KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀ ISO
Hiện nay, toàn cầu hóa kinh tế đang trở thành xu hướng nổi bật, tạo ra môi trường cạnh tranh gay gắt giữa các quốc gia Sự liên kết giữa các doanh nghiệp toàn cầu và khu vực ngày càng tăng, đồng thời buộc các công ty phải cạnh tranh trực tiếp hơn Để thành công trong bối cảnh cạnh tranh quy mô lớn này, các doanh nghiệp cần chú trọng đến nhiều yếu tố quan trọng khác nhau.
Đạt và duy trì chất lượng sản phẩm là mục tiêu hàng đầu, đồng thời tìm kiếm cơ hội cải tiến liên tục Điều này không chỉ tạo ra lòng tin trong nội bộ về cam kết của công ty đối với chất lượng, mà còn đảm bảo rằng mọi yêu cầu của hệ thống chất lượng đều được đáp ứng một cách hiệu quả.
Các nhóm người có quan hệ cộng tác với công ty và sự mong đợi tương ứng được thể hiện rõ ràng Để cạnh tranh và duy trì chất lượng với hiệu quả kinh tế cao, doanh nghiệp cần có một chiến lược và mục tiêu đúng đắn Từ đó, cần xây dựng chính sách hợp lý, cơ cấu tổ chức và nguồn lực phù hợp, nhằm tạo ra một hệ thống quản lý hiệu quả Hệ thống này phải xuất phát từ quan điểm hệ thống, đồng bộ, giúp doanh nghiệp cải tiến chất lượng liên tục và thỏa mãn khách hàng cùng các đối tác Để thực hiện phương pháp hệ thống, công ty cần có một cơ chế quản lý cụ thể và hiệu quả, đồng thời xây dựng một hệ thống chất lượng toàn diện.
Người có quan hệ Mong đợi
Khách hàng Chất lượng sản phẩm
Nhân viên Thỏa mãn công việc, nghề nghiệp Người sở hữu Chất lluowngj đầu tư
Người cung cấp Cơ hội kinh doanh tiếp
Xã hội Phục vụ có trách nhiệm
Hệ thống chất lượng bao gồm cơ cấu tổ chức, thủ tục, quá trình và nguồn lực cần thiết để quản lý chất lượng Mục tiêu của hệ thống này là đảm bảo khách hàng nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ đúng như thỏa thuận giữa hai bên.
Hệ thống chất lượng phải đáp ứng được nhưng yêu cầu sau:
Xác định rõ sản phẩm và dịch vụ, cùng với các quy định kỹ thuật liên quan, là rất quan trọng để đảm bảo đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng.
Các yếu tố kỹ thuật, quản trị và con người đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩm Cần thực hiện các yếu tố này theo kế hoạch đã định nhằm giảm thiểu, loại trừ và ngăn ngừa sự không phù hợp.
Các yêu cầu của hệ thống chất lượng chỉ bổ sung cho các yêu cầu về sản phẩm mà không thay thế các quy định và tiêu chuẩn liên quan đến sản phẩm và quy trình.
II/ KHÁI NIỆM VÀ PHÂN LOẠI ISO:
ISO, hay Tổ chức Quốc tế về tiêu chuẩn hoá, được thành lập vào năm 1946 và chính thức hoạt động từ ngày 23/02/1947, với mục tiêu xây dựng tiêu chuẩn cho sản xuất, thương mại và thông tin Tổ chức này có trụ sở tại Geneva, Thụy Sĩ, và bao gồm các đại diện từ 140 cơ quan tiêu chuẩn quốc gia Mức độ tham gia xây dựng tiêu chuẩn ISO khác nhau tùy theo từng quốc gia; trong đó, ở Việt Nam, cơ quan tiêu chuẩn hóa là Tổng cục Tiêu chuẩn-Đo lường-Chất lượng thuộc Bộ Khoa học-Công nghệ và Môi trường.
ISO có nhiệm vụ thúc đẩy phát triển tiêu chuẩn hoá và các hoạt động liên quan, nhằm tạo thuận lợi cho việc trao đổi hàng hoá và dịch vụ giữa các quốc gia Quá trình tiêu chuẩn hoá không chỉ giúp tăng cường hiệu quả mà còn thúc đẩy hợp tác quốc tế trong các lĩnh vực trí tuệ, khoa học, công nghệ và kinh tế Mặc dù các tiêu chuẩn của ISO mang tính tự nguyện, nhưng nhiều quốc gia thường chấp nhận và coi chúng là bắt buộc.
ISO có khoảng 180 Uỷ ban kỹ thuật (TC) chịu trách nhiệm xây dựng tiêu chuẩn cho nhiều lĩnh vực, ngoại trừ công nghiệp chế tạo điện và điện tử Các nước thành viên của ISO thành lập nhóm tư vấn kỹ thuật để cung cấp thông tin cho các Uỷ ban kỹ thuật trong quá trình xây dựng tiêu chuẩn Trước khi ban hành, ISO tiếp nhận ý kiến từ Chính phủ, các ngành và các bên liên quan Sau khi tiêu chuẩn dự thảo được các nước thành viên chấp thuận, nó sẽ được công bố là Tiêu chuẩn Quốc tế, và mỗi quốc gia có thể chấp nhận một phiên bản tiêu chuẩn đó làm Tiêu chuẩn quốc gia của mình.
ISO là một tổ chức phi chính phủ có vai trò quan trọng trong việc thiết lập các tiêu chuẩn, thường trở thành luật định thông qua hiệp định hoặc tiêu chuẩn quốc gia Điều này giúp ISO có sức mạnh vượt trội so với nhiều tổ chức phi chính phủ khác Tổ chức này hoạt động như một consortium, kết nối chặt chẽ với các chính phủ và bao gồm đại diện từ các tổ chức tiêu chuẩn của từng quốc gia thành viên cùng với các tập đoàn lớn.
Việt Nam gia nhập ISO với tư cách là thành viên thứ 72 và chính thức trở thành thành viên vào năm 1997 Tổ chức tiêu chuẩn hóa tại Việt Nam là Tổng cục Tiêu chuẩn-Đo lường-Chất lượng.
Bộ Khoa học – Công nghệ và Môi trường là cơ quan đại diện thường trực.
Trên thực tế có rất nhiều loại ISO, chúng được phân loại theo 2 cách:
+ Phân loại theo danh mục tiêu chuẩn của ISO;
+ Phân loại theo bộ tiêu chuẩn. Để dễ hi ểu nh ất thì ta xét cách phân lo ại ISO theo b ộ tiêu chu ẩn:
- Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 (gồm ISO 9000, ISO 9001, ISO 9004 ): Hệ thống quản lý chất lượng.
- Bộ tiêu chuẩn ISO 14000 (gồm ISO 14001, ISO 14004 ): Hệ thống quản lý môi trường.
- Bộ tiêu chuẩn ISO 22000 (gồm ISO 22000, ISO 22002, ISO 22003, ISO 22004, ISO
22005, ISO 22006 ): Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm.
- ISO/TS 22003:2007: Quản lý hoạt động đánh giá hệ thống an toàn thực phẩm theo tiêu chuẩn ISO 22000.
- ISO/IEC 17021:2006: Hệ thống tiêu chuẩn cho các tổ chức chứng nhận.
