Bài giảng Kỹ năng ra quyết định quản trị

KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 02/12/22 TS Trương Quang Dũng I KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 02/12/22 TS Trương Quang Dũng VẤN ĐỀ VÀ CÁC LOẠI VẤN ĐỀ 1.1 Vấn đề gì? Sự khác biệt tình trạng mong đợi tình trạng  Nhận thức khơng hồn hảo với niềm tin khả làm cho tốt tương lai Khi có vấn đề xảy ra, ta thường phân vân giải theo hướng  VẤN ĐỀ VÀ CÁC LOẠI VẤN ĐỀ 1.2 CÁC LOẠI VẤN ĐỀ  VẤN ĐỀ ĐƠN GIẢN Được xác định rõ ràng Lặp lặp lại Có nguyên nhân Có thể đánh giá ảnh hưởng vấn đề Giải pháp quy định  VẤN ĐỀ PHỨC TẠP Không xác định rõ ràng Mới lạ Có nhiều nguyên nhân Có nhiều giải pháp GIẢI PHÁP VÀ SÁNG TẠO 2.1 Giải pháp 2.1.1 K/niệm  Giải pháp xử lý vấn đề làm cho vấn đề không tồn  Giải pháp xử lý vấn đề cho đạt mục tiêu vấn đề sau xử lý Giải pháp bao gồm: Giải pháp chặn đứng giải pháp xử lý GIẢI PHÁP VÀ SÁNG TẠO 2.1.2 Giải pháp chặn đứng Ngăn ngừa: Không cho vấn đề xảy tái diễn - Loại trừ: Giải vấn đề lần cho dứt điểm - Giảm thiểu: Giảm thiểu mức độ nghiêm trọng vấn đề - GIẢI PHÁP VÀ SÁNG TẠO 2.1.3 Giải pháp xử lý - Tập trung vào hệ vấn đề Xử lý: Sửa chữa thiệt hại vấn đề gây Có ý nghĩa bổ sung cho giải pháp loại trừ hay giảm thiểu Chấp nhận: Chấp nhận hậu vấn đề làm quen với Tái định hướng: Vấn đề lái theo hướng khác Thực chất tìm xem vấn đề có ưu điểm khơng tận dụng ưu điểm GIẢI PHÁP VÀ SÁNG TẠO 2.2 Sáng tạo 2.2.1 K/n - Một khả năng: Khả tưởng tượng hay sáng chế - Một thái độ: Khả chấp nhận thay đổi - Một trình: liên tục cải tiến ý tưởng giải pháp GIẢI PHÁP VÀ SÁNG TẠO 2.2.2 Mơ hình sáng tạo - Chuẩn bị: Thu thập thơng tin, tập trung vào vấn đề Ấp ủ: Suy ngẫm vấn đề, vô thức Tia chớp sáng kiến: thời điểm giai đoạn ấp ủ nảy sinh ý nghĩ độc đáo Kiểm tra: tia chớp sáng kiến ý tưởng ban đầu nên cần kiểm tra đánh giá GIẢI PHÁP VÀ SÁNG TẠO 2.2.2 Mơ hình sáng tạo Kiểm tra Tia chớp sáng kiến Chuẩn bị Ấp ủ Lưu ý: Các yêu cầu mục tiêu Các mục tiêu cần đảm bảo SMART S Specific M Measurable A R Achievable/ Agreement T Timed 02/12/22 Realistic 58 Lưu ý: Các yêu cầu mục tiêu - Mục tiêu phải cụ thể (Specific): cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu - Mục tiêu phải đo lường (Measurable) Định lượng kết cuối tiêu đánh giá - Mục tiêu phải đạt (Achievable) Mục tiêu đề cần có phấn đấu đặt mục tiêu cao khơng có khả đạt - Lưu ý: Các yêu cầu mục tiêu - Mục tiêu phải quán (Realistic/Realevant): mục tiêu không mâu thuẫn với mục tiêu khác - Mục tiêu phải có thời hạn (Timed): Chỉ rõ giới hạn thời gian thực Lưu ý: Các yêu cầu mục tiêu  Ví dụ: Mục tiêu smart Cơng ty chế biến cà phê “Đạt hiệu suất đầu tư 20% vào trước cuối tháng 12 năm 2012” Specific Hiệu suất đầu tư (lợi nhuận) Measurable Achievable 20% Khả thi? Realistic Thực tế? Timed Cuối tháng 12 năm 2012 02/12/22 61 B3: Các ràng buộc - “Ràng buộc” khó khăn, hạn chế phương án lựa chọn cân nhắc giải pháp cho vần đề QĐ Thường ràng buộc là: Các yêu cầu cấp Các yêu cầu đội, nhóm