BÁO CÁO THỰC TẬP CƠ SỞ VẬT CHẤT KỸ THUẬT VÀ NGHIỆP VỤ TẠI CÔNG TY TNHH T&M FORWARDING

Thực tập cơ sở vật chất kỹ thuật và nghiệp vụ - chuyên ngành Logistics thuộc ngành Khai thác vận tải, khoa Vận tải Kinh tế, Bộ môn Quy hoạch và quản lý GTVT, trường Đại học GTVT (UTC). Tên đơn vị thực tập: Công Ty TNHH T&M Forwarding – chi nhánh Hà Nội. Thời gian thực tập: từ 26/04/2021 đến 08/05/2021. Trong thời gian thực tập, nhóm đã được tìm hiểu tổng quan về công ty, thực hành quy trình nghiệp vụ logistics, cụ thể là nghiệp vụ sales logistics. Chương 1. Tổng quan về đơn vị thực tập Chương 2. Hiện trạng cơ sở vật chất kỹ thuật, nhân lực tại đơn vị Chương 3. Kết quả sản xuất kinh doanh và định hướng phát triển đơn vị Chương 4. Quy trình nghiệp vụ sales logistics tại đơn vị thực tập

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI KHOA VẬN TẢI – KINH TẾ BỘ MÔN QUY HOẠCH VÀ QUẢN LÝ GTVT - - BÁO CÁO THỰC TẬP CƠ SỞ VẬT CHẤT KỸ THUẬT VÀ NGHIỆP VỤ Đơn vị thực tập: Công ty TNHH T&M Forwarding Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Hạnh Nguyễn Thị Thu Hiền Nguyễn Thị Hằng Đặng Văn Thanh Lớp: Logistics – K59 Khoa: Vận tải – Kinh tế Giảng viên hướng dẫn: Ths Trần Thị Thảo Hà Nội, tháng 4/2021 TRƯỜNG ĐẠI HỌC GTVT KHOA VẬN TẢI KINH TẾ BỘ MÔN QUY HOẠCH VÀ QUẢN LÝ GTVT Họ tên sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh Nguyễn Thị Thu Hiền Nguyễn Thị Hằng Đặng Văn Thanh Lớp: Logistics – K59 Thời gian thực tập: Từ ngày 26/04/2021 đến ngày 08/05/2021 Đơn vị thực tập: Công ty T&M Forwarding DANH MỤC VIẾT TẮT Từ viết tắt TNHH VND HBL Nghĩa tiếng Anh House Bill of Lading Nghĩa tiếng Việt Trách nhiệm hữu hạn Việt Nam Đồng Vận đơn từ Forwarder MBL Master Bill of Lading Vận đơn từ Lines hãng tàu FBA Fulfillment By Amazon GW Gross Weight Dịch vụ hoàn tất đơn hàng Amazon Tổng trọng lượng hàng hoá XNK Xuất nhập LCL Less than Container Load Hàng lẻ container FCL Full Container Load Hàng nguyên container LC Letter of Credit Tín dụng thư Ops Operations Giao nhận Logs Logistics Cus Customer service CSKH Nhân viên chăm sóc khách hàng Cơ sở khách hàng C/O Certificate of Origin Chứng nhận xuất xứ hàng hóa D/O Delivery Order fee Lệnh giao hàng ETD Estimated Time of Departure Thời gian dự kiến khởi hành ETA Estimated Time of Arrival Thời gian dự kiến đến DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ Bảng biểu/ sơ đồ Tên bảng, sơ đồ Bảng 1.3.3 Các nước 12 vùng tính cước Cơng ty TNHH T&M Forwarding Sơ đồ 1.4a Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH T&M Forwarding Sơ đồ 1.4b Bảng 2.2 Bảng 2.3 Biểu đồ 3.1.1 Bảng 3.1.2a Biểu đồ 3.1.2b Biểu mẫu Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH T&M Forwarding chi nhánh Hà Nội Bảng kê khai tài sản cố định Công ty TNHH T&M Forwarding chi nhánh Hà Nội Cơ cấu tổ chức nhân Công ty TNHH T&M Forwarding chi nhánh Hà Nội Biểu đồ tỷ trọng doanh thu theo dịch vụ Công ty T&M Forwarding qua năm Kết hoạt động kinh doanh Công ty T&M Forwarding giai đoạn 2016 – 2020 Biểu đồ kết hoạt động kinh doanh Công ty T&M Forwarding giai đoạn 2016 – 2020 Mẫu báo giá Công ty TNHH T&M Forwarding MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành chuyên đề báo cáo thực tập này, trước hết nhóm chúng em xin gửi đến quý thầy, cô giáo môn Quy hoạch Quản lý GTVT trường Đại Học Giao Thông Vận Tải lời cảm ơn chân thành Đặc biệt, xin gửi đến cô Trần Thị Thảo người tận tình hướng dẫn, giúp đỡ chúng em hồn thành chuyên đề báo cáo thực tập nghiệp vụ lời cảm ơn sâu sắc Chúng em xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh Đạo, phịng ban cơng ty TNHH T&M Forwarding tạo điều kiện thuận lợi cho nhóm tìm hiểu thực tiễn suốt q trình thực tập cơng ty Cảm ơn chị Chu Thị Kiều Liên – Office Manager công ty TNHH T&M Forwarding chi nhánh Hà Nội, anh chị cơng ty hướng dẫn nhiệt tình, giúp đỡ, cung cấp số liệu, nghiệp vụ thực tế để nhóm hoàn thành tốt chuyên đề thực tập nghiệp vụ Đồng thời, xin cảm ơn nhà trường tạo hội cho chúng em bước đời sống thực tế để áp dụng kiến thức mà thầy cô giáo giảng dạy Qua trình thực tập diễn dù tuần này, chúng em chiêm nghiệm nhiều điều mẻ bổ ích, từ giúp ích cho cơng việc sau thân nói riêng xã hội nói chung Do hạn chế kinh nghiệm kiến thức ảnh hưởng dịch COVID - 19 nên báo cáo khơng tránh khỏi có thiếu xót Vì vậy, nhóm mong nhận đóng góp, bảo thầy giáo để nhóm bổ sung hoàn thiện báo cáo hoàn chỉnh Cuối cùng, kinh chúc Quý thầy, cô dồi sức khỏe thành công nghiệp cao quý Đồng kính chúc cơ, chú, anh, chị cơng ty TNHH T&M Forwarding dồi sức khỏe, đạt nhiều thành công tốt đẹp công việc Chúng em xin chân thành cảm ơn! MỞ ĐẦU Môn học Thực tập sở vật chất kỹ thuật nghiệp vụ - chuyên ngành Logistics thuộc ngành Khai thác vận tải nhằm: - Gắn kết chặt chẽ trình giảng dạy học tập giảng đường với hoạt động thực tiễn để sinh viên vận dụng kiến thức học vào thực tế - Tìm hiểu CSVCKT thực hành số quy trình nghiệp vụ logistics doanh nghiệp - Tạo cho sinh viên hội thâm nhập môi trường sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, tích lũy kinh nghiệm kỹ cần thiết phục vụ công việc sau - Hình thành phát triển kỹ nghiên cứu độc lập kết hợp làm việc theo nhóm, kỹ giao tiếp ứng xử, kỹ giải vấn đề, kỹ báo cáo nơi thực tập quan ban ngành liên quan Nhóm chủ động liên hệ thực tập công ty dịch vụ Logistics, cụ thể: - Tên đơn vị thực tập: Công Ty TNHH T&M Forwarding – chi nhánh Hà Nội - Thời gian thực tập: từ 26/04/2021 đến 08/05/2021 Trong thời gian thực tập, nhóm tìm hiểu tổng quan cơng ty, thực hành quy trình nghiệp vụ logistics, cụ thể nghiệp vụ sales logistics Kết cấu báo cáo thực tập bao gồm: Giấy xác nhận đơn vị thực tập Danh mục từ ngữ viết tắt Mục lục Mở đầu Chương Tổng quan đơn vị thực tập Chương Hiện trạng sở vật chất kỹ thuật, nhân lực đơn vị Chương Kết sản xuất kinh doanh định hướng phát triển đơn vị Chương Quy trình nghiệp vụ sales logistics đơn vị thực tập Kết luận Danh mục tài liệu tham khảo Chương 1: Tổng quan đơn vị thực tập CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 1.1 1.2 Giới thiệu chung công ty TNHH T&M Forwarding Tên công ty: Công ty TNHH T&M Forwarding Tên tiếng anh: T&M Forwarding Địa chỉ: Tầng khu B nhà Toserco, 273 đường Kim Mã, phường Giảng Võ, quận Ba Đình, Hà Nội Mã số thuế: 0300992919-001 Người đại diện pháp luật: Chu Thị Kiều Liên Ngày hoạt động: 02/01/1999 Giấy phép kinh doanh: 0300992919-001 Loại hình doanh nghiệp: Cơng ty TNHH Website: www.tmforwarding.com Điện thoại: (84.24) 35147047 Email: hanoi@tmforwarding.com Lịch sử hình thành phát triển Với thay đổi thị trường từ ngày đầu thành lập (1996) nay, T&M Forwarding doanh nhiệp nhạy bén nắm bắt xu phát triển ngành giới để trở thành doanh nghiệp đầu ngành giao nhận vận chuyển Việt Nam Với bề dày 20 năm kinh nghiệp, công ty khẳng định vị trí thị trường nhà vận chuyển giao nhận chuyên nghiệp, nhận tín nhiệm cao khách hàng T&M Forwarding nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hoá logistics độc lập, hàng đầu Việt Nam Cung cấp dịch vụ 3PLs với phương thức