ISO/TS 19649 được phát triển bởi Hiệp hội ôtô quốc tế (IATF) nhằm cải tiến quy trình quản lý chất lượng trong ngành công nghiệp ôtô Tiêu chuẩn này kế thừa ISO/TS 16949: 2002, một quy định kỹ thuật phù hợp với các tiêu chuẩn quản lý chất lượng toàn cầu như QS 9000 (Mỹ), VDA6.1 (Đức), EAQF (Pháp) và AVSQ (Ý) Mục tiêu của tiêu chuẩn này là giảm thiểu số lượng chứng nhận cần thiết để đáp ứng yêu cầu của nhiều khách hàng khác nhau Tuy nhiên, ISO/TS 19649 không phải là tiêu chuẩn bắt buộc đối với các nhà sản xuất ôtô trên toàn cầu.
ISO 15189 là tiêu chuẩn quốc tế quy định hệ thống quản lý phòng thí nghiệm y tế, tập trung vào yêu cầu về năng lực và chất lượng Tiêu chuẩn này lần đầu tiên được ban hành vào năm 2003 và phiên bản gần nhất vào năm 2007 Tại Việt Nam, tiêu chuẩn tương đương là TCVN 7782:2008.
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000
ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn do tổ chức ISO ban hành, nhằm thiết lập các chuẩn mực cho hệ thống quản lý chất lượng Bộ tiêu chuẩn này tổng hợp các kinh nghiệm quản lý chất lượng tốt nhất từ nhiều quốc gia và khu vực, và đã được công nhận là tiêu chuẩn quốc gia ở nhiều nước.
ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn quốc tế về quản lý chất lượng.
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 được thiết lập để cung cấp một hệ thống tiêu chuẩn cốt yếu, có thể áp dụng rộng rãi trong ngành công nghiệp và các lĩnh vực hoạt động khác.
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 chỉ ra các yếu tố cần thiết cho một hệ thống quản lý chất lượng, mà không quy định cách thức cụ thể mà mỗi tổ chức phải thực hiện những yếu tố này.
ISO 9000 không nhằm mục đích đồng nhất hóa các hệ thống chất lượng của các tổ chức khác nhau, vì mỗi tổ chức có nhu cầu riêng biệt Việc xây dựng và thực hiện hệ thống chất lượng cụ thể phụ thuộc vào mục đích, sản phẩm, quy mô, quy trình và tình hình thực tế của từng tổ chức.
ISO 9000 tập trung vào các khía cạnh quan trọng của quản lý chất lượng, bao gồm chính sách và chỉ đạo chất lượng, nghiên cứu thị trường, thiết kế và triển khai sản phẩm, cung ứng, kiểm soát quá trình, bao gói, dịch vụ sau bán hàng, đánh giá nội dung, kiểm soát tài liệu và đào tạo.
Trong bối cảnh thế giới ngày càng chú trọng đến việc nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, nhu cầu của khách hàng ngày càng cao hơn Điều này khiến cho các tiêu chuẩn kỹ thuật hiện có không đủ để đáp ứng mong đợi của người tiêu dùng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 ra đời nhằm bổ sung và cải thiện các tiêu chuẩn kỹ thuật, giúp doanh nghiệp đáp ứng tốt hơn các yêu cầu của khách hàng.
- 1956 Bộ Quốc Phòng Mỹ thiết lập hệ thống MIL - Q9858, nó được thiết kế như là một chương trình quản trị chất lượng.
- 1963, MIL-Q9858 được sửa đổi và nâng cao.
- 1968, NATO chấp nhận MIL-Q9858 vào việc thừa nhận hệ thống bảo đảm chất lượng của những người thầu phụ thuộc các thành viên NATO (Allied Quality Assurance Publication
- 1970, Bộ Quốc Phòng Liên Hiệp Anh chấp nhận những điều khoản của AQAP - 1 trong Chương trình quản trị Tiêu chuẩn quốc phòng, DEF/STAN 05-8.
Năm 1979, Viện Tiêu Chuẩn Anh Quốc (BSI) đã giới thiệu BS 5750, hệ thống tiêu chuẩn chất lượng quản trị đầu tiên trong thương mại, đóng vai trò là tiền thân của tiêu chuẩn ISO 9000.
- 1987, Tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hóa - ISO - chấp nhận hầu hết các tiêu chuẩn BS
5750 và ban hành bộ ISO 9000 (phiên bản 1)được xem là những tài liệu tương đương như nhau trong áp dụng các tiêu chuẩn chất lượng quản trị.
- Năm 1994, ISO 9000 được soát xét, chính lý, bổ xung ( phiên bản 2 ) Ban hành ISO 9000:2000.
- Năm 2000, ban hành ISO 9000:2000 (phiên bản 3).
- Mới đây nhất vào 11/2008 ban hành ISO 9000:2008 (phiên bản 3).
1.3 Quá trình xây dựng tiêu chuẩn ISO :
1.3.1 - Các bước xây dựng tiêu chuẩn ISO.
Quá trình xây dựng các tiêu chuẩn ISO phải tuân theo các nguyên tắc cơ bản sau:
ISO chú trọng đến sự đồng thuận từ các bên liên quan, bao gồm nhà sản xuất, người bán, người tiêu dùng, các tổ chức kiểm nghiệm, chính phủ, kỹ sư và các cơ quan nghiên cứu.
Phiên bản năm 2008 Tên tiêu chuẩn
ISO 9000:1994 ISO 9000: 2000 ISO 9000: 2005 HTQLCL – Cơ sở
Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) – Các yêu cầu
ISO 9004: 1994 ISO 9004: 2000 Chưa có thay đổi HTQLCL -
1990/1 ISO 19011: 2002 Chưa có thay đổi Hướng dẫn đánh giá HTQLCL/Môi trường
+ Qui mô : dự thảo các tiêu chuẩn phù hợp với yêu cầu của các ngành và khách hàng trên toàn thế giới.
Tiêu chuẩn hóa là một quá trình tự nguyện, chịu ảnh hưởng từ thị trường và dựa vào sự cam kết thực hiện của tất cả các bên liên quan.
Các tiêu chuẩn quốc tế do các ủy ban kỹ thuật của ISO xây dựng và được thực hiện qua 5 bước :
- Xác nhận nhu cầu ban hành một tiêu chuẩn mới.
- Đề nghị một vấn đề mới được đưa ra để các ủy ban và tiểu ban kỹ thuật có liên quan thảo luận và lựa chọn.
Đề nghị sẽ được chấp thuận nếu có sự đồng thuận của đa số thành viên trong ủy ban hoặc tiểu ban kỹ thuật, cùng với cam kết tham gia tích cực từ ít nhất 5 thành viên.
Các chuyên gia trong nhóm cộng tác đã xây dựng một bản dự thảo tiêu chuẩn đề nghị Khi nhóm cảm thấy bản dự thảo đã hoàn thiện, nó sẽ được đưa ra thảo luận tại các ủy ban và tiểu ban.
Dự thảo tiêu chuẩn quốc tế được ban thư ký trung tâm của ISO đăng ký và phân phát cho các thành viên trong các ủy ban và tiểu ban chuyên môn để thu thập ý kiến Quá trình xem xét dự thảo diễn ra tuần tự cho đến khi đạt được sự đồng thuận về nội dung.
Bản dự thảo tiêu chuẩn quốc tế sẽ được gửi đến tất cả các cơ quan thành viên của ISO để thu thập ý kiến trong vòng 6 tháng Tiêu chuẩn này sẽ được phê chuẩn và công nhận là tiêu chuẩn quốc tế nếu có ít nhất 3/4 thành viên của ủy ban hoặc tiểu ban kỹ thuật đồng ý, đồng thời tỷ lệ phiếu chống không vượt quá 1/4 Nếu cuộc biểu quyết không đạt yêu cầu, bản dự thảo sẽ được trả lại cho ủy ban kỹ thuật để xem xét lại.
