Trong 2 tuần thực tập tại Cơng ty T&M Forwarding, nhóm đã được hướng dẫn nghiệp vụ bán hàng (Sales Logistics)
Quy trình nghiệp vụ Sales Logistics tại Cơng ty T&M như sau:
1. Xác định lợi thế cạnh tranh
T&M Forwarding được biết đến như là một trong những công ty tiên phong và dẫn đầu trong việc gom và vận chuyển hàng lẻ (LCL), hàng container, hàng dự án đi các tuyến quốc tế. Cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng lẻ trực tiếp từ Việt Nam đi các nước Châu Á, Bắc Mỹ và Tây Âu.
2. Xác định khách hàng mục tiêu
Đối tượng của Sales Logistics là các công ty xuất nhập khẩu, cụ thể:
- Sales LCL – Sales hàng lẻ: Các công ty XNK thuộc TNHH một thành viên,các cá nhân có hàng gửi đi, nhập về từ nước ngoài
- Sales FCL – Sales hàng nguyên container: Chủ yếu là các công ty XNK, các cá nhân, tổ chức
- Sales Overseas: Những công ty , cá nhân, các đơn vị nước ngồi, agent… 3. Tìm kiếm khách hàng
- Tìm theo khách hàng tiềm năng: Để khai thác điểm mạnh hay lợi thế cạnh tranh, nhân viên kinh doanh sẽ tìm kiếm vào các khách hàng có hàng lẻ (LCL), hàng dự án, hàng container đi các tuyến quốc tế các nước như Châu Á, Bắc Mỹ và Tây Âu.
- Tìm kiếm theo mặt hàng, theo mùa: T&M Forwarding có hợp đồng với hầu hết các hãng hàng khơng lớn và là một trong những khách hàng chính của Việt Nam Airlines. Nhờ có khối lượng hàng đều đặn với số lượng lớn, cũng như cam kết lâu dài của công ty nên nhận được ưu tiên về khách hàng theo mùa hàng, ưu tiên chỗ cho cả năm bao gồm cả thời kỳ cao điểm.
4. Tiếp cận khách hàng
- Liên hệ trên các trang mạng xã hội: Giới thiệu dịch vụ qua mạng xã hội như Facebook, Zalo… Các nhóm riêng và các sàn thương mại điện tử là những nguồn khách hàng lớn cho T&M. Nhân viên Sales sẽ bình luận vào các bài đăng trên các nhóm riêng này để giới thiệu về dịch vụ của công ty một cách rộng rãi,
tiếp đó nhân viên Sales có nhiệm vụ nhắn tin với người có tiềm năng để hỗ trợ họ hướng đến việc sử dụng dịch vụ của công ty.
- Telesales (Giới thiệu dịch vụ qua điện thoại): Hầu hết khách hàng đều từ chối, chỉ có một vài người trong số họ đồng ý cung cấp các thông tin về lô hàng và yêu cầu Sales gửi báo giá. Khi Telesales cố gắng xin được thông tin email của khách hàng để sau này gửi email marketing, thậm chí có thể xin được zalo là tốt nhất cho tiện liên lạc với khách hàng (vì khơng phải lúc nào cũng gọi điện cho khách được).
- Email marketing (Chào dịch vụ qua Email): Thực hiện liên tục, update giá các tuyến thường xuyên.
- Gặp khách hàng trực tiếp (Đối với những khách hàng tiếm năng): Việc gặp gỡ khách hàng có nhu cầu là điều cần thiết để hướng dẫn họ có thể tin tưởng và sử dụng dịch vụ của mình.
5. Xác định thơng tin khách hàng
Sau khi đã tiếp cận được với khách hàng mục tiêu, Saleman khéo léo trị chuyện và khai thác thơng tin, càng nhiều càng tốt. Một số thông tin quan trọng cần khai thác:
- Loại hàng? Tính chất hàng hố? - Lượng hàng?
- Nếu là hàng FCL thì cần hỏi: điều kiện Incoterm, hàng nhập hay xuất, chi tiết lô hàng, cảng đi-cảng đến, sử dụng cont bao nhiêu (20’ hay 40’), khối lượng hàng đóng cont là bao nhiêu ?
- Nếu là hàng LCL thì cần hỏi: điều kiện Incoterm, hàng nhập hay xuất, chi tiết lô hàng, cảng đi-cảng đến, số khối ( bao nhiêu CBM), kích thước, khối lượng.
- ETD?
- Các yêu cầu về đại lý handle hàng tại cảng xuất?
- Một số yêu cầu thủ tục và giấy tờ trong quá trình xuất nhập hàng (khách hàng có lựa chọn làm dịch vụ hải quan hay không).
6. Làm việc với Agent, hãng tàu hoặc xin giá từ bộ phận XNK lấy giá đầu vào
Tùy thuộc vào từng loại hàng, từng vào phương thức vận chuyển đường biển hay đường hàng khơng, tùy tuyến vận chuyển thì Saleman sẽ liên hệ với nhà vận chuyển phù hợp để xin giá vận chuyển cho lô hàng.
Nhân viên Sales cung cấp tất cả thơng tin có được cho đại lý nước ngồi để yêu cầu cung cấp giá hoặc hãng tàu, quá trình này càng nhanh càng tốt, nhất là trong điều kiện khách hàng đang cần hàng gấp. Luôn phải chủ động liên hệ để có giá nhanh nhất gửi tới khách hàng.
7. Lên báo giá (Quotation) gửi khách hàng
Sau khi nhận được giá từ bộ phận XNK, Sales sẽ lên báo giá gửi khách hàng. Việc báo giá có thể gửi qua email hoặc gửi file báo giá cho khách, thường thì sẽ gửi Quotation bằng file báo giá được trình bày gọn gàng, chi tiết để có sức thuyết phục hơn. Cụ thể:
- Thông tin liên lạc cần thiết.
- Thời gian vận chuyển hàng: Đối với những chuyến khác nhau sẽ có thời gian vận chuyển khác nhau. Tùy vào hãng tàu sẽ có sự chênh lệch thời gian, tuy nhiên chênh lệch khơng đáng kể.
- Giá vận chuyển lô hàng từ điểm xuất phát đến điểm đến: Tùy thuộc vào lượng lợi nhuận của công ty và tùy vào kiểu khách hàng, mà cơng ty có thể báo chênh lệch với giá mà cơng ty nhận được từ hãng tàu.
- Địa điểm trung chuyển: Hàng vận chuyển đến những nơi xa như Châu Mỹ, Châu Phi,… sẽ phải có nơi trung chuyển giữa đường, hoặc đối với những lô hàng LCL trong cùng container không phải lúc nào cũng đi đến cùng một cảng đích. Nhiều khi, chúng chỉ được vận chuyển chung container trên một chặng đường nào đó, sau đó lại được dỡ ra và sắp xếp vào những container khác (reload) trước khi đi tiếp. Điều này gây mất thời gian và tổn hại đến hàng hóa, khách hàng cần phải biết điều này để chuẩn bị bảo quản hàng hóa tốt hơn, đặc biệt đối với hàng tươi sống và hàng dễ vỡ.
- Lịch tàu: Hàng hóa sẽ được vận chuyển theo lịch cố định của hãng tàu hoặc sân bay. Tùy thuộc vào lịch mà hãng tàu và hãng hàng khơng đưa ra.
- Phụ phí liên quan: Phụ phí biến động giá nhiên liệu, Phụ phí biến động tỷ giá ngoại tệ, Phụ phí mùa cao điểm, Phụ phí xếp dỡ tại cảng,…
- Một số lưu ý đặc biệt.
Sau khi có tất cả các loại chi phí cần thiết tiến hành báo giá theo nhu cầu của khách hàng. Nếu là khách hàng quen thuộc, đã qua nhiều đợt làm ăn có thể gọi điện báo giá.
Nếu là khách hàng mới, hoặc muốn thông báo thơng tin đầy đủ đến khách hàng có thể gửi mail báo giá đến khách hàng.
Sau khi gửi Email báo giá cho khách hàng cần gọi thơng báo cho phía khách hàng kiểm tra lại.
2. Mẫu báo giá công ty T&M Forwarding
8. Đàm phán sau báo giá
- Trường hợp 1: Khách chưa check được thì đợi khách rồi sẽ gửi phản hồi lại. - Trường hợp 2: Khách hàng đồng ý với mức giá trên và uỷ quyền cho bên mình
(mơ tả hàng hố, HS code, GW, số container, kích thước container) để check lịch tàu, check chỗ và lấy booking cho khách.
- Trường hợp 3: Khách hàng phản hồi giá và chưa muốn hợp tác, Saleman chủ động hẹn khách hàng sẽ thương lượng với hãng tàu hoặc agent để bảo lại giá tốt hơn. Đặc biệt có thể yêu cầu khách hàng đưa ra giá yêu cầu (Giá khách hàng có thể làm), hỏi khách hàng chạy line nào để kiểm tra, từ đó đưa ra báo giá hợp lí. - Trường hợp 4: Khách hàng không phản hồi. Trường hợp này cần gọi điện lại
hỏi khách và sau đó xử lý như trường hợp 3. 9. Bill và tiến độ hàng hoá
- Sau khi khách hàng xác nhận giá qua email, thông báo việc xác nhận tới bộ phận XNK và các bộ phận liên quan để lên kế hoạch thực hiện lô hàng.
- Khi hàng sẵn sàng, lấy thông tin lịch vận chuyển từ bộ phận XNK: ETD, ETA, thời gian vận chuyển… Đồng thời yêu cầu gửi vận đơn nháp (Draft Bill) để kiểm tra.
- Gửi lịch hàng về cho khách hàng, đồng thời gửi Draft Bill cho khách hàng để check thông tin trên bill, nếu khách yêu cầu sửa lại thơng tin thì báo cho bộ phận XNK để sửa lại, nếu khách hàng confirm thì thơng báo cho bên XNK phát hành vận đơn chính thức.
- Kết hợp với các bộ phận khách để làm tờ khai hải quan, giấy phép và vận chuyển nội địa (nếu được yêu cầu dịch vụ).
10. Kế toán và chứng từ sau khi giao hàng
Bộ phận Sales có trách nhiệm liên hệ với các bên liên quan để tập hợp các hoá đơn chứng từ liên quan tới lơ hàng: Hố đơn, tờ khai hải quan, chứng từ khác liên quan… và làm giấy đề nghị thanh tốn giao cho bộ phận kết tốn.
Sales có trách nhiệm nhận biên bản bàn giao chứng từ để bàn giao cho khách hàng và phối hợp với kế tốn thu hồi cơng nợ của cơng ty.
Logistics trên cương vị là một nhân viên Sales tại công ty TNHH T&M Forwarding. Đây là cơ hội để chúng em được tiếp cận và hiểu rõ hơn về ngành học mà mình đang theo đuổi, mắt bắt được quy trình nghiệp vụ Sales Logistics.
Ngoài ra, thời gian này cũng là cơ hội rất lớn để nhóm được học hỏi, trau dồi những kĩ năng mềm như kĩ năng Telesales, kĩ năng giao tiếp, kĩ năng gửi mail marketing tới khách hàng, kĩ năng báo giá… khơng chỉ có học trên sách vở, mà cịn cần phải luỵện tập trên thực tế thì mới có thể nắm bắt rõ hơn về vấn đề.
Mặc dù nhóm đã rất cố gắng, nhưng do thời gian khơng có nhiều cũng như sự bùng phát của dịch COVID -19 và kiến thức chun ngành cịn giới hạn nên trong q trình làm báo cáo khơng tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, chúng em rất mong nhận được sự nhận xét của các thầy/cô giáo để bài báo cáo được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa, nhóm em xin chân thành cảm ơn nhà trường cùng các thầy/cô bộ môn Quy hoạch và Quản lý GTVT đã tạo điều kiện, cũng như cảm ơn sự hỗ trợ nhiệt tình từ các anh/chị phía cơng ty T&M Forwarding và đặc biệt là cô Ths.Trần Thị Thảo đã hướng dẫn nhóm hồn thành bài báo cáo thực tập này.
động
2. Website Công ty T&M Forwarding: www.tmforwarding.com
3. Số liệu được cung cấp từ các anh/chị nhân viên phịng Kế tốn tại công ty T&M Forwarding