tập trung cao vào khách hàng, văn hố làm việc có chất lượng tiến cơng nghệ Ngồi Trụ sở Thành phố Hồ Chí Minh, T&M Forwarding cịn có chi nhánh tại: Hà Nội, Hải Phịng Đà Nẵng Có khoảng 60 nhân viên tập đoàn số lượng nhân tăng lên để đáp ứng tồn quy mơn dịch vụ mức cao Trụ sở Thành phố Hồ Chí Minh: - Địa chỉ: Tồ nhà Pearl Plaza – Tầng 17 561A Điện Biên Phủ, phường 25, quận - Bình Thạnh, TP Hồ Chí Minh Điện thoại: 84(28) 3899 8696 Email: info@tmforwarding.com Chương 1: Tổng quan đơn vị thực tập Chi nhánh Hà Nội: - Địa chỉ: Lầu 2, Toà nhà Toserco – 273 Kim Mã, phường Giảng Võ, quận Ba - Đình, TP Hà Nội Điện thoại: (84.24) 3514 7047 Email: hanoi@tmforwarding.com Chi nhánh Hải Phòng: - Địa chỉ: Lầu 8, Nhà khách Hải Quân – số Lý Tự Trọng, quận Hồng Bàng, TP - Hải Phòng Điện thoại: (84.225) 3382 1275 Email: haiphong@tmforwarding.com Chi nhánh Đà Nẵng: - Địa chỉ: Phòng 812, KS Mường Thanh Luxury Sông Hàn – số 115 Nguyễn Văn - Linh, quận Hải Châu, TP Đà Nẵng: Điện thoại: (84.236) 3583 686 Email: danang@tmforwarding.com Logo: Slogan: “Transform emerling forward” – Biến đổi tiến lên phía trước Tầm nhìn: Hướng tới mục tiêu nhà cung cấp dịch vụ Logistics tích hợp thơng minh thời đại cơng nghệ 4.0, đẩy mạnh đầu tư vào công nghệ người người để đảm bảo chất lượng dịch vụ tối ưu nhất, đáp ứng nhu cầu vận chuyển khách hàng nhanh chuyên nghiệp Chương 1: Tổng quan đơn vị thực tập Sứ mệnh: Sứ mệnh công ty cung cấp giải pháp hậu cần đáng tin cậy, cạnh tranh toàn cầu với dịch vụ chất lượng cao kiểm sốt chi phí Chức năng: T&M Forwarding ln trọng đến yêu cầu vận chuyển ngành nghề riêng biệt để tạo dịch vụ giá trị gia tăng theo nhu cầu vận chuyển ngân sách khách hàng Công ty đảm trách công việc từ quản lý nhà cung cấp hàng hoá, quản lý hàng hố, dán nhãn, đóng gói, gom hàng, chứng từ, khai báo hải quan… bảo hiểm hàng hố, vận chuyển trọn gói giao hàng tận nơi “Door – to – Door” 1.3  Lĩnh vực hoạt động Vận chuyển đường không Vận chuyển đường biển Chuyển phát nhanh quốc tế Vận chuyển hàng thương mại điện tử Vận chuyển hàng cơng trình, hàng dự án Vận chuyển hàng lẻ Dịch vụ kho bãi Khai thuê hải quan Quản trị Logistics Vận chuyển đường hàng không T&M Forwarding nhà giao nhận vận tải hàng không cấp giấy phép với đội ngũ nhân viên đào tạo có trình độ đạt chuẩn IATA Có hợp đồng với hầu hết hãng hàng khơng lớn khách hàng Việt Nam Airlines Nhờ có khối lượng hàng đặn với số lượng lớn, cam kết lâu dài công ty nên nhận ưu tiên chỗ cho năm bao gồm thời kỳ cao điểm Dịch vụ kết hợp đường biển/ hàng không mạnh T&M cung cấp dịch vụ bổ sung hữu ích để thay cho dịch vụ vận tải hàng không trực tiếp nhằm tiết kiệm chi phí cho khách hàng Thế mạnh vận chuyển hàng hoá chiều đường hàng không: - Vận chuyển hàng Mỹ 10 Chương 1: Tổng quan đơn vị thực tập  Bộ phận chứng từ: Nhân viên chứng từ yêu cầu phải có nghiệp vụ tốt, chịu đựng áp lực thời gian hoàn thành, áp dụng quy định trình xuất nhập hay vận chuyển, cẩn thận lên chứng từ, hợp đồng Quản lý lưu trữ chứng từ công văn, soạn thảo hồ sơ Hải quan, công văn cần thiết giúp cho phận giao nhận hồn thành cơng việc Thường xun theo dõi trình làm hàng, liên lạc tiếp xúc với khách hàng để thông báo thông tin cần thiết cho lơ hàng Theo dõi booking hàng hố, thơng báo tàu đến/ tàu cho khách, chịu trách nhiệm phát hàng vận đơn, lệnh giao hàng… Cụ thể: - Nhận yêu cầu làm chứng từ xuất nhập cho lô hàng từ Sales chuyển - sang Xử lý, làm chúng từ xuất nhập giúp khách hàng thuê Forwarder làm - (C/O, Fumigation, Phytosanitary, Certificates…) Làm vận đơn lô hàng, lên Debit Note từ hệ thống để gửi Sales Nhận pre-alert từ Agent/ Lines hàng nhập, khai manifest, làm “Thông báo hàng đến” gửi khách hàng - Chuẩn bị phát hành hồ sơ D/O, HB/L, LC… - Nhận, kiểm tra xử lý tài liệu liên quan đến xuất nhập hàng hoá - Đảm bảo việc giao nhận chứng từ xếp lưu giữ xác - Cập nhật liệu vào hệ thống thông báo cho khách hàng (thông qua Sales)  Bộ phận khai hải quan: - Kiểm tra giấy tờ xuất nhập khẩu, đảm bảo giấy tờ hợp lệ, pháp luật - Kiểm tra phân luồng hàng hoá, đảm bảo hàng hoá hợp pháp - Thực hoạt động khai báo phần mềm hải quan - Hướng dẫn nhân viên trường làm thủ tục cần thiết để thông quan hàng hoá  Bộ phận giao nhận: Thực tất công việc hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu: từ lên chứng từ đến hoàn tất thủ tục xuất hàng nước nhập hàng kho doanh nghiệp đăng ký làm dịch vụ Bộ phận Ops chủ yếu phối hợp với Sales Logs, cụ thể: - Nhận chứng từ xuất nhập từ Sales/ Logs trực tiếp nộp thuế, thông - quan hàng xuất lấy hàng (hàng nhập) chi cục, ICD, cảng, sân bay… Nhận hồ sơ yêu cầu từ Sales/ Logs làm chứng từ Khai truyền Hải quan hỗ trợ Docs khai cần thiết 18 Chương 1: Tổng quan đơn vị thực tập - Nhận lệnh báo xin xe/ container từ Sales Sắp xếp xe đến đóng hàng, hạ bãi - (hàng xuất) rút hàng, chở kho lịch (hàng nhập) Xử lý đảm bảo việc chuyên chở hàng thuận lợi, xử lý vấn đề phát sinh - q trình vận tải Lấy hố đơn, giao chứng từ cho khách hàng, giám sát đóng container Ops phụ trách công việc giám định khử trùng 19 Chương 2: Hiện trạng sở vật chất kĩ thuật, nhân lực công ty CHƯƠNG 2: HIỆN TRẠNG CƠ SỞ VẬT CHẤT KĨ THUẬT, NHÂN LỰC TẠI CƠNG TY 2.1 Quy mơ vốn Ban đầu vốn điều lệ công ty 10.000.000.000 VND, sau 20 năm hình thành phát triển, cơng ty lớn mạnh nhân lực, tài uy tín thị trường Ngoài vốn điều lệ vốn chủ sở hữu, công ty thực việc huy động vốn từ nguồn khác như: Vay vốn từ ngân hàng nhà nước ngân hàng tư nhân Vốn liên doanh liên kết với số đơn vị kinh doanh khác Vốn vay hợp đồng tín dụng Vốn chiếm dụng nhà cung cấp khách 2.2 Cơ sở vật chất - Công ty TNHH T&M Forwarding – chi nhánh Hà Nội có văn phịng tầng khu B nhà Toserco, 273 đường Kim Mã, phường Giảng Võ, quận Ba Đình, Hà Nội Tại cơng ty trang bị hệ thống thiết bị kỹ thuật phục vụ Cơng ty có phịng: phịng làm việc nhân viên phòng họp Phòng làm việc nhân viên trang bị đầy đủ thiết bị máy tính bàn kết nối mạng, điện thoại bàn (mỗi nhân viên trang bị máy vi tính điện thoại bàn phục vụ cho trình làm việc), máy in, máy scan, máy photocopy, phần mềm làm việc chuyên dụng phục vụ cho nghiệp vụ riêng biệt, phần mềm quản lý, hệ thống thông tin nội bộ, hệ thống bàn ghế, giá kệ tủ gỗ để lưu trữ chứng từ… phục vụ hoạt động làm việc Công ty trang trí nhiều xanh giúp khơng gian làm việc trở nên thoải mái, bớt căng thẳng làm việc Bảng 2.2: Bảng kê khai tài sản cố định công ty T&M Forwarding chi nhánh Hà Nội STT Tài sản cố định Đơn vị Số lượng Bàn làm việc Bộ 20 Điện thoại cố định Chiếc 20 Tủ tài liệu cá nhân Chiếc 20 Tủ tài liệu chung Chiếc 10 Máy in Chiếc 20 Chương 2: Hiện trạng sở vật chất kĩ thuật, nhân lực công ty Máy photocopy Chiếc Máy scan Chiếc Máy fax Chiếc Quạt, điều hóa nhiệt độ Chiếc Nguồn: Công ty TNHH T&M 2.3 Nguồn nhân lực Công ty khoảng 20 nhân viên động nhiều kinh nghiệm, thích ứng nhanh với mơi trường, có trình độ lao động tay nghề cao, có tinh thần trách nhiệm, đáp ứng yêu cầu khách hàng Trình độ nhân viên quan trọng, góp phần vào thành cơng cơng ty, cơng tác đào tạo công ty quan tâm Với định hướng xây dựng đội ngũ nhân viên vững mạnh có trình độ chun mơn nghiệp vụ cao, công ty tăng cường bổ sung buổi tập huấn luyện nghiệp vụ ngắn ngày cho cán công nhân viên thuộc phận nghiệp vụ T&M Forwarding thường cử người chi nhánh phòng ban nơi học lớp khai quan Bảng 2.3: Cơ cấu tổ chức nhân T&M Forwarding - chi nhánh Hà Nội STT Bộ phận Số lượng nhân viên Bộ phận kinh doanh 12 Bộ phận chứng từ, hải quan Bộ phận kế toán Bộ phận giao nhận Nguồn: Công ty T&M Forwarding 21 Chương 3: Kết sản xuất kinh doanh định hướng phát triển đơn vị CHƯƠNG 3: KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN ĐƠN VỊ 1.1 Kết sản xuất kinh doanh T&M Forwarding 1.1.1 Các dịch vụ hàng đầu Biểu đồ tỷ trọng doanh thu theo dịch vụ T&M qua năm (Đơn vị: Tỷ) Qua biểu đồ ta thấy T&M mạnh làm hàng Sea, cụ thể chiếm 50% qua năm, tiếp đến hàng Air (đây dịch vụ chủ chốt hoạt dộng kinh doanh công ty) sau hàng E - Commerce dịch vụ hải quan Cơng ty mạnh làm hàng nhập hàng xuất a Dịch vụ giao nhận hàng hố xuất nhập Đây dịch vụ T&M Forwarding, giao nhận hàng hoá đường biển đường hàng khơng chủ yếu  • • - Quy trình chung dịch vụ giao nhận đường biển Xuất khẩu: Kí kết hợp đồng vận tải Chuẩn bị hàng giao cho người vận tải Làm thủ tục hàng hố thơng quan Giao hàng cho người vận tải Giao hàng xuất cho cảng Cảng giao hàng xuất cho tàu Lập chứng từ để toán Nhập khẩu: Kí kết hợp đồng ngoại thương Xin giấy phép nhận (Nếu hàng hoá thuộc diện này) Chuyển tiền đặt cọc, tiền hàng (Theo thoả thuận hợp đồng) Làm thủ học hải quan nhập (Thông quan tờ khai hải quan, nộp thuế, kí  • • - giám sát) Vận chuyển hàng kho người nhập Quy trình chung dịch vụ giao nhận đường hàng khơng Xuất khẩu: Kí Booking Note với người giao nhận hàng không Khai báo hải quan thông quan hàng hoá xuất Giao hàng cho người giao nhận Giao hàng đến kho đại lý cảng hàng không Giao hàng lên máy bay phát hành Bill Thông báo cho người nhận Lập chứng từ toán khoản phí cần thiết Nhập khẩu: Khai thác hàng từ máy bay vào kho hàng sân bay Gửi thông báo hàng đến cho người nhận hàng 22 Chương 3: Kết sản xuất kinh doanh định hướng phát triển đơn vị b Chuẩn bị hồ sơ nhận hàng nhập Làm thủ tục hải quan nhận hàng sân bay Giao hàng kho người nhập Lập hồ sơ toán Dịch vụ Cross border E – Commerce T&M Forwarding chuyên dịch vụ Amazon: Dropship FBA Tuỳ thuộc vào chiến lược kinh doanh mặt hàng chọn hình thức tối ưu Cơng ty có 25 năm kinh nghiệm làm hàng chuyên Sea/ Air với lượng hàng lớn, tận dụng lợi hãng tàu, đối tác vận chuyển Amazon lợi làm hàng theo kinh nghiệm nên T&M chuyên hình thức FBA 1.1.2 Kết hoạt động kinh doanh 3.1.2a Bảng kết hoạt động kinh doanh công ty giai đoạn 2016 2020 Năm 2016 2017 2018 2019 2020 Doanh thu (đơn vị: tỷ VNĐ) 125.345 109.636 118.682 172.712 178.421 Chi phí (đơn vị: tỷ VNĐ) 114.002 95.321 103.256 143.928 157.899 Lợi nhuận sau thuế (đơn vị: tỷ VNĐ) 11.343 14.315 15.424 28.784 20.522 Nguồn: Công ty TNHH T&M 3.1.2b Biểu đồ kết hoạt động kinh doanh công ty giai đoạn 2016 - 2020 Qua bảng số liệu thấy doanh thu hoạt động cơng ty không ngừng tăng trưởng qua năm, đà phát triển ổn định Cụ thể: - Giai đoạn 2016 – 2017: Lợi nhuận tăng doanh thu giảm đội ngũ nhân viên cải thiện chuyên nghiệp hơn, nhiên số lượng công việc - lại không nhiều khiến cho doanh thu giảm Giai đoạn 2017 – 2019: Doanh thu lợi nhuận tăng trưởng mạnh mẽ nhờ tin tưởng khách hàng với T&M Forwarding ngày cao uy tín tính hiệu mà T&M đem lại Đặc biệt vào năm 2019, doanh thu lợi nhuận tăng trưởng mạnh năm gần cơng ty thực thành công lô hàng vận chuyển cơng trình, dự án với số lượng lớn giá trị cao; khơng T&M cịn mạnh hàng Sea/ Air với phát 23 Chương 3: Kết sản xuất kinh doanh định hướng phát triển đơn vị triển dịch vụ E – Commerce góp phần khơng nhỏ đem lại kết hoạt - động kinh doanh cao cho công ty Giai đoạn 2019 – 2020: Cuối năm 2019 tình hình dịch bên COVID – 19 bùng phát có diễn biến phức tạp công ty đạt doanh thu, lợi nhuận chi phí khơng bị sụt giảm q nhiều Đó nỗ lực T&M, thay khoảng – năm tiến tới việc áp dụng chuyển đổi số dịch bệnh bùng phát nên cơng ty có bước chuyển phù hợp để thích nghi với biến động chung toàn giới, việc sử dụng chuyển đổi số kịp thời khắc phục khó khăn chí thuận tiện phần công việc 1.2 Định hướng phát triển công ty Để công ty tiếp tục phát triển cách ổn định, toàn diện trở thành doanh nghiệp giao nhận vận tải hàng đầu Việt Nam, tiến tới vươn xa trường quốc tế T&M Forwarding khơng nằm ngồi xu có, cụ thể: - Logistics tích hợp thơng minh thời đại công nghệ 4.0: Sử dụng chuyển đổi số, công nghệ vào hoạt động Logistics - Phát triển Thương mại điện tử: handle hàng Amazon, Alibaba… Green Logistics… Cross border E-commerce Mang hàng hóa Việt Nam quốc tế Phấn đấu trở thành doanh nghiệp 5PL Việt Nam Mặt khác, bảo toàn phát triển mục tiêu kinh doanh, hoàn thành nhiệm vụ kinh doanh đề ra: - Phát huy kết quả, thành tích đạt được, tranh thủ lợi thế, lường - trước khó khăn, lập phương án kinh doanh, nghiên cứu thị trường Ổn định phát triển mảng kinh doanh vận tải nội địa, vận tải quốc tế, kho - bãi, chứng từ… Từng bước củng cố phát triển lòng tin, xứng đáng bạn hàng tin cậy - khách hàng ngành Nâng cao chất lượng dịch vụ cung ứng cho khách hàng, phát triển đa dạng hóa loại hình dịch vụ giao nhận, đa dạng hóa, dần hướng tới phát triển tồn - diện Tìm kiếm giá trị gia tăng cho khách hàng 24 Chương 3: Kết sản xuất kinh doanh định hướng phát triển đơn vị - Ngoài mục tiêu mở rộng thị trường quốc tế, công ty trọng tới thị trường nước vốn tiềm ngày phát triển Khi nắm bắt định hướng phát triển, T&M Forwarding cần chuẩn bị nguồn nhân lực cho tương lai từ để đào tạo kiến thức lĩnh vực xu tương lai, có đủ thiên thời – địa lợi – nhân hồ cơng ty ln sẵn sàng thay đổi thích ứng linh hoạt 25 Chương 4: Quy trình nghiệp vụ Logistics CHƯƠNG 4: QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ LOGISTICS Trong tuần thực tập Công ty T&M Forwarding, nhóm hướng dẫn nghiệp vụ bán hàng (Sales Logistics) Quy trình nghiệp vụ Sales Logistics Công ty T&M sau: Xác định lợi cạnh tranh T&M Forwarding biết đến công ty tiên phong dẫn đầu việc gom vận chuyển hàng lẻ (LCL), hàng container, hàng dự án tuyến quốc tế Cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng lẻ trực tiếp từ Việt Nam nước Châu Á, Bắc Mỹ Tây Âu Xác định khách hàng mục tiêu Đối tượng Sales Logistics công ty xuất nhập khẩu, cụ thể: - Sales LCL – Sales hàng lẻ: Các công ty XNK thuộc TNHH thành viên,các - cá nhân có hàng gửi đi, nhập từ nước Sales FCL – Sales hàng nguyên container: Chủ yếu công ty XNK, cá nhân, tổ chức - Sales Overseas: Những công ty , cá nhân, đơn vị nước ngồi, agent… Tìm kiếm khách hàng - Tìm theo khách hàng tiềm năng: Để khai thác điểm mạnh hay lợi cạnh tranh, nhân viên kinh doanh tìm kiếm vào khách hàng có hàng lẻ (LCL), hàng dự án, hàng container tuyến quốc tế nước Châu Á, Bắc Mỹ - Tây Âu Tìm kiếm theo mặt hàng, theo mùa: T&M Forwarding có hợp đồng với hầu hết hãng hàng không lớn khách hàng Việt Nam Airlines