Chuong 3 chu trinh ke toan (tt)

LOGO CHU TRÌNH KẾ TOÁN CHU TRÌNH CHI PHÍ MỤC TIÊU Hiểu các hoạt động kinh doanh và sự kiện xảy chu trình chi phí Tổ chức kế toán ghi nhận, xử lý sự kiện để cung cấp thông tin Kiểm soát nội bộ cần có chu trình 31/07/2012 201009-Chu trình chi phí NỘI DUNG Hoạt động kinh tế chu trình chi phí Tổ chức kế toán chu trình chi phí Thủ tục kiểm soát chu trình chi phí 31/07/2012 201009-Chu trình chi phí Chu trình chi phí  Chu trình chi phí là một chuỗi những sự kiện kinh tế và qui trình xử lý dữ liệu lặp lặp lại liên quan đến việc thu mua và toán cho hàng hóa và dịch vụ  Mục tiêu chính của chu trình chi phí là tối thiểu hóa tổng chi phí của việc thu mua và lưu trữ hàng tồn kho, nguồn cung ứng, và những dịch vụ khác cần thiết cho tổ chức thực hiện chức này 31/07/2012 201009-Chu trình chi phí Chu trình chi phí Hoạt động kinh tế - Trao đổi hàng hoá, dịch vụ với người bán - Thanh toán tiền cho người bán 31/07/2012 Sự kiện kinh tế - Xử lý đặt hàng - Nhận hàng - Ghi nhận phải trả người bán - Thanh toán tiền cho người bán 201009-Chu trình chi phí Xử lý đặt hàng Kho hàng Mua hàng - Xác định nhu cầu - Gửi yêu cầu mua hàng tới bộ phận mua hàng Lưu ý: các bộ phận liên quan khác bán hàng (lập Back Order) hay BP có nhu cầu TSCĐ cũng có thể lập yêu cầu mua 31/07/2012 201009-Chu trình chi phí Xử lý đặt hàng Mua hàng  Chọn người bán: Giá cả, chất lượng hàng, vấn đề giao hàng  Gửi thông tin đặt hàng cho người bán (purchase order)  Thông báo các bộ phận liên quan về đặt hàng 31/07/2012 Người bán - Xem xét, kiểm tra yêu cầu - Trả lời chấp thuận hay không đặt hàng mua hàng 201009-Chu trình chi phí Xử lý đặt hàng Quyết định chủ yếu: Lựa chọn nhà cung cấp Yếu tố cần quan tâm:  Giá cả  Chất lượng hàng hóa  Sự tin cậy bán hàng, giao hàng  Chứng từ sử dụng: Yêu cầu mua hàng (Purchase Requisition) Đặt hàng mua (Purchase Order) 31/07/2012 201009-Chu trình chi phí Xử lý nhận hàng, nhập kho - - Nhận hàng Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng nhận Chấp nhận việc giao hàng Ghi nhận thông tin nhận hàng Gửi thông tin nhận hàng cho các bộ phận liên quan 31/07/2012 Kho hàng - Tham gia kiểm tra số lượng, chất lượng hàng nhận - Nhập kho hàng nhận - Ký nhận thông tin nhận hàng 201009-Chu trình chi phí Xử lý nhận hàng, nhập kho Thông tin cần quan tâm:  Quyết định có nhận hàng giao hay không  Kiểm tra chất lượng và số lượng hàng giao Chứng từ sử dụng:  Phiếu nhập kho (báo cáo nhận hàng – receiving report) 31/07/2012 201009-Chu trình chi phí 10 HTTTKT xử lý chu trình chi phí 31/07/2012 °Thông tin gì được tạo °Dữ liệu gì được thu thập °Tổ chức chi tiết xử lý thông tin °Làm đảm bảo KSNB thông tin Sự kiện kinh tế Chứng từ gốc 201009-Chu trình chi phí Sổ nhật ký Sổ tài khoản Báo cáo 16 Tổ chức HT kế toán xử lý chu trình chi phí Yêu cầu thông tin? 31/07/2012 Báo cáo BC kiểm soát BC đặc biệt Công nợ theo người bán Phân tích nợ theo thời hạn nợ Thanh toán: Yêu cầu tiền toán Báo cáo chi tiền Báo cáo quản trị khác 201009-Chu trình chi phí 17 Tổ chức HT kế toán xử lý chu trình chi phí Dữ liệu gì? 31/07/2012 Chứng từ Yêu cầu mua hàng Đặt hàng mua hàng Giấy gửi hàng (hay đóng gói hàng- packing list) của người bán Phiếu nhập kho Hóa đơn mua hàng Voucher (chứng từ tóan) 201009-Chu trình chi phí 18 Theo dõi chi tiết phải trả người bán Có hình thức tổ chức theo dõi phải trả người bán:  Theo dõi theo từng người bán (Nonvoucher system)  Theo dõi theo chứng từ toán (Voucher system) 31/07/2012 201009-Chu trình chi phí 19 Theo dõi theo người bán  Đặc điểm Quy trình xử lý:  Theo dõi số dư của o Nhận hóa đơn bán từng nhà cung cấp hàng  Sử dụng sổ chi tiết phải trả o Kiểm tra đối chiếu người bán chứng từ liên quan  Ưu điểm o Phân loại HĐ theo người bán, ghi sổ chi Dễ dàng biết được số dư, tiết phải trả NB cũng tình hình toán với từng người bán o Thanh toán tiền  Nhược điểm  Khó khăn theo dõi thời hạn toán  Khó khăn lập kế hoạch tiền 31/07/2012 201009-Chu trình chi phí 20 Theo dõi toán theo chứng từ  Đặc điểm Quy trình xử lý:  HĐ bán hàng được phân loại o Lập chứng từ toánban đầu theo thời hạn dự CTTT (Voucher) định toán o Ghi sổ chứng từ  Sử dụng Voucher- chứng từ toán (Voucher Registerthanh toán Không sử dụng Purchase Journal) sổ chi tiết phải trả người bán o Lưu hồ sơ CTTT chưa  Hạn chế : khó biết được số dư, toán cũng tình hình toán o Thanh toán: lập Check với từng người bán một cách hệ toán thống o Ghi thông tin về Check  Ưu điểm: Dễ dàng theo dõi thời vào sổ chi Check ( Check hạn toán Dễ dàng lập kế Register-Check Journal) hoạch tiền và sổ CTTT 31/07/2012 201009-Chu trình chi phí 21 Kết hợp theo dõi theo chứng từ và theo người bán Đặc điểm: Ngoài sử dụng các bước toán theo chứng từ, Ktoán còn sử dụng thêm sổ chi tiết người bán để tổng hợp toán theo từng người bán Ưu điểm: kết hợp ưu điểm của hình thức Hạn chế: Khối lượng công việc nhiều, Chi phí lớn Chỉ phù hợp với xử lý bằng máy 31/07/2012 201009-Chu trình chi phí 22 Kiểm soát CTCP KS hoạt động yêu cầu mua hàng Rủi ro - Yêu cầu mặt hàng không cần thiết - Yêu cầu số lượng cao hoặc thấp nhu cầu 31/07/2012 Thủ tục  Phụ trách bộ phận chịu trách nhiệm lập yêu cầu mua hàng  Sử dụng các công cụ kiểm soát hàng tồn kho EOQ; MRP; JIT 201009-Chu trình chi phí 23 Phương pháp kiểm soát HTK  Phương pháp EOQ (Economic Order Quatity) – số lượng đặt hàng tối ưu • Là phương pháp xác định thời điểm và số lượng đặt hàng hợp lý để tối thiểu hóa tổng chi phí đặt hàng, bảo quản và thiệt hại thiếu hụt hàng dự trữ Lượng đặt hàng tối ưu: Thời điểm đặt hàng: 31/07/2012 EOQ  2 A P S ROP  T  R 201009-Chu trình chi phí 24 Phương pháp kiểm soát HTK  Phương pháp MRP (Materials Requirements Planning) – PP lập kế hoạch nhu cầu NVL  Là PP xác định nhu cầu NVL cứ vào lịch trình sản xuất  Phương pháp JIT (Just-in-Time):  Đặt hàng NVL vừa đúng yêu cầu, không dự trữ tại kho 31/07/2012 201009-Chu trình chi phí 25 KS hoạt động đặt hàng Thủ tục Rủi ro Đặt hàng không đúng chủng loại, qui cách theo nhu cầu Phân chia bộ phận yêu cầu (sử dụng) & mua hàng Đặt không đúng số lượng theo nhu cầu Thủ tục uỷ quyền, xét duyệt phù hợp (trên đơn đặt hàng mua) Hàng kém chất lượng Giá cả không hợp lý Đặt hàng dựa yêu cầu mua hàng Người không được phép lại thực hiện nghiệp vụ Yêu cầu báo giá hay thủ tục đấu thầu phù hợp 31/07/2012 201009-Chu trình chi phí 26 KS hoạt động nhận hàng Rủi ro  Nhận hàng không đặt hàng  Nhận hàng sai chất lượng, số lượng hàng o Thủ tục o Phân chia Nhận hàng & Mua hàng  Bản đặt hàng mua gửi cho bộ phận nhận hàng  Đếm, kiểm hàng nhập  Lập phiếu nhập kho nghiệp vụ xẩy Thủ kho đồng thời ký vào phiếu nhập kho 31/07/2012 201009-Chu trình chi phí 27 KS hoạt động theo dõi phải trả người bán - - - Rủi ro Sai sót hoá đơn của người bán Ghi nhận phải trả cho hàng không nhận Mất chiết khấu toán Chuyển sổ chi tiết, tổng hợp sai Thủ tục  Phân chia kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết  Đối chiếu HĐ người bán và chứng từ liên quan  Kiểm tra nội dung của HĐ người bán  Sử dụng hệ thống Voucher  Đối chiếu báo cáo người bán  Đối chiếu tổng hợp và chi tiết 31/07/2012 201009-Chu trình chi phí 28 KS hoạt động toán Thủ tục Rủi ro - Thanh toán HĐ lần - Thanh toán khách hàng giả tưởng - Ăn cắp Check  Phân chia Bộ phận:phải trả & Ký check & toán tiền  Phân chia người viết SEC, ký SEC, gửi SEC  Chỉ tốn cho chứng từ gớc (khơng phải bản sao)  Đánh dấu chứng từ đã sử dụng  Đối chiếu ngân hàng  Người đối chiếu phải khác người thu, chi tiền 31/07/2012 201009-Chu trình chi phí 29 LOGO ... phận liên quan 31 /07/2012 201009 -Chu trình chi phí 13 DFD Chu trình chi phí Chu trình doanh thu Hàng hoá, DV Hoá đơn Nhà cung cấp Đặt hàng Chu trình chi phí Chu trình chuyển đổi Thanh... động kinh tế chu trình chi phí Tổ chức kế toán chu trình chi phí Thủ tục kiểm soát chu trình chi phí 31 /07/2012 201009 -Chu trình chi phí Chu trình chi phí  Chu trình chi... hiện chức này 31 /07/2012 201009 -Chu trình chi phí Chu trình chi phí Hoạt động kinh tế - Trao đổi hàng hoá, dịch vụ với người bán - Thanh toán tiền cho người bán 31 /07/2012 Sự