QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA BÌNH MINH KHI ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO 9000

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC TIỂU LUẬN THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC Tên đề tài: QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN NHỰA BÌNH MINH KHI ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO 9000 GVHD: PGS TS TRẦN KIM DUNG NHÓM: 07 LỚP: CHQT_Đ3 KHÓA: K22 TP HCM, Tháng 03/2014 DANH SÁCH NHÓM 07 NGUYỄN THỊ BÍCH DUYÊN NGUYỄN THỊ DUNG 7701220246 7701220199 NGUYỄN THÀNH LỘC 7701220630 PHẠM QUỐC TRUNG 7701221284 NGÔ ANH TUẤN 7701221304 Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức 2014 Mục lục Giới thiệu Công ty CP Nhựa Bình Minh 1.1 Thông tin khái quát: 1.2 Lịch sử hình thành phát triển công ty: 1.3 Tầm nhìn, Sứ mệnh, Giá trị cốt lõi 1.4 Ngành nghề địa bàn kinh doanh 1.5 Mơ hình quản trị cấu quản lý Đề cương hướng dẫn áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 Cơng ty CP Nhựa Bình Minh Quản trị thay đổi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 10 3.1 Chuẩn đoán thực trạng Cơng ty CP Nhựa Bình Minh áp dụng ISO 9000 10 3.2 Phân tích kháng cự (phản ứng) tổ chức áp dụng ISO 9000 18 Giải pháp nâng cao hiệu quản trị thay đổi Công ty CP Nhựa Bình Minh: 20 4.1 Định hướng phát triển Hệ thống quản lý chất lượng Công ty: .20 4.2 Giải pháp nâng cao hiệu quản trị thay đổi hoàn thiện Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9000 20 4.2.1 Can thiệp OD nâng cao hiệu áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 20 4.2.2 Hoàn thiện Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 27 Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức 2014 Giới thiệu Cơng ty CP Nhựa Bình Minh 1.1 Thông tin khái quát: Tên Công ty Tên viết tắt : CƠNG TY CỔ PHẦN NHỰA BÌNH MINH : BM PLASCO Địa trụ sở : 240 Hậu Giang, Phường 9, Quận 6, TP.HCM Website : www.binhminhplastic.com Chi nhánh Công ty Cổ phần Nhựa Bình Minh: Số 7, Đường số 2, Khu cơng nghiệp Sóng Thần 1, Thị xã Dĩ An, Bình Dương Chi nhánh Vĩnh Lộc Bến Lức: Lơ C16 đến C130, K CN Vĩnh Lộc 2, Ấp Voi Lá, xã Long Hiệp, Huyện Bến Lức, Long An Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức 2014 1.2 Lịch sử hình thành phát triển cơng ty: Hình thành: Nhựa Bình Minh hình thành từ việc sáp nhập hai Cơng ty: Cơng ty Ống nhựa hóa học Việt Nam (Kepivi) Công ty Nhựa Kiều Tinh theo định Ủy ban Nhân dân TP Hồ Chí Minh Chuyển đổi cấu: Ngày 02/01/2004 Cơng ty cổ phần Nhựa Bình Minh thức chuyển đổi thành Công ty cổ phần với tên giao dịch Binh Minh Plastic JointStock Company, tên viết tắt BM PLASCO Giai đoạn 1977 – 1985: Giai đoạn hình thành; Giai đoạn 1986 – 1996: Đầu tư khoa học kỹ thuật, định hướng sản phẩm chính; Giai đoạn 1997 – đến nay: Xây dựng thương hiệu – đổi để phát triển; 1.3 Tầm nhìn, Sứ mệnh, Giá trị cốt lõi Tầm nhìn “Tiếp tục doanh nghiệp hàng đầu ngành nhựa vật liệu xây dựng Việt Nam” Sứ mệnh “Cung ứng sản phẩm, dịch vụ đáp ứng nhu cầu ngày cao thị trường Bảo đảm hài hịa lợi ích khách hàng, người lao động, cổ đông xã hội.” Giá trị cốt lõi “Đồng thuận cao, tông trọng khứ, tự tin hướng tới tương lai” 1.4 Ngành nghề địa bàn kinh doanh Qua 35 năm hình thành phát triển, đến Nhựa Bình Minh doanh nghiệp nhựa hàng đầu có uy tín cao ngành nhựa Việt Nam nói chung, ngành nhựa cơng nghiệp nói riêng, chun cung cấp loại ống, phụ tùng ống nhựa, sản phẩm nhựa kỹ thuật cao cho ngành cấp thoát nước, bưu viễn thơng, điện lực, xây dựng dân dụng, cụ thể: Ống phụ tùng uPVC đườngk ính từ 21mm đến 630mm, dùng ngành cấp nước, điện lực, bưu viễn thơng, xây dựng dân dụng Ống phụ tùng HDPE đường kính từ 16mm đến 1200mm, dùng ngành cấp thoát nước, điện lực, xây dựng dân dụng, đặc biệt cho vùng nước phèn nước mặn Ống gân HDPE thành đơi phụ tùng đường kính từ 110mm đến 500mm, đặc biệt dùng ngành thoát nước hạ tầng, điện lực Ống phụ tùng PPR đường kính từ 20mm đến 160mm, dùng cho nước nóng nước lạnh, chịu áp lực cao Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức 2014 Bình xịt cung cấp cho ngành nơng nghiệp Nón bảo hộ lao động cung cấp cho ngành xây dựng khai thác mỏ 1.5 Mơ hình quản trị cấu quản lý Mơ hình quản trị Từ cổ phần hóa, mơ hình quản trị áp dụng Công ty cổ phần Nhựa Bình Minh (BMP) bao gồm: Đại hội đồng Cổ đơng, Hội đồng Quản trị, Ban Kiểm sốt, Ban Tổng giám đốc Kế toán trưởng Cơ cấu tổ chức Công ty xây dựng nguyên tắc quản lý theo khối chức công việc phân công quy định Sổ tay chất lượng Công ty Tổng Giám đốc quản lý, điều hành Công ty thông qua việc phân cấp, phân quyền, ủy quyền Phó Tổng Giám đốc để trực tiếp giải giám sát công việc cụ thể khối Từ cuối tháng 11/2012, theo lộ trình Hội đồng Quản trị báo cáo Đại hội đồng cổ đông tháng 4/2012, Công ty tách biệt rõ vai trò, trách nhiệm Chủ tịch Hội đồng Quản trị Tổng giám đốc Chủ tịch Hội đồng Quản trị có nhiều thời gian để tập trung vào việc hoạch định chiến lược Công ty Ban Tổng Giám đốc phát huy tối đa khả việc thực thi chiến lược Hội đồng Quản trị đề Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức 2014 Cơ cấu quản lý Đề cương hướng dẫn áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 Công ty CP Nhựa Bình Minh Chất lượng sản phẩm hàng hóa, dịch vụ có vai trị quan trọng sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, cạnh tranh thị trường ngày liệt thành công doanh nghiệp chủ yếu phụ thuộc vào mức độ phù hợp Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức 2014 chất lượng sản phẩm, hợp lý giá dịch vụ thuận tiện Doanh nghiệp chiến thắng sản phẩm dịch vụ thỏa mãn nhu cầu ngày phong phú khách hàng Chất lượng sản phẩm yêu cầu xuất phát từ phía khách hàng, tiêu chuẩn sản phẩm, thỏa thuận ghi hợp đồng hay yêu cầu pháp chế, để đảm bảo cung cấp sản phẩm có chất lượng, tạo niềm tin cho khách hàng doanh nghiệp phải có hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) từ hướng tồn nỗ lực cho mục tiêu phục vụ khách hàng ngày tốt Sự đời Tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 tạo điều kiện thuận lợi cho trình hình thành Hệ thống quản lý chất lượng doanh nghiệp Sau gần 20 năm triển khai áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9000 Việt Nam, đến có khoảng 10000 tổ chức chứng nhiều tổ chức khác trình triển khai xây dựng Cơng ty Cổ phần Nhựa Bình Minh với quy mô 600 lao động, doanh nghiệp tiếp cận với Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 Hệ thống hỗ trợ nhiều công tác quản lý điều hành: trách nhiệm quyền hạn phận xác định rõ ràng hơn, hoạt động kiểm sốt chất lượng, kiểm sốt an tồn sản xuất bước cải tiến, yêu cầu khách hàng đáp ứng thỏa đáng thông qua việc chuẩn hóa quy trình làm việc, số hoạt động quản lý tin học hóa thơng qua việc triển khai áp dụng công nghệ thông tin Các bước triển khai áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9000 Bước 1: Cam kết lãnh đạo Ban Lãnh đạo Công ty bao gồm Lãnh đạo cấp cao, giám đốc điều hành cam kết tâm xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức 2014 việc đăng ký chứng nhận Nhiệm Lãnh đạo Công ty Nhựa Bình Minh trình xác định: Xác định mục đích, phạm vi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng; Lập Ban đạo dự án ISO 9000 phân cơng nhóm thực dự án, phân công Đại diện lãnh đạo chất lượng thư ký thường trực Tổ chức đào tạo nhận thức chung ISO 9000 phương pháp xây dựng hệ thống văn bản; Đánh giá thực trạng Lập kế hoạch thực Bước 2: Xây dựng nhóm lãnh đạo chương trình chất lượng nhóm cải tiến chất lượng Giám đốc điều hành người đứng đầu thành viên, cấp quản lý phòng ban cán chuyên tách chất lượng Bộ phận chịu trách nhiệm toàn từ việc lập kế hoạch, giám sát thực kế hoạch phân bố nguồn lực Bước 3: Nhận thức ISO 9000 Việc nhận thức ISO vấn đề quan trọng việc triển khai thực sau này, nhận thức phải truyền đạt đến toàn thể nhân viên công ty Nội dung truyền đạt bao gồm: Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 gì? Mục đích việc xậy dựng hệ thống chất lượng ISO 9000 Các tiêu chí tiêu chuẩn ISO 9000 Lợi ích việc thực ISO 9000 Cách thức xây dựng hệ thống tiêu chuẩn ISO 9000 Vai trò, trách nhiệm, quyền hạn phận, cá nhân chuyên gia tư vấn Bước 4: Đào tạo Đây vấn đề quan trọng cho việc xây dựng hệ thống ISO trình hoạt động doanh nghiệp Đào tạo cách thường xuyên với chương trình đào tạo xây dựng khác phù hợp với đối tượng Nội dung chương trình đào tạo: Các khái niệm hệ thống QLCL Sự ảnh hưởng chung hệ thống QLCL đến mục tiêu chiến lược tổ chức Các quy trình cần thay đổi? Các kỹ thuật tác nghiệp cho hệ thống Bước 5: Đánh giá thực trạng công ty Bước đối chiếu thực trạng công ty với tiêu chuẩn Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức 2014 Lưu đồ số thể hoạt động thông tin từ khách hàng đặt đơn mua hàng đến sản phẩm đến tay họ Từ lưu đồ này, ban xây dựng hệ thống chất lượng xây dựng lưu đồ hoạt động phịng ban, phân xưởng qua thiết lập hồ sơ, tài liệu có xem xét tài liệu phù hợp, bổ sung vào tiêu chuẩn, loại bỏ tài lieuj không phù hợp Đồng thời liệt kê danh sách tài liệu cần thay đổi hoạc bổ sung theo quy định tiêu chuẩn Bước 6: Xây dựng kế hoạch thực Đây bước Công ty tiến hành xây dựng kế hoạch cụ thể để hồn thành cơng việc theo sơ đồ sau: Tháng 10 11 12 Chiến dịch nhận thức ISO9000 Bổ nhiệm đại diện ISO9000 Lập kế hoạch nhân lực Đào tạo thông tin chất lượng Số tay chất lượng