ĐỀ TÀI KỸ THUẬT ĐÁNH MÁY VÀ đào TẠO NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG ĐÁNH MÁY TẠI CÁC DOANH NGHIỆP TRÊN địa BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

1 TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG THƯƠNG TP.HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH TIỂU LUẬN MƠN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG ĐỀ TÀI: KỸ THUẬT ĐÁNH MÁY VÀ ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG ĐÁNH MÁY TẠI CÁC DOANH NGHIỆP TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH Chuyên ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH TỔNG HỢP Giảng viên hướng dẫn: Vũ Nhật Tân Sinh viên thực hiện: Trần Đỗ Thanh Trúc MSSV: 2120120204 TP Hồ Chí Minh, 2022 1 PHIỀU NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN ST T Thang điểm (10) Nội dung Cơ sở lý thuyết GV1 GV2 4.0 - Ý thức nghiên cứu & chấp hành - Kết cấu, hình thức nội dung đề tài - Mục tiêu, phạm vi đề tài rõ rãng, phương án, nội dung gắn với tên đề tài Phân tích thực trạng 3.0 Mơ tả đầy đủ tình hình thực tế đơn vị, làm rõ khác biệt lý thuyết thực tế Góp ý/ giải pháp, học kinh nghiệm 3.0 Phân tích, nhận xét đề xuất giải pháp, rút học kinh nghiệm có tính thuyết phục Cộng 10 Họ tên sinh viên: Trần Đỗ Thanh Trúc MSSV: 2120120204 Lớp: CCQ2012F Khoa: QTKD tổng hợp F Tên đề tài: Kỹ thuật đánh máy đào tạo nhân viên văn phòng đánh máy doanh nghiệp địa bàn thành phố Hồ Chí Minh Điểm đánh giá thực tiểu luận /10 Bằng chữ:…………………… Ngày tháng năm 2022 Giảng viên chấm Giảng viên chấm (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) 2 CNTT Công nghệ thông tin … DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT, CHỮ VIẾT TẮT 3 MỤC LỤC Mở đầu .4 Chương 1: Cơ sở lý luận vai trò tin học 1.1 Ứng dụng tin học lĩnh vực nghề nghiệp CNTT .5 1.1.1 Sự phát triển tin học, lĩnh vực giải trí trở nên tiện ích 1.1.2 Ứng dụng tin học vào học tập, mở mang trí thức 1.1.3 Ứng dụng tin học vào học tập, nghiên cứu ngành y .5 1.1.4 Ứng dụng vào hội tìm kiếm việc làm tuyển dụng nhân tài 1.1.5 Ứng dụng hojv tập việc quản lý, cơng tác hành 1.1.6 Ứng dụng hổ trợ hoạt động quốc phòng-an ninh 1.1.7 Ứng dụng vào lĩnh vực ngân hàng 1.1.8 Ứng dụng tin học vào văn hóa 1.1.9 Ứng dụng vào lĩnh vực tài nguyên – môi trường 1.2 Vai trò tin học phát triển kinh tế, xã hội 1.2.1 Khía cạnh kinh tế 1.2.2 Khía cạnh văn hóa 1.3 Vai trò tin học máy tính xã hội .8 1.4 Vai trị máy tính đời sống người 1.5 Những ảnh hưởng máy tính gtrong đời sống người 1.5.1 Ảnh hưởng tích cực 1.5.2 Ảnh hưởng tiêu cực 10 1.6 Bảo vệ sức khỏe làm việc với máy tính cơng sở, trường .10 Chương 2: Kỹ thuật đánh máy đào tạo nhân viên văn phòng đánh máy doanh nghiệp địa bàn thành phố Hồ Chí Minh 11 2.1 Kỹ thuật đánh máy .11 2.1.1 Tìm bàn phím mà bạn thấy thoải mái 11 2.1.2 Làm quen với bàn phím 12 2.1.3 Đặt ngón tay vị trí 12 2.1.4 Sử dụng ngón tay để gõ phím khác 12 2.1.5 Thực hành thường xuyên 13 2.1.6 Dành thời gian nghĩ giải lao 13 2.2 Cải thiện tốc độ 14 2.2.1 Nhìn lên hình 14 2.2.2 Làm kiểm tra trực tuyến 14 2.2.3 Sử dụng phần mềm trò chơi đánh máy touch typing .14 2.2.4 Tìm lớp học đánh máy 15 2.3 Cải thiện tư vị trí 15 2.3.1 Đảm bảo phải có chỗ tựa lưng 15 2.3.2 Thả lỏng cổ vai 15 2.3.3 Giữ khuỷu tay sát hai bên sườn 16 2.3.4 Đặt hai bàn chân sát mặt sàn 16 2.3.5 Giữ cổ tay lòng bàn tay cách xa bàn làm việc 16 2.3.6 Đảm bảo đặt bàn phím độ cao thích hợp 16 2.4 Các kỹ tin học văn phòng 17 2.4.1 Kỹ tin học văn phòng – Word 17 2.4.2 Kỹ tin học văn phòng – Excel .17 2.4.3 Kỹ tin học văn phòng – Powerpoint 18 2.5 Kỹ đánh máy 18 Chương 3: Kết luận .19 4 MỞ ĐẦU - Lý chọn đề tài: Tin học văn phòng lĩnh vực, kỹ quen thuộc mà người cần có thành thạo sống 4.0 Tin học văn phòng bao gồm kỹ như: + Khả đánh máy, soạn thảo văn bản, nhập liệu, giải nén file, + Sử dụng thành thạo tính năng, hệ điều hành window, ứng dụng tin học văn phòng Excel, Word, Powerpoint, + Sử dụng Internet