Khi hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý, chẳng những phải xuất phát từ những yêu cầu đã xét ở trên, mà điều quan trọng và khó khăn nhất là phải quán triệt những yêu cầu đó vào những điều kiện, tính huống cụ thể. Nói cách khác là cần tình đến những nhân tố ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp của việc hính thành, phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức. Có thể xác định các yếu tố bên trong ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức như sau: tình chất và đặc điểm hoạt động của tổ chức; trính độ kiến thức, kỹ năng của đội ngũ nhân lực quản lý, hiệu suất lao động của họ; quan hệ phụ thuộc giữa số lượng người bị lãnh đạo và khả năng kiểm tra của lãnh đạo đối với những hoạt động của những người cấp dưới; tính trạng và trính độ phát triển của công nghệ phục vụ hoạt động của tổ chức; trính độ cơ giới hoá và tự động hoá các hoạt động quản trị, mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các hoạt động quản trị; chình sách đãi ngộ đối với đội ngũ quản lý. Tất cả những yếu tố trên đều ảnh hưởng đến thành phần và nội dung những chức năng mà thông qua chúng có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức.
Ngoài các yếu tố bên trong đã được trính bày, cơ cấu tổ chức còn chịu ảnh hưởng rất lớn bởi các yếu tố bên ngoài. Các yếu tố này còn được hiểu là các yếu tố khách quan. Những yếu tố khách quan là những yếu tố mà tổ chức không thể thay đổi cũng như dự đoán và kiểm soát được nó. Cơ cấu tổ chức khi được thiết kế cần tình đến các yếu tố bên ngoài như: Những quy định của Nhà nước về hệ thống tổ chức và sự phân cấp của nó, khối lượng công việc được giao, trính độ công nghệ, kỹ thuật và mức độ trang bị lao động, địa bàn hoạt động của tổ chức, môi trường hoạt động của tổ chức,… Nhìn chung, chúng ta có thể phân loại các yếu tố ảnh hưởng bên ngoài thành các nhóm yếu tố như sau:
Môi trường bên ngoài
Các yếu tố đầu tiên phải cân nhắc khi suy nghĩ về một tổ chức là môi trường bên ngoài mà một tổ chức tồn tại. Môi trường bên ngoài bao gồm tất cả các nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, khách hàng và các bên liên quan khác có thể có ảnh hưởng đến chình tổ chức nhưng vẫn tồn tại bên ngoài ranh giới của tổ chức. Thay đổi trong môi trường bên ngoài nơi mà tổ chức tồn tại sẽ có ảnh hưởng đến tổ chức. Vì dụ, hính ảnh mà chình phủ sẽ đưa ra các quy định mới về ngành của tổ chức, những quy định mới này sẽ có ảnh hưởng đến cách tổ chức phải hoạt động như thế nào.
Khi nói đến cách các tổ chức tương tác với môi trường bên ngoài của nó, chúng ta thường đề cập đến hai loại ranh giới khác nhau. Một tổ chức có ranh giới mở cho phép luồng thông tin tự do đến tổ chức và có nhiều khả năng thìch ứng với những thay đổi xảy ra trong môi trường. Mặt khác, với ranh giới đóng, xảy ra khi một tổ chức cố gắng để bảo vệ bản thân khỏi những gí đang xảy ra trong môi trường của nó. Khi một tổ chức có biên
29
giới khép kìn, tổ chức đó sẽ không nhận thức được điều gí đang xảy ra trong môi trường bên ngoài và tự đặt ra cho những vấn đề lớn hoặc lỗi thời.
Các yếu tố đầu vào
Các khìa cạnh chình tiếp theo của môi trường của một tổ chức bao gồm đầu vào. Đầu vào là những nguồn lực mà một tổ chức mang lại từ môi trường bên ngoài để cho tổ chức đạt được các mục tiêu của nó. Thông thường, tài nguyên có thể được thảo luận trong ba loại chình: vật chất, con người và thông tin.
Thứ nhất, các tổ chức mang vật liệu vật chất cần thiết để hoàn thành mục tiêu của nó. Cho dù máy tình, bàn làm việc, đồ đạc ánh sáng, hoặc vật tư cần thiết để chế tạo vi mạch silicon, các tổ chức dựa vào nhiều nhà cung cấp trong môi trường bên ngoài để cung cấp vật liệu vật lý.
Loại thứ hai của đầu vào cần thiết từ môi trường bên ngoài bao gồm mọi người. Nguồn lực lao động là nguồn lực cần thiết cho bất kỳ tổ chức nào. Một tổ chức phụ thuộc vào việc đưa người lao động có kỹ năng để giúp tổ chức đạt được các mục tiêu của nó. Một trong những điều phàn nàn lớn nhất mà nhiều tổ chức có là thiếu lao động lành nghề hoặc có tay nghề. Tùy thuộc vào tổ chức, kỹ năng hoặc trính độ có thể chạy từ các trường cao đẳng cụ thể hoặc bằng sau đại học cụ thể đến kinh nghiệm cụ thể ngành công nghiệp để bì quyết kỹ thuật cụ thể. Theo Julian L. Alssid, giám đốc điều hành của Trung tâm Chiến lược Lực lượng lao động ở New York, "Chủ đầu tư dường như ìt sẵn sàng đầu tư vào đào tạo trong nền kinh tế này. Một lần nữa, nó là sự kết hợp của các chứng nhận phù hợp và kinh nghiệm thực tế họ tím kiếm. " Balderrama, A. (2010, ngày 22 tháng 2). Công việc có sẵn, không đủ công nhân lành nghề.4
Loại cuối cùng của đầu vào mà tổ chức cần là thông tin. Thông tin đề cập đến bất kỳ dữ liệu nào cần thiết cho một tổ chức để sở hữu trong một nỗ lực để tạo ra kiến thức5
. Theo Hiệp hội Đào tạo và Phát triển Hoa Kỳ (ASTD), dữ liệu "là nguyên liệu và không có bối cảnh và có thể tồn tại dưới bất kỳ hính thức nào, có thể sử dụng được hay không"6. Thường thí các tổ chức kết thúc bằng các đống dữ liệu bao gồm báo cáo dịch vụ khách hàng, xu hướng thị trường và các tài liệu khác thường ở dạng thô, số. Các tổ chức sau đó chuyển dữ liệu này thành thông tin bằng cách đưa ra ý nghĩa dữ liệu thông qua một số cách giải thìch. Trong khi hầu hết mọi người nghĩ dữ liệu là số học thuần túy, thí có những loại dữ liệu phi số khác có thể rất quan trọng để chuyển thành thông tin. Ví dụ: nếu Quốc hội Hoa Kỳ thông qua luật mới ảnh hưởng đến cách tổ chức phải xử lý hồ sơ khách hàng, luật pháp không thể nói cụ thể cách tổ chức phải tuân thủ luật pháp. Trong trường hợp này, luật mới là dữ liệu và tổ chức phải chuyển luật đó thành
4http://msn.careerbuilder.com/Article/MSN-2192-Job-Search-Available-Jobs-Not-Enough-Skilled-Workers/, Đoạn
7. 5
Atwood, CG (2009).Các kiến thức cơ bản về quản lý tri thức: Một hướng dẫn làm thế nào để hoàn
thành. Alexandria, VA: Nhà xuất bản ASTD.
6 ASTD. (2006). Quản lý tri thức tổ chức. Trong E. Biech (loạt Ed.), ASTD Learning System, Vol.8. Alexandria,
30
thông tin có thể sử dụng được dưới hính thức các chình sách và thủ tục của chình mình. Khi tổ chức kết hợp thông tin với sự hiểu biết dẫn đến hành động, thông tin được chuyển đổi từ thông tin sang kiến thức.
Ví vậy, làm thế nào để các tổ chức đi về thu thập dữ liệu có thể dẫn đến hành động? ASTD thảo luận về hai loại quy trính quét môi trường bên ngoài mà các tổ chức có thể sử dụng: chủ động và phản ứng.7 Thứ nhất, chủ động quét xảy ra khi một tổ chức tích cực tím kiếm dữ liệu hoặc thông tin hiện có có thể chuyển thành kiến thức sử dụng được. Vì dụ, làm nghiên cứu về những gí đối thủ cạnh tranh của tổ chức trong thị trường, và nỗ lực để đưa tổ chức lên vị trì dẫn đầu thị trường là một vì dụ của chủ động quét. Kiểu quét thứ hai, chức năng quét phản ứng xảy ra khi một tổ chức đối mặt với một vấn đề hoặc khủng hoảng cụ thể và sau đó có ý nghĩa của dữ liệu / thông tin nó đặt ra hoặc tím kiếm môi trường bên ngoài cho dữ liệu hoặc thông tin có thể hữu ìch. Lý tưởng là nếu một tổ chức làm việc tốt với chức năng quét chủ động, thí việc quét lại phản ứng sẽ không cần thiết. Khi một tổ chức buộc phải sử dụng chức năng quét phản ứng, thời gian bị lãng phì khi họ cố gắng tím kiếm dữ liệu / thông tin và biến nó thành kiến thức có thể thực hiện được.