Quá Các thủ tục, quy trình trình thực Hướng dẫn cơng việc Giám sát q trình thực Đánh giá sơ lần Đào tạo chất lượng Đánh giá phù hợp Hoạt động phòng ngừa khắc phục Đăng ký chứng nhận Bước 7: Xây dựng hệ thống văn chất lượng, tài liệu Khái quát Các tài liệu hệ thống đảm bảo chất lượng sử dụng Cơng ty gồm: Chính sách chất lượng mục tiêu chất lượng Sổ tay chất lượng Các thủ tục văn Các tài liệu hỗ trợ (các tài liệu bên ngoài, hướng dẫn cơng việc biểu mẫu, qui trình, tiêu chuẩn, kế hoạch kiểm sốt q trình, kiểm tra thử nghiệm…) Các hồ sơ liên quan đến toàn hệ thống đảm bảo chất lượng Sổ tay chất lượng Sổ tay chất lượng mô tả khái quát hệ thống đảm bảo chất lượng Công ty gồm: Phạm vi áp dụng ngoại lệ hệ thống đảm bảo chất lượng theo yêu cầu tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức 2014 Điều lại gây tâm lý chán nản nhân viên Đặc biệt phận sản xuất Thêm vào việc phải tham gia vào khóa đào tạo, chưa hiểu rõ mục đích việc đào tạo, dẫn đến suy nghĩ: quy trình mà họ phải bị đào tạo lại Từ dẫn đến tâm lý chán nản, bất hợp tác việc tham gia khóa đào tạo Ngồi ra, áp dụng ISO, quy trình làm việc đánh giá lại xếp theo cách khoa học hợp lý nhằm tiết kiệm thời gian nguồn lực cho công ty Do phân đoạn công việc dư thừa bị loại bỏ, gây tâm lý lo lắng cho nhân viên Họ lo sợ bị việc bị thay đổi công việc khác áp dụng quy trình Nhân viên chưa thực quan tâm chưa có nhận thức vai trị, lợi ích việc áp dụng ISO Họ cho việc thực ISO trách nhiệm ban lãnh đạo cơng ty Do vậy, họ thực quy trình theo tính hình thức, mang tâm lý bị ép buộc, khơng thoải mái Từ đó, lãnh đạo cơng ty khó để đánh giá hiệu cơng tác đào tạo nhận biết hiệu quy trình mang lại áp dụng tiêu chuẩn ISO Can thiệp: Mở lớp đào tạo nhận thức cho người lao động, giúp họ có nhìn đắn hệ thống ISO Chuẩn bị câu hỏi mà nhân viên thường băn khoăn lo lắng áp dụng ISO 9000 câu trả lời tương ứng sau dán thơng tin nhân viên, nơi tin nơi nhân viên nghỉ ngơi Một số câu hỏi như: O ISO 9000 gì? O Tại cơng ty phải áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000? Mọi người lợi áp dụng ISO 9000? O Việc áp dụng ISO 9000 có thay đổi cấu nhân không? O Việc áp dụng ISO 9000 có làm tạo thêm nhiều việc khơng? Đó câu hỏi thường gặp nhân viên, Cơng ty nghiên cứu soạn câu trả lời tương ứng Mục đích việc nhằm mục đích nhân viên nhận thức đắn việc áp dụng ISO lợi ích mang lại cho họ cho công ty Giải pháp mang lại hiệu tích cực ổn định tâm lý nhân viên áp dụng hệ thống đảm bảo chất lượng Nhân viên có nhận thức tốt việc áp dụng ISO 9000, điều kiện quan trọng để hệ thống ISO vận hành thành cơng cần có tham gia chủ động nhân viên 4.2.1.2 Thực trạng: 21 Nguồn nhân lực Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức 2014 Trong thời gian đầu áp dụng ISO, tâm lý ngại học hỏi nhân viên, việc nắm bắt nội dung đào tạo thực theo quy trình theo tiêu chuẩn ISO cịn khó khăn Mục đích việc áp dụng quy trình để chuẩn hóa hoạt động giảm thiểu sai sót gây thiệt hại tăng tính an tồn cho cơng ty Tuy nhiên, để thực quy trình cách chun nghiệp cơng việc khó khăn áp dụng nhân viên Đặc biệt phận sản xuất, hoạt động quy trình hóa, khơng phải quy trình thực cách đầy đủ trình tự Đặc biệt nhân viên nhân viên thời vụ, chưa đào tạo để hiểu rõ quy trình chưa nhận thức tầm quan trọng việc thực quy trình Như vậy, việc thực sai thiếu sót quy trình làm phát sinh cố gây thiệt hại cho cơng ty O Ví dụ việc chuẩn bị khuôn để chạy máy: Công nhân thực thiếu bước nhỏ không vệ sinh khuôn trước lắp lên máy, lắp thiếu bulong… gây thiệt hại đáng kể cho Công ty Khi đó, đến có sản phẩm cuối phát sản phẩm khơng đạt phải tắt máy thao tác lại từ đầu bắt đầu mở máy, thời gian thực Chi phí cho việc khơng nhỏ Ngồi ra, có thay đổi nhân sự, cán quản lý gặp khó khăn việc đào tạo nhân viên mới, giúp họ có ý thức tự giác chấp hành quy định công ty thực hệ thống ISO Tuy nhiên chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng trách nhiệm cá nhân trình thực hiện, nhân viên thường chưa nắm bắt xác quy trình O Ví dụ như, cuối ngày cơng nhân có trách nhiệm phải thống kê máy sản xuất mét thành phẩm, phế phẩm, phải ghi rõ bắt đầu sản xuất kết thúc thành phẩm Tuy nhiên, nhân viên thường làm thống kê qua loa, dẫn đến sai sót thống kê Can thiệp: Trong thời gian đầu áp dụng, có quy trình hoạt động cách rõ ràng, nhân viên hướng dẫn quy trình nhà quản lý trực tiếp chưa nhận thức hết tầm quan trọng việc tuân thủ quy trình hoạt động nhân viên theo thói quen cách tùy hứng nên phịng đảm bảo chất lượng đề xuất giải pháp sau: Những nhân viên giỏi, người tham gia viết quy trình người hỗ trợ với người quản lý trực tiếp đội phòng ban để đào tạo nhân viên bên quy trình với tháng hai lần nhân viên chưa biết quy trình nhân viên vào Tùy theo tính chất phịng ban, việc 22 Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức 2014 đào tạo đến người quản lý trực tiếp đánh giá nhân viên thực đầy đủ quy trình bắt buộc Đào tạo tiến hành chỗ nơi làm việc phận để nhân viên dễ dàng ứng dụng học Thời gian đào tạo tiến hành làm việc Và thời gian đào tạo hỗ trợ phụ cấp, đào tạo trả 20.000 đồng/ cho nhân viên đào tạo 50.000 đồng người đào tạo Ngồi cịn phụ cấp ăn uống ca để động viên nhân viên tham gia cách tích cực Việc đào tạo phần giải việc tải người quản lý ngồi cơng việc họ phải tham gia đào tạo, việc đào tạo nhân viên diễn ca họ làm việc lấy nhiều thời gian họ Trong đó, ngồi áp lực cơng việc họ cịn phải chịu áp lực việc đào tạo nhân viên họ tuân thủ quy trình Đối với người đào tạo người quản lý thực việc đào tạo tốt theo đánh giá tất người đào tạo thưởng trao khen việc cống hiến công ty Cách đề xuất giải khó khăn việc đào tạo, nhân viên tham gia đào tạo với tinh thần tích cực hơn, người quản lý người đào tạo cảm thấy họ công ty công nhận công sức họ đền đáp cách xứng đáng vật chất lẫn tinh thần Để nhân viên tích cực tham gia áp dụng quy trình quản lý mới, Bộ phận đảm bảo chất lượng đề xuất cần có sách khen thưởng cá nhân phòng ban họ thực đầy đủ quy trình sau đánh giá nội định kỳ tháng/1 lần Nếu có số lỗi sai sót phạm vi bên thưởng sau: O Dưới lỗi thưởng 10 triệu đồng, O Từ đến lỗi thưởng triệu đồng O Từ đến lỗi thưởng triệu đồng O Từ đến 10 lỗi thưởng triệu đồng Và tương ứng với việc thưởng, để tạo tính răn đe việc tuân thủ quy trình Bộ phận đảm bảo chất lượng yêu cầu đưa tiêu tuân thủ quy trình vào việc đánh giá KPI hàng tháng nhờ phận nhân hỗ trợ việc Ở tiêu chí đánh giá KPI, phận đảm bảo chất lượng đề xuất thêm tiêu chí thực đúng, đủ so với quy trình nhằm thể cho nhân viên thấy việc áp dụng quy trình trách nhiệm người việc đo lường đánh giá rõ qua việc đánh giá KPI hàng tháng Ở Công ty Nhựa Bình Minh, Cơ cấu lương chia theo tỉ lệ lương cố định chiếm 70%, thưởng chiếm 30% (nếu đạt điểm KPI 100%) Và thưởng đánh giá qua nhiều tiêu chí KPI Cơ cấu thưởng sau: O Nếu A++: thưởng 150% (so với mức thưởng 30%) 23 Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức 2014 O Nếu A+: thưởng 120% (so với mức thưởng 30%) O Nếu A: thưởng 100% (so với mức thưởng 30%) O Nếu B: thưởng 80% (so với mức thưởng 30%) O Nếu C: thưởng 50% (so với mức thưởng 30%) O Nếu D: thưởng 30% (so với mức thưởng 30%) O Nếu E: không thưởng Các nhân viên nhận thấy để điểm cao việc đánh giá KPI hàng tháng họ phải thực tốt quy trình, khơng thu nhập họ bị ảnh hưởng không tuân thủ quy trình mà cơng ty u cầu 4.2.1.3 Cấu trúc kỹ thuật Nhiều quy trình, thủ tục phức tạp: Hệ thống đảm bảo chất lượng ISO địi hỏi cần phải có hệ thống tài liệu đầy đủ, rõ ràng, lưu giữ hồ cần thiết nhằm hỗ trợ cho công tác kiểm tra, thống kê giám sát Tuy nhiên ban đầu áp dụng ISO 9000, quy trình chuẩn hóa cách chuyên nghiệp lại chưa sát với thực tế làm việc nhân viên gây khó khăn cho việc thực Ví dụ phận sản xuất, trước áp dụng ISO, phát cố hư hỏng máy móc, cơng nhân báo trực tiếp cho phịng bảo trì để nhanh chóng điều nhân viên đến kiểm tra sửa chữa Sau áp dụng ISO, công nhân đến báo cố hư hỏng phải yêu cầu văn bản, có chữ ký tổ trưởng sản xuất Tờ đơn lưu trữ phịng bảo trì sau sửa chữa hồn tất cần có chữ ký xác nhận bên sản xuất bảo trì Hoạt động nhằm giúp phịng bảo trì thống kê có máy sửa chữa ngày, loại máy thường phát sinh hư hỏng,… Tuy nhiên quy trình gây nhiều thời gian gặp phải cố khẩn cấp Can thiệp 1: Khi xây dựng quy trình cho hoạt động, cơng ty muốn quy trình thực cách chuyên nghiệp nhất, đó, có số quy trình chưa sát với thực tế, rườm rà so với chất lượng nguồn nhân lực tình hình thực tế cơng ty Bộ phận đảm bảo chất lượng đề xuất giải pháp sau: Đối với quy trình làm thời gian trước mà không đem lại nhiều hiệu phịng ban đề xuất thay đổi quy trình phù hợp với tình hình tại, làm cho người thực cảm thấy thoải mái hơn, ghi lại bước họ làm trước Làm cho nhân viên cảm thấy quy trình phục vụ cho công việc họ tốt họ làm việc để phục vụ quy trình Nếu quy trình có liên quan đến phịng ban khác cần phải có thỏa thuận với phòng ban khác trước chỉnh sửa 24 Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức 2014 để quy trình thực với thơng hiểu rõ ràng hai bên Trong thời gian 48 tiếng, phòng đảm bảo chất lượng tiến hành điều chỉnh quy trình sau có tham khảo ý kiến bên liên quan Đối với khó khăn quy trình xảy vào lúc ban đầu áp dụng, sau thời gian điều chỉnh gần năm, quy trình phản ánh sát thực tế tình hình hoạt động tổ chức Phân công công việc