để tìm kiếm thơng tin, nghe nhạc, xem phim, làm việc, Soạn thảo văn đánh máy công việc thường xuyên dân văn phịng khơng? Chà, khơng vắng bóng người văn phòng, với người thường xuyên sử dụng máy tính để làm tập, chat, facebook Nói chung mong ước lớn tất người sử dụng máy tính gõ bàn phím nhanh chóng mà khơng cần nhìn văn Điều giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian giúp bạn làm việc hiệu chuyên nghiệp Đánh máy mà khơng nhìn bàn phím quan trọng, gõ văn mà ln phải nhìn vào bàn phím, thường mắc lỗi tả, điều ảnh hưởng lớn đến hiệu công việc gây nhiều vấn đề nghiêm trọng mệt mỏi, căng thẳng Chính việc đánh máy thành thạo 10 ngón tay điều cần thiết người thường xuyên sử dụng máy tính, đặc biệt dân văn phịng - Phạm vi đề tài: Giới hạn số doanh nghiệp doanh nghiệp địa bàn thành phố Hồ Chí Minh - Phương pháp nghiên cứu: + Phương pháp tổng hợp + Nghiên cứu tài liệu + Thu thập thống kê số liệu - Kết cấu: gồm chương: CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VAI TRÒ CỦA TIN HỌC CHƯƠNG 2: KỸ THUẬT ĐÁNH MÁY VÀ ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG ĐÁNH MÁY TẠI CÁC DOANH NGHIỆP TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 5 CHƯƠNG 3: KẾT LUẬN CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VAI TRÒ CỦA TIN HỌC Ứng dụng tin học lĩnh vực nghề nghiệp CNTT 1.1.1 Sự phát triển tin học, lĩnh vực giải trí trở nên tiện ích 1.1 Hàng ngày xem video, chơi trò chơi điện tử hay sử dụng ứng dụng điện thoại, máy tính xách tay… nhờ tác dụng hữu ích tin học Nhờ có phần mềm thơng minh mà xem phim, nghe nhạc, xem chương trình giải trí giúp giảm bớt căng thẳng sống Ngoài ra, nhà công nghệ tạo mạng xã hội Facebook, Instagram… cho phép người dùng trao đổi thông tin, trị chuyện, truyền tải thơng tin, hình ảnh… Có thể nói lĩnh vực giải trí ngày phát triển mạnh Nhờ hỗ trợ công nghệ thông tin hỗ trợ Ứng dụng tin học tham gia hỗ trợ công việc trí óc, giúp người giải trí, thư giãn sống 1.1.2 Ứng dụng tin học vào học tập, mở mang tri thức Khoa học CNTT phát triển đóng vai trị then chốt sống, ngành giáo dục hưởng lợi từ Hoạt động giảng dạy ngày hiệu phát triển lĩnh vực tin học Thơng qua hình thức giảng dạy sinh động tranh ảnh, văn giúp học sinh tiếp thu nhanh kiến thức, kích thích trí não tư hăng say học tập Đối với sinh viên, họ truy cập internet để xem giảng có sẵn ứng dụng Youtube thay trực tiếp yêu cầu giáo viên giảng Vì vậy, học sinh, sinh viên tự học qua mạng Internet, phân tích vấn đề trước, chuẩn bị cho việc tiếp thu kiến thức ngày hôm sau Đồng thời, tin học ứng dụng khơi dậy động lực giúp học sinh sáng tạo luồng kiến thức Đối với bậc cao đẳng / đại học, tin học mang lại khả học hỏi, nghiên cứu mở hội phát triển thân 1.1.3 Ứng dụng tin học vào học tập, nghiên cứu ngành y Nhờ trình độ phát triển cơng nghệ thơng tin, ngành y học có bước phát triển vượt bậc việc điều trị bệnh cho người Quá trình kiểm tra chẩn đốn nhanh chóng hiệu Quy trình bao gồm: cơng cụ máy tính khám, 6 kiểm tra, chụp chiếu, đưa thông số để bác sĩ nắm rõ đưa kết luận sức khỏe bệnh nhân Đối với điều trị nội khoa hay ngoại khoa chứng tỏ tác dụng thiết thực việc ứng dụng tin học đời sống.Các hoạt động mà tin học thâm nhập phải kể đến mổ cấy ghép phận thể người, cắt khối u,… nghiên cứu phát triển thuốc Ngoài nhờ ứng dụng tin học góp phần giảm tải thủ tục hành cồng kềnh, giúp cho việc quản lý hồ sơ bệnh nhân gọn tiện hơn,… 1.1.4 Ứng dụng vào hội tìm kiếm việc làm tuyển dụng nhân tài Nếu tìm việc, bạn cần vào Google gõ: Mẹo tìm việc, Tìm việc nhanh, … thu nhiều kết Ngoài ra, biết sử dụng thành thạo ứng dụng máy tính mạng xã hội hay trang việc làm hội “tìm được” cơng việc cao Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin tìm kiếm việc làm giúp tiết kiệm thời gian, công sức tương tác với nhà tuyển dụng thuận tiện Đối với công ty, tổ chức thương mại,… có nhu cầu tuyển dụng lao động đăng tin website mạng xã hội để tìm kiếm ứng viên