Nhờ có khối lượng hàng đặn với số lượng lớn, cam kết lâu dài công ty nên nhận ưu tiên khách hàng theo mùa hàng, ưu tiên chỗ cho năm bao gồm thời kỳ cao điểm Tiếp cận khách hàng - Liên hệ trang mạng xã hội: Giới thiệu dịch vụ qua mạng xã hội Facebook, Zalo… Các nhóm riêng sàn thương mại điện tử nguồn khách hàng lớn cho T&M Nhân viên Sales bình luận vào đăng nhóm riêng để giới thiệu dịch vụ công ty cách rộng rãi, 26 Chương 4: Quy trình nghiệp vụ Logistics tiếp nhân viên Sales có nhiệm vụ nhắn tin với người có tiềm để hỗ trợ - họ hướng đến việc sử dụng dịch vụ công ty Telesales (Giới thiệu dịch vụ qua điện thoại): Hầu hết khách hàng từ chối, có vài người số họ đồng ý cung cấp thông tin lô hàng yêu cầu Sales gửi báo giá Khi Telesales cố gắng xin thông tin email khách hàng để sau gửi email marketing, chí xin zalo tốt cho tiện liên lạc với khách hàng (vì khơng phải lúc gọi điện cho - khách được) Email marketing (Chào dịch vụ qua Email): Thực liên tục, update giá - tuyến thường xuyên Gặp khách hàng trực tiếp (Đối với khách hàng tiếm năng): Việc gặp gỡ khách hàng có nhu cầu điều cần thiết để hướng dẫn họ tin tưởng sử dụng dịch vụ Xác định thơng tin khách hàng Sau tiếp cận với khách hàng mục tiêu, Saleman khéo léo trị chuyện khai thác thơng tin, nhiều tốt Một số thông tin quan trọng cần khai thác: - Loại hàng? Tính chất hàng hố? Lượng hàng? - Nếu hàng FCL cần hỏi: điều kiện Incoterm, hàng nhập hay xuất, chi tiết lô hàng, cảng đi-cảng đến, sử dụng cont (20’ hay 40’), khối lượng hàng đóng cont ? - Nếu hàng LCL cần hỏi: điều kiện Incoterm, hàng nhập hay xuất, chi tiết lô hàng, cảng đi-cảng đến, số khối ( CBM), kích thước, khối lượng - ETD? Các yêu cầu đại lý handle hàng cảng xuất? Một số yêu cầu thủ tục giấy tờ trình xuất nhập hàng (khách hàng có lựa chọn làm dịch vụ hải quan hay không) Làm việc với Agent, hãng tàu xin giá từ phận XNK lấy giá đầu vào Tùy thuộc vào loại hàng, vào phương thức vận chuyển đường biển hay đường hàng không, tùy tuyến vận chuyển Saleman liên hệ với nhà vận chuyển phù hợp để xin giá vận chuyển cho lơ hàng 27 Chương 4: Quy trình nghiệp vụ Logistics Nhân viên Sales cung cấp tất thơng tin có cho đại lý nước để yêu cầu cung cấp giá hãng tàu, trình nhanh tốt, điều kiện khách hàng cần hàng gấp Luôn phải chủ động liên hệ để có giá nhanh gửi tới khách hàng Lên báo giá (Quotation) gửi khách hàng Sau nhận giá từ phận XNK, Sales lên báo giá gửi khách hàng Việc báo giá gửi qua email gửi file báo giá cho khách, thường gửi Quotation file báo giá trình bày gọn gàng, chi tiết để có sức thuyết phục Cụ thể: - Thông tin liên lạc cần thiết - Thời gian vận chuyển hàng: Đối với chuyến khác có thời gian vận chuyển khác Tùy vào hãng tàu có chênh lệch thời gian, - nhiên chênh lệch không đáng kể Giá vận chuyển lô hàng từ điểm xuất phát đến điểm đến: Tùy thuộc vào lượng lợi nhuận công ty tùy vào kiểu khách hàng, mà cơng ty báo chênh - lệch với công ty nhận từ hãng tàu Địa điểm trung chuyển: Hàng vận chuyển đến nơi xa Châu Mỹ, Châu Phi,… phải có nơi trung chuyển đường, lô hàng LCL container lúc đến cảng đích Nhiều khi, chúng vận chuyển chung container chặng đường đó, sau lại dỡ xếp vào container khác (reload) trước tiếp Điều gây thời gian tổn hại đến hàng hóa, khách hàng cần phải biết điều để chuẩn bị bảo quản hàng hóa tốt hơn, đặc - biệt hàng tươi sống hàng dễ vỡ Lịch tàu: Hàng hóa vận chuyển theo lịch cố định hãng tàu sân - bay Tùy thuộc vào lịch mà hãng tàu hãng hàng khơng đưa Phụ phí liên quan: Phụ phí biến