Các trường hợp chủ yếu làm giảm TSCĐ tại công ty là : Thanh lý, nhượng bán TSCĐ,…
2.2.5.1. Các chứng từ được sử dụng:
- Bản sao e-AED.
- Đề nghị thanh lý TSCĐ. - Hóa đơn GTGT.
- Biên bản thanh lý TSCĐ.
- Thông báo thanh lý TSCĐ.
- Biên bản giao nhận các tài sản thanh lý. - Bảng kê thanh lý TSCĐ.
2.2.5.2. Các thủ tục quy định và luân chuyển chứng từ: *Đề nghị thanh lý và xác định giá trị thanh lý: *Đề nghị thanh lý và xác định giá trị thanh lý:
Yêu cầu đối với TSCĐ cần thanh lý: là những TSCĐ được xác định là không thể sử dụng được nữa hoặc không có nhu cầu sử dụng.
Theo quy định của công ty, bộ phận sử dụng TSCĐ sẽ lập e-AED kèm với Đề nghị thanh lý tài sản, trong đó phải ghi rõ lý do thanh lý và có xác nhận của trưởng bộ phận, trưởng khối chất lượng để được phê duyệt theo quy trình “Thanh lý TSCĐ”.
Khi được gửi thông báo có e-AED thanh lý TSCĐ, Kế toán TSCĐ có trách nhiệm cung cấp cho bộ phận sử dụng TSCĐ cần thanh lý GTCL trên sổ sách của TSCĐ đó tại thời điểm lập e-AED (Theo tháng) và kèm theo Danh sách TSCĐ cần thanh lý có đầy đủ các thông tin để duyệt một lần cùng với e-AED. Người có trách nhiệm trong Bộ phận kiểm soát (Controller) khi duyệt e-AED phải kiểm tra lại thông tin trên danh sách này.
Tùy vào tính chất của TSCĐ, những bộ phận có liên quan sẽ dự kiến tình trạng hiện tại và giá tối thiểu để bán các TSCĐ được thanh lý. Các bộ phận có liên quan bao gồm: Đối với TSCĐ thuộc khối nhà máy (Trưởng phòng kỹ thuật, Trưởng phòng mua hàng); Đối với TSCĐ thuộc khối văn phòng (Trưởng phòng hành chính, Trưởng phòng mua hàng); Đối với máy vi tính (Trưởng phòng hành chính, Trưởng phòng mua hàng, Trưởng phòng máy tính).
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 54
Giá bán cuối cùng sẽ được Hội đồng thanh lý trình Ban tổng giám đốc quyết định. Hội đồng thanh lý cùng với Bộ phận sử dụng TSCĐ cần thanh lý chịu trách nhiệm thực hiện tiếp “Quy trình thanh lý tài sản”.
*Hình thức thanh lý và xét duyệt thanh lý:
Căn cứ vào tính chất của TSCĐ, Hội đồng thanh lý sẽ quyết định việc bán TSCĐ được thực hiện trong nội bộ hay bán ra bên ngoài và có cần thực hiện đấu giá hay không. Riêng đối với máy vi tính xách tay (Laptop) thuộc khối văn phòng của những nhân viên được áp dụng theo chính sách phúc lợi của phòng nhân sự. Đối với TSCĐ là TSCĐ vô hình, sau khi có e-AED được duyệt kế toán TSCĐ phải ghi giảm và thực hiện thanh lý ngay trong kỳ.
*Quyết định và chuyển giao TSCĐ:
Kết quả đấu giá hoặc giá bán TSCĐ được thỏa thuận (Trường hợp không đấu giá) sẽ được công bố rộng rãi và lập thành văn bản Biên bản thanh lý TSCĐ do Hội đồng thanh lý lập và gửi cho phòng kế toán. Các bản sao của Biên bản thanh lý TSCĐ sẽ được gửi cho mỗi thành viên của Hội đồng thanh lý sau khi đã được Ban Tổng giám đốc duyệt chấp nhận.
Bản gốc của Biên bản thanh lý TSCĐ sẽ được Hội đồng thanh lý gửi cho phòng kế toán để Kế toán thanh toán có căn cứ đề xuất Hóa đơn GTGT của TSCĐ được thanh lý. TSCĐ chỉ được chuyển giao cho người mua khi Kế toán thanh toán nhận đủ tiền hoặc đã ký Hợp đồng thỏa thuận trong trường hợp trao đổi TSCĐ. Đối với TSCĐ hữu hình sau khi có đầy đủ các chứng từ liên quan, hoặc đối với TSCĐ vô hình sau khi e-AED được duyệt, Kế toán TSCĐ ghi giảm nguyên giá TSCĐ được thanh lý, cũng ghi giảm giá trị khấu hao lũy kế của TSCĐ đó. Kho và bộ phận Bảo vệ có trách nhiệm kiểm tra trong suốt thời gian giao tài sản cho bên mua qua Biên bản giao nhận các TSCĐ thanh lý.
2.2.5.3. Tài khoản sử dụng: - TK 214: Hao mòn TSCĐ. - TK 214: Hao mòn TSCĐ. - TK 211: TSCĐ hữu hình. - TK 213: TSCĐ vô hình. - TK 811: Chi phí khác. - TK 711: Thu nhập khác.
- TK 152: Nguyên liệu, vật liệu. - TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ. - TK 33311: Thuế GTGT đầu ra. - TK 111, TK 112, TK 131……..
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 55