Thiết kế công việc

Mỗi công việc lại được thành từ nhiều nhiệm vụ cụ thể và được thực hiện bởi 1 hoặc 1 nhóm người lao động tại các vị trí việc làm.. Theo giáo trình quản trị nhân lực: thiết kế công việc l

Phần mở đầu

Trước đây Việt Nam được biết đến là một nước nông nghiệp chậm phát triển Sau thời kỳ đổi mới Việt nam đang từng bước phát triển thành một nước công nghiệp hóa hiện đại hóa Trong những năm gần đây kinh tế việt nam không ngừng phát triển thu hút một số lượng lớn các nhà đầu tư trong và ngoài nước Sự phát triển mạnh mẽ đó đã tạo ra cho thị trường lao động hàng nghìn công việc Để có sự phân chia lao động một cách hợp lý, doanh nghiệp tìm được đúng người, người lao động tìm được nghề phù hợp, các doanh nghiệp phải thiết kế công việc, đó chính là sự phân chia lao động đồng thời thông qua đó người lao động cũng có thể xác định nhiệm vụ , mục tiêu của công việc

Với sự phát triển kinh tế toàn cầu như hiện nay thì việc thiết kế công việc là một phần không thể thiếu trong việc quản trị nhân lực đối với mỗi doanh nghiệp

Chính vì thế em quyết định chọn đề tài: “Thiết kế công việc”

Phần nội dung

I Cơ sở lý thuyết

1 Công việc là gì?

Trong một tổ chức, do chuyên môn hóa lao động mà các nghề được chia thành các công việc Mỗi công việc lại được thành từ nhiều nhiệm vụ cụ thể

và được thực hiện bởi 1 hoặc 1 nhóm người lao động tại các vị trí việc làm Trong đó:

Nhiệm vụ: biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích

cụ thể mà mỗi người lao động phải thực hiện

Công việc: là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hoặc các nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động

Trong một doanh nghiệp công việc có thể được xem như sự phân chia lao động trong một tổ chức Công việc được xem như là một đơn vị mang tính

tổ chức nhỏ nhất trong một công ty và nó cũng có những chức năng quan trọng

Hay nói cách khác công việc chính là phương tiện của người lao động có thể đóng góp sức mình vào việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức Đồng thời công việc là cơ sở để một tổ chức thực hiện các hoạt động quản lý nhân lực đối với người lao động như bố trí công việc, kế hoạch hóa lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động Mặt khác công việc còn có những tác động rất quan trọng tới cá nhân người lao động, ảnh hưởng tới vai trò cương vị của họ trong tổ chức,tiền lương cũng như thái độ lao động

2 Thiết kế công việc là gì?

Theo giáo trình quản trị nhân lực: thiết kế công việc là quá trình xác định các nhiệm vụ, các trách nhiệm cụ thể được thực hiện bởi người lao động

trong tổ chức cũng như các điều kiện cụ thể để thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm đó

Nhưng cũng có ý kiến cho rằng: thiết kế công việc là cách mà một loạt các công việc hoặc một công việc được thiết lập

Thiết kế công việc là quá trình với mục đích khi những điều kiện thay đổi sẽ tạo ra những sự điều chỉnh hay những sự thay đổi bên trong của tổ chức

Hay nói cách khác khi bạn thuê một người làm thuê mới bạn cần phải xác định thiết kế công việc Thiết kế công việc bao gồm những chi tiết như sau:

Làm việc bao nhiêu giờ mỗi tuần?

Thời gian diễn ra công việc dài hay ngắn?

Công việc sẽ được làm ở đâu?

Tiền lương như thế nào?

Công việc có thể hoàn tất nhanh hay chậm, có linh hoạt không?

II Thiết kế công việc

1 Vai trò của thiết kế công việc

Thiết kế công việc hiệu quả là một quá trình tổng thế cần được xem xét

cụ thể từ nhiều giác độ…

Thiết kế công việc còn giúp các tổ chức, các nhà quản trị trong việc quyết định về:

Những việc gì phải thực hiện?

Việc đó được thực hiện như thế nào?

Có bao nhiêu việc được thực hiện?

Các công việc được thực hiện theo trật tự nào?

Việc thiết kế công việc tốt sẽ khuyến khích sự đa dạng hoạt động của các

vị trí trên cơ thể, sắp xếp các yêu cầu vê sức mạnh, yêu cầu hoạt động trí óc

và khuyến khích cảm giác đạt được thành quả và lòng tự trọng

2 Các yếu tố ảnh hưởng đến thiết kế công việc.

Khi thiết kế công việc các doanh nghiệp và các nhà quản lý cần phải chú

ý ba yếu tố thuộc về công việc đó là:

Nội dung công việc: bao gồm tổng thể các hoạt động, nghĩa vụ, các nhiệm vụ,các trách nhiệm thuộc công việc cần phải thực hiện, các máy móc, trang thiết bị, dụng cụ cần phải sử dụng và các quan hệ cần phải thực hiện Các trách nhiệm đối với tổ chức: bao gồm tổng thế có liên quan đến tổ chức nói chung mà mỗi người lao động cần phải thực hiện Đó là tuân thủ các quy định các chế độ làm việc

Các điều kiện lao động: đó là tập hợp các yếu tố thuộc môi trường vật chất của công việc như nhiệt độ, ánh sáng, các điều kiện an toàn…

Trong ba yếu tố thành phần thì yếu tố nội dung của công việc là yếu tố chủ yếu của công việc và là yếu tố trung tâm thiết kế của công việc Chính vì thế để thiết kế công việc phù hợp với thể lực cũng như trí lực của người lao động cần phải hiểu rõ cũng như năm rõ nội dung của công việc

Các đặc trưng cơ bản tạo nên nội dung của công việc bao gồm năm đặc trưng cơ bản Đó là:

Tập hợp các kỹ năng: là mức độ yêu cầu của công việc về một tập hợp các hoạt động khác cần được hoàn thành để thực hiện công việc, đòi hỏi phải

sử dụng một loạt các kỹ năng và tài khéo léo của con người

Tính xác định của nhiệm vụ: là mức độ yêu cậu của công việc về sự hoàn thành toàn bộ hay một phần xác định các hoạt động lao động để thực hiện công việc từ bắt đầu cho đến kết thúc với một kết quả có thể trông thấy được

Tầm quan trọng của nhiệm vụ: là mức độ ảnh hưởng của công việc tới những người khác, tới tổ chức nói chung hay tới toàn xã hội

Mức độ tự quản: là mức độ tự do và làm việc độc lập của người lao động khi thực hiện công việc như là sắp xếp lịch làm việc, lựa chọn cách thức làm việc, thực hiện công việc

Sự phản hồi: mà mức độ thực hiện các hoạt động lao động được đòi hỏi bởi công việc cung cấp cho người lao động các thông tin về tính hiệu quả của các hoạt động của họ

Các nhà quản trị sử dụng năm đặc trưng cơ bản của nội dung công việc

để phân tích công việc, giúp cho các tổ chức thiết kế theo hướng hợp lý với con người cả thể thế lực và trí lực Tạo điều kiện cho người lao động làm việc với năng suất cao, sử dụng quỹ thời gian hợp lý, thách thức với con người nhằm tối đa hóa động lực làm việc

3 Mục tiêu của thiết kế công việc

Thiết kế công việc có hiệu quả là một quá trình cần được xem xét từ nhiều giác độ Kết hợp các công việc với các mục tiêu của tổ chức, tạo động lực tới mức tối đa cho người lao động, đạt được các tiêu chuẩn thực hiện công việc, phù hợp giữa các khả năng và kỹ năng của người lao động đối với đòi hỏi của công việc đều là những nhìn nhận cơ bản đầu tiên trong thiết kế công việc

Các mục tiêu của thiết kế công việc gồm 2 mục tiêu cơ bản sau:

Sự đa dạng của công việc: để loại bỏ yêu tố buồn chán, tránh thừa các hoạt động tĩnh và các hoạt động lặp lại Việc thiết kế công việc để có tính đa dạng yêu cầu phải thay đổi về các hoạt động đến vị trí của cơ thể, các cơ được dùng và các hoạt động trí óc

Nghỉ giải lao: nghỉ giải lao giúp người lao động loại bỏ được các vấn đề không thể tránh khỏi về các hoạt động lặp lại hoặc các hoạt động tĩnh của cơ

thể Nghỉ thường xuyên hơn với thời gian ngắn hơn là nghỉ ít ngày với thời gian dài Quá trình nghỉ ngơi khuyến khích người lao động thay đổi vị trí cơ thể và luyện tập sự nghỉ ngơi có vai trò rất là quan trọng khi người lao động căng cơ và sử dụng các nhóm cơ khác nhau Nếu người lao động là người ưa hoạt động thì việc nghỉ giải lao có thể là một hoạt động tĩnh hoặc giãn cơ

4 Các bước tiến hành thiết kế công việc

Có rất nhiều cách khác nhau để thiết kế công việc, nhưng để thiết kế công việc một cách phù hợp với người lao đông thì không thể không có các bước sau:

Đánh giá công việc hiện tại: thiết kế công việc có cần thiết hay khả thi không? tổ chức thảo luận quá trình với các nhân viên và người giám sát có liên quan và làm rõ quá trình đó, hoặc phải thay đổi, hoặc phải đào tạo

Phân tích công việc: kiểm tra công việc và quyết định chính xác các nhiệm vụ phải làm Cân nhắc xem thiết bị và đặc điểm gì nơi làm việc mà có tầm quan trọng để hoàn thành các nhiệm vụ đó đồng thời xác định các vấn đề liên quan

Thiết kế công việc: xác định các phương pháp để tiến hành công việc, thời gian làm việc nghỉ ngơi, các kế hoạch làm việc, các buổi tập huấn cần thiết, các thiết bị cần sử dụng và những thay đổi trong địa điểm làm việc Kết hợp những nhiệm vụ công việc khác nhau bao gồm nhiều hoạt động khác nhau, bao gồm cả hoạt động trí óc và thể chất tránh tình trạng quá tải hoặc nhàn nhã quá gây nên nhàm chán trong công việc

5 Các phương pháp thiết kế công việc

Có rất nhiều phương pháp thiết kế công việc khi một tổ chức có yêu cầu thiết kế công việc có thể lựa chọn một trong các phương pháp sau đây:

Phương pháp truyền thống: là phương pháp xác định các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc dựa trên các yếu tố chung hoặc giống như nhau của từng công việc được tổ chức khác nhau

Nghiên cứu hao phí thời gian và chuyển động: là phương pháp nghiên cứu chuyển động của bàn tay, cánh tay, chuyển động thân thể của người lao động trong quá trình làm việc, trong mối quan hệ của các công cụ làm việc và các nguyên vật liệu để xây dựng và tiêu chuẩn hóa một chu trình hoạt động hớp lý tối đa hóa hiệu suất của quá trình lao động.đó chính là việc tiêu chuẩn hóa công việc và cách thức thực hiện công việc để mọi người có thể thực hiện theo đúng yêu cầu của sản xuất

Mở rộng công việc: là phương pháp thiết kế công việc bằng cách tăng thêm số lượng các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc Các nhiệm vụ hoặc trách nhiệm được tăng thêm thường giống hoặc tương tự hoặc có quan

hệ gần gũi với nội dung công việc trước đó, không đòi hỏi học thêm các kỹ năng mới Phương pháp này có tác dụng với việc thiết kế lại các công việc có nội dung và phạm vi hoạt động nghèo nàn, chưa sử dụng tốt thời gian làm việc của người lao động nhưng không có tác dụng khắc phục tính đơn điệu của công việc

Luân chuyển công việc: là phương pháp thiết kế công việc trong đó người lao động thực hiện một số công việc khác nhau nhưng tương tự như nhau.phương pháp này có tác dụng chống tính đơn điệu của công việc nhưng điều này cũng rất hạn chế vì các công việc có tính tương tự như nhau

Làm giàu công việc: là phương pháp thiết kế công việc dựa trên sự làm giàu thêm nội dung công việc bằng cách tăng thêm các yếu tố hấp dẫn và thỏa mãn bên trong công việc.thực chất của phương pháp này là thay đổi quan hệ giữa con người và công việc theo chiều dọc, tức là cộng thêm vào nội dung công việc các yếu tố mà trước đó thuộc về công việc của cấp quản lý cao hơn Hình thức thiết kế công việc này có tác dụng rất to lớn đối với việc tạo động lực làm việc cho người lao động và nâng cao năng suất lao động của họ

Kết luận

Thiết kế công việc là quá trình ảnh hưởng đến hầu hết các mặt của công tác quản lý nguồn nhân lực Và phòng quản lý nguồn nhân lực thì luôn giữ vai trò gián tiếp trong việc thiết kế các công việc trong doanh nghiệp như nghiên cứu phát hiện vấn đề và nhu cầu thiết kế công việc tại các bộ phận Đồng thời

tổ chức các hoạt động đào tạo cần thiết, trợ giúp lãnh đạo trong hoạt động để đảm bảo có chính sách phù hợp và thỏa đáng với người lao động, những người có liên quan

Thiết kế công việc một cách hợp lý sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho con người cả về mặt trí lực và thể lực nhằm tạo điều kiện cho người lao động làm việc với năng suất cao, sử dụng hợp lý quỹ thời gian làm việc và có tính hấp dẫn, thách thức đối với con người nhằm tối đa hóa động lực làm việc

Thiết kế công việc có một vị trí quan trọng trong một tổ chức Đối với mỗi tổ chức thì luôn có sự phân chia lao động thành các công việc Mà mỗi một công việc lại được tạo thành từ nhiều nhiệm vụ và được thực hiện bởi người lao động làm việc ở các vị trí Chính vì thế các công việc phải được thiết kế hợp lý để vừa có tác dụng nâng cao năng suất lao động vừa tạo ra sự thỏa mãn lao động đối với người lao động

Tài liệu tham khảo:

- Giáo trình quản trị nhân lực : nhà xuất bản trường ĐH KTQD năm 2007

- http://www.ccohs.ca/oshanswers/hsprograms/job_design.html

- http://www.jobaccess.gov.au/JOAC/Employers/Recruiting_new_staff/ The_recruitment_process/Job_description_and_desig.htm

- http://qci.rutgers.edu/comp/DeisgnajobHaF.htm

Tài liệu tham khảo:

- Giáo trình quản trị nhân lực : nhà xuất bản trường ĐH KTQD năm 2007

- http://www.ccohs.ca/oshanswers/hsprograms/job_design.html

- http://www.jobaccess.gov.au/JOAC/Employers/Recruiting_new_staff/T he_recruitment_process/Job_description_and_desig.htm

- http://qci.rutgers.edu/comp/DeisgnajobHaF.htm