Điều quan trọng cần lưu ý cần nêu rõ yêu cầu cụ thể ứng viên, nhà tuyển dụng xác định ứng viên tài Hiện nay, hoạt động tuyển dụng thông qua ứng dụng thông tin cho thấy mức độ phổ biến mang lại hiệu cao 1.1.5 Ứng ứng học tập việc quản ý, cơng tác hành Thật đơn giản cho người làm CEO, nhà quản lý muốn gám sát nhân viên, theo dõi công việc ngân sách… Chỉ cần tải mua phần mềm giám sát, quản lý từ nhà sản xuất bạn biết đươc hàng trăm nghìn người lao động tổ chức kinh doanh Trong vài năm trở lại cơng ty có xu hướng tung thị trường phần mềm quản lý với tính giá khác biệt, đặc thù hóa cho ngách nhỏ Một số phần mềm miễn phí cơng tác quản lý như: Google Sheet, Trello, Toko… Trước phát triển công nghệ thông tin, lĩnh vực thương mại điện tử có xu hướng ngày gia tăng Đây coi ứng dụng mạnh mẽ rõ nét tin học sống 1.1.6 Ứng dụng vào hỗ trợ hoạt động quốc phòng – an ninh Phương thức chuyển thư tay qua bưu điện phổ biến vài kỷ trước, ngày internet thay thứ Facebook hay Messenger giúp cán bộ, chiến 7 sĩ liên lạc, trao đổi tin nhắn nhanh chóng Ví dụ, ứng dụng đám mây Skype giúp binh sĩ gửi thông tin trực tiếp cho nhau, gửi thông tin mật cách an tồn nhanh chóng Ngồi ra, việc quản lý số liệu, thống kê đội hiệu nhờ có hỗ trợ cơng cụ tin học Nhờ có cơng nghệ thơng tin cơng nghệ, người lính chiến đấu bảo vệ Tổ quốc tiếp cận thơng tin nhanh chóng, tiện lợi Ngay nguồn tin tức trị khẩn cấp cập nhật nhanh chóng Do đó, phương thức liên lạc thủ công thay phương thức đại kết nối qua Internet 1.1.7 Ứng dụng vào lĩnh vực ngân hàng Ứng dụng tin học vào hoạt động tài cho thấy nhiều dấu hiệu tốt đẹp Điển tổ chức tài chính, để biết hoạt động khách hàng, người lao động ngân hàng phải tìm thơng tin cá nhân khách hàng họ tên, số di động, sốtiền thẻ biết đích danh vị khách hàng, thực lúc lấy tài khoản Liên quan đến ngành kiểm toán thời gian trước nhiều nhân viên kế toán căng thẳng thông số thông qua ứng dụng tin học, thao tác trở nên nhanh hiệu Giờ ngân hàng biết ứng dụng tin học thực thao tác thủ tục giấy tờ nhanh gọn bảo mật an toàn chiếm ưu 1.1.8 Ứng dụng tin học vào văn hoá Internet phát minh vĩ loại Tuy nhiên, ảnh hưởng khơng nhỏ đến văn hóa đọc truyền thống Thơng qua mạng internet, đất nước Việt Nam xinh đẹp ngày biết đến nhiều hơn, hàng năm thu hút nhiều khách du lịch từ khắp nơi giới đóng góp lớn vào tổng thu nhập quốc dân 1.1.9 Ứng dụng vào lĩnh vực tài nguyên – môi trường Cho cơng nghệ thơng tin chìa khóa để nâng cao hiệu quản lý môi trường, việc ứng dụng công nghệ thông tin liên quan chặt chẽ đến bảo vệ môi trường phát triển bền vững Theo đó, nâng cao chất lượng, hiệu quản lý tài nguyên môi trường, cải cách thủ tục quản lý phát triển, sử dụng tài nguyên hệ thống đăng ký, cấp phép chất lượng môi trường, tạo điều kiện cho tổ chức công chúng dễ dàng tiếp cận thông tin Tài nguyên thiên nhiên môi trường 8 1.2 1.2.1 Vai trò tin học phát triển kinh tế, xã hội Khía cạnh kinh tế: CNTT truyền thông phát triển cách nhanh chống, có tác động to lớn phát triển xã hội CNTT truyền thông làm cho cấu nghề nghiệp xã hội biến đổi nhanh Một số ngành nghề truyền thơng bị vơ hiệu hố, xoả bỏ, nhiều ngành nghề xuất hiện, đặc biệt lĩnh vực dịch vụ hình thành phát triển cách nhanh chóng Lịch sử xã hội lồi người trải qua kinh tế nông nghiệp, nên kinh tế công nghiệp, bước vào nên kinh tế tri thức 1.2.2 Khía cạnh văn hố Tồn cầu hố tạo hiệu trái ngược mức độ cá nhân hay dân tộc CNTT truyền thông làm tăng cường quan hệ giao tiếp trao đổi văn hoá cộng đồng dân tộc tồn cầu CNTT truyền thơng thúc đẩy q trình dân chủ hố xã hội Vai trị tin học máy tính xã hội 1.3 Xã hội ngày phát triển, mối quan hệ ngày nhiều, độ phức tạp lớn làm cho việc quản lý xã hội ngày trở nên khó khăn Chính phủ điện tử tên gọi phủ mà hoạt động nhà nước “điện tử hố”, “mạng hố” Chính phủ điện tử ứng dụng CNTT truyền thông để quan quyền từ trung ương địa phương đổi mới, làm việc có hiệu lực, hiệu minh bạch hơn, cung cấp