Thiếu nguồn lực, thời gian (chủ yếu) Hạn chế quyền hạn, khả B3: Các ràng buộc Ví dụ: Hiệu trưởng Trường ĐH công lập X nhận lương thấp nên giảng viên giảng hết nghĩa vụ dạy cho Trường khác Lương thấp mà sách u cầu giảng viên làm việc nhiều khơng khả thi nên Ơng nghĩ cần có thêm phụ cấp cho giảng viên Khi trao đổi, trưởng phòng tài vụ có ý kiến trường có tiền để phụ cấp chế tài nhà nước khơng cho phép B4: Thu thập thơng tin Thu thập thông tin cần thiết cho việc QĐ B5: Đánh giá giải pháp B1 Liệt kê toàn giải pháp - Đã liệt kê hết giải pháp chưa? - Có xuất thêm giải pháp khả thi khơng? B5: Đánh giá giải pháp B2 Đánh giá tính khả thi Đối với dự án, chương trình lớn phải nghiên cứu khả thi để xem: - Phương án thực khơng? - Có đáp ứng yêu cầu đặt không? - Hậu gián tiếp gì? Tính khả thi xem xét khía cạnh: kỹ thuật, xã hội kinh tế B5: Đánh giá giải pháp B2 Đánh giá tính khả thi Đối với dự án nhỏ, khơng cần nghiên cứu khả thi cần xem xét số vấn đề: - Những ảnh hưởng QĐ đến người? - Những tác động công nghệ? - Những ảnh hưởng QĐ đến chi phí lợi nhuận? - Những ảnh hưởng QĐ đến môi trường B6: Ra định Nếu vượt qua bước: QĐ Nếu gặp khó khăn, khó khăn thường là: - Có nhiều phương án tốt - Khơng có phương án đạt u cầu Lúc cần xem lại phần đánh giá giải pháp Đôi phải thêm hạ bớt tiêu chuẩn lập phương án PHONG CÁCH RA QUYẾT ĐỊNH V.Vroom P.Yeston phân biệt kiểu QĐ: Kiểu 1: Nhà QT tự định dựa thông tin họ có Kiểu 2: Nhà QT thu thập thơng tin từ cấp tự định Kiểu 3: Nhà QT trao đổi với cấp mà không tập hợp họ lại định Quyết định có khơng bị ảnh hưởng ý kiến cấp PHONG CÁCH RA QUYẾT ĐỊNH Kiểu 4: Nhà QT trao đổi với tập thể để lấy ý kiến chungï, định Quyết định có khơng có ý kiến đề nghị tập thể Kiểu 5: Nhà QT trao đổi, thảo luận với tập thể, vào ý kiến tập thể để định PHONG CÁCH RA QUYẾT ĐỊNH Ưu nhược điểm kiểu QĐ: Kiểu Ưu: Thời gian định ngắn; tiết kiệm chi phí, thời gian Nhược: Khơng tận dụng suy nghĩ người khác Kiểu 3,4 Ưu: Tận dụng kiến thức kinh nghiệm người khác Đặc biệt cần vấn đề phức tạp mang tính chiến lược Nhược: Tốn thời gian; khuynh hướng nhượng bộ, thỏa hiệp; trách nhiệm cá nhân không rõ Những vấn đề cần lưu ý QĐ - Quá tin tưởng vào kinh nghiệm thân đánh giá q cao - Mang tính thỏa hiệp nhiều lúc bỏ qua vấn đề - Dựa ấn tượng cảm xúc cá nhân - Q cầu tồn - Thơng tin chưa đầy đủ ... đề này? II KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH NHỮNG VẦN ĐỀ CHUNG VỀ QUYẾT ĐỊNH 1.1 Khái niệm Khác biệt chủ yếu cấp QT nhân viên cấp dưới: tính chất số lượng QĐ đưa Vì thế: quản trị việc QĐ QĐ quản trị hành... Đưa nhiều câu hỏi sao: tìm định nghĩa, phương án khác nhau… 02/12/22 21 TIẾN TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 4.2 Phát biểu vấn đề 4.2.4 Xác định phân tích nguyên nhân - Xác định nguyên nhân có: Tìm tất... nghĩ)    Bạn cần định vấn đề? Nhóm bạn tranh cãi chương trình tới? Hãy sử dụng kỹ thuật mũ tý để hướng người tập trung vào vấn đề từ góc nhìn, để triệt tiêu hoàn toàn tranh cãi xuất phát từ