bị chồng chéo Hiện tại, công ty gặp vướng mắc q trình phân cơng cơng việc phận bảo trì phận kỹ thuật Trong trình sản xuất, phát cố trình vận hành, phận sản xuất thường báo cáo cố máy hư cho hai phận kỹ thuật bảo trì Khi tiếp nhận thơng tin, hai phận không liên lạc với nên thường cho nhân viên đến nhà máy sữa chửa Do đó, cố máy móc hư hỏng có đến hai nhân viên từ hai phòng khác làm nhiệm vụ sửa chữa, phân công công việc chưa hợp lý bị chồng chéo Can thiệp 2: Cũng tương tự giống trường hợp thủ tục chưa sát với thực tế, quy trình thiết lập có chồng chéo phịng ban điều khơng tránh khỏi, việc khơng xảy cơng ty Bình Minh mà cịn tình trạng phổ biến cơng ty khác, phịng ban giải vấn đề liên quan Do đó, Phịng đảm bảo chất lượng đề xuất phịng Hành – nhân hỗ trợ việc phân tích thiết kế lại cơng việc để giảm tình trạng Sau trách nhiệm phân công rõ ràng, việc thiết lập quy trình thực cách rõ ràng Để giảm tình trạng chồng chéo xảy việc phịng ban liên quan đề xuất lên Giám đốc điều hành giám đốc định phịng ban chịu trách nhiệm Khó khăn thực cải tiến liên tục Kể từ bắt đầu áp dụng ISO thời điểm này, Công ty vận dụng hoàn thiện hệ thống ISO, nhiên xuất luồng ý kiến trái ngược quan điểm cải tiến liên tục tốt hay không tốt Ý kiến cho cải tiến liên tục không cần thiết: Khi nói đến cải tiến liên tục, họ nghĩ đến việc thay đổi cơng nghệ, thay đổi máy móc thiết bị để cải tạo lực sản xuất Và việc thường tiêu tốn nhiều tiền của, mà quy mô vốn hay tiềm lực tài doanh nghiệp lại hạn chế Họ cho rằng, công ty cải tiến, thay đổi liên tục có nghĩa cơng ty khơng ổn định sách, công nghệ, kỹ thuật không tốt nên thay đổi, làm họ phải thay đổi, tốn thời gian sức lực để học, để thay đổi 25 Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức 2014 Do họ cho không cần phải cải tiến Điều làm phát sinh hạn chế hoạt động gia tăng giá trị bị suy giảm, làm cho lực cạnh tranh kém, khó đáp ứng yêu cầu ngày cao khách hàng công nghệ thay đổi ngày Ý kiến cho cải tiến liên tục cần thiết: Họ hồn tồn trí với sách cải tiến liên tục vào tất hoạt động sản xuất kinh doanh từ xưởng sản xuất văn phòng điều hành, từ Khối sản xuất trực tiếp gián tiếp, từ hoạt động đối nội hoạt động đối ngoại doanh nghiệp Can thiệp 3: Sau năm, mà công ty nhận chứng ISO 9000, khó khăn lớn việc cải tiến quy trình Khi quy trình sát với thực tế, đồng nghĩa với việc nhân viên làm việc quen với quy trình có sẵn Tất nhiên khơng muốn thay đổi có bất tiện cho phịng ban khác họ trở thành thói quen ngày họ chấp nhận vấn đề hiển nhiên Sợ thay đổi đồng nghĩa với việc không muốn cải tiến quy trình phịng ban Để nâng cao thái độ tích cực việc cải tiến quy trình Phịng đảm bảo chất lượng đề xuất giải pháp sau: Trong trình đánh giá nội (mỗi quý lần) ý kiến đề xuất cải tiến quy trình thưởng 100.000 đồng (bắt buộc phịng ban phải đề xuất, ý kiến) Nếu quy trình áp dụng thưởng thêm 400.000 đồng Đặc biệt sáng kiến mang giá trị tăng suất lao động, mang lại hiệu rõ rệt cho công ty, thưởng 5% so với việc tiết kiệm chi phí lợi nhuận chênh lệch áp dụng giải pháp mang lại 4.2.1.4 Chiến lược Tiềm thị trường nội địa cịn lớn Việt Nam có gần 86 triệu dân, với mức tiêu thụ sản phẩm nhựa trung bình khoảng 32 kg/người Đây số thấp so với nước láng giềng Thái Lan, 100 kg/người, nước phát triển Nhật Bản mức 200 kg/người Các doanh nghiệp ngành nhựa có nhiều thuận lợi để phát triển, đặc biệt bối cảnh hàng nội địa sản xuất thay nhập khuyến khích Đang dần hạn chế phụ thuộc vào nguyên vật liệu nhập khẩu, đặc biệt tổ hợp hóa dầu hoạt động Hiện có nhiều dự án sản xuất nguyên liệu nhựa PP, PE triển khai Dự kiến đến hết năm 2014 vào hoạt động, nhà máy nâng tổng công suất ngành nhựa thêm khoảng triệu tấn/năm Việc gia tăng sản lượng ngành gặp thuận lợi dự án sản xuất hạt nhựa tổ hợp lọc hóa dầu (như Dung Quất) bước trở thành thực Điều giúp giảm thiểu rủi ro biến động nguồn nguyên vật liệu biến động tỷ giá 26 Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức 2014 Doanh nghiệp sản xuất VLXD nhựa Hàng loạt dự án tiếp tục đầu tư triển khai, Chính phủ đẩy mạnh đầu tư công, xây dựng sở hạ tầng yếu tố tạo nên nhu cầu nguyên vật liệu xây dựng, có sản phẩm nhựa xây dựng ống nhựa, lợp, trần,… Ngành nhựa xây dựng chịu tác động từ tính thời vụ ngành xây dựng Quý quý năm thường thời điểm hoạt động xây dựng tăng cao, doanh nghiệp ngành nhựa hưởng lợi doanh thu thường tăng trưởng mạnh Tốc độ tăng trưởng ngành tăng trưởng xuất cao Ngành nhựa giai đoạn tăng trưởng nhanh với tốc độ trung bình 1520%/năm Nhựa đánh giá mặt hàng có tốc độ tăng trưởng xuất cao, đứng thứ sau khí, hạt tiêu cà phê Thị trường xuất không khó để thâm nhập Theo Cơ quan thống kê Liên hiệp quốc, mặt hàng nhựa, Việt Nam nước có khả thâm nhập thị trường tương đối tốt, hưởng mức thuế thấp đối xử ngang nước xuất khác hầu hết thị trường Các doanh nghiệp tiếp cận công nghệ sản xuất đại giới sản phẩm thị trường chấp nhận Ngoài thị trường Nhật Bản có vị cạnh tranh, doanh nghiệp Việt Nam thâm nhập thành công thị trường Trung Quốc, Ấn Độ, Trung Đông, châu Phi, EU… Đây khu vực có nhu cầu cao sản phẩm bao bì, sản phẩm nhựa tiêu dùng xây dựng Công ty Cổ phần Nhựa Bình Minh có lực sản xuất cao thứ ngành, BMP chi phối 50% thị phần miền Nam chiếm khoảng 2025% thị phần ngành sản xuất ống nhựa nước Nhựa Bình Minh có hệ thống bán lẻ rộng khắp, động quản lý nỗ lực mở rộng thị trường Với việc sở hữu 20% DPC, BMP có lợi để củng cố thị phần khu vực miền Trung Nhựa Bình Minh có nguồn ngun liệu ổn định, quy mơ lớn, có trình độ khoa học kỹ thuật cao, sản xuất nhiều mặt hàng chuyên sâu, thương hiệu mạnh có nhiều lợi giai đoạn cạnh tranh cao, giá nguyên vật liệu biến động mạnh Để hạn chế rủi ro tăng trưởng dài hạn, doanh nghiệp có dự án phát triển tiềm năng, có kế hoạch nâng cao chất lượng sản phẩm, đầu tư máy móc thiết bị, đổi phương pháp kỹ thuật tiêu chí quan trọng Hằng năm, BMP đầu tư nâng cấp máy móc thiết bị để tăng công suất từ 1015% Trong năm 2010, BMP thuê 15.56 đất Khu công nghiệp Vĩnh Lộc Bến Lức, Long An để đầu tư xây dựng nhà máy với công suất dự kiến 150,000 tấn/năm Dự kiến nhà máy vào hoạt động vào năm 2015 4.2.2 Hoàn thiện Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 27 Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức 2014 4.2.2.1 Cải tiến quy trình xây dựng triển khai thực mục tiêu Nhằm đảm bảo cam kết Chính sách chất lượng Công ty thực thi đồng thời tăng cường tính hiệu lực hiệu mục tiêu chất lượng, trình xây dựng triển khai thực mục tiêu thực theo quy trình sau: S MNH CHÍNH SÁCH MC TIÊU NHIM V TRONG DÀI HN KT QU HOT ĐNG THC T MC TIÊU CHT LƯNG CP CÔNG TY HÀNG NĂM MC TIÊU CHT LƯNG CP B PHN HÀNG NĂM MC TIÊU THÁNG/ QUÝ CA B PHN K HOCH THÁNG/ QUÝ CA B PHN T CHC THC HIN ĐÁNH GIÁ VÀ ĐIU CHNH Mục tiêu chất lượng cấp Công ty xác định hàng năm dựa vào nhiệm vụ giai đoạn kết hoạt động thực tế; Từ mục tiêu chất lượng cấp Công ty, phận xây dụng mục tiêu cho phận đưa vào kế hoạch thực hàng tháng/ quý phận; Quá trình triển khai thực mục tiêu phải tuân thủ theo chu trình Deming với bước sau: O PPlan: lập kế hoạch phương hướng đạt mục t iêu, bao gồm: Xây dụng kế hoạch hành động: xác định công việc cần thực nguồn lực để tiến hành nhằm đạt mục tiêu nêu; Xác định điểm kiểm soát: xác định vị trí, cách thực hiện, tần số kiểm tra để đảm bảo kiểm sốt q trình với chi phí hiệu O DDo: thực theo kế hoạch lập: 28 Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức 2014 O CCheck: kiểm tra kết thực để phát nh ững sai lệch trình thực để điều chỉnh kịp thời ngăn ngừa sai lệch O AAction: hành động sữa chữa loại bỏ nguyên nhân gây sai lệch Ngồi việc tn thủ quy trình Cơng ty cần xem xét đến việc xây dựng sách khen thưởng, chế tài gắn liền với việc thực mục tiêu chất lượng hàng năm: Một lý dẫn đến không đạt mục tiêu chất lượng đưa ra, thiếu biện pháp thúc đẩy, động viên, chế tài Như nay, dù đạt mục tiêu hay khơng cấp quản lý, nhân viên hưởng đủ lưởng, không tạo động lực, cố gắng để đạt mục tiêu đề Vì cơng ty cần bổ sung tiêu hồn thành mục tiêu chất lượng vào hệ thống tiêu đánh giá kết công việc hàng tháng để xác định phần lương mềm cho nhân viên Ngồi ra, cơng ty cần đưa sách khen thưởng theo định kỳ Hàng năm, công ty đưa quỹ thưởng cho phận Tỉ lệ đạt mục tiêu chất lượng phận nhận mức thưởng với tỉ lệ tương đương Như tạo động lực thúc đẩy thành viên cố gắng đạt mục tiêu chất lượng, gắn kết thành viên để hoàn thành mục tiêu phận đồng thời tạo thách thức cho thành viên việc tìm giải pháp, biện pháp phù hợp để đạt mục tiêu chất lượng 4.2.2.2 Hoàn thiện hệ thống tài liệu Hệ thống tài liệu gương hệ thống quản lý chất lượng, nhằm thông báo ý định tạo quán hành động Số lượng tài liệu phụ thuộc vào quy mơ, loại hình tổ chức, phức tạp tương tác trình, phức tạp trình tạo sản phẩm, lực nhân viên,…Hệ thống tài liệu sở cho đảm bảo cải tiến chất lượng Do vậy, nội dung tài liệu phải phù hợp với hoạt động thực tế tuân thủ nguyên tắc “Viết làm” Để giải triệt để tồn hệ thống tài liệu, Phòng Đảm bảo chất lượng Công ty phải đảm bảo nguyên tắc sau trình xây dựng hệ thống tài liệu: Các thành viên tổ chức phải tham gia công tác soạn thảo góp ý tài liệu Trưởng phận, Ban huy công trường phải xem xét, hoàn thiện tài liệu liên quan đến hoạt động đơn vị Tất tài liệu sau ban hành phải triển khai áp dụng vào hoạt động thực tế để đánh giá tính phù hợp hiệu Các thành viên tham gia vào trình soạn thảo, xem xét tài liệu phải nắm rõ yêu cầu tiêu chuẩn hoạt động Công ty Đề xuất số nội dung để hoàn thiện hệ thống tài liệu sau: Về hình thức: điều chỉnh cách cho ký hiệu tài liệu dựa góp ý thành viên Ký hiệu tài liệu quy định lại sau: XXYYZZ t rong đó: XX viết tắt nhóm tài 29 Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức 2014 liệu; YY viết tắt phận soạn thảo tài liệu; ZZ số thứ tự tài liệu có nhóm phận Về nội dung: O Rà soát điều chỉnh số quy trình để tránh trùng lắp nội dung khơng cần thiết: Quy định an tồn vệ sinh lao động Quy trình sức khỏe an tồn; Các quy trình kế tốn tài chính; O Nên tách cấu tổ chức, chức nhiệm vụ phận, mô tả công việc khỏi sổ tay chất lượng lập thành quy định riêng để dễ dàng tra cứu điều chỉnh O Nên gộp chung hướng dẫn kiểm tra công việc (thực chất biểu mẫu kiểm tra ghi nhận kết thực công việc) hướng dẫn thực cơng việc để tăng tính logic cho tài liệu O Cần bổ sung nội dung trách nhiệm thu thập, phân tích kiểm sốt thơng tin, tiêu kiểm sốt hiệu cơng việc vào hệ thống tài liệu Về công tác cập nhật quản lý: O Duy trì việc cập nhật hệ thống tài liệu website nội Công ty vào đầu quý Đồng thời thông báo thay đổi hệ thống tài liệu buổi họp giao ban đầu quý O Xây dựng đội ngũ nhân viên phụ trách chất lượng phòng ban, nhà máy để cập nhật, quản lý tài liệu kiểm sốt tình hình áp dụng O Phịng Đảm bảo chất lượng cần lập kế hoạch để hỗ trợ giám sát tình hình áp dụng tài liệu đơn vị đặc biệt nhà máy 4.2.2.3 Hoàn thiện nguồn lực cho hệ thống quản lý Hoạt động tuyển dụng – đào tạo nhân sự: O Cần triển khai công tác đánh giá kết làm việc nhân viên, từ xác định nhu cầu đào tạo tuyển dụng hợp lý O Kế hoạch đào tạo cần thông báo sớm định kỳ hàng quý, để thành viên phòng ban, nhà máy thu xếp thời gian tham gia O Phòng Hành chánh – tổ chức cần phối hợp với phận liên quan để theo dõi đánh giá việc triển khai nội dung đào tạo vào thực tế Qua phân tích kết khảo sát nguyên nhân tồn tại, số nội dung sau cần đào tạo huấn luyện cho thành viên tổ chức: nội dung yêu cầu tiêu chuẩn đặc biệt nhận thức mối quan hệ chất lượng chi phí nhận thức cải tiến thường xuyên hệ thống, kỹ áp dụng kỹ thuật thống kê để phân tích xu hướng – kết hoạt động, kỹ đánh giá nội 4.2.2.4 Xây dựng tiêu theo dõi đo lường trình 30 Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức 2014 Một sở giúp tổ chức xác định đề xuất cải tiến nhằm nâng cao suất – hiệu hoạt động kết theo dõi – đo lường phân tích xu hướng q trình hệ thống Vì vậy, cơng ty cần xây dựng đầy đủ tiêu đánh giá cho trình chuẩn mực cụ thể cần đạt (giá trị tối thiểu cần đạt cho tiêu) Trong đó, cơng ty cần bổ sung tiêu chi phí, nguồn lực sử dụng để từ tính tốn hiệu trình Kế hoạch theo dõi đo lường q trình lập thành bảng sau: Một số trình mục tiêu tham khảo: Tên q trình Kiểm sốt tài liệu Kiểm sốt hồ sơ Họp xem xét LĐ Đào tạo Tuyển dụng Bảo trì Mua hàng Lưu kho bảo quản Kiểm soát thiết bị đo Đo lường thỏa mãn KH Đánh giá nội Mục tiêu Đảm bảo đủ tài liệu, tránh nhầm lẫn, sẵn có, cập nhật kịp thời Đầy đủ, để truy cập Đủ nội dung, thời gian, kết luận thỏa đáng triển khai đầy đủ Nhân viên đủ kiến thức kỹ thực công việc Tuyển người, thời gian Tránh cố, thiết bị ln sẵn sàng làm việc tính cơng suất, ảnh hưởng sản xuất Đảm bảo chất lượng phù hợp với giá cạnh tranh Đảm bảo chất lượng, ngăn nắp, không mát, dễ kiểm soát, chứng từ hợp lệ Đảm bảo thiết bị đo xác, phù hợp Đánh giá mức độ thỏa mãn để kịp thời điều chỉnh nâng cao thỏa mãn Phát điểm chưa phù hợp để khắc phục, tìm kiếm hội cải tiến hệ thống Hành động khắc phục Không để tái xảy sai lỗi Tần suất đánh giá lần/ năm lần/ năm lần/ năm Sau đợt Sau đợt lần/ năm lần/ năm lần/ năm lần/ năm lần/ năm lần/ năm lần/ năm Tùy vào mục tiêu năm tình hình thực trình mà cấp quản lý xác định tiêu cụ thể cho trình: O Định kỳ năm/ lần, trước họp xem xét lãnh đạo, sau công trình hồn thành, Trưởng phận, Ban huy cơng trường phải tiến hành đánh giá kết thực trình 31 Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức 2014 O Việc theo dõi đo lường q trình thực cách áp dụng kỹ thuật thống kê xem xét đánh giá theo mức độ sau: Rất kém, không chấp nhận (đạt 40% yêu cầu) Chưa đạt, cịn thiếu sót (đạt 50% u cầu) Đạt yêu cầu, chấp nhận (đạt 70% yêu cầu) Có hiệu (đạt 90% yêu cầu) 4.2.2.5 Tối ưu (đạt 90% yêu cầu) Tổ chức áp dụng kỹ thuật thống kê Mọi định có hiệu lực dựa việc phân tích liệu thông tin Trước đưa định nào, người định cần phải có sở chắn, thơng tin xác Đối với định liên quan đến chất lượng ta cần phải xác định rõ yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng, xem xét yếu tố kiểm sốt được, phân tích định có liên quan đến yếu tố đầu vào Hoạt động áp dụng kỹ thuật thống kê để phân tích liệu nên tổ chức thực theo hình 3.3 Quy trình phân tích liệu Việc phân tích liệu giúp xác định nguyên nhân gốc rễ vấn đề tồn tiềm giúp dẫn cho việc định hành động khắc phục phòng ngừa cần thiết để cải tiến Áp dụng kỹ thuật thống kê phương pháp phổ biến để phân tích liệu, gồm bốn hoạt động chính: O Thu thập số liệu O Xử lý số liệu O Nhật xét kết quả: xác định biến động làm ảnh hưởng đến kết thực trình O Đưa thông tin điều khiển, xử lý: phân tích nguyên nhân biến động đưa biện pháp nhằm loại bỏ ngăn chặn lặp lại biến động 32 Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức 2014 MC TIÊU THNG KÊ KT QU THEO DÕI VÀ ĐO LƯNG QUÁ TRÌNH XÁC ĐNH MC TIÊU VÀ NI DUNG THNG KÊ THU THP D LIU XLÝDLIU XÁC ĐNH HÀNH ĐNG KPPN & CƠ HI CI TIN T CHC THC HIN ĐÁNH GIÁ VÀ ĐIU CHNH Các kỹ thuật thống kê thường sử dụng: O Các cơng cụ kỹ thuật phân tích liệu không số Công cụ kỹ thuật Biểu đồ quan hệ So sánh theo chuẩn mực Tấn công não Biểu đồ nhân 33 Ứng dụng Ghép thành nhóm số lượng lớn ý kiến, quan điểm vấn đề có liên quan chủ đề cụ thể So sánh trình với trình thừa nhận để xác định hội cải tiến chất lượng Xác định giải pháp cho vấn đề hội tiềm tàng cho việc cải tiến chất lượng Phân tích thông báo mối quan hệ nhân Tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải vấn đề từ triệu chứng, nguyên nhân đến giải pháp Biểu đồ tiến trình Mơ tả q trình có Biểu đồ Biểu thị mối quan hệ chủ đề yếu tố hợp thành Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức 2014 O Công cụ kỹ thuật cho liệu số Công cụ kỹ thuật Ứng dụng Biểu đồ kiểm soát Phân tích: đánh giá ổn định q trình Kiểm sốt: xác định q trình cần điều chỉnh cần để nguyên trạng Xác nhận: xác nhận cải tiến trình Biểu đồ cột Trình bày kiểu biến thiên liệu Thơng tin dạng hình ảnh kiểu cách trình Quyết định nơi cần tập trung nỗ lực cải tiến Biểu đồ Pareto Trình bày theo thứ tự quan trọng đóng góp cá thể cho hiệu chung Xếp hạng hội cải tiến Biểu đồ tán xạ Phát xác nhận mối quan hệ hai tập số liệu có liên hệ với Xác nhận mối quan hệ dự tính hai số liệu có quan hệ với Áp dụng kỹ thuật thống kê sử dụng kỹ thuật kiểm tra mà giải vấn đề chất lượng Do vậy, không nên bận tâm đến kỹ thuật cao siêu mà chọn kỹ huật đơn giản, người tổ chức biết sử dụng Ngoài ra, tùy thuộc vào nội dung cần thống kê, đặc điểm hoạt động thống kê mà lựa chọn công cụ kỹ thuật phù hợp O Một số tiêu thống kê thông dụng: Quá trình/ Hoạt động Mua hàng Quản lý nhân Quản lý thiết bị Quản lý chi phí Quản lý tồn kho 4.2.2.6 Các tiêu cần phân tích Kỹ thuật thống kê gợi ý Đánh giá lựa chọn nhà cung ứng Giám sát nhà cung ứng Tỷ lệ lao động (độ tuổi, văn hóa…) Theo dõi biến động nhân Nội dung cố máy Nguyên nhân cố máy Chi phí sữa chữa, bảo trì Phiếu kiểm tra, biểu đồ cột Phiếu kiểm tra Pareto, đồ thị quạt Kiểm sốt, cột Pareto, tích lũy, kiểm sốt Nhân Biểu đồ cột, pareto Tỷ suất lợi nhuận Hiệu kinh doanh Tỷ lệ chi phí khơng chất lượng Kiểm sốt, đồ thị quạt Kiểm sốt, tích lũy Đồ thị quạt, pareto Tỷ lệ hàng hóa tồn kho Theo dõi định mức tồn kho Biểu đồ cột, kiểm soát Kiểm soát Thành lập nhóm chất lượng Để tập trung vào việc tổng hợp góp ý từ CBCNV tìm nguyên nhân đưa biện pháp cải thiện tiến độ thi công, tiến độ cung ứng vật tư, giảm số lượng khiếu nại khách hàng chất lượng cần thành lập nhóm chất lượng Đồng thời nhóm chất lượng đội ngũ thực công tác đánh giá, trì 34 Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức 2014 triển khai Kaizen Khi có vấn đề chất lượng sản, Ban lãnh đạo phân cơng nhóm thảo luận tìm nguyên nhân gây khuyết tật sản phẩm, đề xuất biện pháp khắc phục nhằm đảm bảo chất lượng, tăng suất, giảm chi phí làm lại Để nhóm chất lượng hiệu quả, cần bầu trưởng nhóm, người huy động viên nhóm giải vấn đề chung có liên quan tới công việc, lập kế hoạch điều khiển họp nhóm chất lượng Nhóm chất lượng cần phải đào tạo cách sử dụng kỹ thuật công cụ quản lý chất lượng như: biểu đồ Pareto, biểu đồ xương cá (biểu đồ nhân quả), chu trình PDCA, lưu đồ, phương pháp động não (Brain Storming).Việc đào tạo ban đầu mời giảng viên bên hướng dẫn, người nội am hiểu công cụ này, lần đạo tạo sau trưởng nhóm chất lượng đào tạo lại cho thành viên nhóm Để cho nhóm chất lượng hiệu cần có cam kết hỗ trợ mạnh mẽ từ ban lãnh đạo; cần đưa mục tiêu hoạt động nhóm rõ ràng; liên tục đào tạo cập nhật kiến thức quản trị chất lượng; giao việc người nhiệm vụ; luôn thúc đẩy hướng dẫn nhóm Cần tránh lý thường dẫn đến thất bại thành viên nhóm chất lượng nhiệt tình hiểu khơng đầy đủ nhiệm vụ thiếu kỹ thuật thực hiện; nhóm lớn nhỏ; giao công việc không phù hợp, sức nhóm 35