Khi tiêu chuẩn được phê duyệt, một văn bản chính thức sẽ được chuẩn bị, bao gồm các ý kiến đóng góp trong quá trình biểu quyết Văn bản này sau đó sẽ được gửi đến ban thư ký trung tâm của ISO.
Cơ quan này sẽ công bố.
Các tiêu chuẩn của ISO 9000 được xây dựng dựa trên cơ sở những triết lý sau:
Hệ thống quản trị chất lượng đóng vai trò quyết định trong việc nâng cao chất lượng sản phẩm Quá trình sản xuất sản phẩm là sự liên kết chặt chẽ giữa tất cả các bộ phận, từ việc chuyển đổi đầu vào thành đầu ra cho đến tay người tiêu dùng Chất lượng sản phẩm không chỉ phụ thuộc vào các thông số kỹ thuật của bộ phận sản xuất mà còn vào hiệu quả hoạt động của các bộ phận khác như hành chính, nhân sự và tài chính.
TẦM QUAN TRỌNG CỦA HỆ THỐNG ISO 9000
Việt Nam đã tiếp cận tiêu chuẩn ISO 9000 từ những năm 90, nhưng lúc đó ít người chú ý đến nội dung và cách áp dụng, bao gồm cả các nhà quản lý và doanh nhân Tuy nhiên, với sự tác động của quá trình đổi mới kinh tế, áp lực từ thị trường mở cửa, sự năng động của doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh và nỗ lực từ cơ quan quản lý, việc xây dựng và áp dụng ISO 9000 trong doanh nghiệp đã dần được thúc đẩy.
Trong giai đoạn đầu, các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài đã dẫn đầu trong việc áp dụng ISO 9000 nhờ vào nhiều lợi thế Tuy nhiên, với áp lực từ thị trường và nhận thức rõ về lợi ích của tiêu chuẩn này, các doanh nghiệp trong nước đã nhanh chóng tham gia Hiện nay, việc xây dựng và áp dụng ISO 9000 đã được triển khai rộng rãi trong 12 lĩnh vực sản xuất như thực phẩm, dệt may, hóa chất, và cả trong 6 lĩnh vực dịch vụ như xây dựng, thương mại và vận tải Gần đây, ISO 9000 cũng đã được áp dụng trong quản lý hành chính, trở thành một biện pháp quan trọng cho cải cách hành chính.
ISO 9000 không phải là giải pháp hoàn hảo cho mọi vấn đề trong sản xuất và kinh doanh, nhưng việc áp dụng các tiêu chí của ISO có thể giúp tổ chức tạo ra nề nếp và cải thiện hoạt động.
ISO 9000 không chỉ cần thiết mà còn yêu cầu duy trì và phát triển liên tục hệ thống chất lượng Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, doanh nghiệp phải đối mặt với cả cơ hội và thách thức lớn Để cạnh tranh hiệu quả, việc nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm là điều bắt buộc Cải tiến chất lượng là con đường ngắn nhất và bền vững nhất để nâng cao năng suất Đầu tư vào công nghệ, mở rộng sản xuất và áp dụng các thành tựu quản lý theo tiêu chí ISO 9000 sẽ giúp doanh nghiệp thu hẹp khoảng cách với khu vực và thế giới.
2.1 ISO 9000 ảnh hưởng đến mậu dịch và thương mại quốc tế.
Hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9000 đã trở thành tiêu chuẩn quốc tế quan trọng trong thương mại, công nghiệp và lĩnh vực quốc phòng trên toàn thế giới Ngày càng nhiều hợp đồng yêu cầu các công ty cung cấp sản phẩm phải đăng ký và được chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 9000, đặc biệt trong các ngành công nghiệp như sản phẩm y tế, đồ chơi, thiết bị an toàn và viễn thông.
Sự tiêu chuẩn hóa các tiêu chuẩn chất lượng khắp thế giới cung cấp cơ hội cạnh tranh cho những nhà cung cấp từ mọi quốc gia.
ISO 9000 giúp cải thiện việc trao đổi thương mại toàn cầu, mở ra cơ hội cho các thị trường mới và giảm thiểu khó khăn do rào cản kỹ thuật trong thương mại cũng như trong các liên minh khu vực.
Chứng nhận ISO 9000 giúp giảm thiểu chi phí ẩn và ngăn chặn những chậm trễ trong quá trình nghiên cứu, đánh giá nhà cung cấp, thẩm định chất lượng quy trình, kiểm tra nguồn lực và thực hiện các biện pháp giám sát chất lượng khác.
Theo tiêu chuẩn ISO 9000, nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp phải đảm bảo trách nhiệm pháp lý trong các lĩnh vực sản xuất, an toàn, sức khỏe và bảo vệ môi trường Điều này bao gồm việc tuân thủ các điều kiện và quy trình liên quan đến đóng gói cũng như vận chuyển trong thương mại quốc tế.
2.2 Lợi ích đối với các công ty
Trong bối cảnh thị trường toàn cầu ngày càng phát triển, chứng nhận ISO 9000 trở thành yếu tố quan trọng cho sự cạnh tranh của các doanh nghiệp Mỹ Các nhà lãnh đạo công nghiệp nhận thức rằng việc cải tiến hệ thống và quản trị chất lượng không chỉ cần thiết để đáp ứng yêu cầu về chất lượng, giá cả và dịch vụ, mà còn tạo ra môi trường kinh doanh bền vững ISO 9000 cung cấp một mô hình hiệu quả để đảm bảo chất lượng toàn diện cho công ty, bất kể khách hàng hay thị trường có yêu cầu chứng nhận này hay không.
Hệ thống quản trị chất lượng ISO 9000 là nền tảng quan trọng cho việc triển khai TQM và giành các giải thưởng danh giá như Malcolm Baldrige Mô hình quản trị chất lượng này giúp tổ chức nâng cao hiệu quả, cải tiến liên tục và củng cố vị thế cạnh tranh toàn cầu.
2.3 Ảnh hưởng đến văn hóa và công nhân của công ty.
Việc áp dụng hệ thống quản trị chất lượng ISO 9000 sẽ có tác động mạnh mẽ đến tổ chức và phương thức làm việc của nhân viên trong mọi bộ phận Sự kết hợp giữa kỷ luật và phát triển, cùng với việc ghi chép tài liệu các quy trình liên quan đến chất lượng, sẽ nâng cao nhận thức của mọi người về tầm quan trọng của công việc của họ và giúp họ hiểu rõ cách thức đảm bảo chất lượng hiệu quả.
"Hãy làm đúng ngay từ đầu" là nguyên tắc áp dụng cho tất cả các quy trình quản trị, không chỉ riêng trong sản xuất Khi công nhân hiểu rõ và chấp nhận quy trình, họ sẽ tự hào thực hiện nó một cách kiên định và hiệu quả Việc kiểm soát, đo lường và cải tiến liên tục quy trình trở thành một phần thiết yếu trong văn hóa làm việc.
2.4.-Ảnh hưởng đến khách hàng.
Khách hàng hiện nay ưu tiên các nhà cung cấp có hệ thống quản trị chất lượng ISO 9000 và kế hoạch đăng ký chứng nhận ISO 9000 Nhà cung cấp được chứng nhận ISO 9000 có lợi thế cạnh tranh rõ rệt so với những nhà cung cấp chưa được chứng nhận Giấy chứng nhận này tạo sự tin cậy cho khách hàng, khẳng định rằng nhà cung cấp đã được một bên thứ ba công nhận hệ thống quản trị chất lượng phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế được xác thực bởi các quốc gia, chính phủ và ngành công nghiệp toàn cầu.
2.5 -Ảnh hưởng đến các nhà cung cấp và thầu phụ.
Các nhà cung cấp và thầu phụ chịu ảnh hưởng lớn từ yêu cầu của khách hàng khi hướng đến hệ thống ISO 9000 Các yêu cầu này được nêu rõ trong chương về nhà cung cấp, yêu cầu họ đảm bảo chất lượng quy trình và sản phẩm Thông thường, các nhà cung cấp và thầu phụ được khuyến khích hoặc yêu cầu có chứng nhận ISO 9000 để duy trì nguồn cung ứng chất lượng hoặc khi tham gia thầu cung cấp sản phẩm mới.
2.6.-Những thách thức chủ yếu.
Việc thực hiện hệ thống quản trị chất lượng ISO 9000 và đạt chứng nhận phù hợp gặp phải thách thức lớn do tính liên kết của nó với các thay đổi tổ chức quan trọng Nhiều tổ chức thường miễn cưỡng từ bỏ các thủ tục và hoạt động mà họ đã sử dụng hiệu quả trong nhiều năm, dẫn đến khó khăn trong việc áp dụng tiêu chuẩn mới.
Phạm vi
Tiêu chuẩn này xác định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng, nhằm chứng minh khả năng của tổ chức trong việc cung cấp sản phẩm ổn định, đáp ứng yêu cầu của khách hàng và các quy định pháp lý Mục tiêu là nâng cao sự hài lòng của khách hàng thông qua việc áp dụng hiệu quả hệ thống, bao gồm các quy trình cải tiến liên tục và đảm bảo sự tuân thủ các yêu cầu của khách hàng cũng như các quy định pháp luật liên quan.
Chú thích - Trong tiêu chuẩn này, thuật ngữ "sản phẩm" chỉ áp dụng cho sản phẩm nhằm cho khách hàng hoặc khách hàng yêu cầu
Tiêu chuẩn này đưa ra các yêu cầu tổng quát, áp dụng cho mọi tổ chức, bất kể loại hình, quy mô và sản phẩm mà họ cung cấp.
Khi một yêu cầu của tiêu chuẩn không thể áp dụng do đặc thù của tổ chức và sản phẩm, yêu cầu đó có thể được xem xét như một ngoại lệ.
Việc công bố phù hợp với tiêu chuẩn này chỉ được chấp nhận khi có ngoại lệ được giới hạn trong điều 7 Những ngoại lệ này không được ảnh hưởng đến khả năng và trách nhiệm của tổ chức trong việc cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu liên quan.
Tiêu chuẩn trích dẫn
TCVN ISO 9000: 2000, Hệ thống quản lý chất lượng - Cơ sở và từ vựng .
Thuật ngữ và định nghĩa
Tiêu chuẩn này sử dụng các thuật ngữ và định nghĩa trong TCVN ISO 9000 2000
Trong ấn bản này của TCVN ISO 9001, một số thuật ngữ mô tả chuỗi cung cấp đã được thay đổi để phản ánh từ vựng hiện hành, bao gồm cả việc thay thế thuật ngữ "người cung ứng" thành "tổ chức" và "khách hàng" để mô tả các bên liên quan trong chuỗi cung cấp.
Thuật ngữ "tổ chức" đã thay thế cho "người cung ứng" trong TCVN ISO 9001:1996 (ISO 9001:1994) để chỉ đơn vị áp dụng tiêu chuẩn, trong khi "người cung ứng" giờ đây được sử dụng để chỉ "người thầu phụ" Ngoài ra, trong tiêu chuẩn này, thuật ngữ "sản phẩm" cũng được hiểu là "dịch vụ".
Hệ thống quản lý chất lượng
Tổ chức cần thiết lập và duy trì một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả, đồng thời thường xuyên cải tiến hệ thống để đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn.
Tổ chức cần nhận biết và áp dụng các quá trình trong hệ thống quản lý chất lượng, xác định trình tự và mối tương tác giữa chúng Đồng thời, cần xác định các chuẩn mực và phương pháp để đảm bảo hiệu quả trong việc tác nghiệp và kiểm soát Việc đảm bảo nguồn lực và thông tin cần thiết cũng rất quan trọng để hỗ trợ hoạt động và theo dõi các quá trình Tổ chức phải đo lường, theo dõi và phân tích các quá trình, đồng thời thực hiện các hành động cần thiết để đạt được kết quả dự định và cải tiến liên tục.
Tổ chức phải quản lý các quá trình tuân thủ theo các yêu cầu của tiêu chuẩn này.
Khi tổ chức quyết định sử dụng nguồn bên ngoài cho các quá trình ảnh hưởng đến sự phù hợp của sản phẩm, cần đảm bảo kiểm soát chặt chẽ các quá trình này Việc kiểm soát nguồn bên ngoài phải được tích hợp vào hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức.
Các quá trình thiết yếu cho hệ thống quản lý chất lượng bao gồm quản lý hoạt động, cung cấp nguồn lực, sản xuất sản phẩm và thực hiện các biện pháp đo lường.
2.4.2 Yêu cầu về hệ thống tài liệu:
Hệ thống quản lý chất lượng cần có các tài liệu quan trọng bao gồm: a) văn bản công bố chính sách và mục tiêu chất lượng; b) sổ tay chất lượng; c) thủ tục văn bản theo yêu cầu tiêu chuẩn; d) tài liệu cần thiết để đảm bảo hoạch định, tác nghiệp và kiểm soát hiệu quả các quá trình tổ chức; và e) hồ sơ theo yêu cầu tiêu chuẩn.
Khi nhắc đến "thủ tục dạng văn bản" trong tiêu chuẩn này, điều đó có nghĩa là thủ tục cần phải được xây dựng, lập thành văn bản, thực hiện và duy trì một cách có hệ thống.
Mức độ văn bản hóa hệ thống quản lý chất lượng của mỗi tổ chức phụ thuộc vào quy mô, loại hình hoạt động, năng lực của nhân sự, cũng như sự phức tạp và tương tác giữa các quy trình.
Chú thích 3 - Hệ thống tài liệu có thể ở bất kỳ dạng hoặc loại phương tiện truyền thông nào .
Tổ chức cần xây dựng và duy trì sổ tay chất lượng, trong đó nêu rõ phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm các nội dung chi tiết và lý giải về bất kỳ ngoại lệ nào Sổ tay cũng phải liệt kê các thủ tục văn bản được thiết lập cho hệ thống quản lý chất lượng hoặc tham chiếu đến chúng, đồng thời mô tả sự tương tác giữa các quá trình trong hệ thống này.
Tài liệu trong hệ thống quản lý chất lượng cần được kiểm soát chặt chẽ Hồ sơ chất lượng, là một loại tài liệu quan trọng, cũng phải tuân thủ các yêu cầu kiểm soát đã được nêu rõ.
Cần thiết lập một quy trình văn bản để kiểm soát tài liệu, bao gồm việc phê duyệt tài liệu trước khi phát hành, xem xét và cập nhật khi cần thiết, cũng như phê duyệt lại tài liệu Quy trình này đảm bảo nhận diện các thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện tại của tài liệu, đồng thời đảm bảo rằng các bản tài liệu phù hợp luôn có sẵn tại nơi sử dụng Hơn nữa, cần đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng và dễ nhận biết, nhận diện các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài và kiểm soát việc phân phối chúng Cuối cùng, quy trình cũng phải ngăn ngừa việc sử dụng tài liệu lỗi thời và áp dụng các dấu hiệu nhận biết thích hợp cho các tài liệu được giữ lại vì lý do nào đó.