thông tin, dịch vụ tốt cho người dân thực quyền dân chủ tham gia quản lý Nhà nước 1.4 Vai trò máy tính đời sống người Máy tính bước vào sống lâu bền vững, tạo nên thay đổi cho giới khả loài người Nhưng tất biết, mang đến ảnh hưởng tích cực ảnh hưởng tiêu cực Máy tính làm cho sống dễ dàng Mọi câu hỏi, băn khoăn, thay phải lục tung tài liệu để tìm câu trả lời, đơn giản cần gõ vài từ khóa vào GOOGLE Khả máy tính khơng giới hạn lĩnh 9 10 vực nào: y học sử dụng để đưa chẩn đoán thể, với nhà thiết kế thời trang, kiến trúc sư, máy tính mở chân trời mới, sản xuất, máy tính điều khiển cỗ máy khác, người việc theo dõi Với việc sử dụng máy tính, nhiều người nâng cao tầm hiểu biết, nhiều người gặp phải vấn đề với sức khỏe Dần dần quên thể dục thể thao hoạt động chân tay Nhiều người (đặc biệt em học sinh, sinh viên) thích ngồi hàng tiếng đồng hồ bên máy tính, chơi trị chơi hay lướt web, sống giới ảo ngồi hít thở khí trời, họ không ngờ đến tác hại họ tự mang đến cho Sách - nguồn kiến thức vơ giá từ ngàn xưa đến lùi xuống vị trí thứ hai, nhường chỗ cho máy tính có kết nối Internet Mà có lẽ tự nhiên hoàn cảnh Tại phải đọc mà vài thao tác kích chuột bạn có núi thơng tin đủ chủng loại trước mắt? Kể bạn muốn đọc, không thiết phải đến thư viện hay hiệu sách, vấn đề máy tính cung cấp cho bạn hàng trăm giá sách thư viện Trong sống hàng ngày, máy tính trở thành người phục vụ đắc lực Các cửa hàng online sẵn sàng phục vụ bạn lúc, nơi Những ảnh hưởng máy tính đến đời sống người 1.5.1 Ảnh hưởng tích cực 1.5 Internet cho người hội nhận tin tức thời nóng hổi nhất, lời đồn đại, thơng tin vấn đề ta quan tâm Cho phép ta chơi trò chơi online thú vị hút Video conference giúp cho người ta tiến hành họp, trao đổi thông tin, giải vấn đề quan trọng mà khơng phải rời vị trí làm việc mình, tiết kiệm phương tiện, thời gian Cũng mạng Internet, ta tìm cơng việc có thu nhập cao, mang lại hài lịng cho Có thể nhanh chóng giao, nhận tài liệu, nhanh chóng trao đổi thơng tin phục vụ cho công việc Việc mua bán mạng dễ dàng thuận tiện hơn: giá thông thường rẻ so với cửa hàng, đọc kỹ lưỡng phần mơ tả sản phẩm, xem ảnh hàng hóa, kiểm tra phản hồi sản phẩm khách hàng khác Bạn mua bán tơ, tìm kiếm tour du lịch, sắm đồ chơi cho con, hay mua hàng cách đến nửa vòng trái đất 10 10 11 Internet phương tiện kết nối bạn bè, giúp ta giữ mối quan hệ tưởng lãng quên bạn bè lứa, người đồng cảm tình cờ biết Và khơng nên qn vai trị quan trọng người tàn tật, người khơng có hội tiếp xúc trực tiếp với giới Với tất chúng ta, Internet mở đường đến với văn hóa, lịch sử khác, cung cấp hội to lớn cho giáo dục, nguồn kiến thức bao la mà không thư viện sánh Và cuối cùng, máy tính trở thành cơng cụ làm việc vô hữu hiệu, phục vụ đắc lực cho chúng ta, thay máy chữ cổ lỗ, thay bút cho công cụ đại, làm cho công việc trở nên thuận tiện đơn giản nhiều 1.5.2 Ảnh hưởng tiêu cực Các yếu tố gây hại đến sức khoẻ người làm việc với máy tính: tư ngồi thời gian dài, xạ điện từ hình máy tính, mỏi mắt, q tải khóp tay, lệ thuộc vào máy tính Tư ngồi: ngồi thoải mái bên máy tính mình, thực tế lại tư ép buộc không dễ chịu thể: cổ, bắp đầu , tay vai bị kéo căng, từ đẫn đến tải xương sống, thoái hoá sụn khớp với người lớn vẹo xương sống với trẻ em Bức xạ điện từ: hình máy tính đại thiết kế với lớp bảo vệ để giảm tác hại này, dĩ nhiên giảm không loại bỏ Tác động đến thị giác: mắt phải phản ứng liên tục với thay đổi hình văn hình ảnh, gây mỏi mắt làm giảm độ sắc nét thị giác việc lựa chọn màu, chữ, thành phần cửa sổ chương trình bất hợp lý ảnh hưởng không tốt đến mắt Để bảo vệ mắt, nên tuân thủ số nguyên tắc sau làm việc với máy tính: - Khoảng cách từ mắt đến hình 50-70 cm; - Khơng nên làm việc với máy tính bóng tối; 11 11 12 - Trẻ em độ tuổi đến trường nên ngồi sau máy tính liên tục khơng q 10-2- phút, sau cần nghỉ thư giãn mắt Nếu co vấn đề thị lực, cần phải đeo kính làm việc với máy tính Quá tải với khớp bàn tay: Dây thần kinh ngón tay bị tác động liên tục ta gõ bàn phím, dẫn đến tê dại, yếu Điều gây tác hại cho khớp dây chằng bàn tay, tiếp tục dẫn đến đau tay mãn tính Sự lệ thuộc vào máy tính: có lẽ vấn đề nóng hổi giới đại, đặc biệt với thiếu niên thời đại Đấy mà máy tính khơng cịn nguồn thơng tin, cơng cụ để phục vụ nhu cầu người, mà bắt đầu thay cho giới xung quanh Dần dần người ta ngày dành nhiều thời gian cho máy tính, vùi đầu vào trị chơi giao tiếp mạng, quên sống thực giao tiếp thực Đặc biệt, trẻ em, tâm lý chưa đủ vững, số trò chơi hay thơng tin mạng Internet làm thay đổi giới quan khái niệm chuẩn mực đạo đức em Trong số trường hợp nghiêm trọng dẫn đến rối loạn tâm lý Bảo vệ sức khoẻ làm việc với máy tính cơng ở, trường: * Phịng máy phải đáp ứng điều kiện tương ứng: 1.6 - Bàn ghế thuận tiện xếp quy cách (tốt nên có bàn máy tính chu n dụng ghế điều chỉnh độ cao, bàn máy kê cho ánh sáng tự nhiên có th ể chiếu vào từ phía trái phía trước - Chế độ nhiệt độ thơng gió: nhiệt độ lý tưởng nằm khoảng 19-200C, độ ẩm tương ứng 50-60%, sử dụng điều hịa quạt thơng phịng, - Ánh sáng (có thể kết hợp ánh sáng tự nhiên nhân tạo, nên sử dụng rèm cửa), - Kiểm soát độ ồn (không mức, nên hạn chế số lượng thiết bị photo , scanner máy in), - Vệ sinh phòng máy (tiến hành lau ẩm phòng máy hàng ngày), - Mỹ quan phòng máy (sử dụng màu sơn khơng tạo bóng sáng, chọn màu sán g trầm cho bàn ghế, tường, trần), - Cần có hướng dẫn an tồn kỹ thuật phòng máy, khuyến nghị tư thời gian làm việc liên tục với máy tính 12 12 13 * Thường xuyên thực tập cho mắt, để lưu thông máu, để thư giãn vai tay, cho thân chân * Theo dõi sát việc thực quy định vệ sinh dịch tễ người sử dụng phịng máy, tạo thói quen làm việc với máy tính Khơng thể phủ nhận ích lợi máy tính vai trị thiết thực giới đại Thế thứ có mặt trái nó, số đ iều bạn cần lưu ý làm bạn với thiết bị công nghệ để khai thác lợi í ch hạn chế tác hại mà gây CHƯƠNG 2: KỸ THUẬT ĐÁNH MÁY VÀ ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG ĐÁNH MÁY TẠI CÁC DOANH NGHIỆP TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 2.1 2.1.1 Kỹ thuật đánh máy Tìm bàn phím mà bạn thấy thoải mái Bàn phím có nhiều hình dạng, bao gồm mẫu ergonomic có thiết kế tạo dễ chịu đánh máy Nếu bàn phím dùng khơng có hiệu quả, bạn thử số bàn phím ergonomic để tìm loại giúp bạn làm việc thoải mái Lưu ý: + Về kích thước phím Phím lớn dễ gõ Điều nghĩa bạn cần tìm bàn phím có phím thường dùng (chẳng hạn chữ số) lớn phím khác + Loại bàn phím có phím lõm khớp với hình dạng đầu ngón tay lựa chọn tốt bạn tìm cách loại bỏ lỗi đánh máy cố gắng tăng tốc độ + Tốt bạn nên chọn bàn phím có phím phản hồi tốt chạm vào, tức phím có khả tạo lực kháng lại đủ mạnh để báo với bạn động tác gõ phím bạn ghi nhận Lực giúp bạn khỏi vơ tình gõ vào phím đánh máy, nhờ bạn đánh máy nhanh 2.1.2 Làm quen với bàn phím Hầu hết bàn phím có cách bố trí tiêu chuẩn, số loại có đặc điểm cách đặt khác Bạn cần đọc kỹ hướng dẫn kèm với bàn phím để biết chức tất phím phím tắt hữu ích Khi hiểu chức phím, bạn hình dung cách bố trí bàn phím đầu để nhớ lại đánh máy 13 13 14 Nhiều bàn phím trang bị phím tiết kiệm thời gian, tức phím tắt cho lệnh thơng thường động tác gõ phím Bạn nghiên cứu phím tắt bàn phím để tăng tốc độ đánh máy 2.1.3 Đặt ngón tay vị trí Bước quan trọng để cải thiện tốc độ đánh máy đảm bảo ngón tay đặt chỗ bàn phím Đặt ngón trỏ bàn tay trái phím “F” ngón trỏ bàn tay phải phím “J” Hai phím thường có gờ nổi, bạn sờ thấy mà khơng cần nhìn vào bàn phím Ba ngón cịn lại bàn tay trái đặt phím “A”, “S” “D”, ba ngón cịn lại bàn tay phải đặt phím “K”, “L” “;” Hai ngón đặt phím cách Hàng phím “A”, “S”, “D”, “F”, “J”, “K”, “L” “;” gọi “phím nhà”, ln nơi xuất phát trở ngón tay bạn đánh máy Hơi cong ngón tay chút đặt lên bàn phím, thả lỏng bàn tay Đảm bảo đặt bàn phím thẳng trước mặt 2.1.4 Sử dụng ngón tay để gõ phím khác Khi đánh máy, bạn gõ tất phím bàn phím từ vị trí ban đầu Điều nghĩa