Kế toán TSCĐ có nhiệm vụ theo dõi GTCL của các TSCĐ để thông báo cho bộ phận sử dụng. Khi các TSCĐ có GTCL bằng 0, Kế toán TSCĐ phải thông báo và gửi Bảng kê thanh lý TSCĐ cho Trưởng bộ phận sử dụng xem lại tình trạng sử dụng của TSCĐ. Sau đó ra quyết định có thanh lý TSCĐ đó không. Trường hợp, Bộ phận sử dụng thông báo TSCĐ còn sử dụng được thì Kế toán TSCĐ đưa TS đó vào danh sách TS khấu hao hết để theo dõi.
Ví dụ 10: Trong tháng 06/2013 , Khối nhà máy lập e-AED (Xem phụ lục 2.14) để thanh lý một số TSCĐ. Kế toán TSCĐ sau khi nhận được thông báo có e-AED thanh lý và mã những TSCĐ cần thanh lý thuộc khối nhà máy từ thư điện tử nội bộ, Kế toán sẽ gửi danh sách các TSCĐ cần thanh lý kèm Bảng khấu hao lũy kế, GTCL thông qua thư điện tử nội bộ.
Tùy vào tính chất của TSCĐ, Trưởng phòng kỹ thuật, Trưởng phòng mua hàng và Trưởng phòng vi tính thống nhất giá bán tối thiểu để thanh lý và trình lên Hội đồng thanh lý (Gồm Giám đốc nhà máy, Trưởng bộ phận HSE (Health-Safety-Environment), Kế toán trưởng, Trưởng phòng kỹ thuật, Trưởng bộ phận sử dụng). Hội đồng thanh lý sau khi phê duyệt giá bán tối thiểu đã quyết định hình thức đấu thầu ra bên ngoài cho 4 đơn vị tài sản được thể hiện thông qua bản Thông báo thanh lý TSCĐ ngày 24/06/2013, đấu thầu cả trong nội bộ và bên ngoài cho 6 đơn vị TS còn lại được thể hiện thông qua bản Thông báo Thanh lý TSCĐ ngày 05/11/2013. Ngoài những cá nhân và các tổ chức có nhu cầu mua TS cần thanh lý, Kế toán TSCĐ cũng được nhận 1 bản Thông báo thanh lý TSCĐ của 2 đợt thanh lý trên, để lưu hồ sơ thanh lý tài sản.
Khi quá trình đấu thầu kết thúc, Hội đồng thanh lý lập Biên bản thanh lý tài sản và Biên bản giao nhận các tài sản thanh lý có điền đầy đủ thông tin cá nhân, tổ chức tham gia đấu thầu và giá mà các cá nhân, tổ chức tham gia đấu thầu đưa ra cũng như giá trúng thầu. Biên bản này phải có đủ 5 chữ ký của các thành viên trong Hội đồng thanh lý và chữ ký phê duyệt của Ban giám đốc. Trong Biên bản thanh lý tài sản phải thể hiện rõ là phải đóng tiền cho phòng kế toáng trước khi nhận tài sản.
Mỗi thành viên trong Hội đồng giữ 1 bản Biên bản thanh lý tài sản vừa được lập và gửi bản gốc này cho phòng kế toán. Khi nhận được Biên bản thanh lý tài sản của 2 đợt
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 56
thanh lý này, Kế toán thanh toán lập Hóa đơn GTGT chung cho cả 2 đợt thanh lý này và tổ chức đứng tên đại diện là Công ty Phú Kiến Gia. Kế toán trưởng của công ty là người ký tên đại diện bên bán tài sản.
Sau khi bên mua thanh toán đầy đủ tiền, thủ quỹ gửi bản sao Phiếu thu tiền và bản sao Biên bản thanh lý TS có ghi xác nhận đã thu đủ tiền từ bên mua cho Kế toán TSCĐ. Sau đó Kế toán thanh toán chuyển Biên bản thanh lý tài sản, bản sao Hóa đơn GTGT, Biên bản giao nhận các tài sản thanh lý cho Kế toán TSCĐ lưu hồ sơ tài sản đã thanh lý. Khi đã nhận đủ chứng từ liên quan đến tài sản thanh lý thì Kế toán TSCĐ ghi giảm nguyên giá, giảm khấu hao lũy kế đối với các tài sản thanh lý vào hệ thống SAP. Định khoản nghiệp vụ giảm TSCĐ của mã tài sản 210282 (Nằm trong đợt thanh lý ngày 06/12/2013):
Giảm toàn bộ nguyên giá và khấu hao lũy kế của TSCĐ: Nợ TK 811: 264,054,900
Nợ TK 214: 122,366,926
Có TK 211: 384,421,826 Ghi nhận thu nhập từ thanh lý:
Nợ TK 111: 10,000,000 Có TK 711: 9,090,909 Có TK 3331: 909,091