b. Ưu, nhược điểm của biện pháp tâm lý – xã hộ
1.4.4.Quá trình ra quyết định
Khi ra quyết định quản lý nhà quản lý cần phải thực hiện theo quy trình chặt chẽ với các bước cụ thể sau:
- Bước 1: Nghiên cứu tình thế
+ Xác định vấn đề cần ra quyết định: Muốn xác định đúng vấn đề, người quản lý cần so sánh đối chiếu sự vật với mục tiêu của tổ chức.
+ Xác định mục tiêu của quyết định: Khi vấn đề đã được xác định, bước tiếp sau là phải quyết định xem những gì sẽ tạo nên một giải pháp có hiệu quả. Để bắt đầu công việc này, người quản lý cần nhận rõ phần nào của vấn đề họ phải giải quyết và phần nào họ nên giải quyết, tức là cần phân biệt giữa “những cái bắt buộc phải làm” và “những cái nên làm” trong việc giải quyết vấn đề, đó cũng là cơ sở để có thể đề xuất các phương án lựa chọn khác nhau.
+ Chẩn đoán nguyên nhân: khi người quản lý đã tìm được một giải pháp thỏa đáng, họ phải xác định những hành động để hoàn tất giải pháp đó. Nhưng trước hết họ phải hiểu chắc và đúng về mọi nguồn gốc của vấn đề. Họ
cần đặt ra những câu hỏi như: những biến đổi nào cả bên trong lẫn bên ngoài tổ chức đã góp phần làm nảy sinh vấn đề? Những người nào bị lôi cuốn vào tình thế của vấn đề đang nảy sinh? Nhãn quan và tầm nhìn triển vọng của họ có đủ để thấy rõ vấn đề không? Hành động của họ có góp phần làm nảy sinh hay giải quyết vấn đề không?
- Bước 2: Xây dựng các phương án
Bước này khá đơn giản đối với các quyết định đã lập trình (lệ thường), nhưng hoàn toàn không đơn giản đối với những quyết định sáng tạo và thích nghi, đặc biệt trong điều kiện căng thẳng về mặt thời gian. Để có được quyết định tốt nhất, người quản lý cần phải hình thành nên nhiều phương án, giải pháp khác nhau. Để có thể đề xuất các phương án giải quyết vấn đề người quản lý có thể:
+ Huy động trí tuệ tập thể. + Giao việc cho cấp dưới.
+ Sử dụng chuyên gia, người có chuyên môn sâu về lĩnh vực cần ra quyết định.
+ Nên đặt các câu hỏi thăm dò.
+ Sẵn sàng thảo luận cả những phương án có quan điểm khác.
+ Không nên bỏ qua các phương án cân bằng, phương án thỏa mãn được nhiều nhất những yêu cầu.
- Bước 3: Đánh giá các phương án và lựa chọn phương án tốt nhất
Để đánh giá và lựa chọn ra được phương án tốt nhất, người quản lý cần dựa vào ba câu hỏi sau đây:
+ Phương án có tính khả thi không? Để trả lời câu hỏi này cần xem xét các nguồn lực của tổ chức, các ràng buộc pháp lý và đạo đức đối với tổ chức khi triển khai phương án. Ngoài ra còn phải xem xét phương án có hợp lý đối với chiến lược và khía cạnh tâm lý – chính trị của tổ chức hay không, có được các thành viên tán đồng và đem hết tâm huyết để thực hiện hay không.
+ Phương án có phải là một giải pháp thỏa đáng không? Người quản lý cần xét đến hai câu hỏi phụ. Thứ nhất, phương án có đáp ứng được mục tiêu của quyết định hay không, cả “cái phải làm” và “cái nên làm”. Thứ hai, phương án này có cơ hội chấp nhận được về sự thành công hay không, nếu giả định tính toán được “cơ may chấp nhận được” đó?
+ Những hậu quả có thể xảy ra đối với “phần còn lại” của tổ chức là gì? Người quản lý cần phải tiên liệu những biến đổi trong một lĩnh vực có thể ảnh hưởng đến các lĩnh vực khác như thế nào – cả hiện tại lẫn tương lai. Những phương án có hậu quả tiêu cực sẽ bị loại bỏ, những phương án có hậu quả tích cực tất nhiên sẽ có ưu thế hơn so với những phương án có hậu quả trung tính. Thông thường khi không đủ thông tin cần thiết để lựa chọn phương án thì phương án được lựa chọn là một phương án có tính “dung hòa”
- Bước 4: Ra quyết định
Khi ra quyết định thì phần lớn là các quyết định được thể hiện dưới dạng văn bản, các văn bản này phải tuân thủ quy định thể thức văn bản theo đúng pháp luật. Một số quyết định mang tính nội bộ, cấp thời, cần sự nhanh chóng có thể là các quyết định bằng lời nói của nhà lãnh đạo, nhả quản lý.
- Bước 5: Triển khai và theo dõi quyết định
Các nguồn lực cần được huy động và phân phối; ngân sách và thời gian biểu phải được xây dựng để có thể đo lường sự tiến triển của việc triển khai quyết định; những trách nhiệm cần được phân công; chế độ báo cáo cũng như thủ tục điều chỉnh, uốn nắn cần được thiết lập… Ngân sách – thời gian biểu – chế độ báo cáo về thực chất hợp thành chức năng kiểm tra trong quá trình triển khai quyết định.
Người quản lý cần ở vào tư thế sẵn sàng hình thành kế hoạch nhằm đối phó với những đòi hỏi và những vấn đề có thể nảy sinh trong quá trình thực hiện giải pháp đã chọn.
Người quản lý cần theo dõi, đôn đốc, uốn nắn, điều chỉnh quá trình thực hiện quyết định. Cần xác định xem mọi việc có tiến hành theo kế hoạch không, quyết định có ảnh hưởng gì đến môi trường bên trong và bên ngoài tổ chức; cấp dưới có hành động như dự kiến không; cần có những nỗ lực nào thêm nữa
Tóm lại ra quyết định là một quá trình liên tục và người quản lý luôn chịu những thách thức có tính thường trực.