Cần thiết lập và duy trì hồ sơ để chứng minh sự tuân thủ các yêu cầu và hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng Hồ sơ chất lượng phải rõ ràng, dễ nhận biết và dễ sử dụng Cần xây dựng thủ tục bằng văn bản để kiểm soát việc nhận biết, bảo quản, bảo vệ, sử dụng, xác định thời gian lưu giữ và hủy bỏ các hồ sơ chất lượng.
Trách nhiệm của lãnh đạo
2.5.1 Cam kết của lãnh đạo:
Lãnh đạo cao nhất cần thể hiện cam kết mạnh mẽ đối với việc xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả thông qua việc truyền đạt tầm quan trọng của việc đáp ứng nhu cầu khách hàng và tuân thủ các yêu cầu pháp lý Họ cũng phải thiết lập chính sách chất lượng rõ ràng, đảm bảo các mục tiêu chất lượng được thiết lập và thực hiện việc xem xét lãnh đạo định kỳ, đồng thời đảm bảo các nguồn lực cần thiết luôn sẵn có để hỗ trợ hệ thống này.
Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo rằng các yêu cầu của khách hàng được xác định và đáp ứng nhằm nâng cao sự thỏa mãn khách hàng.
Lãnh đạo cao nhất cần đảm bảo rằng chính sách chất lượng phù hợp với mục đích của tổ chức, cam kết đáp ứng yêu cầu và cải tiến hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng Chính sách này cũng phải cung cấp cơ sở cho việc thiết lập và xem xét các mục tiêu chất lượng, được truyền đạt và thấu hiểu trong toàn tổ chức, đồng thời được xem xét định kỳ để duy trì tính thích hợp.
Lãnh đạo cao nhất cần đảm bảo rằng mục tiêu chất lượng được thiết lập ở mọi cấp và bộ phận chức năng trong tổ chức, đồng thời phải đáp ứng các yêu cầu sản phẩm Những mục tiêu này cần phải đo được và phù hợp với chính sách chất lượng đã đề ra.
2.5.4.2 Hoạch định hệ thống quản lý chất lượng:
Lãnh đạo cao nhất cần thực hiện việc hoạch định hệ thống quản lý chất lượng nhằm đáp ứng các yêu cầu và mục tiêu chất lượng đã đề ra Đồng thời, họ cũng phải đảm bảo tính nhất quán của hệ thống quản lý chất lượng trong quá trình thực hiện các thay đổi cần thiết.
2.5.5 Trách nhiệm, quyền hạn và trao đổi thông tin:
2.5.5.1 Trách nhiệm và quyền hạn:
Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo các trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ của chúng được xác định và thông báo trong tổ chức.
2.5.5.2 Đại diện của lãnh đạo:
Lãnh đạo cao nhất cần chỉ định một thành viên trong ban lãnh đạo có trách nhiệm đảm bảo thiết lập, thực hiện và duy trì các quá trình của hệ thống quản lý chất lượng Người này cũng phải báo cáo kết quả hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng cho lãnh đạo cao nhất và đề xuất các nhu cầu cải tiến Hơn nữa, họ có nhiệm vụ thúc đẩy toàn bộ tổ chức nhận thức về các yêu cầu của khách hàng.
Trách nhiệm của đại diện lãnh đạo về chất lượng không chỉ giới hạn trong nội bộ mà còn bao gồm việc quản lý mối quan hệ với bên ngoài liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng.
2.5.5.3 Trao đổi thông tin nội bộ
Lãnh đạo cao nhất cần thiết lập quy trình trao đổi thông tin hiệu quả trong tổ chức, đồng thời đảm bảo thông tin về hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng được truyền đạt đầy đủ.
2.5.6 Xem xét của lãnh đạo
Lãnh đạo cao nhất cần định kỳ đánh giá hệ thống quản lý chất lượng để đảm bảo tính phù hợp, thỏa đáng và hiệu quả Việc xem xét này không chỉ đánh giá cơ hội cải tiến mà còn xác định nhu cầu thay đổi đối với hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm cả chính sách và mục tiêu chất lượng Hồ sơ về các cuộc xem xét của lãnh đạo phải được lưu trữ một cách cẩn thận.
Đầu vào cho việc xem xét của lãnh đạo cần bao gồm thông tin về kết quả đánh giá, phản hồi từ khách hàng, việc thực hiện các quy trình và sự phù hợp của sản phẩm, tình trạng các hành động khắc phục và phòng ngừa, các hành động tiếp theo từ các cuộc xem xét trước, những thay đổi có thể ảnh hưởng đến hệ thống quản lý chất lượng, cùng với các khuyến nghị về cải tiến.
5.6.3 Đầu ra của việc xem xét Đầu ra của việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm mọi quyết định và hành động liên quan đến a) việc nâng cao tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng và cải tiến các quá trình của hệ thống. b) việc cải tiến các sản phẩm liên quan đến yêu cầu của khách hàng, và c) nhu cầu về nguồn lực.
Quản lý nguồn lực
Tổ chức cần xác định và cung cấp nguồn lực cần thiết để thực hiện và duy trì hệ thống quản lý chất lượng, đồng thời nâng cao hiệu lực của hệ thống này Bên cạnh đó, việc tăng cường sự thỏa mãn của khách hàng thông qua việc đáp ứng các yêu cầu của họ cũng là một mục tiêu quan trọng.
Để đảm bảo chất lượng sản phẩm, những người thực hiện các công việc liên quan cần phải có năng lực được hình thành từ giáo dục và đào tạo, cùng với kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp.
2.6.2.2 Năng lực, nhận thức và đào tạo
Tổ chức cần xác định năng lực cần thiết cho những người thực hiện công việc ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, tiến hành đào tạo và các hành động khác để đáp ứng nhu cầu này, đồng thời đánh giá hiệu quả của các hành động đã thực hiện Hơn nữa, cần đảm bảo rằng người lao động nhận thức được mối liên quan và tầm quan trọng của công việc của họ đối với việc đạt được mục tiêu chất lượng Cuối cùng, tổ chức phải duy trì hồ sơ đầy đủ về giáo dục, đào tạo, kỹ năng và kinh nghiệm chuyên môn của nhân viên.
Tổ chức cần xác định và duy trì cơ sở hạ tầng thiết yếu để đảm bảo sự phù hợp với yêu cầu sản phẩm Cơ sở hạ tầng này bao gồm nhà cửa, không gian làm việc và các phương tiện hỗ trợ; trang thiết bị cả phần cứng lẫn phần mềm; cùng với các dịch vụ hỗ trợ như vận chuyển và trao đổi thông tin.
Tổ chức phải xác định và quản lý môi trường làm việc cần thiết để đạt được sự phù hợp đối với các yêu cầu của sản phẩm.
Tạo sản phẩm
2.7.1 Hoạch định việc tạo sản phẩm:
Các tổ chức cần lập kế hoạch và triển khai các quy trình thiết yếu để tạo ra sản phẩm Việc hoạch định quy trình tạo sản phẩm phải phù hợp và đồng bộ với các yêu cầu của các quy trình khác trong hệ thống quản lý chất lượng.