ngón định có nhiệm vụ gõ số phím định để đạt hiệu tối ưu Trong hầu hết trường hợp, bạn dùng ngón tay từ hàng “phím nhà” để gõ phím hàng hàng + Gõ phím “1”, “2”, “Q”, “Z” phím “A” ngón út bàn tay trái + Gõ phím “3”, “W”, “X” phím “S” ngón áp út bàn tay trái + Gõ phím “4”, “E”, “C” phím “D” ngón bàn tay trái + Gõ phím “5”, “6”, “R”, “T”, “G”, “V”, “B” phím “F” ngón trỏ bàn tay trái + Gõ phím “7”, “Y”, “U”, “H”, “N”, “M” phím “J” ngón trỏ bàn tay phải + Gõ phím “8”, “I”, “,” phím “J” ngón bàn tay phải + Gõ phím “9”, “O”, “.” Và phím “L” ngón áp út bàn tay phải + Gõ phím “0”, “-”, “=”, “P”, “[”, “]”, “‘,”, “/” phím “;” ngón út bàn tay phải 14 14 15 + Nhấn phím “Shift” ngón út bàn tay ngược lại với bàn tay dùng để gõ phím khác + Gõ phím cách ngón mà bạn thấy thoải mái 2.1.5 Thực hành thường xuyên Cũng phần lớn kỹ khác, cách để nâng cao tốc độ đánh máy thường xuyên tập luyện Càng thực hành nhiều, bạn thành thạo cách bố trí bàn phím vị trí ngón tay Bạn phát triển trí nhớ bắp gõ tổ hợp chữ thơng thường, nhờ bạn đánh máy nhanh xác Một phương pháp thực hành tốt đánh máy lặp lặp lại đoạn văn mẫu Bạn tìm thấy nhiều đoạn văn internet giúp cải thiện tốc độ xác đánh máy Khi tập luyện, bạn tập trung vào độ xác trước Đảm bảo chữ cái, khoảng cách dấu câu gõ Khi cảm thấy đánh máy xác, bạn tập tăng tốc độ Q trình thực hành khơng làm kiểm tra đánh máy mạng Việc viết email cho gia đình bạn bè, đăng ý kiến diễn đàn trực tuyến giúp bạn mài giũa kỹ tăng tốc độ đánh máy 2.1.6 Dành thời gian nghỉ giải lao Tuy việc tập luyện yếu tố then chốt để cải thiện tốc độ đánh máy, việc dành thời gian nghỉ ngơi điều cần thiết Nếu thúc ép thân nhiều, bạn có nguy kiệt sức, tệ bị tổn thương, chẳng hạn mắc hội chứng ống cổ tay Khi bắt đầu có cảm giác khó chịu bàn tay cổ tay, bạn cần ngừng đánh máy lúc cho thân thời gian nghỉ ngơi Để tránh làm việc sức, bạn nên đặt lịch tập luyện cách ngày dành khoảng thời gian định cho việc thực hành Đừng quên đưa nghỉ giải lao vào thời gian biểu Ví dụ, bạn định đánh máy 30 phút ngày, cách 10 phút nghỉ lần 2.2 2.2.1 Cải thiên tốc độ Nhìn lên hình Bản tự nhiên bạn thường nhìn xuống bàn phím đánh máy Tuy nhiên, việc nhìn xuống bàn phím thực làm giảm tốc độ tăng khả mắc lỗi 15 15 16 Khi đánh máy, bạn nên nhìn lên hình để sử dụng kỹ thuật gọi touch typing Mặc dù ban đầu mắc lỗi nhiều chút, bạn nhanh chóng học cách bố trí bàn phím vị trí phím, yếu tố giúp cải thiện tốc độ đánh máy Khi học cách đánh máy mà khơng cần nhìn bàn phím, bạn cân nhắc dùng mảnh vải, tờ giấy mảnh bìa để che tay lại, bạn khơng thể nhìn thấy phím dù có “liếc” xuống bàn phím Mặc dù nên nhìn vào hình nhiều tốt, bạn “ăn gian” liếc xuống bàn phím để chắn vị trí phím 2.2.2 Làm kiểm tra trực tuyến Nếu muốn biết trình độ đánh máy mình, bạn làm kiểm tra đánh máy trực tuyến Thông thường, bạn yêu cầu đánh máy đoạn văn bản, trang web đưa thời hạn để xác định bạn đánh máy từ phút (wpm) độ xác văn Các chương trình cách hiệu để theo dõi tiến bạn cố gắng cải thiện tốc độ đánh máy Một số kiểm tra đánh máy trực tuyến miễn phí Typing.com, TypingMaster, TypingWeb 2.2.3 Sử dụng phần mềm trò chơi đánh máy touch typing Bạn có khả đánh máy nhanh dùng xúc giác thay thị giác Đó lý phần mềm touch typing giúp mài giũa kỹ đánh máy để bạn làm việc nhanh Phần mềm thường có tập hữu ích trị chơi lý thú khiến tập nâng cao tốc độ đánh máy trở nên thú vị Bạn mua phần mềm đánh máy touch typing, nhiên có nhiều chương trình tập đánh máy miễn phí TypingClub, TypeRacer, Klavaro Touch Typing Tutor, Rapid Typing Nếu học kỹ phương pháp đánh máy touch typing, bạn dùng trị chơi đánh máy trực tuyến miễn phí để tăng tốc độ đánh máy Hãy thử số trò chơi lý thú FreeTypingGame.net WordGames.com Những trò chơi vui so với việc tập đánh máy văn cũ kỹ lặp lặp lại, nhờ bạn dễ giữ động lực 2.2.4 Tìm lớp học đánh máy 16 16 17 Nếu cố gắng tự học cách cải thiện tốc độ đánh máy khơng có kết quả, bạn tìm lớp học đánh máy Giáo viên hướng dẫn đảm bảo bạn biết vị trí đặt ngón tay tư đánh máy nhanh xác Nếu học trung học đại học, bạn kiểm tra xem trường có mở lớp đánh máy khơng Nếu bạn khơng cịn học, trường cao đẳng cộng đồng địa phương chương trình giáo dục khác có lớp dạy đánh máy giúp ích Nếu khơng tìm khóa học đánh máy vùng, bạn tìm chương trình dạy trực tuyến Bạn khơng có hội trợ giúp trực tiếp, nhiên hướng dẫn giúp bạn cải thiện tốc độ đánh máy 2.3 2.3.1 Cải thiện tư vị trí Đảm bảo phải có chỗ tựa lưng Khi đánh máy, điều quan trọng bạn cần chọn ghế tựa để lưng nâng đỡ Loại ghế tốt ghế có phần lưng tựa cong để giữ độ cong tự nhiên cột sống Ghế có đệm phần lưng tựa giúp nâng đỡ phần thắt lưng hữu ích Có thể bạn thích dựa nhẹ vào ghế để giảm bớt áp lực lưng Tuy nhiên, bạn nên nhớ đánh máy tư dựa khiến vai cổ bị căng Đặt ghế sát vào bàn chút giúp giảm áp lực Nếu ghế khơng có đệm phần thắt lưng, bạn đặt gối nhỏ ghế phía sau lưng để có thêm điểm tựa 2.3.2 Thả lỏng cổ vai Khi ngồi đánh máy, bạn cần nhớ thả lỏng vai cổ Thông thường bạn làm điều cách ngồi dựa vào lưng tựa ghế Tư giúp nâng đỡ cổ vai, nhờ bạn khơng phải tạo áp lực lên hai phận để giữ thẳng Nếu khơng đơi vai có thả lỏng hay khơng, bạn hít vào thở từ từ Vị trí tự nhiên vai bạn thở thường trạng thái thả lỏng 2.3.3 Giữ khuỷu tay sát hai bên sườn Khi ngồi thoải mái ghế, bạn kiểm tra xem khuỷu tay có để sát hai bên khơng Bạn dùng ghế tựa có tay vịn điều chỉnh để giúp khuỷu tay đặt sát hai bên cách thoải mái Bạn khơng cần dùng ghế có tay vịn khơng thích Bạn cần nhớ đặt hai khuỷu tay sát hai bên sườn khơng có chỗ tựa 17 17 18 2.3.4 Đặt hai bàn chân sát mặt sàn Khi ngồi vào ghế, bạn nên ngồi thẳng, hai bàn chân đặt sàn cho phần thể chống đỡ Động tác bắt chéo chân gập chân bên gây khó khăn cho việc trì tư Nếu ghế bạn ngồi có phận điều chỉnh, bạn điều chỉnh độ cao cho bàn chân chạm xuống sàn cách thoải mái Nếu ghế khơng có phận điều chỉnh, bạn cần mua kệ gác chân ergonomic để giúp bạn dễ dàng đặt bàn chân vị trí 2.3.5 Giữ cổ tay lòng bàn tay cách xa bàn làm việc Khi đánh máy, bạn có khả làm việc nhanh xác khơng đặt cổ tay hay lòng bàn tay lên bàn mặt phẳng đặt bàn phím Nâng cao bàn tay, khơng gập lên hay gập xuống, điều gây khó chịu Thay vào đó, bạn cần đặt cổ tay vị trí trung bình, ngón tay thẳng hàng với cẳng tay, cổ tay gập phía sau cho ngang tầm với bàn phím Một số bàn phím khay bàn phím trang bị đệm cổ tay, khơng có tác dụng bạn đánh máy mà chỗ gác tay tạm nghỉ Nếu cần phải gác tay lên đệm, bạn nên gác lòng bàn tay thay cổ tay Nếu ghế bạn có tay vịn điều chỉnh được, điều chỉnh cho tay vịn ghế song song với mặt sàn cổ tay vị trí trung bình 2.3.6 Đảm bảo đặt bàn phím độ cao thích hợp Để đánh máy có hiệu nhất, bàn phím phải đặt độ cao bên lòng, nghĩa thấp độ cao mà hầu hết người đặt bàn phím Lợi ích việc đặt bàn phím độ cao cho phép bạn chúc cánh tay xuống, từ khuỷu tay mở góc 90 độ Có thể bạn cần đầu tư bàn phím điều chỉnh khay chuột gắn vào bàn mặt làm việc Như bạn đặt bàn phím độ cao thoải mái Nếu khơng có khay bàn phím, bạn thử điều chỉnh độ cao ghế ngồi để có vị trí thoải mái 2.4 Các kỹ tin học văn phòng 2.4.1 Kỹ tin học văn phòng – Word 18 18 19 Kỹ tin học văn phòng Microsoft Word, biết đến với tên khác Winword, công cụ soạn thảo văn phổ biển công ty phần mềm tiếng Microsoft + Nhập liệu văn bản, đinh dạng đoạn văn, văn bản: Gõ văn phạm tiếng Việt, font, cỡ chữ, màu chữ + Lập, chèn định dạng bảng: Bullet, numbering, đoạn, line-spacing, tab, chèn thêm dòng, cột, trộn (merge), tách (split), thay đổi đường viền bảng… + Chèn hình ảnh, vẽ hình khối, sơ đồ: Shape, smart art, clip art + Chèn ký tự: Symbol; Chèn link (hyperlink), ghi (footnote) + Thiết lập in: khổ giấy, lề in, header, footer, đánh số trang văn + Trộn văn bản: Mail merge + Bảo mật file: Đặt mật bảo vệ cho file word 2.4.2 Kỹ tin học văn phòng – Excel Kỹ tin học văn phịng Exel chương trình xử lý bảng tính Bảng tính Excel bao gồm nhiều tạo dịng cột, việc nhập liệu lập cơng thức tính tốn Excel có điểm tương tự Tuy nhiên, Excel có nhiều tính ưu việt có giao diện đơn giản dễ sử dụng, chủ yếu thiết lập, xử lý bảng tính tốn theo hàm Những kỹ tin học văn phòng cơng cụ là: + Tạo bảng tính, Định dạng liệu bảng tính: Định dạng số, định dạng bảng, trộn (merge), xóa cột (split)… + Định dạng tự động: Định dạng tự động theo yêu cầu (theo tỉnh, ngày tháng năm,…) + Sử dụng hàm số thông dụng: If, Vlookup, Hlookup, Sum, Sumif, Average, Countif, Min, Max, Year, Month, Day, Now… + Sử dụng lọc liệu (Filter): lọc theo yêu cầu + Vẽ Biểu đồ: Chart + Tạo Link: Hyperlink + Thiết Lập in, bảo mật file: Page setup, Đặt Password cho file 2.4.3 Kỹ tin học văn phòng – PowerPoint 19 19 20 Kỹ tin học văn phòng Microsoft PowerPoint soạn thảo thiết lập hệ trình chiếu, bao gồm: + Chỉnh sửa, vẽ hình khối, biểu đồ PowerPoint: Shapes, Smart art, Chart + Tạo link: Hyperlink + Sử dụng kiểu trình chiếu, thiết kế: Transition, Themes design + Tạo hiệu ứng amination + Sử dụng slide master + Bảo mật file + Trình chiếu, xuất file sang định dạng PDF Kỹ đánh máy 2.5 Đối với nhiều người, phần lớn thời gian làm việc ngày dành cho việc đánh máy Nếu khơng có kỹ thuật khiến ta gặp nhiều rắc rối trơng lúng túng trước mặt bạn bè hay đồng nghiệp Chẳng hạn, nhân viên đánh máy chậm bị coi cỏi khơng phù hợp số cơng việc định Mặc dù thực tế hầu hết người đánh máy, rõ ràng đánh máy nhanh kỹ vô giá trị - Yếu tố ảnh hưởng đến tốc độ đánh máy khả giữ yên lòng bàn tay, khơng phải số ngón tay sử dụng Đo tốc độ đánh máy đặt mục tiêu cho thân Quy tắc đặt mười ngón tay bàn phím: - - Quy tắc định phần nhiều đến tốc độ gõ phím bạn Nếu khơng đặt mười ngón tay hợp lý bạn gặp khó khăn khơng nhìn bàn phím, di chuyển ngón tay tay khơng nhanh gọn tốc độ khó nhanh Luyện tập đánh máy mười ngón tay Muốn đánh máy mười ngón tay đúng, nhanh hiệu có lẽ cách tốt chăm luyện tập Ngồi ra, bạn luyện gõ thơng qua trị chơi trao đổi vướng mắc thường gặp việc đánh máy CHƯƠNG 3: KẾT LUẬN Trung bình người số thường dành tiếng ngày để sử dụng bàn phím máy tính làm việc, viết email, soạn tin nhắn hay đơn giản sử dụng mạng xã hội 20 20 21 Nếu bạn tăng tốc độ đánh máy lên 20%, bạn tiết kiệm 35 phút ngày Điều tương đương với việc tiết kiệm 213 năm Hãy cân nhắc rằng: hầu hết làm việc 10 ngày, lấy số tiết kiệm chia cho số làm việc, bạn "để dành" 21 ngày/năm Đánh máy kỹ sử dụng nhiều ngành nghề, việc cải thiện tốc độ đánh máy yếu tố cần thiết bạn muốn nâng cao hiệu công việc Tăng tốc độ đánh máy việc bạn tự học theo lớp huấn luyện Nếu định sử dụng trang chat, email diễn đàn, bạn cần đảm bảo không sa đà vào chữ viết tắt, điều phá hỏng mục đích cải thiện kỹ đánh máy Tốc độ ý nghĩa thiếu xác Kỹ sử dụng vi tính khơng đơn giản việc sử dụng thành thạo phần mềm thông dụng Word, Excel ….Khả tự tìm tịi, học hỏi cách dùng công cụ khác máy vi tính cần thiết, cơng nghệ khơng ngừng phát triển tích hợp ngày sâu vào việc vận hành doanh nghiệp TÀI LIỆU THAM KHẢO GIÁO TRÌNH KỸ THUẬT ĐÁNH MÁY – TRƯỜNG THCN CKN ĐÔNG Á TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG TIN HỌC VĂN PHÒNG CẦN PHẢI NĂM RÕ (https://www.123job.vn/bai-viet/tong-quan-ve-ky-nang-tin-hoc-van-phong-canphai-nam-vung-1393.html) CÁC KỸ NĂNG TIN HỌC VĂN PHÒNG CƠ BẢN (https://ptic.com.vn/cacky-nang-tin-hoc-van-phong-co-ban-can-nam-vung/) 21 21 ... sử dụng máy tính, đặc biệt dân văn phòng - Phạm vi đề tài: Giới hạn số doanh nghiệp doanh nghiệp địa bàn thành phố Hồ Chí Minh - Phương pháp nghiên cứu: + Phương pháp tổng hợp + Nghiên cứu tài... trường .10 Chương 2: Kỹ thuật đánh máy đào tạo nhân viên văn phòng đánh máy doanh nghiệp địa bàn thành phố Hồ Chí Minh 11 2.1 Kỹ thuật đánh máy .11 2.1.1 Tìm bàn phím mà bạn... tổng hợp F Tên đề tài: Kỹ thuật đánh máy đào tạo nhân viên văn phòng đánh máy doanh nghiệp địa bàn thành phố Hồ Chí Minh Điểm đánh giá thực tiểu luận /10 Bằng chữ:…………………… Ngày tháng năm 2022 Giảng