2.1.5.1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:
Sơ đồ 2.2. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Sanofi-Aventis Việt Nam.
KẾ TOÁN TRƯỞNG
KẾ TOÁN TỔNG HỢP SAV
KẾ TOÁN PHẢI TRẢ KẾ TOÁN NGÂN QUỸ KẾ TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH SAV - KẾ TOÁN TỔNG HỢP SSV KẾ TOÁN THUẾ KẾ TOÁN BÁN HÀNG KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH KẾ TOÁN PHẢI TRẢ HÀNG TỒN KHO KẾ TOÁN LƯƠNG KẾ TOÁN PHẢI TRẢ THUỐC THEO TOA KẾ TOÁN PHẢI TRẢ THUỐC KHÔNG THEO TOA
KẾ TOÁN PHẢI TRẢ SAV KẾ TOÁN PHẢI TRẢ SSV THỦ QUỸ SSV/ LƯU CHỨNG TỪ THANH TOÁN THỦ QUỸ SAV KẾ TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH SSV * Nguồn lập “Phòng kế toán”
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 31
2.1.5.1.2. Chức năng nhiệm vụ từng phần hành:
Kế toán trưởng: Báo cáo hội đồng quản trị, tập đoàn Sanofi Aventis Pháp, báo cáo với cơ quan nhà nước Việt Nam và chịu trách nhiệm với cơ quan thuế theo luật kế toán Việt Nam. Kiểm tra ký duyệt các báo cáo tài chính, thống kê, các chứng từ tiền mặt, ngân hàng, các thủ tục kiểm soát nội bộ có liên quan. Đề nghị các chính sách tài chính, thuế của công ty với ban Tổng Giám Đốc, đồng thời chịu trách nhiệm về hoạt động có hiệu quả của toàn phòng kế toán.Xây dựng bộ máy kế toán của công ty phù hợp với pháp lệnh kế toán thống kê và thông lệ quốc tế.
Kế toán tổng hợp: Làm việc với các phòng ban khác về các vấn đề liên quan đến tài chính và các thủ tục kế toán tại doanh nghiệp. Phụ trách lập báo cáo theo quy định của luật kế toán Việt Nam, của tập đoàn.Ghi nhận số liệu từ kiểm soát viên tài chính thuộc khối công nghệ và phân bổ các chênh lệch chi phí sản xuất vào giá vốn hàng bán và kho thành phẩm, xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.Tổng hợp các khoản phải nộp, đã nộp ngân sách hàng tháng, năm. In ấn sổ cái, sổ chi tiết chi phí sử dụng các bộ phận mỗi tháng.
Kế toán tài sản cố định (Công cụ dụng cụ): Nhập và cập nhật chứng từ về TSCĐ, kiểm tra xác nhận TSCĐ khi nhập vào phần mềm SAP. Phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lượng, giá trị TSCĐ hiện có; tình hình tăng giảm và hiện trạng TSCĐ trong phạm vi toàn đơn vị cũng như tại từng bộ phận sử dụng TSCĐ, tạo điều kiện cung cấp thông tin để kiểm tra, giám sát thường xuyên việc bảo quản, bảo dưỡng TSCĐ và kế hoạch đầu tư đổi mới TSCĐ trong từng đơn vị. Lập thẻ TSCĐ, mã số TSCĐ, hồ sơ TSCĐ và lưu các chứng từ liên quan đến TSCĐ. Cung cấp tài liệu liên quan đến TSCĐ khi có yêu cầu của phòng kế toán. Kiểm kê TSCĐ và theo dõi TSCĐ về mặt số lượng, chất lượng và giá trị.
Kế toán thuế : Quan hệ với cơ quan thuế, lập báo cáo thuế theo quy định của Bộ Tài Chính Việt Nam.
Kế toán bán hàng: Lập báo cáo doanh số khai thuế GTGT và phân loại doanh thu chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Lập báo cáo NXT kho thành phẩm, đối chiếu với thủ kho. Kế toán các khoản phải thu, phân tích nợ quá hạn để lập dự phòng nợ khó đòi. Theo dõi và hoàn nhập dự phòng kho thành phẩm và nợ khó đòi.
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 32
Kế toán các khoản phải trả (7 người): Cập nhật hàng ngày các hoá đơn mua hàng trong và ngoài nước. Lập kế hoạch chi tiền cho nhà cung cấp hàng tuần. Theo dõi, lưu trữ các tờ khai thuế nhập khẩu. Đối chiếu, xác nhận chênh lệch giá mua thực tế so với giá chuẩn. Tổng hợp các khoản phải nộp, đã nộp ngân sách hàng tháng.Trong kế toán phải trả gồm có:
Kế toán lương: Hạch toán chi phí lương, BHXH theo số phân bổ của phòng nhân sự giao.Theo dõi số dư thuế thu nhập cá nhân còn phải nộp và được hoàn trả, định kì đối chiếu với bộ phận nhân sự.Hạch toán các khoản tạm ứng với CBCNV trong công ty.
Kế toán hàng tồn kho và phải trả liên quan đến hàng tồn kho: Cập nhật mỗi ngày các phiếu nhập, xuất vật tư. Đo chênh lệch giữa giá mua thực tế và giá mua đã xây dựng trong kế hoạch. Đối chiếu cuối tháng hàng tồn kho trên sổ sách với hàng tồn kho thực tế tại kho với các thủ kho. Kiểm kê định kỳ kho 2 lần trong năm. Theo dõi hoàn nhập dự phòng.
Kế toán phải trả các mặt hàng theo thuốc kê toa, và thuốc không kê toa, và các loại thuốc khác,…
Kế toán ngân quỹ: Báo cáo với kế toán trưởng, giao dịch với ngân hàng, kết hợp chặt chẽ với kế toán thanh toán.Cập nhật thủ tục ngân quỹ, lập và xem xét lại mỗi tháng về tình hình ngân quỹ của công ty. Đảm trách các thủ tục thanh toán trong và cho ngoài nước, mua ngoại tệ thanh toán, quản ký rủi ro. Điều hành kế hoạch thu chi tiềnnhà cung cấp hàng tuần, hàng tháng cung cấp số liệu cho ngân quỹ.
Thủ quỹ công ty: Đảm trách việc nộp và rút tiền ngân hàng. Chi trả bằng tiền mặt các khoản thanh toán, tạm ứng cho CBCNV trong công ty. Cập nhật sổ quỹ và đối chiếu thường xuyên với quỹ tiền mặt thuộc trách nhiệm quản lý. Lưu trữ chứng từ liên quan đến việc thanh toán.
Kế toán lập báo cáo tài chính: Có trách nhiệm lập các báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị theo yêu cầu của công ty và nhà nước.