Trong quá trình hoạch định sản phẩm, tổ chức cần xác định các mục tiêu chất lượng và yêu cầu đối với sản phẩm, thiết lập các quy trình, tài liệu và nguồn lực cần thiết Đồng thời, cần thực hiện các hoạt động kiểm tra, xác nhận giá trị sử dụng, theo dõi và thử nghiệm để đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn chấp nhận Cuối cùng, các hồ sơ cần thiết phải được lập để chứng minh rằng các quy trình và sản phẩm đáp ứng yêu cầu đã đề ra Đầu ra của việc hoạch định cần phải phù hợp với phương pháp tác nghiệp của tổ chức.
Tài liệu quy định các quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm cả các quy trình tạo sản phẩm, cùng với các nguồn lực sử dụng cho sản phẩm, dự án hoặc hợp đồng cụ thể, có thể được xem như một kế hoạch chất lượng.
Chú thích 2 - Tổ chức phải áp dụng các yêu cầu nêu trong 7.3 để triển khai quá trình tạo sản phẩm.
2.7.2 Các quá trình liên quan đến khách hàng:
2.7.2.1 Xác định các yêu cầu liên quan đến sản phẩm
Tổ chức cần xác định các yêu cầu từ khách hàng, bao gồm cả yêu cầu về giao hàng và dịch vụ sau bán hàng; các yêu cầu không được công bố nhưng cần thiết cho việc sử dụng sản phẩm; các yêu cầu theo quy định và pháp luật liên quan; cùng với mọi yêu cầu bổ sung mà tổ chức xác định.
2.7.2.2 Xem xét các yêu cầu liên quan đến sản phẩm
Tổ chức cần xem xét kỹ lưỡng các yêu cầu liên quan đến sản phẩm trước khi cam kết cung cấp cho khách hàng, bao gồm việc nộp đơn dự thầu, chấp nhận hợp đồng hay đơn đặt hàng Việc này đảm bảo rằng yêu cầu về sản phẩm được xác định rõ ràng, các yêu cầu trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng khác với những gì đã nêu trước đó được giải quyết, và tổ chức có khả năng đáp ứng các yêu cầu đã được định.
Phải duy trì hồ sơ các kết quả của việc xem xét và các hành động nảy sinh từ việc xem xét (xem 4.2.4).
Khi khách hàng đưa ra các yêu cầu không bằng văn bản, các yêu cầu của khách hàng phải được tổ chức đó khẳng định trước khi chấp nhận.
Khi có sự thay đổi trong yêu cầu sản phẩm, tổ chức cần phải cập nhật các tài liệu liên quan và đảm bảo rằng tất cả các cá nhân liên quan đều nhận thức được những thay đổi này.
Trong một số trường hợp, như bán hàng qua Internet, việc xem xét một cách chính thức cho mỗi đơn hàng là không thực tế Thay vào đó, việc xem xét có thể dựa trên các thông tin quan trọng về sản phẩm, chẳng hạn như danh mục chào hàng hoặc tài liệu quảng cáo.
2.7.2.3 Trao đổi thông tin với khách hàng
Tổ chức cần thiết lập và quản lý hiệu quả việc trao đổi thông tin với khách hàng, bao gồm thông tin về sản phẩm, xử lý các yêu cầu, hợp đồng hoặc đơn đặt hàng cùng với các sửa đổi, và tiếp nhận phản hồi từ khách hàng, bao gồm cả khiếu nại.
2.7.3 Thiết kế và phát triển
2.7.3.1 Hoạch định thiết kế và phát triển
Tổ chức phải lập kế hoạch và kiểm soát việc thiết kế và phát triển sản phẩm.
Trong quá trình thiết kế và phát triển tổ chức, cần xác định rõ ba yếu tố quan trọng: thứ nhất, các giai đoạn cụ thể của quá trình thiết kế và phát triển; thứ hai, việc xem xét và xác nhận giá trị sử dụng phù hợp cho từng giai đoạn; và thứ ba, trách nhiệm và quyền hạn liên quan đến các hoạt động thiết kế và phát triển.
Tổ chức cần quản lý mối quan hệ giữa các nhóm tham gia thiết kế và phát triển, nhằm đảm bảo thông tin được trao đổi hiệu quả và phân công trách nhiệm rõ ràng.
Kết quả hoạch định phải được cập nhật một cách thích hợp trong quá trình thiết kế và phát triển.
2.7.3.2 Đầu vào của thiết kế và phát triển Đầu vào liên quan đến các yêu cầu đối với sản phẩm phải được xác định và duy trì hồ sơ.Đầu vào phải bao gồm a) yêu cầu về chức năng và công dụng, b) yêu cầu chế định và luật pháp thích hợp c) thông tin có thể áp dụng nhận được từ các thiết kế tương tự trước đó, và d) các yêu cầu khác cốt yếu cho thiết kế và phát triển.
Những đầu vào này phải được xem xét về sự thích đáng Những yêu cầu này phải đầy đủ, không mơ hồ và không mâu thuẫn với nhau.
2.7.3.3 Đầu ra của thiết kế và phát triển Đầu ra của thiết kế và phát triển phải ở dạng sao cho có thể kiểm tra xác nhận theo đầu vào của thiết kế và phát triền và phải được phê duyệt trước khi ban hành. Đầu ra của thiết kế và phát triển phải a) đáp ứng các yêu cầu đầu vào của thiết kế và phát triển, b) cung cấp các thông tin thích hợp cho việc mua hàng, sản xuất và cung cấp dịch vụ. c) bao gồm hoặc viện dẫn tới các chuẩn mực chấp nhận của sản phẩm, và d) xác định các đặc tính cốt yếu cho an toàn và sử dụng đúng của sản phẩm.
2.7.3.4 Xem xét thiết kế và phát triển
Trong các giai đoạn thích hợp, cần thực hiện việc xem xét thiết kế và phát triển một cách có hệ thống để đánh giá khả năng đáp ứng yêu cầu của các kết quả Đồng thời, việc này cũng giúp nhận diện các vấn đề trục trặc và đề xuất những hành động cần thiết.
Người tham gia vào quá trình xem xét cần có đại diện từ tất cả các bộ phận chức năng liên quan đến các giai đoạn thiết kế và phát triển đang được đánh giá Đồng thời, cần duy trì hồ sơ về kết quả của các cuộc xem xét và các hành động cần thực hiện.
2.7.3.5 Kiểm tra xác nhận thiết kế và phát triển
Việc kiểm tra xác nhận cần được thực hiện theo các kế hoạch đã định để đảm bảo rằng đầu ra của thiết kế và phát triển phù hợp với các yêu cầu đầu vào Hồ sơ kết quả kiểm tra xác nhận phải được duy trì cùng với tất cả các hoạt động cần thiết.
2.7.3.6 Xác nhận giá trị sử dụng của thiết kế và phát triển
Đo lường, phân tích và cải tiến
Tổ chức cần xây dựng và thực hiện các quy trình theo dõi, đo lường, phân tích và cải tiến nhằm chứng minh sự phù hợp của sản phẩm, đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng và nâng cao hiệu lực của hệ thống này Việc này bao gồm xác định các phương pháp áp dụng, bao gồm cả kỹ thuật thống kê, và mức độ sử dụng chúng.
2.8.2 Theo dõi và đo lường
2.8.2.1 Sự thỏa mãn của khách hàng
Tổ chức cần theo dõi sự chấp nhận của khách hàng để đánh giá mức độ đáp ứng yêu cầu của họ, coi đây là một chỉ số quan trọng trong việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng Việc xác định các phương pháp thu thập và sử dụng thông tin này là cần thiết để cải thiện hiệu quả dịch vụ.
Tổ chức cần thực hiện đánh giá nội bộ định kỳ theo kế hoạch để xác định tính phù hợp của hệ thống quản lý chất lượng với các yêu cầu tiêu chuẩn và hệ thống chất lượng đã thiết lập, đồng thời đánh giá hiệu lực và khả năng duy trì của hệ thống này.
Tổ chức cần lập kế hoạch cho chương trình đánh giá, chú trọng đến tình trạng và tầm quan trọng của các quy trình cùng khu vực được đánh giá, cũng như kết quả từ các đánh giá trước đó Cần xác định rõ chuẩn mực, phạm vi tần suất và phương pháp đánh giá Việc chọn lựa chuyên gia đánh giá và tiến hành đánh giá phải bảo đảm tính khách quan và vô tư, với điều kiện các chuyên gia không được đánh giá công việc của chính mình.
Trách nhiệm và yêu cầu liên quan đến việc lập kế hoạch, thực hiện các đánh giá, báo cáo kết quả và duy trì hồ sơ cần được xác định rõ ràng trong một thủ tục văn bản.
Lãnh đạo có trách nhiệm khắc phục kịp thời các sự không phù hợp được phát hiện trong quá trình đánh giá và xác định nguyên nhân của chúng Các hành động tiếp theo cần bao gồm việc kiểm tra và xác nhận các biện pháp đã thực hiện, cùng với việc báo cáo kết quả kiểm tra xác nhận.
Chú thích - xem hướng dẫn trong ISO 10011-1, ISO 10011-2 và 10011-3.
2.8.2.3 Theo dõi và đo lường các quá trinh
Tổ chức cần áp dụng các phương pháp phù hợp để theo dõi và đo lường hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng Những phương pháp này phải chứng minh khả năng của các quá trình trong việc đạt được các kết quả đã định Khi không đạt được kết quả mong muốn, cần thực hiện các biện pháp khắc phục kịp thời để đảm bảo sản phẩm luôn phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng.
2.8.2.4 Theo dõi và đo lường sản phẩm
Các tổ chức cần theo dõi và đo lường các đặc tính của sản phẩm để đảm bảo rằng các yêu cầu sản phẩm được đáp ứng Quá trình này phải được thực hiện tại những giai đoạn thích hợp trong quá trình phát triển sản phẩm, theo các kế hoạch đã được thiết lập.
Cần duy trì bằng chứng về sự phù hợp với các chuẩn mực chấp nhận, và hồ sơ phải ghi rõ người có thẩm quyền phê duyệt sản phẩm (tham khảo 4.2.4).
Sản phẩm chỉ được thông qua và dịch vụ chỉ được chuyển giao khi tất cả các hoạt động theo kế hoạch đã hoàn thành một cách thỏa đáng Trong trường hợp không đạt yêu cầu, cần có sự phê duyệt của người có thẩm quyền và, nếu có thể, sự đồng ý của khách hàng.
2.8.3 Kiểm soát sản phẩm không phù hợp
Tổ chức cần đảm bảo rằng sản phẩm không phù hợp với các yêu cầu đã được xác định và kiểm soát nhằm ngăn chặn việc sử dụng hoặc chuyển giao vô tình Cần thiết lập một thủ tục bằng văn bản để xác định các biện pháp kiểm soát cùng với trách nhiệm và quyền hạn liên quan đến sản phẩm không phù hợp.
Tổ chức cần xử lý sản phẩm không phù hợp bằng các phương pháp sau: loại bỏ sự không phù hợp đã phát hiện, cho phép sử dụng hoặc chấp nhận có nhân nhượng từ người có thẩm quyền và, khi có thể, từ khách hàng, hoặc tiến hành loại bỏ sản phẩm khỏi việc sử dụng hoặc áp dụng ban đầu.
Cần duy trì hồ sơ về bản chất của các sự không phù hợp và các hành động tiếp theo đã thực hiện, bao gồm cả các nhân nhượng đạt được.
Khi sản phẩm không phù hợp được khắc phục, chúng phải được kiểm tra xác nhận lại để chứng tỏ sự phù hợp với các yêu cầu.
Khi phát hiện sản phẩm không phù hợp sau khi đã chuyển giao hoặc bắt đầu sử dụng, tổ chức cần thực hiện các hành động thích hợp để đối phó với các tác động và hậu quả tiềm ẩn liên quan đến sự không phù hợp này.
Tổ chức cần xác định và thu thập dữ liệu để chứng minh tính hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng Việc phân tích dữ liệu này giúp đánh giá khả năng cải tiến liên tục của hệ thống chất lượng Dữ liệu cần thiết bao gồm thông tin từ quá trình theo dõi, đo lường và các nguồn phù hợp khác.
Lịch sử hình thành công ty
Công ty cổ phần VIMECO được thành lập ngày 24/03/1997 Là doanh nghiệp hạng I, thành viên thuộc tổng công ty cổ phần xuất nhập khẩu và xây dựng Việt Nam –
Năm 2002, tôi vinh dự được nhận Huân chương lao động hạng ba và bắt đầu tham gia vào thị trường kinh doanh bất động sản thông qua Dự án Trung Hoà 1 với tổng mức đầu tư lên đến 179 tỷ đồng.
Năm 2003, VIMECO vinh dự nhận Cờ thi đua của Chính phủ cho đơn vị xuất sắc dẫn đầu phong trào thi đua và Cờ thi đua của Tổng liên đoàn Lao động Việt Nam Đây cũng đánh dấu năm đầu tiên VIMECO chuyển đổi sang hoạt động theo mô hình Công ty cổ phần.
Ngày 11/12/2006 là ngày đầu tiên cổ phiếu VIMECO chính thức được niêm yết tại Trung tâm giao dịch chứng khoán Hà nội
Ngày 24/12/2007, tăng vốn Điều lệ từ 35 tỉ VNĐ lên 65 tỉ VNĐ
Ngày 29 tháng 05 năm 2008 chính thức đổi tên Công ty Cổ phần Cơ giới, lắp máy và xây dựng thành Công ty Cổ phần Vimeco Công ty đang áp dụng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000.
Chính sách chất lượng của công ty.
Biết lắng nghe và khơi dậy nhu cầu tiềm ẩn của khách hàng.
Muốn có sản phẩm tốt, cần phải có con người tốt
Mục tiêu đã sai thì không có biện pháp đúng.
Liên tục cải tiến, canh tân không ngừng.
Chữ tín cùng sự hài lòng của khách hàng là nền tảng cho sự ổn định bền vững.
II/ QUÁ TRÌNH ÁP DỤNG ISO 9000 CỦA CÔNG TY:
Tình hình công ty VIMECO trước khi áp dụng
Dựa trên chức năng nhiệm vụ và định hướng phát triển của công ty, việc kiện toàn bộ máy tổ chức các đơn vị thành viên là cần thiết Điều này nhằm phát huy tính độc lập và tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị, hướng tới việc chuyển đổi mô hình tổ chức hiệu quả.
Công ty, hoạt động theo mô hình công ty mẹ - con.
Chúng tôi sẽ tiếp tục đẩy mạnh phát triển sản xuất kinh doanh bằng cách đầu tư vào các dự án xây dựng nhà ở và hạ tầng đô thị, đồng thời mở rộng hoạt động trong lĩnh vực khách sạn, dịch vụ giải trí Ngoài ra, chúng tôi cũng sẽ thi công các gói thầu xây dựng cho công trình thủy điện và công trình ngầm.
Mô hình quản lý tập trung từ công ty đến từng công trường đảm bảo quyền lợi cho người lao động, đồng thời là nền tảng vững chắc để nâng cao uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp.
- Chăm lo cơ sở vật chất cho Công ty là nguồn động lực để Công ty phát triển ổn định bền vững.
Mỗi thành viên trong tập thể cần phải có tính hòa đồng, kỷ luật cao, sự nghiêm túc và tinh thần dám làm dám chịu trách nhiệm cá nhân Đây là những yêu cầu thiết yếu để đảm bảo sự thành công và phát triển bền vững của nhóm.
Quá trình áp dụng ISO 9000 của công ty
Việc xây dựng ISO 9000 tại công ty được tiến hành theo các bước sau.
• Bước 1: Tìm hiểu và lựa chọn tiêu chuẩn
Công ty cần xác định cách áp dụng tiêu chuẩn vào hệ thống chất lượng và quy trình phát triển Có ba tiêu chuẩn để lựa chọn: ISO 9001, ISO 9002 hoặc ISO 9003 Nếu công ty có hoạt động thiết kế, nên chọn ISO 9001; trong khi đó, nếu chỉ tập trung vào sản xuất, lắp đặt và dịch vụ, tiêu chuẩn ISO 9002 sẽ phù hợp hơn.
9002, nếu chỉ áp dụng cho việc kiểm tra và thử nghiệm cuối cùng thì chọn tiêu chuẩn ISO
Hệ thống chất lượng ISO 9000 có thể áp dụng cho toàn bộ hoặc một số hoạt động cụ thể của công ty, tùy thuộc vào quyết định của công ty Hiện tại, công ty đã lựa chọn tiêu chuẩn ISO 9001:2000 để triển khai.
Bước 2 trong quy trình đánh giá thực trạng của công ty là so sánh với tiêu chuẩn ISO Đối với những công ty đã thiết lập và ghi chép đầy đủ các quy trình và thủ tục, việc đánh giá sẽ diễn ra thuận lợi hơn Người có chuyên môn về ISO sẽ thực hiện đánh giá này Tuy nhiên, nhiều công ty vẫn chưa có quy trình và thủ tục phù hợp hoặc chưa được lập thành văn bản đầy đủ, thậm chí có thể không có thủ tục nào hoặc có nhưng không được tuân thủ Nếu công ty đã có hệ thống văn bản, người đánh giá sẽ đối chiếu với tiêu chuẩn Ngược lại, nếu chưa có, cần thiết phải xây dựng hệ thống văn bản để đảm bảo quy trình được thực hiện đúng cách.
Sau khi đánh giá thực trạng, công ty có khả năng xác định các điểm cần thay đổi và bổ sung nhằm điều chỉnh hệ thống chất lượng cho phù hợp với các tiêu chuẩn yêu cầu.
• Bước 3: Thiết lập hệ thống tổ chức chỉ đạo cho việc áp dụng ISO 9000
Áp dụng ISO 9000 được coi là một dự án lớn, do đó, công ty cần tổ chức một cách hiệu quả Để đảm bảo quá trình triển khai thành công, nên thành lập một ban chỉ đạo ISO 9000, bao gồm đại diện lãnh đạo và các bộ phận liên quan đến việc áp dụng tiêu chuẩn này.
• Bước 4: Thiết kế và lập văn bản hệ thống chất lượng theo ISO 9000
Trong giai đoạn đánh giá thực trạng, cần thực hiện các thay đổi và bổ sung để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001 Nếu công ty chưa triển khai các hoạt động cần thiết, đây là thời điểm quan trọng để thực hiện những bước này.
Theo tiêu chuẩn công ty, cần chỉ định một đại diện lãnh đạo về chất lượng để chịu trách nhiệm cho chứng nhận hệ thống chất lượng Người này phải là một quản lý có quyền ra quyết định và có khả năng huy động nguồn lực khi cần thiết Việc bổ nhiệm cần được thực hiện với một cán bộ có phẩm chất, năng lực, cũng như đầy đủ quyền hạn và trách nhiệm trong việc điều hành bộ máy chất lượng.
Để xây dựng sổ tay chất lượng hiệu quả, cần biên soạn văn bản chi tiết về chính sách chất lượng Đồng thời, việc lập thành văn bản cho tất cả các quy trình và thủ tục liên quan cũng là điều cần thiết để đảm bảo tính nhất quán và minh bạch trong quản lý chất lượng.
• Bước 5: Áp dụng hệ thống chất lượng theo ISO 9001
Công ty cần triển khai hệ thống chất lượng đã được thiết lập nhằm chứng minh tính hiệu lực và hiệu quả của nó Để thực hiện điều này, cần tiến hành các hoạt động cụ thể.
- Phổ biến cho tất cả mọi cán bộ công nhân viên trong công ty nhận thức về ISO 9000.
- Hướng dẫn cho cán bộ công nhân viên thực hiện theo các qui trình, thủ tục đã được viết ra.
- Phân rõ trách nhiệm ai sử dụng tài liệu nào và thực hiện theo đúng chức năng, nhiệm vụ, và thủ tục được mô tả.
Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ nhằm kiểm tra tính phù hợp của hệ thống và xác định các hành động khắc phục cần thiết để xử lý những điểm không phù hợp.
• Bước 6: Chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận.
Việc chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận bao gồm các bước sau:
Đánh giá trước chứng nhận là quá trình xác định tính phù hợp và hiệu quả của hệ thống chất lượng trong công ty, đồng thời phát hiện các vấn đề cần khắc phục Quy trình này có thể được thực hiện bởi chính công ty hoặc bởi một tổ chức bên ngoài.
Khi lựa chọn tổ chức chứng nhận ISO 9000, doanh nghiệp có thể chọn bất kỳ tổ chức đánh giá nào được công nhận, vì tất cả các chứng chỉ ISO 9000 đều có giá trị tương đương Tổ chức chứng nhận là bên thứ ba thực hiện đánh giá và cấp chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000, giúp đảm bảo chất lượng và uy tín cho doanh nghiệp.
- Chuẩn bị về mặt tổ chức và nguồn lực để tiến hành đánh giá.
• Bước 7: Tiến hành đánh giá chứng nhận
Tổ chức chứng nhận đã được công ty lựa chọn tiến hành đánh giá chứng nhận chính thức hệ thống chất lượng của công ty.
Để duy trì hệ thống chất lượng sau khi được chứng nhận, doanh nghiệp cần khắc phục các vấn đề còn tồn tại được phát hiện trong quá trình đánh giá chứng nhận Đồng thời, cần tiếp tục thực hiện các hoạt động theo yêu cầu của tiêu chuẩn nhằm duy trì và cải tiến không ngừng hệ thống chất lượng của công ty.
Để đạt được chứng nhận ISO 9000, doanh nghiệp cần thực hiện một số bước công việc cơ bản Thời gian và khối lượng công việc phụ thuộc vào thực trạng và phạm vi áp dụng của ISO 9000 tại doanh nghiệp Ngoài kế hoạch tổng thể, doanh nghiệp nên xây dựng kế hoạch chi tiết cho từng bước cụ thể, bao gồm việc phân công bộ phận hoặc cá nhân chịu trách nhiệm chính và lập thời gian biểu cụ thể.
4 Thuận lợi của công ty VIMECO.
Công ty cổ phần VIMECO cơ khí và thương mại, thành viên của Công ty cổ phần VIMECO, hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực cơ khí và thương mại Tên giao dịch quốc tế của công ty là VIMECO MECHANICAL AND.
TRADING JOINT STOCK COMPANY (VIMECO - M&T) Công ty hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 0103022275 ngày 01/02/2008 của Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội.