Định nghĩa sự thành công và thất bại

9 Chương _ Định nghĩa thành công thất bại Hiển nhiên không muốn thất bại việc quản lí dự án Tất muốn dự án thành cơng Tuy nhiên, khơng có định Khi bạn thất bại việc đạt nghĩa rõ ràng thành mục tiêu xuất ngẫu cơng thất bại Vì nhiên khơng suy tính trước ta cần phải có Vậy có coi thất bại định nghĩa vận hành khơng ? (operational definitions) cho từ khóa Một định nghĩa vận hành định nghĩa mà có tiêu chuẩn cho tất nhóm liên quan đồng ý sử dụng để xác định kết Việc làm để phát triển định nghĩa vận hành trình bày chi tiết Chương 27, bây giờ, cần phải biết thành công thất bại việc quản lý dự án Định nghĩa thường sử dụng dự án thất bại khơng đáp ứng mục tiêu chi phí, hiệu suất, thời gian hay phạm vi (C, P, T, S) Tuy nhiên, có vài điểm sai định nghĩa Thứ nhất, mục tiêu đến từ đâu ? Khi mục tiêu xuất cách “bất ngờ” việc khơng thực mục tiêu khơng thực tế có cho thất bại ? Thứ 2, chí bạn đáp ứng tất mục tiêu dự án có giải vấn đề đặt khơng ? Khách hàng có sử dụng hay khơng? Nếu khơng dự án có coi thành cơng? Bạn thấy việc trả lời câu hỏi không dễ dàng Schutz, Sleven Pinto (1987) tìm lỗi sai mà người ta bị mắc phải giải vấn đề, nói, quản lý dự án vấn đề cần giải phạm vi rộng, nên ý tưởng họ áp dụng rộng rãi lĩnh vực Bốn lỗi sai : Lỗi 1: Không giải vấn đề cần giải Lỗi 2: Giải vấn đề không cần giải Lỗi 3: Hướng giải sai (giải sai vấn đề) Lỗi 4: Chỉ vấn đề giải pháp không sử dụng Dựa định nghĩa họ, nói dự án mà đáp ứng mục tiêu C,P,T,S (cost, performance, time, scope) không dùng lỗi Trong vài trường hợp, thực tế việc mắc phải lỗi nguyên nhân đưa dự án trở thành lỗi thứ Có nghĩa là, giải sai vấn đề, khơng sử dụng dự án Điều thường xảy với dự án phần mềm nội thảo luận với giám đốc phận yêu cầu triển khai hệ thống dựa bình luận họ, người bên họ không sử dụng hệ thống khơng thực đáp ứng nhu cầu cho họ NHỮNG QUAN ĐIỂM KHÁC Trong sách Learning from Failure: The Systems Approach, Fortune Peters (1995) nói rằng, “Một định nghĩa đơn giản thất bại, điều Thất bại định nghĩa đơn khơng giản điều khơng hướng không hướng không diễn mong đợi Suy từ mong đợi định nghĩa này, thất bại phân thành nhiều loại thể loại khác nhau." (p.21) Họ lại tiếp tục đưa bốn kiểu thất bại, giống Schuz, người khác Tất trình bày bảng 9-1 Thất bại kiểu thứ mà thường bắt gặp ngày B Ả N G 9-1 Những kiểu thất bại Kiểu Không đạt mục tiêu Kiểu Tác dụng phụ không mong muốn Kiểu Được thiết kế để xảy lỗi Kiểu Mục tiêu chưa phù hợp Ví dụ phần mềm không hoạt động dự tính sản phẩm khơng bán Ở loại thất bại thứ hai, mục tiêu ban đầu đáp ứng dẫn đến hậu tác dụng phụ không mong muốn Hầu hết vấn đề môi trường ngày hậu giải pháp mà ta đưa cho tốn khác ngày hơm qua Fortune and Peters trích dẫn thuốc thalidomide ví dụ sản phẩm xem có lợi lại gây nhiều bệnh dị tật bẩm sinh khác Chúng ta có ví dụ việc rị rĩ mơ cấy ngực gần hủy hoại Dow-Corning Vì bị ảnh hưởng nhiều lỗi loại Loại thất bại loại mà ta cố tình khơng xem xấu Ví dụ cầu chì thiết kế để phát nổ (bị hỏng) cường độ dòng Việc phát triển tiêu chí điện vượt mức cho hai bên đồng ý xem định Hệ thống Sprinkler định nghĩa thành công ( đầu phun nước chữa trước dự án bắt đầu cháy hệ thống chữa điều quan trọng cháy nước tự động) không giữ nước đường ống hỏa hoạn xảy Tất ví dụ gọi kiểu thất bại loại Loại thất bại thứ tư giống Schutz cộng nói, Lỗi thứ III, giải sai vấn đề Ví dụ để giảm lượng hàng hóa sản xuất bị vỡ người ta thực lắp đặt băng tải để vận chuyển việc lắp đặt thực chất lại khơng giải cho tốn vỡ hàng hóa nhiên cách giải lại tốt việc vận chuyển hàng hóa dễ dàng xung quanh xí nghiệp; Những sản phẩm hoạt động tốt nhiên lại không đáp ứng nhu cầu thị trường; máy tính Apple III vượt trội hẳn mặt kỹ thuật so với IBM-PC thời điểm lại khơng chấp nhận thị trường phần tên tuổi lừng danh IBM vị Apple khơng có sẵn phần mềm để chạy ứng dụng cho việc kinh doanh Định dạng Beta trình phát video có lẽ điều đáng nói loại thất bại thứ Định dạng vượt trội mặt kỹ thuật so với VHS, nhiên lúc tập đoàn Sony cố gắng giữ quyền mình, kết định dạng chết thị trường giải trí gia đình VHS hầu hết nhà sản xuất áp dụng ( Hầu hết máy thu âm phòng thu sử dụng định dạng Beta) Theo Fortune Peters, tất các đánh giá thất bại mang tính chủ quan; chúng phóng đại lên nhận thức nhân, hoàn cảnh kỳ vọng Tơi có cơng ty khách hàng mà người ta than phiền người mà họ làm việc thật tổ chức khách hàng coi công việc họ thành cơng, sếp người lại gọi thất bại Điều chắn thường có tham gia nhiều bên liên quan, cho thấy tầm quan trọng việc phát triển tiêu chí cho hai bên đồng ý xem định nghĩa thành cơng trước dự án bắt đầu CÁC THÀNH QUẢ NGHIÊN CỨU Vào năm 1974, Murphy, Baker, Fisher thông báo kết việc nghiên cứu 650 dự án để xác định yếu tố ảnh hưởng đến thành công dự án Nghiên cứu tóm tắt sách Project Management Handbook Cleland King Họ đưa câu hỏi, “Tại vài dự án bị coi thất bại chúng đạt mục tiêu P, C, T, S ?” “ Tại dự án khác coi thành cơng hoàn thành muộn vượt ngân sách ?” Dựa nghiên cứu họ, họ định thành công phải định nghĩa sau: Nếu dự án đáp ứng thông số kỹ thuật hiệu suất và/ nhiệm vụ đưa ra, có mức độ hài lịng cao kết dự án người chủ chốt tổ chức dự án mẹ, người chủ chốt tổ chức khách hàng, người chủ chốt nhóm dự án người dùng chính, dự án coi thành công cách tổng thể (Baker, cộng sự, 1974,p 903) Lưu ý vấn đề liên quan đến việc nhìn nhận Nếu người chủ chốt nhận thấy dự án thành cơng thành cơng, cho tất mục đích thực tiễn Định nghĩa không coi việc Nếu người chủ chốt nhận xếp trình tự thực thấy dự án thành cơng thành cơng, cho tất mục đích thực tiễn và chi phí thực một tiêu chí cho thành cơng Các tác giả tiếp tục nói lý cho việc nghiên cứu thực dự án hồn thành Khơng nghi ngờ dự án chưa hồn thành phải gặp nhiều áp lực chi phí xếp mục tiêu, nhiên một công việc hồn thành thỏa mãn nhiều nhân vật chủ chốt việc đáp ứng nhu cầu họ, việc vượt chi phí xếp trình tự thực mục tiêu trở nên quan trọng Nghiên cứu xác định số biến quan trọng để coi dự án thành công thất bại Một phát quan trọng dự án coi thành công, phải có nhiều (nếu khơng phải tất cả) biến liên quan đến thành cơng phải có mặt Tương tự vậy, nhiều (nếu tất cả), biến liên quan đến thất bại phải vắng mặt Các tác giả xác nhận số thứ mâu thuẫn với mà nhiều nhà quản lý quan niệm ngành quản lý dự án: Quản lý dự án đơn giản lập tiến độ ! PERT/ CPM thật đóng góp vào thành công dự án, tầm quan trọng việc lập tiến độ lại bị đánh giá cao nhiều so với yếu tố khác, bao gồm việc sử dụng công cụ biết đến lý thuyết quản lý hệ thống Chúng bao gồm cấu trúc phân tích cơng việc, hoạch định vòng đời , kỹ thuật hệ thống, quản lý cấu hình, báo cáo trạng thái Trong thực tế, nghiên cứu cho thấy việc lạm dụng PERT/CPM cản trở thành cơng, nhà quản lý dự án dành nhiều thời gian cho việc cập nhật tiến độ hàng ngày khiến cho việc quản lý dự án bị ảnh hưởng Baker cộng báo cáo bảy yếu tố góp phần vào thành công dự án, dựa phân tích hồi quy liệu Tổng hợp lại, bảy yếu tố giải thích cách thật thuyết phục 91% Các nhà quản lý dự án đặt phương sai (variance) mức độ thành công cao, việc nhìn nhận hồn cảnh bất thành công dự lợi án, khiến cho thuyết phục Chúng liệt kê table 9-2 Tất chúng có ý nghĩa thống kê với xác suất bé 0.001 Bảng thể hệ số hồi quy chuẩn hóa, với hệ số tích lũy với biến số Lưu ý hệ số hồi quy âm nghĩa chiều hướng hiệu ứng bị đảo ngược Nói cách khác, tăng hợp tác làm tăng khả thành công dự án, tăng áp lực cạnh tranh làm giảm khả thành công dự án Bởi riêng phối hợp quan hệ chiếm 77% dự án xem thành công, xem xét kĩ điều thực có ý nghĩa Box 9-1 chứa danh sách tóm tắt yếu tố tạo nên biến số cách tổng thể Vì có số yếu tố khiến người coi dự án thất bại, yếu tố phải tránh, tơi liệt kê chúng Box 9–2 Một lần lưu ý bạn nên làm điều mà bạn cho làm cho dự án thành công tránh điều bạn cho cho dự án thất bại Một lưu ý cuối nghiên cứu: Các nhà quản lý dự án đơi có xu hướng phàn nàn tình hình họ nói họ khơng thể thành cơng hồn cảnh bất lợi Các tác giả kết luận nhà quản lý dự án thực đạt mức độ thành công cao dự án, trường hợp bất lợi, họ tuân thủ yếu tố liệt kê Box MỤC TIÊU VÀ SỰ BIẾN ĐỔI Tôi đề cập đầu chương thất bại thường định nghĩa không đạt mục tiêu C, P, T S, tơi tự hỏi liệu có phải thất bại việc khơng đạt mục tiêu dựa mơ tưởng Trừ phi mục tiêu mang tính thực tế để bắt đầu người liên quan đến dự án bị lừa dối Nếu với tư cách người quản lý dự án việc đồng ý đạt mục tiêu mà chắn khơng thực tế người quản lý tơi gây áp lực buộc tơi phải làm hai bị lừa dối Cuối cùng, đạt mục tiêu không thực tế, người quản lý gặp rắc rối Vì vậy, tơi có nghĩa vụ tận tâm với mục tiêu thực tế Vậy mục tiêu thực tế bạn nhận điều đó? Bạn biết dựa số lịch sử Cho đến bạn thực đánh giá cấp độ cấu trúc phân tích cơng việc (Work Chúng ta nên hiểu thời gian làm việc cho tất hoạt động mang tính xác suất, khơng breakdown structure) nhiệm vụ có tính chất lặp lặp lại bạn có vài kinh nghiệm nhiệm vụ tương tự, việc bạn làm đốn Và chí sau đó, có sai số tất đánh giá Chúng ta nên hiểu thời gian làm việc cho tất hoạt động mang tính xác suất, khơng xác định Tuy nhiên, định thời gian cho hoạt động dựa dự đốn tốt nhất, sau liên kết chúng với nhau, thực phép tính xác định để tìm đường găng (critical paths), float, v.v Một đồng nghiệp tên Tom Conlon Anh nghiên cứu cách khơng thức số mạng lưới để xem mức độ nhạy cảm thời hạn hoàn thành dự án biến đổi khoảng thời gian hoàn thành công việc ngạc nhiên số kết Bản thân đường găng (critical path) thường không quan trọng việc xác định ngày kết thúc cho dự án Nó đường có nhiều phao (float) “đánh chìm tàu”, có nhiều khơng chắn (hãy dịch điều thành thay đổi) liên quan đến công việc Nếu bạn nghĩ có lý để tự hỏi làm để dự án thành công, định nghĩa việc đáp ứng tiến độ Tôi tin cách để điều xảy phải thay đổi nỗ lực áp dụng để đáp ứng thời đại Tuy nhiên, bạn theo dõi hiệu suất lịch trình số làm việc thực tế so với số ước tính ban đầu tơi nghĩ bạn thấy giá phải trả có khác biệt lớn thực tế so với làm việc ước tính Hãy xem xét nhiều nguyên nhân khác biệt nêu Box 9–3 Ở đây, có kỳ vọng không thực tế độ lớn phương sai xảy triển khai dự án Nhiều nhà quản lý có kinh nghiệm lập ngân sách cho phận nghĩ việc ngân sách cho dự án nên giữ mức dung sai chặt chẽ giống với phận Nhưng dự án không lập ngân sách giống phận Trong phận, bạn lập ngân sách cho năm tới cách xem xét số lượng nhân viên dự báo Bạn kiểm đếm số tiền tăng lương mà bạn định tặng, thêm vào chi phí dây chun, kẹp giấy, máy tính vật dụng khác, bạn Ngân sách thường giữ vài phần trăm H Ì N H 9-1 Sự chắn cuối chi phí dự án Mặt khác, dự án dựa số lượng cơng việc phải hồn thành số lượng xác cơng việc phải hồn thành khơng biết rõ từ đầu, khơng thể xác định xác chi phí lao động Có câu nói chắn cuối chi phí dự án gần cuối tăng Điều thể Hình 9-1 Một điều mà tất phải làm chấp nhận thay đổi Nó phần q trình Bạn giảm theo thời gian, bạn khơng loại bỏ Có mệnh lệnh đơi nghe tổ chức: Bạn vượt ngân sách — bạn thu ngân sách Một lệnh yêu cầu người vi phạm quy luật tự nhiên Nếu họ làm điều - tức đến mục tiêu - ln thơng qua động tác chân tay tai nạn túy Đó khơng phải họ thực kiểm sốt công việc để đạt kết  ... nói rằng, “Một định nghĩa đơn giản thất bại, điều Thất bại định nghĩa đơn khơng giản điều khơng hướng khơng hướng không diễn mong đợi Suy từ mong đợi định nghĩa này, thất bại phân thành nhiều loại... xác định kết Việc làm để phát triển định nghĩa vận hành trình bày chi tiết Chương 27, cịn bây giờ, cần phải biết thành công thất bại việc quản lý dự án Định nghĩa thường sử dụng dự án thất bại. .. hỏi, “Tại vài dự án bị coi thất bại chúng đạt mục tiêu P, C, T, S ?” “ Tại dự án khác coi thành cơng hồn thành muộn vượt ngân sách ?” Dựa nghiên cứu họ, họ định thành công phải định nghĩa sau: