyền thông nội 72 2.3.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến kết truyền thông 81 2.3.3 Điều chỉnh hoạt động truyền thông .82 Chƣơng 3: Các phƣơng tiện truyền thông nội 84 3.1 Truyền thông trực diện – truyền thông mặt đối mặt 84 3.1.1 Định nghĩa phân loại phương thức truyền thông mặt đối mặt .84 3.1.2 Kỹ giao tiếp mặt đối mặt 91 3.1.3 Cách thức truyền thông mặt đối mặt 94 3.2 Truyền thông nội phƣơng thức xây dựng câu chuyện 100 3.2.1 Vai trò câu chuyện truyền thông nội .100 3.2.2 Cách thức truyền thông qua câu chuyện 103 3.2.3 Đo lường truyền thông nội qua câu chuyện 104 3.3 Truyền thông qua phƣơng tiện truyền thông nội 105 3.3.1 Truyền thông qua mạng nội 105 3.3.2 Thư điện tử 107 3.3.3 Bảng thông tin 108 3.3.4 Các ấn phẩm nội 109 3.3.5 Website nội .117 3.3.6 Khảo sát nhân viên .119 3.4 Truyền thông nội qua mạng xã hội 122 3.4.1 Vai trị mạng xã hội truyền thơng nội 122 3.4.2 Cách thức truyền thông nội qua mạng xã hội .124 3.4.3 Các công cụ truyền thông mạng xã hội .126 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHÁO 132 CHƢƠNG 1: TỔ CHỨC VÀ VĂN HÓA TỔ CHỨC  Mục tiêu chƣơng học: - Nắm vấn đề Tổ chức khái niệm phân loại tổ chức, cấu tổ chức - Hiểu phân tích vấn đề Văn hóa tổ chức (Khái niệm, đặc tính, chức phi chức văn hóa tổ chức, xây dựng trì văn hóa tổ chức) 1.1 Tổ chức 1.1.1 Khái niệm phân loại tổ chức Khái niệm: Thuật ngữ “Tổ chức” nhiều ngành khoa học sử dụng với ý nghĩa không giống Theo triết học, “Tổ chức, nói rộng cấu tồn vật Sự vật tồn mà khơng có hính thức liên kết định yếu tố thuộc nội dung Tổ chức ví thuộc tình thân vật”1 - Tổ chức thuộc tình vật, nói cách khác vật tồn dạng tổ chức định Trong khoa học luật dân sự, tổ chức pháp nhân để phân biệt với thể nhân (con người) chủ thể quan hệ pháp luật dân Theo quy định Điều 84 Bộ luật Dân thí tổ chức cơng nhận pháp nhân có đủ điều kiện sau: thành lập hợp pháp; có cấu tổ chức chặt chẽ; có tài sản độc lập với cá nhân, tổ chức khác tự chịu trách nhiệm tài sản đó; nhân danh mính tham gia quan hệ pháp luật cách độc lập Luật học nhấn mạnh đến điều kiện thành lập tổ chức yêu cầu đảm bảo hoạt động tổ chức Trong “Sổ tay nghiệp vụ cán làm công tác tổ chức nhà nước” định nghĩa: “Tổ chức đơn vị xã hội, điều phối cách có ý thức, có phạm vi tương đối rõ ràng, hoạt động nhằm đạt nhiều mục tiêu chung (của tổ chức) Quan niệm người làm công tác tổ chức nhà nước có nhiều điểm tương đồng với khoa học quản lý, luật học nhấn mạnh tới mục tiêu chung, nguyên tắc hoạt động tổ chức (điều phối cách có ý thức) Điểm quan trọng quan niệm tổ chức thể ý nói phạm vi tổ chức, tổ chức có phạm vi hoạt động khác phụ thuộc vào yếu tố chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, cấu, nguồn lực tổ chức Các yếu tố điều kiện tổ chức Dưới góc độ quản trị, theo Chester I Barnard, thí tổ chức hệ thống hoạt động hay nỗ lực hai hay nhiều người kết hợp với cách có ý thức Như theo lý thuyết quản trị cơng, để hính thành tổ chức phải có từ hai người trở lên (điều kiện chủ thể) hoạt động họ kết hợp với cách có ý thức Quản trị công nhấn mạnh đến hai yếu tố chủ thể nguyên tắc hoạt động tổ chức (sự kết hợp có ý thức chủ thể) nhận thức khái niệm tổ chức Khoa học tổ chức quản lý định nghĩa tổ chức với ý nghĩa hẹp “tập thể người tập hợp lại để thực nhiệm vụ chung nhằm đạt tới mục tiêu xác định tập thể đó”3 Quan niệm tổ chức theo Khoa học tổ chức quản lý có nhiều điểm tương đồng với Luật học, Quản trị công chỗ xác định tổ chức thuộc người, người xã hội; ví tổ chức người, có hoạt động chung mục tiêu tổ chức điều kiện quan trọng, khơng thể thiếu tổ chức; Nhín chung, góc độ khoa học quản lý, nhận thấy khái niệm tổ chức thường hiểu theo hai cách khác nhau: (i)Tổ chức (Organisation) danh từ_ hiểu hệ thống bao gồm nhiều thành phần cấu thành, có mối quan hệ ảnh hưởng lẫn hay (ii) Tổ chức (Organise) động từ_ hiểu hoạt động quản lý để xác định guồng máy hệ thống Tổ chức hoạt động quản lý Theo cách hiểu phổ biến, Tổ chức (ii) hoạt động cần thiết để xác định cấu, guồng máy hệ thống, xác định cơng việc phù hợp với nhóm, phận giao phó phận cho nhà quản trị hay người huy với chức nhiệm vụ quyền hạn định để thực nhiệm vụ giao Việc tổ chức gọi tổ chức máy Hoạt động tổ chức việc bố trí xếp việc thực công việc chức cụ thể: tổ chức sản xuất, tổ chức thực dự án, tổ chức thi công,… Tổ chức cịn có nghĩa q trính xếp bố trí cơng việc, giao quyền hạn phân phối nguồn lực tổ chức đảm bảo việc phối hợp hoạt động phận nhằm đạt mục tiêu chung tổ chức Với cách hiểu này, tổ chức gồm có hai hoạt động chính: - Tổ chức cấu: Tổ chức cấu quản lý (chủ quản lý) tổ chức cấu sản xuất – kinh doanh (đối tượng bị quản lý); - Tổ chức trình lao động: Tổ chức trình quản trị tổ chức trình sản xuất – kinh doanh; Tổ chức cấu việc phân chia hệ thống quản lý thành phận xác định mối quan hệ chúng với tức xác định chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ phận máy lựa chọn, bố trí cán vào cương vị phụ trách phận Tổ chức cấu gồm nội dung sau: - Xác định hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu chung tổ chức - Nhóm gộp phận thành phòng ban phận - Giao quyền hạn, trách nhiệm để thực hoạt động - Quy định mối quan hệ theo chiều dọc ngang bên tổ chức Một nhiệm vụ công tác tổ chức xác định biên chế (hay gọi định biên) Xác định biên chế bao gồm việc bổ nhiệm