(NB) Giáo trình Tin học kế toán (Nghề Kế toán doanh nghiệp): Phần 2 trang bị cho học sinh những kiến thức cơ bản về ứng dụng kế toán trên phần mềm kế toán doanh nghiệp như giới thiệu phần mềm kế toán Misa, xây dựng cơ sở dữ liệu và nhập dữ liệu trên chứng từ vào phần mềm kế toán theo từng phân hệ nghiệp vụ. Mời các bạn tham khảo!
BÀI 02: ỨNG DỤNG KẾ TOÁN TRÊN PHẦM MỀM KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP Mục tiêu: - Cài đặt phần mềm kế tốn máy vi tính; - Thiết lập sở liệu; - Lựa chọn hệ thống tài khoản sổ sách kế toán phù hợp với loại hình doanh nghiệp; - Khai báo thông tin ban đầu; - Nhập số dư ban đầu; - Nhập liệu từ chứng từ vào phầm mềm kế toán theo phân hệ nghiệp vụ; - Thực hiên bút toán tổng hợp cuối kỳ; - Kiểm tra đối chiếu chứng từ sổ kế toán in báo biểu kế toán; - Trung thực, tuân thủ chế dộ kế toán hành Nội dung: Cài đặt hệ thống Phần mềm kế tốn: Là hệ thống chương trình máy tính dùng để tự động xử lý thơng tin kế tốn máy vi tính, khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin chứng từ,sổ sách theo quy trình chế độ kế tốn đến khâu in sổ kế toán báo cáo tài chính, báo cáo kế tốn quản trị báo cáo thống kê phân tích tài khác Tóm lại: • Phần mềm kế tốn đơn cơng cụ ghi chép, lưu trữ, tính tốn, tổng hợp sở liệu đầu vào chứng từ gốc • Q trình xử lý phải tn thủ chuẩn mực kế toán chế độ ban hành • Độ xác đầu báo cáo phụ thuộc vào yếu tố người kế toán thủ cơng a Mơ hình hoạt động phần mềm kế tốn 26 Cơng đoạn 1: Nhận liệu đầu vào • Trong công đoạn người sử dụng phải tự phân loại chứng từ phát sinh trình hoạt động kinh tế sau nhập tay vào hệ thống tùy theo đặc điểm phần mềm cụ thể • Các chứng từ sau nhập vào phần mềm lưu trữ vào máy tính dạng nhiều tệp liệu Cơng đoạn 2: Xử lý • Cơng đoạn thực việc lưu trữ, tổ chức thơng tin, tính tốn thơng tin tài kế tốn dựa thơng tin chứng từ nhập công đoạn để làm kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê cơng đoạn sau • Trong cơng đoạn sau người sử dụng định ghi thông tin chứng từ nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm 27 tiến hành trích lọc thơng tin cốt lõi chứng từ để ghi vào nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi bút toán hạch toán lên sổ tính tốn, lưu giữ kết cân đối tài khoản Công đoạn 3: Kết xuất liệu đầu • Căn kết xử lý liệu kế tốn cơng đoạn 2, phần mềm tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân tích, Từ đó, người sử dụng xem, lưu trữ, in ấn xuất liệu,… để phục vụ cho mục đích phân tích, thống kê, quản trị kết nối với hệ thống phần mềm khác • Tùy theo nhu cầu người sử dụng thực tế khả phần mềm kế tốn, người sử dụng thêm, bớt chỉnh sửa báo cáo nhằm đáp ứng yêu cầu quản trị đơn vị Tóm lại, mơ hình hoạt động cho thấy chứng từ nhập vào hệ thống có đưa vào hạch tốn hay khơng hồn tồn người định Điều dường mơ lại sát với quy trình ghi chép kế tốn thủ cơng b Tính ưu việt phần mềm kế toán so với kế toán thủ cơng Tính xác Nếu trước kế tốn viên cộng sổ kế tốn sai tồn báo cáo tài chính, quản trị có liên quan phải lập lại từ đầu thời gian tiêu tốn cho việc vài ngày, chí tới tuần để hồn thành; với hỗ trợ phần mềm, người sử dụng giảm tối đa thời gian lãng phí vào việc chỉnh sửa liệu, sổ sách, báo cáo từ vài ngày xuống vài phút Do liệu tính tốn kết xuất báo cáo vào nguồn chứng từ gốc nhập vào nên liệu cung cấp phần mềm kế tốn mang tính qn cao Trong đó, với cơng tác kế tốn thủ cơng, thơng tin chứng từ nhiều kế toán viên ghi chép nhiều sổ sách theo chất nghiệp vụ mà phụ trách, nên dễ dẫn tới tình trạng sai lệch liệu sổ tổng hợp, kéo theo công tác kế 28 tốn tổng hợp bị sai lệch Tính hiệu Trong xã hội cạnh tranh