Truyền thông là một phần rất quan trọng của bất kỳ tổ chức nào. Hoạt động truyền thông diễn ra bên trong thực thể kinh doanh giữa các nhóm nhân viên khác nhau, giữa các nhà quản lý và nhân viên.
Giao tiếp nội bộ diễn ra trong tổ chức hoặc nhóm - giữa những người trong nhóm, giữa các nhóm nhân viên khác nhau và giữa người sử dụng lao động và người lao động. Nó có thể là nói miệng hoặc bằng văn bản, hình ảnh hoặc nghe nhìn, chính thức hoặc không chính thức, và lên hoặc xuống. Giao tiếp nội bộ nhằm thông tin, hướng dẫn, giáo dục, phát triển, động viên, thuyết phục, giải trí, chỉ đạo, kiểm soát và cảnh giác mọi người trong tổ chức.
Khi một lá thư cá nhân được viết tại địa chỉ chính thức, ngoài việc viết tên của người nhận, phong bí được đặt tên là "Riêng tư" hoặc "Bí mật" để truyền đạt bản chất của truyền thông. Kiến thức, kỹ năng, định hướng mục tiêu, chia sẻ mối quan tâm của công ty, đánh giá và giám sát, đánh giá hoạt động, tư vấn và đào tạo nằm trong số những vấn đề mà các địa chỉ liên lạc nội bộ.
Các dạng truyền thông có thể được phân loại như sau: Theo hướng truyền thông:
53
Hình 2.1: Các dạng truyền thông trong tổ chức16
a. Truyền thông lên cao (chiều đi lên)
Các tổ chức lớn có các cấp độ hoặc cấp bậc khác nhau. Các ngân hàng, công ty tài chính, doanh nghiệp bảo hiểm, đường sắt và các tổ chức định hướng người khác thường có cấu trúc 3 tầng hoặc 4 tầng. Quá trình truyền thông được hoàn thiện và hiệu quả, nên bao gồm tất cả các cấp và các cấp. Truyền thông đi lên là một trong những di chuyển lên phía trên, tức là, từ dưới lên các cấp cao nhất trong hệ thống phân cấp.
Mọi thông tin liên lạc chuyển từ nhân viên sang người giám sát, người giám sát cho người quản lý, người quản lý đến giám đốc điều hành, người quản lý khu vực cho người quản lý chung và vân vân, có thể được phân loại là truyền thông trở lên. Tương tự, truyền thông từ các chi nhánh đến văn phòng khu vực, văn phòng khu vực đến các văn phòng khu vực, các văn phòng khu vực đến trụ sở chính được gọi là truyền thông trở lên. Các gợi ý của nhân viên, báo cáo về thị trường, báo cáo hiệu suất, phản hồi về sản phẩm mới và yêu cầu về cơ sở vật chất hoặc hướng dẫn là tất cả các ví dụ về truyền thông trở lên trong bối cảnh tổ chức.
b. Truyền thông xuống (chiều đi xuống)
Truyền thông đi xuống di chuyển từ trên xuống dưới, tức là từ CEO xuống phía dưới. Hướng truyền thông đi qua các giám đốc điều hành cấp cao đến các chức chức cấp dưới, từ văn phòng kiểm soát đến chi nhánh, từ người đứng đầu bộ phận đến người đứng đầu đơn vị. Các mục tiêu của công ty, các ưu tiên kinh doanh, các thư từ tạo động lực, hướng dẫn công việc, bản tin, thư của tổng giám đốc / CEO của bàn làm việc là những ví dụ tiêu biểu của truyền thông xuống.
Có thể có một số thông tin liên lạc, có thể di chuyển lên và xuống. Một ví dụ điển hình của việc này là ngân sách thực hiện, đó là một quá trình hai chiều. Nó là một từ trên xuống dưới cũng như các bài tập từ dưới lên trên
16 http://www.managementstudyhq.com/types-of-communication.html Ban giám đốc Trưởng phòng Trưởng phòng Nhân viên Nhân viên Nhân viên Trưởng phòng
Chiều đi xuống Chiều đi lên
54
c. Truyền thông tương tác
Giao tiếp tương tác chủ yếu là một quá trình hai chiều. Nó diễn ra thông qua các cuộc họp, hội nghị, hội nghị qua điện thoại, thuyết trính đa phương tiện, thảo luận nhóm và các trao đổi hai chiều hoạt động khác. Truyền thông tương tác là thìch hợp nhất khi thông điệp hoặc chủ đề được trình bày chiều dài, ví dụ như trong các phiên thực tế, thảo luận nghiên cứu tình huống và xây dựng chiến lược. Khi có nhiều diễn giả tham gia, có thể có nhu cầu người điều tiết sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc truyền thông hiệu quả từ các diễn giả khác nhau
Truyền thông ngang cấp: Thông tin liên lạc thường diễn ra trong một tổ chức và
không phải lên hoặc xuống. Hướng truyền thông được tiến hành theo chiều ngang và diễn ra giữa những bộ phận ngang cấp. Dạng truyền thông này cũng có thể được mô tả như giao tiếp cấp ngang hàng.
Mọi giao tiếp diễn ra bằng miệng hoặc bằng văn bản từ một đầu nhánh sang đầu khác, từ đầu phân chia này sang đầu kia, từ đầu nhóm đến đầu kia, có thể được mô tả như là giao tiếp ngang. Một điểm quan trọng đáng lưu ý trong bất kỳ sự truyền thông ngang cấp như vậy là không có nhiều sự khác biệt về cấp bậc hoặc vị trí của người gửi và người nhận.
Theo mức độ chính thức: a. Truyền thông chính thức
Hướng tới đảm bảo truyền thông trên cơ sở hiện tại, các tổ chức phát triển hệ thống chính thức. Các cuộc họp nhân viên, hội nghị quản lý công đoàn, hội nghị các nhà quản lý chi nhánh, các cuộc họp đánh giá bán hàng định kỳ và các cuộc họp của khách hàng là những ví dụ của các diễn đàn tạo điều kiện giao tiếp chính thức.
Truyền thông chính thức thường theo một mô hình phân cấp được định nghĩa rõ ràng và định kỳ. Ghi nhớ, thông tư, hướng dẫn, hướng dẫn, làm rõ, các thỏa thuận và báo cáo là một số các kênh tạo điều kiện cho việc truyền thông chính thức trong các tổ chức kinh doanh.
b. Truyền thông không chính thức
Kiểu truyền thông này diễn ra theo kiểu phi cấu trúc và bên ngoài các diễn đàn chính thức. Có một yếu tố tự phát trong giao tiếp này. Truyền thông không chính thức hoạt động tốt trong các tổ chức nhỏ hơn, lỏng lẻo. Nó được sử dụng thường xuyên hơn trong những tình huống mà không có lớp phân cấp cứng nhắc.
Mặc dù cơ cấu truyền thông chính thống là điều bắt buộc trong các tổ chức lớn nhưng đó là sự không chính thức giúp duy trí định hướng mục tiêu trong các đơn vị đan nhỏ. Giao tiếp không chính thức diễn ra thông qua các cuộc trò chuyện, trò chuyện, nói chuyện thân mật và những điều tương tự. Mạng này có hai dạng là dạng tin hành lang và tin đồn.
55 - Không được nhà quản lý kiểm soát;
- Nhân viên nhận thức rằng đáng tin cậy và chình xác hơn thông tin chính thức từ ban lãnh đạo.
- Phục vụ cho lợi ích của những người đưa ra thông tin hành lang. Tin đồn được hình thành do tính nhiều chuyện, tính tán gẫu.
Tin đồn có 4 đặc điểm:
- Giảm lo lắng trong trường hợp thiếu thông tin;
- Có ý nghĩa khi thông tin bị hạn chế hoặc không đầy đủ;
- Sử dụng như là phương tiện để tạo ra liên minh trong nhóm và trong tổ chức, - Thể hiện địa vị của người truyền tin đồn.
Người quản lý không thể loại bỏ được tin đồn, họ chỉ có thể giảm thiểu những hậu quả của tin đồn bằng cách:
- Thông báo lịch làm việc để ra các quyết định quan trọng.
- Giải thích các quyết định và hành vi có thể không nhất quán và có tính bí mật. - Nhấn mạnh truyền thông theo hướng từ trên xuống dưới cũng như từ dưới lên cấp trên, các quyết định hiện tại và kế hoạch tương lai.
- Thảo luận cởi mở về khả năng xảy ra các trường hợp xấu.