trì chức vụ bổ nhiệm theo yêu cầu đặt cấu tổ chức, gắn liền với việc đặt yêu cầu cần làm cho cơng việc nghề nghiệp, bao gồm việc tuyển chọn người đảm nhận chức vụ Bộ máy quản trị tổ chức thiết lập khơng phải mục đìch tự than mà để thực có hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh tổ chức Khi xây dựng cấu tổ chức máy quản trị tổ chức, cần tình đến nhân tố ảnh hưởng sau: - Môi trường hoạt động sản xuất kinh doanh - Mục đìch, chức hoạt động tổ chức - Quy mô tổ chức - Các yếu tố kỹ thuật, cơng nghệ sản xuất - Trính độ người quản lý, nhân viên trang thiết bị quản lý - Một số yếu tố khác: Các quy định pháp luật, phạm vi hoạt động tổ chức, thị trường tổ chức… Tổ chức trình lao động trính xếp cách hợp lý mối quan hệ yếu tố sản xuất nhằm tạo khối lượng sản phẩm định chất lượng sản phẩm cần thiết theo ý muốn Tổ chức trính lao động hiểu tổ chức trính hoạt động người, kết hợp ba yếu tố (lao động, công cụ lao động, đối tượng lao động) mối quan hệ qua lại chúng Tổ chức hệ thống Với cách hiểu tổ chức hệ thống, Tổ chức định nghĩa theo nhiều cách khác Trong ý nghĩa quản trị, Tổ chức " hệ thống hoạt động phối hợp có ý thức hai người trở lên” (theo Barnard, CI (1938))1 Hay khái niệm khác Tổ chức, " Tổ chức hệ thống bao gồm cá nhân làm việc theo hệ thống quy tắc, thủ tục ấn định, mối quan hệ thiết kế để đạt mục Barnard, CI (1938) Chức người điều hành Cambridge, MA: Nhà xuất Đại học Harvard, trang 73 tiêu mục tiêu xác định được" (Greenwald, HP (2008)).2 Theo đó, số đặc điểm tổ chức nêu như: - Con người tổ chức gắn kết với mục đìch xác định hành động để đạt đến mục tiêu chung; - Có phạm vi, chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền cấu xác định; - Được hính thành hoạt động theo nguyên tắc định phù hợp với quy định pháp luật Nếu thiết phải đưa định nghĩa tổ chức thí tập hợp người xã hội có phạm vi, chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, cấu xác định; hính thành hoạt động theo nguyên tắc định phù hợp với quy định pháp luật nhằm gắn kết người với mục đìch xác định hành động để đạt đến mục tiêu chung Các đặc trƣng tổ chức Các tổ chức, dù tồn hính thái thí tổ chức mang đặc trưng bản, đảm bảo trả lời câu hỏi: mục tiêu tổ chức gì? tổ chức có chức nhiệm vụ gí? tổ chức hính thành theo cấu nào? Mức độ phân chia quyền lực tổ chức sao? Các nguồn lực tổ chức sao? Hay tổ chức hoạt động môi trường nào? a) Mục tiêu tổ chức - Như nêu trên, mục tiêu tổ chức điều tổ chức cần đạt đến thông qua hoạt động tổ chức (quá trính thực nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức) Liên quan đến quan niệm, nhận thức mục tiêu tổ chức có số vấn đề cần ý là: + Đã có khơng ìt tranh luận diễn đàn nước quốc tế nhà nghiên cứu, quản lý, điều hành tổ chức (chủ yếu tổ chức) vấn đề xác định mục tiêu tổ chức Đa số cho mục tiêu tổ chức điều tổ chức cần đạt đến, có khơng ìt ý kiến cho mục tiêu tổ chức điều tổ chức mong muốn đạt đến, chì số ìt ý kiến cho mục tiêu tổ chức điều tổ chức hy vọng đạt đến tương lai Những người đưa ý kiến có lý giải, lập luận cho quan điểm họ Vì dụ: có nhiều tổ chức ví lý khác (cả chủ quan khách quan) bị phá sản, giải thể thời gian ngắn sau thành lập, vào hoạt động; không đạt mục đìch cần đạt đến thành lập tổ chức, thứ hy vọng mà thơi; + Không phải tổ chức người có đủ khả năng, xác lập mục tiêu tổ chức Nói cách khác có người có tầm nhín, trì tuệ, Greenwald, HP (2008).Tổ chức: Quản lý khơng kiểm sốt Los Angeles, CA: Sage, trang lực có khả xác lập mục tiêu tổ chức Thông thường việc xác lập mục tiêu tổ chức thuộc người lãnh đạo, quản lý, sáng lập tổ chức; + Khơng tổ chức trí hoạt động lãnh đạo, quản lý không đặt mục tiêu để hướng đến Mục tiêu có ý nghĩa vô lớn việc định hướng cho hoạt động tổ chức Vì dụ: Quỹ tiền tệ quốc tế (International Monetary Fund, viết tắt IMF) tổ chức quốc tế giám sát hệ thống tài chình tồn cầu thơng qua việc theo dõi tỷ giá hối đoái cán cân toán, hỗ trợ kỹ thuật giúp đỡ tài chình có u cầu Mục tiêu IMF mô tả cụ thể là: “Là tổ chức 185 quốc gia, nỗ lực để thúc đẩy hợp tác tiền tệ toàn cầu, bảo đảm ổn định tài chình, tạo thuận lợi cho thương mại quốc tế, thúc đẩy việc làm, tăng trưởng kinh tế bền vững xóa đói giảm nghèo tồn giới” Theo hính thành nhiệm vụ, cấu tổ chức, nhân lực IMF; + Mục tiêu tổ chức khơng bất biến mà điều chỉnh, bổ sung tùy thuộc phát triển quy mơ, tình chất tổ chức điều kiện, yêu cầu khách quan Vì dụ: Mục tiêu ban đầu Tổ chức TNHH nước giải khát Coca-Cola Việt Nam sản xuất nước giải khát Coca-Cola, trình kinh doanh tổ chức bổ sung thêm mục tiêu sản xuất thêm nhiều loại nước giải khát khác như: Fanta, Sprite, ; + Người lãnh đạo, quản lý tổ chức khơng có vai trị quan trọng việc xác định mục tiêu mà cịn có vai trò to lớn việc tổ chức, động viên nhân lực tổ chức mính hành động đạt đến mục tiêu đặt - Khi đặt mục tiêu cho tổ chức cần đảm bảo nguyên tắc sau: mục tiêu nên thực tế có khả đạt tới được; chúng nên cải thiện mặt tổ chức (đạo đức, tài chình ); nhân viên tham gia vào q trính thực mục tiêu; tạo chương trính phát triển nhằm đạt mục tiêu - Lý thuyết thiết lập mục tiêu Locke cho thấy mục tiêu cụ thể khó khăn thí lực kết thực thường tốt nhiều so với mục tiêu mơ dàng Locke cho động viên chung chung kiểu “Cố lên” hay “Cố đi” ìt hiệu khuyến khìch người khác mục tiêu cụ thể “Cố gắng làm ìt 80%” “Tập trung sử dụng thời gian thật tốt đi” Tương tự, mục tiêu khó khăn thường có động lực thúc đẩy cao so với mục tiêu dễ dàng ví người ta phải hoàn thành nhiều điều để đạt mục tiêu Từ cho thấy mối liên hệ thức thiết lập mục tiêu hiệu suất làm việc hình thành Năm 1990, Locke Latham xuất chuyên đề “Học thuyết Thiết lập mục tiêu Hiệu suất làm việc” nhấn mạnh cần thiết phải đặt mục tiêu cụ thể khó khăn đồng thời thêm ba đặc tình để thiết lập mục tiêu thành cơng Lý thuyết thiết lập mục tiêu xác định để thiết lập mục tiêu tổ chức cần dựa nguyên tắc như: + Rõ ràng Mục tiêu rõ ràng ln cân đo đóng đếm Một mục tiêu rõ ràng kèm với thời gian cụ thể chắn mang lại thành công cho người thực ví người làm truyền thơng nội biết rõ gí đạt sử dụng chình kết làm động lực cho mính Cịn đặt mục tiêu mơ hồ dẫn chung chung “Hãy chủ động”, người làm truyền thơng nội nhận ìt động lực Để cải thiện lực người làm truyền thơng nội nhóm, nên đặt mục tiêu rõ ràng bao gồm tiêu chuẩn cụ thể đo lường dụ “Giảm tỷ lệ nghỉ việc 15%” “Trả lời đề nghị nhân viên vòng 48 giờ” Khi sử dụng quy tắc SMART6 để thiết lập mục tiêu, người làm truyền thơng nội nên đảm bảo tình rõ ràng mục tiêu thông qua tiêu chuẩn cụ thể, đo lường thời gian giới hạn + Thách thức Một đặc điểm quan trọng mục tiêu mức độ thách thức ví người phấn khìch trước thành cơng thường đánh giá mục tiêu dựa ý nghĩa thành đạt Một biết thành cơng đón nhận nồng nhiệt, người làm truyền thơng nội có động lực tự nhiên để làm tốt việc Mục tiêu khó, phần thưởng cao Nếu người làm truyền thông nội nghĩ mính thưởng xứng đáng chinh phục xong mục tiêu khó nhằn, người làm truyền thơng nội nhiệt tính hăng hái Thiết lập mục tiêu SMART thìch hợp giúp mục tiêu phần thưởng kết nối chặt chẽ Theo đó, mục tiêu thìch hợp xúc tiến mục đìch tổ chức tạo động lực cho nhân viên hăng say làm việc Khi thiết lập mục tiêu, biến mục tiêu trở thành thách thức mục tiêu dễ dàng, người làm truyền thông nội đồng nghiệp không mong đợi thu lượm thành tựu đáng kể thí khơng nỗ lực để làm việc Cũng nên ý cân phân biệt mục tiêu đầy thách thức mục tiêu thực tế đặt mục tiêu không đạt dễ dàng khiến người làm truyền thơng nội nản chì việc thiết lập mục tiêu dễ dàng Do nên đặt mục tiêu thách thức phải thực tế để đảm bảo mục tiêu đạt + Cam kết Mục tiêu muốn hiệu phải người hiểu rõ thông qua ví nhân viên thấy hứng thú với mục tiêu họ có tham gia tạo mục tiêu Khái niệm quản lý tham gia dựa ý tưởng nhấn mạnh phải yêu cầu nhân viên tham gia thiết lập mục tiêu đưa định Một phiên khác SMART dùng chữ A R với ý nghĩa Đồng thuận Thực tế thay cho Khả thi Thìch hợp ví cho mục tiêu đồng lịng dễ dẫn đến cam kết Điều khơng có nghĩa mục tiêu phải tồn thể nhân viên tham gia đồng thuận mà có nghĩa mục tiêu phải quán phù hợp với kỳ vọng mối quan tâm tổ chức Miễn nhân viên tin mục tiêu phù hợp với mục tiêu tổ chức người giao mục tiêu đáng tin cậy, lúc có cam kết Điều thú vị cam kết thực mục tiêu khó khăn lại có liên quan tới Mục tiêu khó khăn thí phải có nhiều cam kết Nếu đặt mục tiêu dễ dàng, người làm truyền thông nội khơng có nhiều động lực để thực giao mục tiêu khó khăn, người làm truyền thơng nội phải cần tới nguồn cảm hứng sâu sắc để hoàn thành mục tiêu Khi thiết lập mục tiêu cơng việc, nỗ lực để người đóng góp mục tiêu riêng họ vào Hãy khuyến khìch 10 Theo quy luật bóp méo có chọn lọc, người nhận tin muốn nghe điều mà họ kỳ vọng, phù hợp với niềm tin họ, họ thường thêm thắt vào thơng điệp điều khơng có (phóng đại), khơng nhận thấy điều thực có (lược bớt) Quy luật ghi nhớ có chọn lọc có hàm ý người nhận tin ghi nhớ thơng tin có chọn lọc Đầu tiên, thơng tin chọn lọc xử lý để lưu vào trì nhớ ngắn hạn người nhận tin Nếu thái độ ban đầu người nhận tin vật tích cực, họ ơn lại luận ủng hộ, chắn thơng tin tiếp nhận ghi nhớ kỹ lâu dài Ngược lại, thái độ ban đầu người nhận tin tiêu cực, họ ơn lại luận phản bác, chắn thơng tin bị từ chối, lưu lại trí nhớ lâu dài Chương trính truyền thơng nội phải phù hợp mục tiêu truyền thông người làm truyền thông nội với mục tiêu tổ chức Vậy làm để xác định phân khúc mục tiêu? Điều nên phức tạp nhiều so với chương trính quan hệ truyền thơng Jeremy Redhouse, Giám đốc điều hành Redhouse Lane, cho biết truyền thông nội đòi hỏi nhạy bén khán giả hiểu biết sâu sắc tổ chức Ông tin kỹ giống với trọng tâm quảng cáo sản phẩm khách hàng "Người làm truyền thông nội phải cẩn thận để không bảo trợ họ qua đầu họ." Hãy dành thời gian để xem nhóm vị trí họ tổ chức Sau đó, người làm truyền thơng nội bắt đầu lập kế hoạch làm để tiếp cận họ công cụ để sử dụng Nhân viên trực tiếp Đây nhân viên có hầu hết liên lạc với khách hàng Họ thường nhóm đánh giá thấp nhóm có tiềm tác động lớn - tốt hay xấu khách hàng bên ngồi người làm truyền thơng nội thơng qua hoạt động tổ chức sở hàng ngày Nhân viên trực tiếp ngày hơm phải đối mặt với khách hàng toán siêu thị, dường không dựa vào trung tâm dịch vụ gọi sản xuất sở công nghiệp đất nước Một số chí cá nhân làm việc nhà Tùy thuộc vào tính chất cơng việc, họ đào tạo có trính độ chun mơn, rời trường học với số cấp thức Nhân viên làm việc nhà máy khơng thể đến gần hình máy tính, BMW Hams Hall, khu vực lắp ráp cho nhân viên sản xuất có hình phẳng 52 inch với khả tương tác hính cảm ứng Lực lượng tuần tra AA, hoạt động tiền tuyến công ty, khơng gặp nhóm khác ngồi họp nhóm Những cá nhân cần phải thơng báo không phát triển công ty mà tiến ngành họ, để giữ cho kỹ họ cập nhật cung cấp trợ giúp cho sở thành viên AA Một kết hợp tốt phương tiện truyền thông bao gồm in băng video băng âm bổ sung họp mặt trực tiếp với nhà quản lý dây chuyền giúp họ liên quan Cuối nhiều phân 69 phối thông qua thiết bị máy tính xách tay xe taxi Tại IBM, nhân viên tự nhiên có quyền truy cập vào cơng nghệ phải có động lực để sử dụng hiệu Sử dụng tin nhắn văn đảm bảo họ giữ thông báo kết cơng ty thơng tin nóng hiển thị đầy đủ phương tiện truyền thông khác Công ty dược phẩm Smith & Nephew Medical (chăm sóc vết thương) có đội ngũ nhân viên bán hàng tồn cầu Một số có quyền truy cập intranet, số không Các băng âm phần chủ yếu kết hợp truyền thông cho phép sử dụng có hiệu lãng phí Tại Ngân hàng Capital One Nottingham, nửa nhân viên làm việc trung tâm gọi Thay gửi e-mail để thơng báo hệ thống mới, "sứ giả" mặc quần áo mang thơng điệp xung quanh tịa nhà Nhưng mạng nội sử dụng cho tin tức, hỗ trợ gặp mặt trực tiếp với nhà quản lý, tin video thường xuyên Nhà quản lý cấp sở - quản lý trực tiếp Đó điều trao đổi vịng truyền thông nội mà nhân viên tuyến đặt giá trị lớn vào thông tin liên quan đến nhu cầu làm việc cá nhân họ người quản lý giám sát họ giao cho họ Khảo sát thái độ nhân viên cho thấy cơng nhân thích nghe tin tốt xấu từ người có giám sát hàng ngày khối lượng cơng việc họ Vẫn cịn có số tổ chức mà họp báo có nhiều khả biểu tình khóc từ Attila the Hun ngày hơm sau với cách tiếp cận từ xuống Điều kết việc khơng nhận kỹ giao tiếp trình bày khơng thiết quà tự nhiên ban cho tất Các nhà quản lý tuyến đường cần phải hỗ trợ họ vai trị - truyền thơng Các nhà quản lý cấp trung Nhóm đề cập đến lớp lớp quản lý tuyến đầu cấp độ ban Quản lý cấp trung đưa vào, điểm phần trước áp dụng cho mức ln có chồng chéo Vì cá nhân khơng thích tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, gí gọi "nhân viên khách hàng", họ bị coi khơng liên lạc với hai nhóm quan trọng Quản lý cấp cao cấp cao coi đối tượng theo quyền riêng họ, đại lý quan trọng việc giao tiếp với phận khác tổ chức Các nhà quản lý cấp trung thường coi khối, nơi có nhiều giao tiếp bị mắc kẹt Justine Guest Trinity Management Communications cho biết, với nhà quản lý cấp trung, phần thủ đoạn thu hút họ trực tiếp khơng nói với họ Thường tỷ lệ thời gian công sức cao dành cho nhà quản lý cấp cao nhất: "Nhưng việc tôn trọng nhà quản lý cấp trung quan trọng họ thường 70 có cơng việc quy mơ lớn với số lượng nhân viên đáng kể - ảnh hưởng họ đặc biệt lĩnh vực dịch vụ khách hàng quan trọng Cô nói: "Các nhà quản lý có khuynh hướng thăng tiến họ có kiến thức chun mơn kinh doanh khơng thiết họ giao tiếp tốt Người quản lý cần phải người truyền đạt hiệu quả, e-mail không đơn giản đủ ' Ban giám đốc – quản lý cấp cao Một khảo sát gần cho thấy, nơi CEO thực tin vào thông tin liên lạc nội bộ, phạm vi cho đội truyền thơng nội vượt xa Nó khơng tiền bạc hay ngân sách: CEO đứng đằng sau nó, tiêu chuẩn đặt cho nhà lãnh đạo khác để làm theo Ban giám đốc thường coi người phát ngơn bên ngồi người lãnh đạo hữu hình mơ hình vai trị tổ chức Đó vai trị chun gia truyền thông để tư vấn cho "ống nghe" này, mà có mức độ tự tin định khơng thể tìm thấy người tham gia vào chức Phát biểu họp liên minh truyền thông nội vào mùa xuân 2003, ơng Patrick Dunne 3i nói ơng chủ tịch giám đốc điều hành tổ chức thương mại thường đánh giá thấp truyền thông nội họ thường khơng tập trung Ơng đề nghị vài khoảnh khắc họp khơng thức, khơng thức, kể thang máy sau taxi, để mang lại vài ảnh hưởng 2.2.3 Lựa chọn phương tiện truyền thông nội Đôi truyền thơng, gặp khó khăn việc chọn kênh truyền thông cho phù hợp Các câu hỏi thường đặt ra: Nên nói trực tiếp hay viết thư? Nói qua điện thoại hay gửi báo cáo? Câu trả lời tuỳ theo tình truyền thơng thơng tin muốn truyền có đặc điểm nào?Thơng thường phân tích thơng tin dựa yếu tố: - Tình thường lệ thơng tin - Tình mơ hồ thơng tin - Tính phong phú phương tiện truyền thơng 71 Nói chuyện trực tiếp Phƣơng tiện truyền thơng Tính linh hoạt Tình định trước Hội nghị, quay phim Điện thoại Email Bảng ghi nhớ, thư từ Báo cáo, tài liệu Thường lệ, rõ ràng Tình truyền thơng Bất thường, mơ hồ Hình 2.5: Mức độ linh hoạt rõ ràng xét phƣơng tiện tình truyền thơng Nguồn: McShane S.L (2005), Organizational Behavior, p.333 Thông qua mô hính này, người làm truyền thơng xác đinh cách kênh truyền thông tốt theo trường hợp Ví dụ, tình rõ ràng theo thường lệ quy định làm việc, phương thức đánh giá khen thưởng, hệ thống tính lương thí nên sử dụng kênh truyền thơng có tình rõ ràng cao báo cáo, ghi nhớ, thư từ Nếu tổ chức hội họp làm lãng phí thời gian Ngược lại, giải vấn đề mà thơng tin có tình mơ hồ doanh thu lại giảm? thị phần tổ chức bị thu hẹp? cần phải nói chuyện trực tiếp, tổ chức họp bàn, hội nghị để thảo luận làm rõ vấn đề Nếu sử dụng kênh truyền thơng emai hay thư từ việc giải kéo dài xác suất hiểu lầm cao 2.3 Đánh giá hoạt động truyền thông nội 2.3.1 Phương pháp đánh giá hiệu truyền thông nội Nhiều khảo sát17 cho thấy hiệu hoạt động truyền thông nội thường không cao Vì dụ: có đến 37 % số 1000 người hỏi cho điều gí họ nhận truyền thơng khơng giải thìch giá trị tổ chức Khi truyền thông nội để thơng điệp đến tai cơng chúng mục tiêu cách rõ ràng chuẩn xác đền đơn vị thí hoạt động truyền thơng cần phải thực theo quy trính kiểm sốt, điều chỉnh thường xuyên Một mục tin tức không công bố phiên Tháng năm 2003 Chuyên gia Quản lý (Professional Manager) 17 72 Việc đo lường hiệu truyền thông nội tương tự đo lường hoạt động truyền thơng nói chung thường gặp nhiều khó khăn Các khó khăn đến từ hạn chế ý muốn nhà quản lý, nguồn lực thời gian, không gian Đặc biệt, nhà truyền thơng khó chứng minh lợi ìch mang lại cách rõ ràng so với chi phì bỏ việc thực đo lường hiệu truyền thông Hơn nữa, việc tiến hành đo lường thường bị đánh giá nhàm chán, phức tạp Điều gây ngại định tâm lý nhà làm truyền thông nói chung truyền thơng nội nói riêng Tuy nhiên, hoạt động, việc đo lường hiệu cần thiết có vai trị quan trọng việc tím hiểu nguyên nhân thất bại, thành công, đo lường hiệu nguồn lực làm sở cho hoạt động điều chỉnh chế, chình sách nhân Tùy thuộc vào ngân sách, người làm truyền thơng tiến hành đo lương cách rẻ tiền tốn Vì dụ, nhóm triệu tập tập trung cung cấp nhiều thơng tin chi tiết tốn thực quy trính khi, hoạt động quan sát lựa chọn rẻ tiền khó, tốn thời gian địi hỏi người quan sát phải có kinh nghiệm trính độ cao Các học cho nhà truyền thơng chun nghiệp dường có nhiều thứ khác để đo lường Người làm truyền thơng nội có đánh giá tất người làm truyền thông nội định quan trọng có liên quan? Ví người làm truyền thơng nội đo chúng? Điều gí xảy với thông tin người làm truyền thông nội thu thập sử dụng nào? Khi tiến hành đo lường hiệu truyền thơng nội bộ, nhà truyền thơng cần tình đến việc sử dụng hợp lý công cụ đo lường giới hạn nguồn lực tổ chức David Clutterbuck (1997), viết Cẩm nang Truyền thông Nội minh họa cách đo lường số cấp bao gồm thơng điệp, chương trính chiến dịch, kênh / môi trường môi trường Tất theo dõi đo lường riêng lẻ tập thể Có thể đo lường hai biện pháp gọi cứng mềm, định lượng chất lượng Các biện pháp cứng cung cấp số lượng nghiêm ngặt tình - người thực đọc ấn phẩm Các biện pháp mềm cho thấy cách họ phản ứng với mục cụ thể ấn phẩm tổng thể Một số công cụ đo lường hiệu truyền thông thường sử dụng benchmarking, điều tra khảo sát, kiểm toán, a Đo điểm chuẩn (benchmarking) Để thực khảo sát nội lớn, đặc biệt tổ chức có quy mơ, phức tạp, lợi ìch kinh doanh / địa lý tương tự Đo điểm chuẩn cơng cụ quan trọng, không phép đo lần, tốt sử dụng để khuyến khìch cải tiến liên tục Công cụ nên sử dụng theo thời gian khơng liên tục ìt giai đoạn thống trước 73 Mặc dù thơng tin liên lạc rõ ràng quan trọng có yếu tố khác ảnh hưởng lớn đến hiệu hoạt động Khi nhín nhận ảnh hưởng nó, tốt nên chọn số điểm chình tím hiểu cố gắng giải tất vấn đề lần Trong nội tổ chức, tiến hành đo lường hiệu suất phận so với phận khác điều kiện điều kiện khác (các kênh truyền thông, phương tiện, nội dung) dựa hệ thống điểm chuẩn Theo đó, người đo lường thực đối sánh để tím điểm vượt trội kẽ hỡ tạo chênh lệch, khăc phận Một liệu kết có ý nghĩa cần phải tạo công cụ đo lường phù hợp với đối tượng khảo sát ý đế hài lịng họ Cơng cụ đo điểm chuẩn trở nên hiệu có tham gia yếu tố công nghệ thông tin, ví yếu tố cho phép trính diễn nhanh, tiện ìch giải số lượng liệu lớn b Điều tra khảo sát Các điều tra bảng điều khiển người đọc sử dụng để đánh giá thành cơng nỗ lực tổng thể điểm khởi đầu cho việc nghiên cứu sâu Khảo sát không thiết phải kết thúc nghiên cứu giá rẻ, công nghệ giúp giảm chi phì Chúng cách phổ biến để đánh giá nhiệt độ tổ chức gửi điện thoại (có thể tốn thời gian tiền bạc) in dán lên mạng trực tuyến Cả nhóm nhân viên tỷ lệ đại diện sử dụng làm mẫu Khảo sát ngắn nhẹ nhàng dài có liên quan Khảo sát thực chuyên gia tư vấn bên ngồi Có mối nguy hiểm cố hữu khảo sát hài lòng tổ chức khơng thể hành động theo gí thu thập từ góp ý nhân viên kết lực lượng lao động bị thất vọng Điều phần lớn vấn đề nguồn nhân lực, nhà thực hành truyền thơng nội thấy vấn đề phải giải thông qua phương tiện truyền thông tổ chức Sau thời gian ngắn sản xuất tím kiếm bảng đánh giá (và sau khảo sát hài lòng) bảng câu hỏi chuyên sâu hơn, người làm truyền thông nội có thơng tin để đáp ứng mong đợi thành viên tổ chức Trước tính truyền thơng nội kiện, có người quấy nhiễu, nói chun liên tục, gây cản trở truyền thơng, người làm truyền thơng nội làm gí, đặc biệt người làm truyền thông nội họ ai? Tuy nhiên, người làm truyền thông nội làm điều gí việc u cầu cá nhân rời khỏi với chương trính Điều quan trọng phải rõ ràng gí người làm truyền thơng nội có tác động Nhưng bảng câu hỏi thiết kế cẩn thận số suy nghĩ đưa chình xác gí người làm truyền thơng nội tím kiếm, người làm truyền 74 thơng nội lấy lại số liệu hữu ìch Sử dụng quy mô chạy từ đến với số hướng dẫn rõ ràng kết tốt, kết xấu, giúp dễ dàng việc xác định khu vực cần quan tâm xác định hành động ứng xử phù hợp Việc phụ thuộc vào số quan tâm đến kết thúc số lượng bỏ qua liệu định tình phong phú cung cấp nguồn cảm hứng cho thay đổi tương lai Ví vậy, thiết kế bảng câu hỏi, cho phép người trả lời số hội để mở rộng câu trả lời họ với ý kiến đầy đủ Điều quan trọng phải thông báo cho người cung cấp thông tin người làm truyền thông nội hành động theo kế hoạch Nếu người làm truyền thông nội mong đợi người bỏ thời gian quý giá để điền vào bảng câu hỏi mình, họ cần cung cấp hội để giành quà hay giá trị, lợi ìch định Vậy người làm truyền thơng đo gí? Các phịng ban cá nhân tổ chức tồn thể cần phải đo lường yếu tố lợi ìch cơng việc, triển vọng quảng cáo, căng thẳng, tính trạng tự tin quản lý Người giao tiếp nội tham gia vào số khìa cạnh việc phân phối, giải thìch kết thơng báo kế hoạch cho hành động khắc phục Khi nhín vào giao tiếp nội bộ, người làm truyền thông nội muốn đo lường trực tiếp đến chức này, đưa số tham chiếu đến yếu tố ngồi tầm kiểm sốt người làm truyền thơng nội Những yếu tố mà người làm truyền thông nội ảnh hưởng bao gồm điều sau đặt hộp (Bảng 2.3) Bảng 2.3 Các câu hỏi nhân tố ảnh hƣởng CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG 18 xuyên nào? ông báo nào? Một số cách thức để đánh giá tiêu thức như: Công thức Flesch nhín vào số âm tiết từ độ dài câu để xác định độ khó Cơng thức Dale-Chall có tình đến chiều dài bính thường câu số từ mà không xuất danh sách 3.000 từ thông dụng Công thức Gunning xem xét nhiều yếu tố bao gồm chiều dài bính quân câu, số câu sử dụng, động từ, tỷ lệ từ trừu tượng tỷ lệ % từ dài Fry 18 * Tính dễ đọc giữ cho thứ đơn giản quan trọng nói đến nội dung Có số cơng cụ có sẵn giúp đánh giá khả đọc nội dung người nhận, gọi 'chỉ số sương mù' 75 đưa phương trính hoạt động sở lựa chọn ba đoạn văn 100 từ, sau kiểm tra để xác định số âm trung bính câu để có tuổi đọc trung bính Để biết thêm chi tiết Cutlip, Center and Broom (1985) Có lẽ cách đơn giản xác định tờ báo hàng ngày mà đối tượng người làm truyền thông nội chọn đọc sau tím cách để mơ hính nỗ lực người làm truyền thông nội với họ Các câu đoạn báo cải trung bính xuất ìt thập kỷ Khơng q 32 từ cho đoạn theo Financial Times, ví ấn phẩm người làm truyền thông nội mô cách đơn giản, dễ hiểu đầy đủ, duuf người làm truyền thông áp dụng theo cơng thức Đơn giản hóa thứ cho người trả lời người làm truyền thông nội cách sử dụng định dạng đánh dấu Xem thang điểm Likert điển hính Bảng 2.4 Bảng 2.4 Ví dụ thang đo Likert Rất Đồng ý Khơng Khơng Rất khơng đồng ý có ý đồng đồng tính kiến tình Tơi nhận đủ thơng tin để thực cơng việc Tơi khơng có cách diễn đạt quan điểm ban giám đốc Người giám sát / quản lý tơi có kỹ giao tiếp tốt Người giám sát / quản lý thường xuyên thông báo cho tơi tiến tổ chức Khảo sát tồn lực lượng lao động, chắn vấn đề tồn cầu, khơng tiến hành cách dễ dàng, ví lần thử nghiệm sau triển khai Một mô tả kết hoạt động tổ chức thực MORI phận tổ chức Cũng nhín vào khìa cạnh hiệu suất, khảo sát thiết kế để tím gí nhân viên nghĩ mơi trường làm việc họ Câu hỏi thiết kế để xác định cam kết họ, cho dù họ làm việc tốt với người giám sát họ liệu có vấn đề lớn ngăn cản họ thực hay không Các câu hỏi liên quan đến số hoạt động chình câu trả lời cho câu hỏi liên quan sử dụng đánh giá hoạt động nhà quản lý cấp cao 76 Tổ chức chứng minh hành động nhận phản hồi cần thiết cho tìn nhiệm với nhân viên Ví vậy, nhiều thành viên nhóm nước ngồi đưa bính luận bất lợi điều kiện làm việc họ họ di dời đến sở phù hợp Katie Hadgraft Cable and Wireless miêu tả phương thức “Lắng nghe ý kiến nhân viên” (Voice of the Employee) 'một công cụ quản lý thay đổi cho tổ chức Nó thay đổi cách quản lý cấp cao tương tác với người họ Nó bắt đầu thay đổi hành vi tổ chức Công việc liên kết thực với Voice of the Customer cách hiệu đặc biệt để tương quan hiệu suất nhân viên lòng trung thành khách hàng " Mặc dù tiến hành trực tuyến, công ty nhận số kỹ sư trường truy cập trực tuyến, ví cơng ty tiến hành khảo sát họ hỏi in sẵn Cuộc khảo sát lần thu hút 77% đáp ứng Năm mươi % số nhân viên chọn ngẫu nhiên hai lần năm khảo sát ẩn danh Cuộc khảo sát nhằm cung cấp cho nhân viên tiếng nói chình thức cách thu thập thông tin chi tiết phản hồi cách thường xuyên, quán khách quan Các điểm cần xem xét tiến hành điều tra nêu hộp đây.(bảng 2.5) Bảng 2.5 Thông tin danh mục kiểm tra DANH MỤC KIỂM TRA với họ sao; người làm truyền thông nội bộ; Kênh, cho dù trực tuyến, in điện thoại, xác định nhân viên, hồnh cảnh tiếp cận phương tiện truyền thơng họ nên tình đến thời gian kỹ sẵn có cho người trả lời Họ cần phải biết lý người làm truyền thông nội bất ngờ quan tâm, phương tiện truyền thơng thơng thường giúp gí để giải thìch Sử dụng câu câu hỏi ngắn, rõ ràng Nói với người trả lời người làm truyền thông nội cần câu trả lời cách người làm truyền thông nội mong đợi phản hồi, làm điều người làm truyền thơng nội nói người làm truyền thơng nội làm giải thìch chậm trễ Ví vậy, người làm truyền thơng nội nên thường xuyên làm để giảm áp lực cho người trả lời để đo “sức khỏe” tổ chức ? Nếu tổ chức tương đối ổn định thí hàng q hai lần năm Tần suất năm coi tối ưu khơng có biến động lớn tổ chức 77 Tuy nhiên, trường hợp cấp bách, có biến động lớn cần phải có thơng tin phản ứng thành viên tổ chức hay cần truyền thông thông tin đến họ, người làm truyền thông buộc phải xử lý nhanh tăng cường tính Khi đó, người làm truyền thơng thực nhanh chóng tương đối rẻ tiền thông qua khảo sát trực tuyến ngẫu nhiên nhắm mục tiêu nhân viên khác tổ chức tuần Các câu hỏi bao gồm hiểu biết thay đổi phản hồi họ Điều cho thấy thái độ thay đổi khoảng thời gian từ lo lắng trầm trọng đến bính tĩnh tương đối c Kiểm tốn Khảo sát sử dụng để xem xét loạt vấn đề gây không gây mối quan tâm để quản lý nhân viên mính Kiểm tốn ngày trở nên phổ biến ví giao tiếp nội xem cơng cụ chiến lược Một kiểm tốn sử dụng để xem xét chi tiết khìa cạnh cụ thể hoạt động truyền thông Một công cụ xem xét kênh truyền thông để xác định nơi có "điểm đen" khoảng trống, phương tiện truyền thơng sử dụng Có loạt kiểm tốn khác sử dụng Các kiểm tốn PR có nhiều khả tập trung vào vấn đề xung quanh thơng điệp có hay khơng người làm truyền thông nội nhắm mục tiêu người Mục tiêu sản xuất điều cần thiết để truyền thông cho nhà máy dường không liên quan gí đến trung tâm dịch vụ Kiểm tốn truyền thông liên quan đến hiệu kênh nội dung Các vấn đề kỹ thuật dẫn đến làm chậm hoạt động kênh quan trọng thông tin làm sở cho lựa chọn điều chỉnh hoạt động cá nhân phận Khó đánh giá kết kiểm toán xã hội tập trung vào ảnh hưởng mà truyền thơng có công chúng mục tiêu chọn Hoạt động thời gian ví cần phải phân phối giải thìch Các điều tra thường tiến hành chuyên gia tư vấn bên ngồi ìt với giúp đỡ họ để đảm bảo lo lắng nhà thực hành nội không ảnh hưởng đến kết Các hoạt động họ khách quan hơn, điều tạo nên động lực cho người trả lời Reed Cuốn cẩm nang truyền thông nội (1997) cung cấp tài liệu kiểm tốn d Các biện pháp khác Đo lường khơng phải thực cách hồn tồn chình thức Các bảng người đọc cung cấp lại liệu cần thiết với nhiều tảng so với bảng câu hỏi Điều hính thức nhóm tập trung tập trung hai lần, thành lập để gặp thường xuyên Các nhóm tập trung tốn thời gian điều kiện lao động, cần thiết kế cẩn thận tạo điều kiện cho người đào tạo để tham gia vào thảo luận nhóm 78 Thêm thi vào ấn phẩm trang web phương thức cho phép cung cấp chế phản hồi hữu ìch người làm truyền thơng nội nên theo dõi trang thư hính thức đóng góp khác Một vài biện pháp Angela Sinickas (2007) có dẫn cho "Đo tác động công cụ truyền thông mới" Quản lý Truyền thơng Chiến lược Những nỗ lực tích cực để đo lường blog, nguồn cấp liệu RSS thứ tương tự triển khai Có thể tím hiểu mức độ thường xuyên tổ chức blog trang web khác số nhà phân tìch chì đánh giá tình chất tìch cực ý kiến nhận xét Giống công cụ đánh giá mối quan hệ truyền thông, phân tìch nội dung thực để đánh giá giọng điệu bính luận Một số tình số người bính luận, số lượng đăng ký vào nguồn cấp liệu RSS đếm người thực tiếp cận tương tác trang web người làm truyền thông nội Sinickas cho phương tiện hữu ìch hơn, nhiên, để xác định người thực người viếng thăm (visitors), quan tâm đến website Các kết hữu ìch để đo lường bao gồm: n sử dụng trang web bên ngoài; giảm kết việc sử dụng nguồn cấp liệu RSS / blog Để đo lường hiệu thực công nghệ truyền thông mới, Sinickas khuyên nên xác định mục tiêu kết mong muốn hành vi cần thiết để đạt mục tiêu Các vấn sâu khảo sát khơng phải thăm dị nhanh chóng đại khái tạo nhiều khả phát hành động kênh truyền thông có ảnh hưởng đặc biệt đến hành vi Trên khảo sát mức độ hài lòng hàng năm, kiểm tra cho dù nhân viên chì cịn nhận thấy kênh liệu họ có sử dụng chúng thìch họ hay không Nắm tất yếu tố vào tài khoản người làm truyền thông nội cho người làm truyền thông nội ý tưởng lợi tức đầu tư người làm truyền thông nội bộ, lập luận thực cấp độ ban quản trị 'Đánh giá' từ với nhiều giải thìch người dùng Có vẻ sử dụng thay cho thuật ngữ đo lường khác Nó sử dụng để đo lường hoạt động diễn làm sử dụng để tinh chỉnh thực hành cho tương lai Phát biểu Liên hoan Truyền thông Liên minh Nội (nay CIPR Inside) khởi động kiện vào tháng 10/2002, nhà phê bính tiếng CIPR Seeboard đề cập đến thực tiễn tiến hành đánh giá giai đoạn dự án xây dựng thương hiệu Nó sử dụng bảng câu hỏi, thảo luận nhóm, vox pops mạng intranet, khảo sát hoạt động "người mua sắm bì ẩn", theo hiệu suất kiểm tra mà khơng có nhân viên nhận thức q trính Một khảo sát giai đoạn đầu cho thấy 99% hiểu tầm nhín khách hàng Một cách riêng biệt, điều tra nhân viên hai lần thu hút tỷ lệ trả lời 79 83% Khoảng 88 % dường đánh giá Seeboard nơi lý tưởng để làm việc, 92 % cảm thấy tự hào làm việc cho tổ chức 95 % biết ưu tiên đội mính Tất điều phát Seeboard bán cho tập đồn LE Mặc dù khó khăn để chứng minh cách dễ dàng hỗ trợ điểm mấu chốt, lập luận khơng có truyền thơng nội hiệu tác động tiêu cực chi phì thất bại, mát nhân viên có giá trị hội Một người phải ghi nhớ người làm truyền thơng nội tím thấy mính ghế nóng phải đối mặt với giám đốc tài chình Một lập luận kinh tế hỗ trợ số dự báo cho thấy nhân viên cần phải biết gí họ mong đợi để cung cấp - việc khơng thơng báo cho họ khiến chi phì tốn Một khuôn khổ giúp ban quản lý cấp cao hiểu rõ gí đo lường; mơ tả gí đo lường thời điểm này; đề xuất gí nên đo lường tương lai và làm nào, chi phì thời gian - tạo hội để lựa chọn tùy chọn Đơn giản cần tạo số - nhiều lần truy cập vào intranet, tỷ lệ % nhân viên nghĩ biết kiện định - khơng cịn đủ Người làm truyền thơng nội cần phải thêm kìch thước cách tím kiếm lý đằng sau số ìt cung cấp số bối cảnh Đây nơi thông tin định tình thu thập từ vấn sâu đưa Cần phải có kết hợp phương pháp tiếp cận định tình định tình Quản lý có xu hướng bị phân tâm kết thúc q trính nghiên cứu, trừ có giải thìch rõ ràng lý gí đo lường theo cách cụ thể, địa điểm cụ thể thời gian Các nhà truyền thơng thấy loại chứng minh khó thực hiện, họ phát triển kỹ để thực nó, họ tập trung nỗ lực vào gí quan trọng - gí mà người trả lời nói với người làm truyền thông nội Trở lại năm 1995 nhóm ITEM đưa khn khổ giữ tốt danh sách kiểm tra hữu ìch cho tất người đánh giá Tư vấn tin truyền thơng nội đo bốn cấp độ bảng sau cho biết (Bảng 2.6) Bảng 2.6 Các cấp độ đo truyền thông nội (ITEM) Đo lƣờng MATRIX ệu phương tiện Các điểm ghi nhớ đánh giá đo lƣờng hoạt động truyền thông nội - cung cấp độ sâu, số khác tổ chức 80 thành cơng ngồi - dài hàng năm lịch sử khơng liên quan cách rẻ tiền 2.3.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến kết truyền thông Các yếu tố cản trở q trình truyền thơng - Yếu tố sàng lọc: Sàng lọc định nghĩa cách thức người gửi chọn lọc thông tin mà người nhận muốn nghe Nhiều thông điệp truyền lên cấp hay xuống cấp thường sàng lọc chặn lại Nhân viên hay người giám sát thường dùng cách sàng lọc truyền thơng nhằm mục đìch tạo cho ấn tượng tốt với cấp Một tổ chức mà cấu ngành dọc cao thí hội xảy sàng lọc lớn Ví dụ, thường gặp trường hợp cấp báo cáo lên cấp mặt mạnh, điểm tốt phịng ban che dấu khuyết điểm hay sai sót cơng việc Hay cấp chọn lọc thông tin để báo cáo nhằm nhận đồng ý cấp họ mong muốn - Yếu tố nhận thức chọn lọc: Yếu tố xảy người nhận thông điệp q trình truyền thơng xem xét lắng nghe cách có chọn lọc, dựa nhu cầu, động cơ, kinh nghiệm, chun mơn đặc tính cá nhân khác mính Người nhận thơng điệp chịu ảnh hưởng sở thích, kỳ vọng q trình giải mã thơng điệp Ví dụ, đưa vấn đề khó khăn tổ chức để thảo luận giải quyết, thơng thường phịng kế tốn quan tâm đến gí liên quan đến chun mơn mình, phịng marketing nhìn nhận vấn đề theo kinh nghiệm người làm marketing, phòng sản xuất chọn lọc thông tin liên quan đến nghiệp vụ phịng… - Ngơn ngữ: Học giả hành vi tổ chức Stephen P Robbins nói: “ý nghĩa từ khơng nằm từ mà nằm chúng ta” Điều có nghĩa tuổi tác, trính độ học vấn, văn hóa nhân tố tác động đến ngôn ngữ mà người sử dụng tác động đến định nghĩa từ ngữ mà họ dùng Như vậy, từ ngữ cử truyền đi, người gửi phải chắn người nhận hiểu Nếu thiếu hiểu biết qua lại thí thơng điệp bị sai lệch Có hai rào cản ngơn ngữ dẫn đến hiểu lầm từ chuyên môn mơ hồ ngơn ngữ Ví dụ, sử dụng từ chuyên môn kinh tế vi mô, kinh tế vĩ mô, người truyền thông điệp phải biết người nhận có hiểu khơng, khơng phải dùng cách giải thích khác - Thơng tin q tải: Thơng tin tải xảy số lượng thông tin gửi đến người nhận vượt khả xử lý họ Mỗi nhân viên có khả xử lý thông tin 81 mức độ định khoảng thời gian định Khi tải thông tin xảy kéo theo tượng sai lệch diễn giải thông tin nhận nhân viên xử lý thông tin không đủ nhanh Hiện tượng nguyên nhân phổ biến gây căng thẳng thần kinh (stress) 2.3.3 Điều chỉnh hoạt động truyền thơng Sau thực q trính đánh giá kiểm tra hoạt động truyền thông nội bộ, người quản trị hoạt động truyền thông cần thực hoạt động thích hợp Dựa vào kết kiểm tra đánh giá, họ thực hướng hành động sau: - Điều chỉnh chiến lược truyền thông: Đây hoạt động cần thiết trình thực chiến dịch truyền thơng Tuy nhiên, định điều chỉnh cần dựa kết luận chình xác, có sở việc đánh giá, định điều chỉnh vội vàng, thiếu sở khiến chương trính truyền thơng đối mặt với rủi ro thách thức, Phịng truyền thơng cơng ty cần xác định nguyên nhân dẫn đến sai lệch trình truyền thơng, khiến cho phận, phịng ban, cá nhân không hiểu đúng, hiểu đủ thông điệp hay không nhận thông tin kịp thời Những sai lẹch dẫn đến xáo trộn, bất ổn tổ chức Phịng truyền thơng sau xem xét nguyên nhân, tiến hành thay đổi chiến lược truyền thông từ việc hoạt định, mục tiêu, ngân sách, sử dụng kênh, phương tiện truyền thông phù hợp Điều chỉnh chiến lựợc nên xây dựng khung phân bổ thời gian hợp lý nhằm đảm bảo mức độ rủi ro thấp Hoạt động điều chỉnh chiến lược cần quán với hoạt động khác Yếu tố quan trọng điều chỉnh chiến lược phải đảm bảo hoạt động truyền thông hiệu đóng góp tìch cực vào mục tiêu dài hạn cho doanh nghiệp - Thực thi biện pháp ngăn ngừa: Các hoạt động ngăn ngừa thường hướng đến không giải vấn đề trước mắt mà quan trọng ngăn chặn vấn đề tiêu cực xảy tương lai Cũng hoạt động điều chỉnh, ngăn ngừa cần dựa nội dung công việc kết đánh giá hoạt động truyền thông, cụ thể:  Xem xét tiêu chì đánh giá, bổ sung tiêu chì đánh giá cần thiếu để phát vấn đề bất cập sinh Các tiêu chí đánh giá độc lập, xem xét chúng mối quan hện với  Việc đánh giá phải tiến hành theo nguyên tắc khách quanv thống hoạt động Không thực biện pháp điều chỉnh ngăn ngừa 82 Nếu kết đánh giá đạt mức kì vọng, độ lệch so với kế hoạch gần không xảy nằm giới hạn cho phép, nhà quản trị đưa định không cần tiến hành hoạt động điều chỉnh ngăn ngừa Trên thực tế, chương trính truyền thơng thực tốt, kết thực vượt mức kế hoạch nhiều khả nhà quản trị không thiết thực hoạt động điều chỉnh Trong trình thực chiến lược, thay đổi môi trường tạo thuận lợi cho q trình truyền thơng, làm cho chiến lược xây dựng, có logic hợp lý Trong điều kiện đó, doanh nghiệp cần có kiểm tra đánh giá cụ thể, khơng cần thiết có can thiệp sửa đổi chiến lược 83 ... hóa tổ chức đến truyền thông tổ chức .43 Chƣơng 2: Hoạt động truyền thông nội tổ chức 47 2 .1 Tổng quan truyền thông nội 47 2 .1. 1 Khái niệm vai trò truyền thông nội .47 2 .1. 2... .11 9 3.4 Truyền thông nội qua mạng xã hội 12 2 3.4 .1 Vai trò mạng xã hội truyền thông nội 12 2 3.4.2 Cách thức truyền thông nội qua mạng xã hội .12 4 3.4.3 Các công cụ truyền thông. .. chuyện truyền thơng nội .10 0 3.2.2 Cách thức truyền thông qua câu chuyện 10 3 3.2.3 Đo lường truyền thông nội qua câu chuyện 10 4 3.3 Truyền thông qua phƣơng tiện truyền thông nội 10 5