thơng tin sức mạnh, có thơng tin nhanh người có khả chiến thắng nhanh Với khả cung cấp thơng tin tài quản trị cách đa chiều nhanh chóng, phần mềm kế toán giúp cho chủ doanh nghiệp định nhanh hơn, xác hiệu Mặt khác, cơng tác kế tốn thủ cơng địi hỏi cần nhiều nhân làm kế toán Trong phần mềm kế tốn tự động hóa hồn tồn cơng đoạn tính tốn, lưu trữ, tìm kiếm kết xuất báo cáo nên tiết kiệm nhân thời gian, điều góp phần tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp Tính chuyên nghiệp Bằng việc sử dụng phần mềm kế tốn, tồn hệ thống sổ sách doanh nghiệp in ấn (khơng bị tẩy xóa), đẹp qn theo chuẩn mực quy định Điều giúp doanh nghiệp thể tính chun nghiệp với khách hàng, đối tác đặc biệt nhà tài chính, kiểm tốn đầu tư Đây yếu tố có giá trị xây dựng thương hiệu cho riêng Tính cộng tác Các phần mềm kế toán ngày cung cấp đầy đủ phần hành kế toán từ mua hàng, bán hàng, lương, tài sản cố định cho phép nhiều người làm kế toán làm việc với liệu kế toán Như vậy, môi trường làm việc số liệu đầu người số liệu đầu vào người khác tồn hệ thống tích hợp chặt chẽ với tạo môi trường làm việc cộng tác biến đổi văn hóa làm việc doanh nghiệp theo chiều hướng chuyên nghiệp tích cực c Lợi ích việc ứng dụng phần mềm kế toán - Đối với doanh nghiệp Đối với kế tốn viên • Khơng phải thực việc tính tốn tay 29 • Khơng u cầu phải nắm vững nghiệp vụ chi tiết mà cần nắm vững quy trình hạch tốn, cho báo cáo xác Điều hữu ích kế tốn viên trường chưa có kinh nghiệm nghiệp vụ Đối với kế tốn trưởng • Tiết kiệm thời gian việc tổng hợp, đối chiếu sổ sách, báo cáo kế tốn • Cung cấp tức số liệu kế toán nào, thời điểm cho người quản lý yêu cầu Đối với giám đốc tài • Cung cấp phân tích hoạt động tài doanh nghiệp theo nhiều chiều khác cách nhanh chóng • Hoạch định điều chỉnh kế hoạch hoạt động tài doanh nghiệp cách xác nhanh chóng Đối với giám đốc điều hành • Có đầy đủ thơng tin tài kế toán doanh nghiệp cần thiết để phục vụ cho việc định đầu tư, điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh cách kịp thời, nhanh chóng hiệu • Tiết kiệm nhân lực, chi phí tăng cường tính chuyên nghiệp đội ngũ, làm gia tăng giá trị thương hiệu mắt đối tác, khách hàng nhà đầu tư - Đối với quan thuế kiểm toán • Dễ dàng công tác kiểm tra chứng từ kế toán doanh nghiệp Xây dựng sở liệu Thông thường doanh nghiệp thành lập doanh nghiệp hoạt động lâu năm bắt đầu năm tài thường phải tiến hành mở sổ kế toán tương ứng với năm tài Trong phần mềm kế tốn việc mở sổ kế tốn (hay cịn gọi tạo liệu kế toán) thực lần người sử dụng bắt đầu sử dụng phần mềm Quá trình mở sổ thực qua số bước 30 cho phép người sử dụng đặt tên cho sổ kế toán, chọn nơi lưu sổ máy tính, chọn ngày bắt đầu mở sổ kế toán, chọn chế độ kế toán, chọn phương pháp tính giá, Sau tạo xong liệu kế toán, người sử dụng đăng nhập vào liệu để thực hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh Mỗi phần mềm có hình giao diện khác Khai báo danh mục ban đầu Sau tiến hành mở sổ kế tốn xong, để hạch tốn nghiệp vụ kinh tế phát sinh phần mềm kế toán người sử dụng phải tiến hành khai báo số danh mục ban đầu a Danh mục Hệ thống tài khoản Danh mục Hệ thống tài khoản sử dụng để quản lý hệ thống tài khoản, hầu hết thơng tin kế tốn phản ánh tài khoản Thông thường phần mềm kế toán thiết lập sẵn hệ thống tài khoản chuẩn theo quy định Bộ Tài Tuy nhiên, để phản ánh hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, phần mềm cho phép người sử dụng mở thêm tiết khoản sở hệ thống tài khoản chuẩn Hệ thống tài khoản sử dụng bút toán hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh kỳ b Danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp Trong phần mềm kế toán danh mục người sử dụng khai báo nhằm lập báo cáo thống kê mua, bán hàng hóa theo dõi cơng nợ chi tiết đến khách hàng, nhà cung cấp Mỗi khách hàng, nhà cung cấp nhận diện mã hiệu khác gọi mã khách hàng, nhà cung cấp Mã hiệu thông thường người sử dụng đặt cho phù hợp với mơ hình hoạt động quản lý doanh nghiệp Có nhiều phương pháp đặt mã hiệu khác nhau, phương pháp phụ thuộc vào yêu cầu tổ chức quản lý đối tượng phụ thuộc vào tính chất đối tượng cụ thể Ví dụ: - Dùng phương pháp đặt mã theo tên viết tắt ghép chữ đầu 31 tên khách hàng, nhà cung cấp Cách mã hóa mang tính gợi nhớ cao - Dùng phương pháp đánh số tăng dần theo phát sinh đối tượng khách hàng, nhà cung cấp 1, 2, 3,… Tuy nhiên cách đặt không mang ý nghĩa gợi ý Một số điểm lưu ý thiết lập mã khách hàng, nhà cung cấp phần mềm kế toán: - Mỗi khách hàng nhà cung cấp phải đặt mã khác - Không nên đưa mã mà thành phần thơng tin mã lại mã khác Mỗi khách hàng, nhà cung cấp liên quan đến tài khoản cơng nợ Vì vậy, thông qua mã khách hàng, nhà cung cấp người sử dụng xem báo cáo cơng nợ không liên quan đến tài khoản công nợ mà liên quan đến tài khoản công nợ khách hàng, nhà cung cấp Phần mềm tự động cộng gộp theo danh mục khách hàng, nhà cung cấp phát sinh, số dư tài khoản để có sổ tổng hợp phát sinh, số dư tài khoản công nợ theo đối tượng c Danh mục Vật tư hàng hóa Danh mục Vật tư hàng hóa dùng để theo dõi vật tư, hàng hóa Nó sử dụng thực nhập, xuất vật tư, hàng hóa Mỗi vật tư, hàng hóa mang mã hiệu riêng Việc đặt mã hiệu cho vật tư, hàng hóa giống đặt mã hiệu cho đối tượng khách hàng, nhà cung cấp, người sử dụng tự đặt cho thuận tiện dễ nhớ phù hợp với công tác quản lý vật tư, hàng hóa doanh nghiệp Thơng thường doanh nghiệp hay lựa chọn cách đặt mã theo tên vật tư, hàng hóa Trong trường hợp vật tư có nhiều loại khác người sử dụng bổ sung thêm đặc trưng vật tư, hàng hóa Việc đặt mã cho vật tư, hàng hóa bảng mã vật tư, hàng hóa tương ứng với việc mở thẻ (sổ) chi tiết để theo dõi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vật tư, hàng hóa, thành phẩm kế tốn thủ cơng d Danh mục Tài sản cố định 32 Danh mục Tài sản cố định dùng để quản lý tài sản cố định mà doanh nghiệp quản lý Mỗi tài sản cố định mang mã hiệu riêng kèm với thông tin tài sản như: tỷ lệ khấu hao, cách tính khấu hao, ngun giá, giá trị hao mịn đầu kỳ,… phải cập nhật trước bắt đầu nhập liệu phát sinh tài sản cố định Việc đặt mã người sử dụng định Việc đặt mã hiệu cho tài sản cố định bảng mã tài sản cố định tương ứng với việc mở thẻ (sổ) chi tiết tài sản cố định đểtheo dõi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài sản cố định kế toán thủ công Một nguyên tắc chung việc đánh mã đối tượng là: phép dùng ký tự chữ (A-Z) ký tự số (0-9), dùng số ký tự đặc biệt dấu gạch ngang (-), gạch chân (_), gạch chéo(/,\) dấu chấm (.); dùng ký tự chữ nên dùng chữ hoa Tuy nhiên khơng nên dùng mã tiếng Việt (chữ thường có dấu), không nên dùng ký tự đặc biệt dấu cách, dấu phẩy (,), dấu chấm than (!), dấu hỏi (?) e Danh mục Nhân viên Danh mục Nhân viên cho phép người sử dụng theo dõi chi tiết hoạt động tạm ứng, toán tạm ứng, nhân viên công ty Khi khai báo nhân viên, người sử dụng cần nhập thông tin như: mã nhân viên, tên nhân viên, phòng ban, địa chỉ, số điện thoại, email, thơng tin lương,… f Phịng ban Khai báo danh sách phòng ban giúp người sử dụng quản lý lương nhân viên phòng ban khác Khi thiết lập thêm phòng ban mới, người sử dụng cần phải nhập đầy đủ thơng tin về: Mã phịng ban, Tên phịng ban… g Nhập số dư ban đầu Trên phần mềm kế toán, sau tiến hành khai báo xong danh mục ban đầu khách hàng, nhà cung cấp, vật tư, hàng hóa, tài sản cố định,… 33 người sử dụng tiến hành nhập số dư ban đầu cho tài khoản Số dư dư Nợ dư Có, VNĐ hay ngoại tệ Số dư ban đầu gồm có: - Số dư đầu kỳ tài khoản: số dư đầu tháng bắt đầu hạch toán máy (số liệu hạch toán máy khơng phải tháng 01) - Số dư đầu năm: số dư Nợ dư Có ngày 01 tháng 01 Việc nhập số dư phần mềm thường thực sau khai báo xong danh mục ban đầu trước hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh kỳ Nhập liệu chứng từ vào phần mềm kế toán theo phân hệ nghiệp vụ 4.1 Lập chứng từ thu, chi tiền mặt a, Lý thuyết liên quan Mơ hình xử lý liệu thu tiền mặt Mơ hình xử lý liệu chi tiền mặt 34 Các chứng từ đầu vào liên quan - Các chứng từ gốc liên quan đến việc tốn: Hóa đơn bán hàng; Phiếu nhập; - Các chứng từ gốc liên quan đến việc thu chi tiền mặt: Phiếu thu; Phiếu chi; Bảng kiểm kê quỹ; Giấy toán tiền tạm ứng; Giấy đề nghị tạm ứng; Ủy nhiệm chi; b, Trình tự thực Để hạch toán nghiệp vụ tiền mặt quỹ phần mềm kế toán, người sử dụng thực theo bước sau: • Bước 1: Chọn đến phân hệ có liên quan đến nghiệp vụ Tiền mặt quỹ • Bước 2: Chọn loại chứng từ cần cập nhật • Bước 3: Nhập chứng từ hình nhập liệu chứng từ Trong phần mềm kế tốn, hình nhập liệu chứng từ phần hành quản lý tiền mặt bao gồm thơng tin: Phần thơng tin chung gồm có: - Tên thông tin đối tượng: Là thông tin khách hàng, nhà cung cấp, 35 - Thuế suất: Là thuế suất thuế GTGT mặt hàng Lập đơn mua hàng Khi phát sinh hoạt động mua hàng, số doanh nghiệp tiến hành lập Đơn mua hàng, sau tiến hành lập Hóa đơn mua hàng vào Đơn hàng Thao tác khơng thiết phải thực hiện, số doanh nghiệp thực lập Hóa đơn mua hàng ln mà khơng cần lập Đơn hàng Lập hóa đơn mua hàng Lập chứng từ hàng mua trả lại, giảm giá Trong trình mua hàng, sản phẩm hàng hóa mà phẩm chất hay không quy cách, chủng loại hợp đồng kinh tế vi phạm cam kết thực trả lại người cung cấp người cung cấp giảm giá Khi người sử dụng phải hạch toán bút toán giảm giá trả lại hàng Màn hình thể trường hợp phát sinh hàng mua trả lại Lập chứng từ tốn cơng nợ phải trả Khi mua hàng, chưa toán giá trị lơ hàng ghi tài khoản công nợ Đến phát sinh nghiệp vụ trả tiền cho nhà cung cấp, người sử dụng hạch tốn bút tốn tốn cơng nợ 4.7 Lập chứng từ kế toán bán hàng a, Lý thuyết liên quan Ngun tắc hạch tốn • Việc ghi nhận doanh thu chi phí bán hàng phải tuân theo nguyên tắc phù hợp Khi ghi nhận khoản doanh thu phải ghi nhận khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo doanh thu • Chỉ ghi nhận doanh thu bán hàng hóa thỏa mãn đồng thời năm điều kiện sau: - Doanh nghiệp trao phần lớn rủi ro lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hàng hóa cho người mua - Doanh nghiệp khơng cịn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa người sở hữu hàng hóa quyền kiểm sốt hàng hóa 47 - Doanh thu xác định tương đối chắn - Doanh nghiệp thu thu lợi ích kinh tế từ việc bán hàng - Xác định chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng • Trường hợp hàng hóa dịch vụ trao đổi lấy hàng hóa dịch vụ tương tự chất khơng ghi nhận doanh thu • Phải theo dõi chi tiết loại doanh thu, doanh thu mặt hàng, ngành hàng, sản phẩm, theo dõi chi tiết khoản giảm trừ doanh thu để xác định doanh thu loại doanh thu, chi tiết mặt hàng, sản phẩm, để phục vụ cho cung cấp thơng tin kế tốn để quản trị doanh nghiệp lập Báo cáo tài Mơ hình xử lý liệu kế tốn bán hàng Các chứng từ đầu vào liên quan - Đơn đặt hàng, Phiếu giao hàng - Hóa đơn bán hàng - Phiếu nhập hàng bán trả lại - Chứng từ phải thu cơng nợ b, Trình tự thực 48 Để hạch toán nghiệp vụ liên quan đến bán hàng phần mềm kế toán, người sử dụng thực theo bước sau: • Bước 1: Chọn đến phân hệ có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng • Bước 2: Chọn loại chứng từ cập nhật • Bước 3: Nhập chứng từ hình nhập liệu dành cho chứng từ Trong phần mềm kế tốn, hình nhập liệu chứng từ phần hành quản lý bán hàng bao gồm thơng tin: Phần thơng tin chung gồm có: - Tên thông tin đối tượng: Là thông tin khách hàng có phát sinh giao dịch liên quan đến hoạt động bán hàng, trả lại, giảm giá, chiết khấu thương mại tốn cơng nợ - Địa chỉ: Là địa khách hàng - Mã số thuế: Là mã số thuế đăng ký khách hàng với tổng cục thuế nhập vào hóa đơn GTGT - Ngày chứng từ: Là ngày nhập nghiệp vụ bán hàng - Số chứng từ: Trong phần mềm thường tự động đánh số tăng dần, nhiên người sử dụng sửa lại số chứng từ chứng từ hạch tốn muốn Phần thơng tin chi tiết: Bao gồm thông tin mã hàng, kho, tài khoản kho, diễn giải, số lượng, đơn giá, thành tiền, tài khoản phải thu, thông tin khai báo thuế (tài khoản thuế, thuế suất, tiền thuế, số hóa đơn, kí hiệu hóa đơn), - Mã hàng: Dùng để nhận diện vật tư, hàng hóa, thường chọn từ danh mục vật tư, hàng hóa khai báo - Diễn giải: Mô tả lại nội dung nghiệp vụ bán hàng phát sinh - Kho: Là mã kho liên quan đến nghiệp vụ chứng từ chọn từ danh mục kho khai báo - TK kho: Chương trình lấy vào thơng tin khai báo ban đầu vật tư, hàng hóa Tài khoản phải thu: Là tài khoản đối ứng hạch tốn nghiệp bán hàng 49 (có thể 111, 112, 131…) - Tài khoản doanh thu: Là tài khoản hạch toán ghi nhận doanh thu bán hàng (TK 511…) - Số lượng: Là số lượng hàng bán ghi Hóa đơn GTGT - Đơn giá: Là đơn giá bán cho vật tư, hàng hóa - Thành tiền = Số lượng x Đơn giá - Tài khoản thuế: Là tài khoản hạch toán thuế (TK 1331) - Thuế suất: Là thuế suất thuế GTGT mặt hàng Trong phần mềm có quy trình bán hàng khác Trong tài liệu giới thiệu với người sử dụng số trường hợp nhập chứng từ liên quan đến hoạt động bán hàng phần mềm kế toán từ lập Đơn đặt hàng đến phát sinh toán bán hàng Lập đơn đặt hàng Khi phát sinh hoạt động bán hàng, số doanh nghiệp lập trực tiếp Hóa đơn bán hàng, số doanh nghiệp vào Đơn đặt hàng từ phía người mua Với doanh nghiệp họ tiến hành lập Đơn đặt hàng trước sau lập Hóa đơn bán hàng Các thơng tin Hóa đơn bán hàng lấy từ Đơn đặt hàng Tài khoản phải thu: Là tài khoản đối ứng hạch tốn nghiệp bán hàng (có thể 111, 112, 131…) - Tài khoản doanh thu: Là tài khoản hạch toán ghi nhận doanh thu bán hàng (TK 511…) - Số lượng: Là số lượng hàng bán ghi Hóa đơn GTGT - Đơn giá: Là đơn giá bán cho vật tư, hàng hóa - Thành tiền = Số lượng x Đơn giá - Tài khoản thuế: Là tài khoản hạch toán thuế (TK 1331) - Thuế suất: Là thuế suất thuế GTGT mặt hàng Trong phần mềm có quy trình bán hàng khác Trong tài liệu giới thiệu với người sử dụng số trường hợp nhập chứng từ liên quan đến hoạt động bán hàng phần mềm kế toán từ lập 50 Đơn đặt hàng đến phát sinh toán bán hàng Lập hóa đơn bán hàng Lập chứng từ hàng trả lại, giảm giá Trong trình bán hàng, sản phẩm, hàng hóa bị khách hàng trả lại giảm giá cho khách hàng vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng hay hàng bị kém, phẩm chất, không chủng loại, quy cách theo quy định hợp đồng Khi phải hạch tốn bút tốn giảm giá, trả lại hàng Màn hình thể trường hợp phát sinh hàng bán trả lại Lập chứng từ tốn cơng nợ phải thu Khi bán hàng, chưa tốn giá trị lô hàng bán ghi tài khoản công nợ Đến phát sinh nghiệp vụ trả tiền từ khách hàng, người sử dụng hạch tốn bút tốn tốn cơng nợ 4.8 Lập chứng từ kế toán thuê a, Lý thuyết liên quan Nguyên tắc hạch toán Thuế GTGT doanh nghiệp bao gồm thuế GTGT đầu vào khấu trừ thuế GTGT đầu phải nộp • Thuế GTGT đầu vào khấu trừ: thuế GTGT hàng hóa, dịch vụ dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT • Thuế GTGT đầu phải nộp: khoản thuế, phí, lệ phí khoản khác phải nộp, nộp phải nộp Ngân sách Nhà nước kỳ kế tốn năm Mơ hình xử lý liệu kế toán thuế 51 Các chứng từ đầu vào liên quan - Hóa đơn mua hàng nhà cung cấp lập bao gồm: hóa đơn GTGT, hóa đơn thơng thường,… - Hóa đơn bán hàng cho khách hàng bao gồm: hóa đơn GTGT, hóa đơn thơng thường,… b, Trình tự thực Trong phần mềm kế toán, nghiệp vụ thuế thường hạch tốn hóa đơn GTGT đầu vào hóa đơn GTGT đầu Các hóa đơn GTGT đầu vào Các hóa đơn GTGT đầu Thực bút toán tổng hợp cuối kỳ 5.1 Tính giá xuất kho Trong phần mềm, giá vốn xuất kho thường chương trình tự động tính vào phương pháp tính giá xuất kho khai báo từ tạo liệu kế toán khai báo vật tư, hàng hóa Nếu đăng ký theo phương pháp “Bình quân cuối kỳ” giá xuất kho tính sau thực chức “Cập nhật giá xuất” (ln có phần mềm) Khi sử dụng phương pháp giá xuất kho kỳ thời điểm tính bình quân 52 Nếu đăng ký theo phương pháp “Bình quân tức thời” giá xuất kho tính lập phiếu xuất kho sở tổng giá trị tồn tính đến thời điểm xuất chia cho tổng số lượng tồn tính đến thời điểm xuất Sử dụng phương pháp giá xuất kho thời điểm khác kỳ khác Nếu đăng ký phương pháp “Đích danh” hệ thống lấy giá xuất kho theo giá nhập vật tư chứng từ nhập kho chọn Nếu đăng ký phương pháp “Nhập trước, xuất trước”, hệ thống tự động tính giá xuất theo phương pháp sau cất giữ thơng tin phiếu xuất kho 5.2 Tính khấu hao tài sản cố định Trên phần mềm kế toán, việc khấu hao TSCĐ thực vào thời điểm cuối tháng trước thực việc kết chuyển số dư để xác định kết kinh doanh tháng Nhấn “Đồng ý” hệ thống phần mềm vào thông tin khai báo TSCĐ như: Nguyên giá, ngày khấu hao, số năm sử dụng,… để tự động tính khấu hao 5.3 Khấu trừ thuế GTGT Sau cập nhật chứng từ mua hàng, bán hàng có phát sinh thuế GTGT, phần mềm tự động xử lý đưa báo cáo thuế Khi xem báo cáo, người sử dụng phải chọn tham số cần thiết Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào - Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian, đối tượng Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán - Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian, đối tương Tờ khai thuế GTGT - Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian in 5.4 Kết chuyển lãi, lỗ xác định kết kinh doanh 53 Sau thiết lập thêm bút toán kết chuyển tự động Kế toán vào mục tổng hợp nhấn vào mục kết chuyển lãi lỗ, phần mềm tự động tổng hợp số liệu đưa bút toán kết chuyển Kiểm tra in báo biểu kế toán 6.1 Xem in báo cáo tiền mặt quỹ Sau cập nhật chứng từ liên quan đến tiền mặt quỹ, phần mềm tự động xử lý đưa báo cáo tiền mặt quỹ Khi xem báo cáo, người sử dụng phải chọn tham số cần thiết trước xem Sổ quỹ tiền mặt - Chọn tham số báo cáo: khoảng thời gian, tài khoản in - Xem báo cáo Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt - Chọn tham số báo cáo: khoảng thời gian, tài khoản in - Xem báo cáo 6.2 Xem in báo cáo tiền gửi ngân hàng Sau cập nhật chứng từ liên quan đến tiền gửi ngân hàng, phần mềm tự động xử lý đưa báo cáo tiền gửi ngân hàng Khi xem báo cáo, người sử dụng phải chọn tham số cần thiết Sổ tiền gửi ngân hàng: - Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian, tài khoản in - Xem báo cáo 6.3 Xem in báo cáo vật tư Sau cập nhật chứng từ liên quan đến nhập, xuất kho, phần mềm tự động xử lý đưa báo cáo liên quan đến phần nhập, xuất kho Khi xem báo cáo, người sử dụng phải chọn tham số cần thiết Báo cáo Tổng hợp tồn kho: - Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian, kho vật tư (một kho, số kho tất kho) - Xem báo cáo Sổ chi tiết vật tư