2.1.2.1. Chức năng:
Là một trong những công ty phát minh, phát triển và cung cấp các giải pháp điều trị với danh mục các loại dược phẩm chất lượng, đa dạng nhằm đáp ứng nhu cầu về điều trị và chăm sóc sức khỏe trong nước và một số nước trong khu vực Châu Á thuộc các lĩnh vực khác nhau như: Tim mạch, truyền nhiễm, ung thư, hệ thần kinh trung ương, bệnh đái tháo đường, bệnh nội khoa, chứng huyết khối,…. Phù hợp với bảy nền tảng phát triển của công ty Sanofi-Aventis Việt Nam: Đái tháo đường, vắc-xin dành cho người, dược phẩm
tiên tiến, sản phẩm chăm sóc cá nhân, thị trường mới nổi, thuốc thú y và Genzyme - Điều trị các bệnh hiếm gặp.
2.1.2.2. Nhiệm vụ:
- Đối với các bên đối tác: Công ty có trách nhiệm tuân thủ các thoả thuận giữa các bên trong liên doanh. Ngoài ra, công ty còn chịu sự quản lý, chỉ đạo của tập đoàn đối tác Pháp về mặt chuyên môn, kỹ thuật, các thủ tục và gửi báo hợp nhất của tập đoàn.
- Đối với nhà nước: Công ty có trách nhiệm tuân thủ các quy định thông qua việc thực hiện các thông tư, chỉ thị công văn hướng dẫn của các cơ quan quản lý nhà nước của Việt Nam như: Bộ Công Thương, Bộ Tài Chính, Bộ Y Tế, Bộ KH & ĐT, Ngân Hàng Nhà Nước.
2.1.3. Tổ chức hoạt động kinh doanh trong công ty: 2.1.3.1. Ngành nghề kinh doanh: 2.1.3.1. Ngành nghề kinh doanh:
Sản xuất, kinh doanh và mua bán các loại sản phẩm dược và cận dược dùng cho người, theo đúng danh mục các sản phẩm đã được bộ y tế Việt Nam cho phép với một số sản phẩm thuốc thông dụng và quen thuộc trên thị trường như (Lactacyl, Acemuc, Sorbitol, Nospa,…).
2.1.3.2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh:
Là công ty sản xuất theo phương thức sản xuất hàng loạt lớn được quản lí theo lô sản phẩm, và kinh doanh bán ra tại thị trường Việt Nam và xuất khẩu.
2.1.3.2.1. Đặc điểm sản phẩm:
Sản phẩm của công ty là dược phẩm để phòng chữa bệnh, do đó nó ảnh hưởng đến sức khỏe và sinh mạng của người tiêu dùng. Sản phẩm được sản xuất theo đúng tiêu chuẩn và cóthời hạn sử dụng.
Một số sản phẩm của công ty: Acemuc (Gói); Acodine (Viên): thuốc chống ho; Calcium corbiere (Ống): điều trị các trường hợp suy nhược; Sorbital Sanofi (Gói): điều trị táo bón, khó tiêu; Lactacyd Liquid (Chai): làm sạch và bảo vệ da…
2.1.3.2.2. Quy trình sản xuất các mặt hàng chủ yếu:
Hiện nay công ty sản xuất nhiều loại sản phẩm, mỗi sản phẩm có quy trình công nghệ sản xuất khác nhau. Nguyên tắc chung của quy trình sản xuất là đảm bảo an toàn về hệ thống xử lý không khí, hệ thống theo dõi nhiệt độ và ẩm độ, kiểm soát chất lượng môi trường tránh sự chênh áp. Có 3 quy trình công nghệ sản xuất chính:
- Quy trình sản xuất thuốc viên nang: Nguyên liệu sau khi kiểm tra đạt chuẩn đưa vào công đoạn rây và trộn để các nguyên liệu trộn lẫn vào nhau, sau đó vô nang (viên nhộng) rồi qua giai đoạn ép vỉ, vô hộp, đóng thùng, sau đó lưu vào kho thành phẩm chờ tiêu thụ.
- Quy trình sản xuất thuốc viên nén: Nguyên liệu sau khi kiểm tra đạt chuẩn đưa vào công đoạn rây và trộn để các nguyên liệu trộn lẫn vào nhau, sau đó ép thành viên nén rồi qua giai đoạn ép vỉ, vô hộp, đóng thùng, sau đó lưu vào kho thành phẩm chờ tiêu thụ.
- Quy trình sản xuất thuốc nước đóng chai: Nguyên liệu sau khi kiểm tra đạt chuẩn đưa vào công đoạn trộn thành hỗn hợp nước, sau đó vô chai, ép màng co, rồi qua giai đoạn vô thùng, sau đó lưu vào kho thành phẩm chờ tiêu thụ.
2.1.4. Cơ cấu tổ chức quản lý tại công ty: 2.1.4.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý: 2.1.4.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý:
*Nguồn lập “Phòng quản lý kinh doanh”.
2.1.4.2. Chức năng nhiệm vụ từng bộ phận:
Phòng kế toán: Là công cụ quan trọng để điều hành, quản lý các hoạt động kinh tế tài chính. Ghi chép tính toán phản ánh số hiện có, tình hình lưu chuyển và sử dụng tài sản, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động SXKD của công ty. Kiểm tra phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hành vi lãng phí, vi phạm chính sách, chế độ, kỷ luật Kinh tế - Tài chính của Nhà nước.
Ban giám đốc Phòng hành chính Giám đốc tiếp thị Phòng quản lý kinh doanh Hệ thống cửa hàng Phòng đảm bảo chất lượng Phòng hành chính Phòng nhân sự Giám đốc hành chính Giám đốc công nghệ Phòng vi tính Phòng kế hoạch sản xuất Phòng kiểm nghiệm Phòng phát triển công nghệ dược liệu
Phòng kỹ thuật Phòng kỹ thuật Phân xưởng thuốc viên Phân xưởng thuốc nước
Phân xưởng đóng gói
Phòng y vụ và đăng ký Phòng trình dược viên Phòng tiếp thị Phòng kế toán Phòng vi tính
Phòng kinh doanh: Soạn thảo các hợp đồng mua bán hàng đối với đại lý, tuyến điều trị, nhà thuốc vàng. Tiếp nhận và xử lý đơn hàng. Lập và gửi các bảng doanh số đại lý, nhà thuốc vàng thực hiện hàng tháng, quý cho khách hàng. Kiểm tra hóa đơn chi chiết khấu cho tuyến điều trị và khuyến thưởng cho nhà thuốc vàng mua qua đại lý theo điều kiện bán hàng của công ty.
Phòng mua hàng: Tiến hành việc mua hàng theo đúng quy trình mua hàng, báo cáo cho các cấp có thẩm quyền theo yêu cầu. Trưởng phòng mua hàng khối kênh phân phối có quyền duyệt giá trị của việc mua hàng tùy thuộc vào việc ủy quyền. Tiếp nhận và giải quyết mọi khiếu nại của khách hàng.
Phòng kế hoạch sản xuất: Đảm bảo nguyên liệu bao bì cho sản xuất theo kế hoạch cũng như các nhu cầu khác của phòng ban và phân xưởng theo kế hoạch. Chuẩn bị lệnh sản xuất, lệnh đóng gói, phiếu xuất nguyên liệu, bao bì cho các phân xưởng theo kế hoạch sản xuất của giám đốc công nghệ. Có trách nhiệm nhập, bảo quản, cấp phát tất cả các mặt hàng phục vụ trực tiếp cho sản xuất thuốc như: Các loại nguyên liệu, bao bì đóng gói theo đúng quy chế dược. Chịu trách nhiệm quản lý theo kế hoạch và chi phí hóa chất dùng cho xử lý nước, hóa chất dùng cho vệ sinh công nghiệp và các loại văn phòng phẩm.
Phòng phát triển công nghệ dược: Xây dựng công thức, phương pháp sản xuất, phương pháp phân tích, chỉ tiêu chất lượng phù hợp. Sản xuất các lô thu nghiệm, thẩm định quy trình sản xuất, phương pháp phân tích, đánh giá chất lượng và ổn định sản phẩm qua các giai đoạn nghiên cứu và chuyển giao cho đơn vị sản xuất. Lập hồ sơ về quy trình sản xuất, kiểm tra nguyên liệu bao bì, kiểm tra thành phẩm, kiểm tra độ ổn định của các mặt hàng trong và ngoài nước. Thay đổi công thức và quy trình sản xuất nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, đáp ứng nhu cầu thị trường, giảm giá thành sản phẩm; Trợ lý kỹ thuật pha chế cho các phân xưởng.
Phòng đảm bảo chất lượng: Đảm bảo cho các yếu tố hệ thống chất lượng và hồ sơ phù hợp với chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng của công ty. Xác định và đề nghị lên Ban Giám Đốc những kế hoạch cải tiến chất lượng. Xét duyệt và ban hành hệ thống quy định có liên quan đến hoạt động sản xuất, quản lý, kiểm tra, thử nghiệm, đánh giá chất lượng nội bộ,…trên nguyên tắc thực hành tốt sản xuất thuốc và tiêu chuẩn ISO 9002. Phát hành giấy chứng nhận xuất xưởng cho từng lô sản phẩm được nhập vào kho của trung tâm phân phối.
Phòng kỹ thuật: Nghiên cứu kỹ thuật, bảo trì và lập dự án kỹ thuật. Theo dõi tình trạng nhà xưởng, bao bì và sửa chữa máy móc. Dự trù và cung cấp phụ tùng, vật tư kỹ thuật, kết hợp với phòng kế hoạch, phòng mua hàng trong việc mua sắm, lựa chọn thiết bị trong công ty, đồng thời quản lý kho vật tư và thiết bị máy móc.
Phòng nhân sự: Lập kế hoạch tiền lương, tiền thưởng cho toàn công ty hằng năm và thực hiện chi trả hàng tháng. Phối hợp với phòng kế toán trong việc thực hiện kế hoạch tiền lương, thưởng và quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
Phòng hành chính: Đảm nhận toàn bộ công việc hành chính quản trị, tiếp nhận, phân loại công văn giao nhận cho các phòng ban chức năng để thực hiện và lưu trữ.
Phân xưởng thuốc nước: Pha chế và đóng gói các mặt hàng thuốc nước theo lệnh sản xuất. Hỗ trợ, tạo điều kiện thuận lợi cho các phân xưởng khác khi có yêu cầu.
Phân xưởng thuốc viên: Sản xuất các mặt hàng thuốc viên theo lệnh sản xuất của phòng kế hoạch. Lập kế hoạch sản xuất chi tiết hàng tuần cho phân xưởng khác khi có yêu cầu.
Phân xưởng đóng gói: Đóng gói tất cả các bán thành phẩm do các phân xưởng pha chế chuyển giao.
2.1.5. Cơ cấu tổ chức kế toán tại công ty:
Hiện nay, phòng kế toán đang thực hiện công tác kế toán cho cả 2 pháp nhân của Sanofi tại Việt Nam là Công ty CP dược phẩm Sanofi - Synthelabo Việt Nam (Viết tắt SSV) và Công ty TNHH Sanofi - Aventis Việt Nam (Viết tắt SAV).
2.1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán:
2.1.5.1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:
Sơ đồ 2.2. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Sanofi-Aventis Việt Nam.
KẾ TOÁN TRƯỞNG
KẾ TOÁN TỔNG HỢP SAV
KẾ TOÁN PHẢI TRẢ KẾ TOÁN NGÂN QUỸ KẾ TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH SAV - KẾ TOÁN TỔNG HỢP SSV KẾ TOÁN THUẾ KẾ TOÁN BÁN HÀNG KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH KẾ TOÁN PHẢI TRẢ HÀNG TỒN KHO KẾ TOÁN LƯƠNG KẾ TOÁN PHẢI TRẢ THUỐC THEO TOA KẾ TOÁN PHẢI TRẢ THUỐC KHÔNG THEO TOA
KẾ TOÁN PHẢI TRẢ SAV KẾ TOÁN PHẢI TRẢ SSV THỦ QUỸ SSV/ LƯU CHỨNG TỪ THANH TOÁN THỦ QUỸ SAV KẾ TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH SSV * Nguồn lập “Phòng kế toán”
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 31
2.1.5.1.2. Chức năng nhiệm vụ từng phần hành:
Kế toán trưởng: Báo cáo hội đồng quản trị, tập đoàn Sanofi Aventis Pháp, báo cáo với cơ quan nhà nước Việt Nam và chịu trách nhiệm với cơ quan thuế theo luật kế toán Việt Nam. Kiểm tra ký duyệt các báo cáo tài chính, thống kê, các chứng từ tiền mặt, ngân hàng, các thủ tục kiểm soát nội bộ có liên quan. Đề nghị các chính sách tài chính, thuế của công ty với ban Tổng Giám Đốc, đồng thời chịu trách nhiệm về hoạt động có hiệu quả của toàn phòng kế toán.Xây dựng bộ máy kế toán của công ty phù hợp với pháp lệnh kế toán thống kê và thông lệ quốc tế.
Kế toán tổng hợp: Làm việc với các phòng ban khác về các vấn đề liên quan đến tài chính và các thủ tục kế toán tại doanh nghiệp. Phụ trách lập báo cáo theo quy định của luật kế toán Việt Nam, của tập đoàn.Ghi nhận số liệu từ kiểm soát viên tài chính thuộc khối công nghệ và phân bổ các chênh lệch chi phí sản xuất vào giá vốn hàng bán và kho thành phẩm, xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.Tổng hợp các khoản phải nộp, đã nộp ngân sách hàng tháng, năm. In ấn sổ cái, sổ chi tiết chi phí sử dụng các bộ phận mỗi tháng.
Kế toán tài sản cố định (Công cụ dụng cụ): Nhập và cập nhật chứng từ về TSCĐ, kiểm tra xác nhận TSCĐ khi nhập vào phần mềm SAP. Phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lượng, giá trị TSCĐ hiện có; tình hình tăng giảm và hiện trạng TSCĐ trong phạm vi toàn đơn vị cũng như tại từng bộ phận sử dụng TSCĐ, tạo điều kiện cung cấp thông tin để kiểm tra, giám sát thường xuyên việc bảo quản, bảo dưỡng TSCĐ và kế hoạch đầu tư đổi mới TSCĐ trong từng đơn vị. Lập thẻ TSCĐ, mã số TSCĐ, hồ sơ TSCĐ và lưu các chứng từ liên quan đến TSCĐ. Cung cấp tài liệu liên quan đến TSCĐ khi có yêu cầu của phòng kế toán. Kiểm kê TSCĐ và theo dõi TSCĐ về mặt số lượng, chất lượng và giá trị.
Kế toán thuế : Quan hệ với cơ quan thuế, lập báo cáo thuế theo quy định của Bộ Tài Chính Việt Nam.
Kế toán bán hàng: Lập báo cáo doanh số khai thuế GTGT và phân loại doanh thu chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Lập báo cáo NXT kho thành phẩm, đối chiếu với thủ kho. Kế toán các khoản phải thu, phân tích nợ quá hạn để lập dự phòng nợ khó đòi. Theo dõi và hoàn nhập dự phòng kho thành phẩm và nợ khó đòi.
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 32
Kế toán các khoản phải trả (7 người): Cập nhật hàng ngày các hoá đơn mua hàng trong và ngoài nước. Lập kế hoạch chi tiền cho nhà cung cấp hàng tuần. Theo dõi, lưu trữ các tờ khai thuế nhập khẩu. Đối chiếu, xác nhận chênh lệch giá mua thực tế so với giá chuẩn. Tổng hợp các khoản phải nộp, đã nộp ngân sách hàng tháng.Trong kế toán phải trả gồm có:
Kế toán lương: Hạch toán chi phí lương, BHXH theo số phân bổ của phòng nhân sự giao.Theo dõi số dư thuế thu nhập cá nhân còn phải nộp và được hoàn trả, định kì đối chiếu với bộ phận nhân sự.Hạch toán các khoản tạm ứng với CBCNV trong công ty.
Kế toán hàng tồn kho và phải trả liên quan đến hàng tồn kho: Cập nhật mỗi ngày các phiếu nhập, xuất vật tư. Đo chênh lệch giữa giá mua thực tế và giá mua đã xây dựng trong kế hoạch. Đối chiếu cuối tháng hàng tồn kho trên sổ sách với hàng tồn kho thực tế tại kho với các thủ kho. Kiểm kê định kỳ kho 2 lần trong năm. Theo dõi hoàn nhập dự phòng.
Kế toán phải trả các mặt hàng theo thuốc kê toa, và thuốc không kê toa, và các loại thuốc khác,…
Kế toán ngân quỹ: Báo cáo với kế toán trưởng, giao dịch với ngân hàng, kết hợp chặt chẽ với kế toán thanh toán.Cập nhật thủ tục ngân quỹ, lập và xem xét lại mỗi tháng về tình hình ngân quỹ của công ty. Đảm trách các thủ tục thanh toán trong và cho ngoài nước, mua ngoại tệ thanh toán, quản ký rủi ro. Điều hành kế hoạch thu chi tiềnnhà cung cấp hàng tuần, hàng tháng cung cấp số liệu cho ngân quỹ.
Thủ quỹ công ty: Đảm trách việc nộp và rút tiền ngân hàng. Chi trả bằng tiền mặt các khoản thanh toán, tạm ứng cho CBCNV trong công ty. Cập nhật sổ quỹ và đối chiếu thường xuyên với quỹ tiền mặt thuộc trách nhiệm quản lý. Lưu trữ chứng từ liên quan đến việc thanh toán.
Kế toán lập báo cáo tài chính: Có trách nhiệm lập các báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị theo yêu cầu của công ty và nhà nước.
2.1.5.2. Hệ thống thông tin kế toán tại công ty:
2.1.5.2.1. Giới thiệu sơ lược về e-AED và hệ thống SAP:
Tại công ty, e-AED là một bản phê duyệt trực tuyến nội bộ của công ty do bộ phận có yêu cầu lập để xin kinh phí hoặc phê duyệt một số hoạt động nhất định theo quy định của
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 33
công ty. Những người chịu trách nhiệm phê duyệt chỉ cần đăng nhập vào hệ thống nội bộ bằng tài khoản của mình để xem những thông tin có liên quan đính kèm trên e-AED cần phê duyệt trước khi nhấn vào biểu tượng phê chuẩn “APPROVED”.
Hệ thống SAP (Systems Applications and Products in Data Processing) là hệ thống phần mềm ứng dụng DN chuẩn, tích hợp tất cả các quy trình SXKD vào trong một nền tảng thông suốt và hiệu quả. Đây là giải pháp phần mềm tích hợp theo mô hình Client/server, là hệ thống mở và được sử dụng phổ biến nhất tại các DN lớn trên thế giới theo mô hình điện toán Client/Server. Hệ thống SAP giúp khả năng kết nối các bộ phận ở các khu vực khác nhau vào một hoạt động chung, đảm bảo cho nhu cầu thông tin được đáp ứng kịp thời, rõ ràng, đầy đủ. Bên trong hệ thống SAP được xây dựng theo cấu trúc