động giá nhiên liệu, Phụ phí biến động tỷ giá - ngoại tệ, Phụ phí mùa cao điểm, Phụ phí xếp dỡ cảng,… Một số lưu ý đặc biệt Sau có tất loại chi phí cần thiết tiến hành báo giá theo nhu cầu khách hàng Nếu khách hàng quen thuộc, qua nhiều đợt làm ăn gọi điện báo giá 28 Chương 4: Quy trình nghiệp vụ Logistics Nếu khách hàng mới, muốn thông báo thông tin đầy đủ đến khách hàng gửi mail báo giá đến khách hàng Sau gửi Email báo giá cho khách hàng cần gọi thơng báo cho phía khách hàng kiểm tra lại Mẫu báo giá công ty T&M Forwarding Đàm phán sau báo giá - Trường hợp 1: Khách chưa check đợi khách gửi phản hồi lại - Trường hợp 2: Khách hàng đồng ý với mức giá uỷ quyền cho bên làm đại lý vận chuyển Khi giá thoả thuận xong, xin khách chi tiết lô hàng 29 Chương 4: Quy trình nghiệp vụ Logistics (mơ tả hàng hố, HS code, GW, số container, kích thước container) để check - lịch tàu, check chỗ lấy booking cho khách Trường hợp 3: Khách hàng phản hồi giá chưa muốn hợp tác, Saleman chủ động hẹn khách hàng thương lượng với hãng tàu agent để bảo lại giá tốt Đặc biệt yêu cầu khách hàng đưa giá yêu cầu (Giá khách hàng có - thể làm), hỏi khách hàng chạy line để kiểm tra, từ đưa báo giá hợp lí Trường hợp 4: Khách hàng khơng phản hồi Trường hợp cần gọi điện lại hỏi khách sau xử lý trường hợp Bill tiến độ hàng hoá - Sau khách hàng xác nhận giá qua email, thông báo việc xác nhận tới - phận XNK phận liên quan để lên kế hoạch thực lô hàng Khi hàng sẵn sàng, lấy thông tin lịch vận chuyển từ phận XNK: ETD, ETA, thời gian vận chuyển… Đồng thời yêu cầu gửi vận đơn nháp (Draft Bill) để - kiểm tra Gửi lịch hàng cho khách hàng, đồng thời gửi Draft Bill cho khách hàng để check thông tin bill, khách yêu cầu sửa lại thông tin báo cho phận XNK để sửa lại, khách hàng confirm thơng báo cho bên XNK phát - hành vận đơn thức Kết hợp với phận khách để làm tờ khai hải quan, giấy phép vận chuyển nội địa (nếu yêu cầu dịch vụ) 10 Kế toán chứng từ sau giao hàng Bộ phận Sales có trách nhiệm liên hệ với bên liên quan để tập hợp hố đơn chứng từ liên quan tới lơ hàng: Hố đơn, tờ khai hải quan, chứng từ khác liên quan… làm giấy đề nghị toán giao cho phận kết tốn Sales có trách nhiệm nhận biên bàn giao chứng từ để bàn giao cho khách hàng phối hợp với kế tốn thu hồi cơng nợ công ty 30 KẾT LUẬN Với thời gian thực tập vỏn vẹn tuần, nhóm gia nhập vào ngành Logistics cương vị nhân viên Sales công ty TNHH T&M Forwarding Đây hội để chúng em tiếp cận hiểu rõ ngành học mà theo đuổi, mắt bắt quy trình nghiệp vụ Sales Logistics Ngồi ra, thời gian hội lớn để nhóm học hỏi, trau dồi kĩ mềm kĩ Telesales, kĩ giao tiếp, kĩ gửi mail marketing tới khách hàng, kĩ báo giá… khơng có học sách vở, mà cịn cần phải luỵện tập thực tế nắm bắt rõ vấn đề Mặc dù nhóm cố gắng, thời gian khơng có nhiều bùng phát dịch COVID -19 kiến thức chuyên ngành giới hạn nên q trình làm báo cáo khơng tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, chúng em mong nhận nhận xét thầy/cô giáo để báo cáo hồn thiện Một lần nữa, nhóm em xin chân thành cảm ơn nhà trường thầy/cô môn Quy hoạch Quản lý GTVT tạo điều kiện, cảm ơn hỗ trợ nhiệt tình từ anh/chị phía cơng ty T&M Forwarding đặc biệt Ths.Trần Thị Thảo hướng dẫn nhóm hoàn thành báo cáo thực tập Chúng em xin chân thành cảm ơn! 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân (2010), Logistics vấn đề bản, NXB Lao động Website Công ty T&M Forwarding: www.tmforwarding.com Số liệu cung cấp từ anh/chị nhân viên phịng Kế tốn cơng ty T&M Forwarding 32