hàng hóa 54 - Chọn tham số báo cáo: khoảng thời gian, vật tư, hàng hóa cần in (có thể chọn một, số tất vật tư, hàng hóa) - Xem báo cáo 6.4 Xem in báo cáo tài sản cố định Sau cập nhật chứng từ liên quan đến tài sản cố định, phần mềm tự động xử lý đưa báo cáo tài sản cố định Khi xem báo cáo, người sử dụng phải chọn tham số cần thiết Danh sách tài sản cố định - Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian, loại tài sản - Xem báo cáo Sổ tài sản cố định - Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian, loại tài sản - Xem báo cáo Thẻ tài sản cố định - Chọn tham số báo cáo như: thời gian, tên tài sản - Xem báo cáo 6.5 Xem in báo cáo tiền lương Sau cập nhật chứng từ liên quan đến tiền lương, phần mềm tự động xử lý đưa báo cáo tiền lương Khi xem báo cáo, người sử dụng phải chọn tham số cần thiết Bảng tổng hợp lương cán - Chọn tham số báo cáo như: thời gian in - Xem báo cáo Bảng toán lương phụ cấp: - Chọn tham số báo cáo như: thời gian in - Xem báo cáo Sổ nhật ký tiền lương - Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian in - Xem báo cáo 6.6 Xem in báo cáo liên quan đến mua hàng 55 Sau cập nhật chứng từ liên quan đến mua hàng, phần mềm tự động xử lý đưa báo cáo mua hàng Khi xem báo cáo, người sử dụng phải chọn tham số cần thiết Bảng kê mua hàng - Chọn tham số báo cáo: khoảng thời gian, đối tượng - Xem báo cáo Nhật ký mua hàng - Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian - Xem báo cáo Tổng hợp công nợ phải trả - Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian, đối tượng nhà cung cấp (một nhiều nhà cung cấp), tài khoản công nợ - Xem báo cáo 6.7 Xem in báo cáo liên quan đến bán hàng Sau cập nhật chứng từ liên quan đến bán hàng, phần mềm tự động xử lý đưa báo cáo bán hàng Khi xem báo cáo, người sử dụng phải chọn tham số cần thiết Nhật ký bán hàng - Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian in - Xem báo cáo Sổ chi tiết bán hàng - Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian in - Xem báo cáo Tổng hợp công nợ phải thu - Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian, đối tượng khách hàng, tài khoản công nợ - Xem báo cáo 6.8 Xem in báo cáo liên quan đến hoạt động quản lý thuế Sau cập nhật chứng từ mua hàng, bán hàng có phát sinh thuế GTGT, phần mềm tự động xử lý đưa báo cáo thuế Khi xem báo 56 cáo, người sử dụng phải chọn tham số cần thiết Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào - Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian, đối tượng - Xem báo cáo Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán - Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian, đối tương - Xem báo cáo Tờ khai thuế GTGT - Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian in - Xem báo cáo 6.9 Báo cáo kế toán 6.9.1 Bảng cân đối kế toán a, Lý thuyết liên quan Nội dung: Phản ánh toàn giá trị tài sản có nguồn hình thành tài sản doanh nghiệp thời điểm định Nguyên tắc lập: - Phải hoàn tất việc ghi sổ kế toán tổng hợp sổ kế tốn chi tiết, tiến hành khố sổ kế tốn, tính số dư cuối kỳ - Kiểm tra lại số liệu ghi cột "Số cuối kỳ" Bảng cân đối kế tốn ngày 31/12 năm trước - Khơng bù trừ số dư hai bên Nợ Có tài khoản tốn Cơ sở số liệu: • Căn vào sổ kế toán tổng hợp chi tiết • Căn vào bảng cân đối kế tốn kỳ trước (q trước, năm trước) b, Trình tự thực Xem báo cáo: Để xem báo cáo kế toán thực bước sau: - Vào hệ thống báo cáo - Chọn Bảng cân đối kế toán - Thiết lập tham số xem báo cáo: Chọn kỳ báo cáo 57 - Xem báo cáo 6.9.2 Báo cáo kết hoạt động kinh doanh a, Lý thuyết lien quan Nội dung: - Phản ánh tình hình kết hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Cơ sở số liệu: - Báo cáo kết hoạt động kinh doanh kỳ trước - Sổ kế toán chi tiết, tổng hợp kỳ tài khoản từ loại đến loại Thiết lập công thức báo cáo: Phần mềm kế tốn thiết lập sẵn cơng thức lên báo cáo Tuy nhiên, số phần mềm kế tốn cho phép khách hàng tự thiết lập công thức phù hợp, linh hoạt doanh nghiệp có mở tài khoản theo dõi doanh thu, chi phí b, Trình tự thực Xem báo cáo: Để xem báo cáo kế toán thực bước sau: - Vào hệ thống báo cáo - Chọn Báo cáo kết hoạt động kinh doanh - Thiết lập tham số xem báo cáo: Chọn kỳ báo cáo - Xem báo cáo 6.9.3 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ a, Lý thuyết lien quan Nội dung: Phản ánh luồng tiền doanh nghiệp theo hoạt động: - Lưu chuyển tiền từ hoạt động sản xuất kinh doanh - Lưu chuyển tiền từ hoạt động đầu tư - Lưu chuyển tiền từ hoạt động tài Cơ sở số liệu: • Theo phương pháp gián tiếp: - Báo cáo kết hoạt động kinh doanh - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ kỳ trước 58 - Các tài liệu khác • Theo phương pháp trực tiếp: - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ kỳ trước - Sổ kế toán thu chi vốn tiền - Sổ kế toán theo dõi khoản phải thu, phải trả Các phương pháp lập: - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ phương pháp gián tiếp b, Trình tự thực Xem báo cáo: Để xem báo cáo kế toán thực bước sau: - Vào hệ thống báo cáo - Chọn Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Thiết lập tham số xem báo cáo: Chọn kỳ báo cáo - Lựa chọn nghiệp vụ cho hoạt động: Hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động đầu tư, hoạt động tài - Xem báo cáo 6.9.4 Thuyết minh báo cáo tài a, Lý thuyết liên quan Nội dung: • Phần I Đặc điểm hoạt động doanh nghiệp • Phần II Kỳ kế toán, đơn vị tiền tệ sử dụng kế tốn • Phần III Chuẩn mực chế độ kế tốn áp dụng • Phần IV Các sách kế tốn áp dụng • Phần V Thơng tin bổ sung cho khoản mục trình bày Bảng cân đối kế tốn • Phần VI Thơng tin bổ sung cho khoản mục trình bày Báo cáo kết hoạt động kinh doanh • Phần VII Thơng tin bổ sung cho khoản mục trình bày Báo cáo lưu chuyển tiền tệ 59 • Phần VIII Những thơng tin khác Cơ sở số liệu: - Các sổ kế toán kỳ báo cáo - Bảng cân đối kế toán kỳ báo cáo - Báo cáo kết kinh doanh kỳ báo cáo - Thuyết minh báo cáo tài kỳ trước, năm trước - Sổ, thẻ kế toán chi tiết, sổ kế tốn tổng hợp b, Trình tự thực Xem báo cáo: Để xem báo cáo kế toán thực bước sau: - Vào hệ thống báo cáo - Chọn Thuyết minh báo cáo tài - Thiết lập tham số xem báo cáo: Chọn kỳ báo cáo - Nhập liệu thông tin chung doanh nghiệp, chuẩn mực, chế độ, sách kế tốn áp dụng - In báo cáo CÂU HỎI ÔN TẬP Trình bày bước cài đặt phần mềm kế tốn Misa máy vi tính ? Khai báo thông tin ban đầu cho phần mềm? Nêu bước Xây dựng sở liệu? 60 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Trong trình học tập sinh viên tham khảo loại sách Windows Excel [2] Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế tốn MISA, MISA SME.NET [3] Giáo trình kết toán máy SASINOVA 61 ... toán kỳ báo cáo - Bảng cân đối kế toán kỳ báo cáo - Báo cáo kết kinh doanh kỳ báo cáo - Thuyết minh báo cáo tài kỳ trước, năm trước - Sổ, thẻ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp b, Trình tự thực... gián tiếp: - Báo cáo kết hoạt động kinh doanh - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ kỳ trước 58 - Các tài liệu khác • Theo phương pháp trực tiếp: - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo... cáo kết hoạt động kinh doanh a, Lý thuyết lien quan Nội dung: - Phản ánh tình hình kết hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Cơ sở số liệu: - Báo cáo kết hoạt động kinh doanh kỳ trước - Sổ kế toán