2.2.4.1. Các chứng từ được sử dụng:
- Bản sao e-AED.
- Bản sao Yêu cầu nâng cấp (hoặc sửa chữa). - Bảng chi tiết tiến độ thi công.
- Hợp đồng sửa chữa nhà xưởng. - Phiếu kiểm định TSCĐ, thiết bị. - Bản nghiệm thu.
2.2.4.2. Các thủ tục quy định:
*Đối với sửa chữa nhỏ thường xuyên, định kỳ Bộ phận kỹ thuật nếu TSCĐ thuộc khối nhà máy hoặc phòng hành chính nếu TSCĐ thuộc khối văn phòng cùng Bộ phận trực tiếp sử dụng TSCĐ sẽ tiến hành kiểm tra, bảo trì và thay thế những chi tiết nhỏ không đảm bảo yêu cầu sử dụng, xuống cấp. Riêng với TSCĐ thuộc khối nhà máy đã có kế hoạch
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 51
sửa chữa định kỳ từ khi bắt đầu đưa TSCĐ vào sử dụng, nếu không có sửa chữa bất thường thì cứ vào ngày 24 và 25 tháng 12 khối nhà máy tiến hành kiểm tra và sửa chữa. Các chi phí sửa chữa nhỏ định kỳ được tính hết vào chi phí SXKD trong kỳ mà không phân bổ nhiều kì.
*Đối với nâng cấp và sửa chữa lớn TSCĐ: Các thủ tục được công ty quy định cũng giống như các thủ tục tăng TSCĐ, Bộ phận trực tiếp sử dụng TSCĐ cần nâng cấp sửa chữa bắt buộc phải lập e-AED để được phê duyệt, tuân thủ theo quy trình “Thủ tục xét duyệt và cấp ngân sách” và quy trình “Mua hàng không tồn trữ” (Nếu cần phải thay thế các chi tiết nhỏ đã hư hỏng hoặc xuống cấp của TSCĐ).
Phần mềm trên hệ thống SAP đã được nhập số liệu là không thể thay đổi được giá trị. Nên khi nâng cấp TSCĐ, các chi phí này không thể nhập thêm vào phần mềm để ghi tăng nguyên giá TSCĐ và thay đổi trích khấu hao được. Chính vì vậy, trong trường hợp này Kế toán TSCĐ tạo một mã TS mới và thực hiện các phương pháp hạch toán ghi tăng TSCĐ. Lúc này, Kế toán TSCĐ nhập các chi phí đó vào phần nguyên giá trong hệ thống SAP và hệ thống hiểu các chi phí này như một TS của công ty và tự động trích khấu hao vào tháng tiếp theo. Các quy trình theo dõi giống với TSCĐ tăng. Định khoản nâng cấp, sửa chữa TSCĐ:
Nợ TK 211: Nợ TK 133:
Có TK 111, TK 112, TK 331: