Truyền thông là một quá trình mà hai hay nhiều người trao đổi thông tin và hiểu được ý nghĩa của thông tin. Cần phải nhấn mạnh đến việc hiểu ý nghĩa của thông tin. Ví dụ, khi một người nói tiếng Anh và những người khác không hiểu thí không được coi là truyền thông. Truyền thông hoàn hảo diễn ra khi người nhận thông tin sẽ có những suy nghĩ hay ý kiến trong đầu đúng với những điều mà người gửi thông tin muốn nói. Ví dụ, khi người quản lý nói với nhân viên “tôi sẽ làm việc đến 10 giờ tối nay, tôi cũng cần cậu ở lại trễ” thí điều mà ông ta muốn nói với người làm truyền thông nội bộ là người làm truyền thông nội bộ phải ở lại trễ vì ông quyết định kết thúc công việc này trong ngày hôm nay. Nếu người nhân viên nghĩ đó là một lời đề nghị và tìm cách từ chối thì người nhân viên sẽ khó lòng được khen thưởng hay đánh giá cao.
Trong tổ chức, hoạt động truyền thông có những chức năng cơ bản sau: kiểm soát, động viên, biểu lộ cảm xúc và thông tin
- Chức năng kiểm soát: minh họa chức năng này qua các hoạt động thực tiễn trong các doanh nghiệp như nhân viên nhận thấy có những bất hợp lý liên quan đến công việc và phản ánh lên nhà quản lý trung gian. Nhà quản lý sẽ dựa trên bảng mô tả công việc hay các chính sách của tổ chức để giải quyết. Lúc này truyền thông có vai trò kiểm soát. Tuy nhiên cũng có những dạng truyền thông không chính thức vẫn kiểm soát hành vi. Ví dụ, trong nhóm có một nhân viên cố gắng làm việc vượt trội thì những thành viên còn lại có thể sẽ phá rối hoặc khiêu khìch. Điều đó được hiểu như một cách truyền thông không chính thức để kiểm soát người kia.
52
- Chức năng động viên: Thông qua truyền thông, nhà quản lý có thể nói rõ cho nhân viên biết công việc họ cần làm, phản hồi kết quả công việc, gợi ý những biện pháp để nâng cao kết quả làm việc. Đó chình là một cách động viên nhân viên rất hiệu quả.
- Chức năng biểu lộ cảm xúc: Mọi nhân viên đều có nhu cầu xã hội. Truyền thông giúp cho nhân viên thỏa mãn nhu cầu giao tiếp của mình, giảm căng thẳng khi làm việc, thể hiện cảm xúc với mọi người xung quanh. Do vậy, các người làm truyền thông nội bộ sẽ không lấy gì làm ngạc nhiên khi thấy mọi người trong lúc làm việc vẫn tranh thủ tán gẫu.
- Chức năng thông tin: Chức năng này giúp cho các cá nhân hoặc nhóm đưa ra quyết định sau khi nhận được thông tin và tiến hành đánh giá các giải pháp đề ra. Tất nhiên, để đi đến quyết định, các cá nhân hoặc nhóm phải truyền thông, thảo luận và thống nhất ý kiến.
Không thể nói trong 4 chức năng truyền thông trên, chức năng nào quan trọng hơn. Để làm việc hiệu quả, các nhóm cần phải duy trì các hình thức kiểm soát thành viên, khuyến khích họ làm việc, giúp họ biểu lộ cảm xúc và đưa ra các quyết định.