2.1.5.2.1. Giới thiệu sơ lược về e-AED và hệ thống SAP:
Tại công ty, e-AED là một bản phê duyệt trực tuyến nội bộ của công ty do bộ phận có yêu cầu lập để xin kinh phí hoặc phê duyệt một số hoạt động nhất định theo quy định của
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 33
công ty. Những người chịu trách nhiệm phê duyệt chỉ cần đăng nhập vào hệ thống nội bộ bằng tài khoản của mình để xem những thông tin có liên quan đính kèm trên e-AED cần phê duyệt trước khi nhấn vào biểu tượng phê chuẩn “APPROVED”.
Hệ thống SAP (Systems Applications and Products in Data Processing) là hệ thống phần mềm ứng dụng DN chuẩn, tích hợp tất cả các quy trình SXKD vào trong một nền tảng thông suốt và hiệu quả. Đây là giải pháp phần mềm tích hợp theo mô hình Client/server, là hệ thống mở và được sử dụng phổ biến nhất tại các DN lớn trên thế giới theo mô hình điện toán Client/Server. Hệ thống SAP giúp khả năng kết nối các bộ phận ở các khu vực khác nhau vào một hoạt động chung, đảm bảo cho nhu cầu thông tin được đáp ứng kịp thời, rõ ràng, đầy đủ. Bên trong hệ thống SAP được xây dựng theo cấu trúc ba phần gồm:
- Phần giao tiếp máy chủ: là phần giao diện sẽ nhận các yêu cầu đầu vào từ người dùng thông qua chuột, bàn phím và gửi các yêu cầu đến phần ứng dụng.
- Phần ứng dụng: phần này tập hợp tất cả các lệnh có thể thực hiện được và quản lý các nội dung đầu vào và đầu ra của chúng. Nếu yêu cầu thông tin đầu vào cầu sử dụng thông tin từ phần dữ liệu thì phần ứng dụng sẽ định dạng dữ liệu và gửi đến phần dữ liệu.
- Phần dữ liệu: là một tập hợp các lệnh thực thi, chấp nhận các yêu cầu dữ liệu từ phần ứng dụng.
Hiện nay, công ty đang sử dụng hệ thống SAP gồm nhiều phân hệ có thể dùng độc lập hay kết hợp với nhau. Một số phân hệ chính trong hệ thống SAP gồm:
- Phân hệ quản lý nguyên vật liệu (Materials Management). - Phân hệ bán hàng và phân phối (Sales&Distribution). - Phân hệ sản xuất (Production Planning and Control). - Phân hệ Tài chính - Kế toán (Financial Accounting). - Phân hệ kiểm soát (Controlling).
2.1.5.2.2. Chế độ kế toán áp dụng tại công ty:
Niên độ kế toán: là năm, bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12. Đơn vị tiền tệ sử dụng tại công ty: là VND đồng. Và mọi đơn vị tiền tệ khác đều phải quy đổi về VND căn cứ vào tỷ giá thực tế tại ngày giao dịch và nơi giao dịch.
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 34
tức là tiền nội tệ. Ở Việt Nam thì là đồng VND. K(GBP) là tiền đồng bản Anh.
Ví dụ: Thay vì viết 1,000,000 đồng VND, ta có thể viết là 1,000 K(LC).
Hình thức tổ chức công tác kế toán tại công ty: là hình thức kế toán tập trung. Theo hình thức này thì toàn bộ các chứng từ đều được đưa về phòng kế toán để tổng hợp, hạch toán, tổng kết kinh doanh và lập báo cáo tài chính.
Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng chế độ kế toán do Bộ Tài Chính quy định, theo quyết định số 15/2006 và thông tư 244/2009 của Bộ Tài Chính.
Hình thức sổ sách kế toán: Công ty sử dụng hình thức kế toán máy (Sử dụng phần mềm SAP). Khi truy xuất ra sổ kế toán thì sử dụng mẫu sổ được ban hành theo hình thức Nhật ký chung. Đồng thời, Công ty cũng sử dụng thêm một số Sổ nhật kí phụ để đáp ứng nhu cầu kiểm soát nội bộ trong Công ty. Hình thức này gắn liền kế toán tài chính và quản trị.
Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy.
Ghi chú:
Nhập số liệu hằng ngày
In số báo cáo cuối tháng, cuối năm. Đối chiều kiểm tra
- Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán sẽ định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh rồi nhập vào phần mềm kế toán theo từng phân hệ. Máy tính sẽ xử lý số liệu theo phần mềm đã thiết kế và ghi vào sổ kế toán như: Sổ Nhật ký đặt biệt, Sổ Nhật ký chung,… CHỨNG TỪ KẾ TOÁN PHẦN MỀM KẾ TOÁN SAP BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết - Sổ nhật ký chung
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
BÁO CÁO QUẢN TRỊ
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 35
- Kế toán sẽ căn cứ vào chứng từ gốc để nhập số liệu vào sổ chi tiết trên Microsoft Excel. Cuối tháng, từ các sổ chi tiết kế toán Kế toán tổng hợp sẽ lập ra Bảng tổng hợp chi tiết.
- Định kỳ, kế toán kiểm tra đối chiếu giữa các số liệu trên phần mềm với sổ chi tiết và bảng tổng hợp chi tiết trên Excel, sau đó in ra các báo cáo theo qui định của Bộ Tài Chính.
2.1.5.2.3. Các phương pháp hạch toán áp dụng tại công ty:
Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính giá xuất kho: Theo phương pháp Bình quân gia quyền.
Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ.
Phương pháp khấu hao TSCĐ:
- Nguyên tắc đánh giá: theo nguyên giá và giá trị còn lại.
- Công ty áp dụng phương pháp khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng theo khung thời gian sử dụng nằm trong khung thời gian khấu hao TSCĐ theo thông tư 45/2013/TT-BTC của Bộ tài chính và theo quy định của tập đoàn Sanofi. Khấu hao TSCĐ tính theo hàng tháng để phân bổ vào chi phí theo đối tượng sử dụng.
Phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang: theo phương pháp giá chuẩn. Phương pháp tính giá thành sản phẩm: theo phương pháp giá định mức (Tổng hợp và phân bổ các chênh lệch chi phí, chênh lệch giá, chênh lệch về sử dụng, chênh lệch hoạt động từng tháng).
2.1.5.2.4. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại công ty:
Công ty sử dụng bảng hệ thống tài khoản Việt Nam trong việc hạch toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006. Nhưng để thống nhất và dễ dàng theo dõi hạch toán các nghiệp vụ phát sinh của các công ty trong cùng tập đoàn Sanofi nên công ty đã sử dụng kèm theo với Bảng mã phụ được quy ước trong một tập đoàn (Xem phần phụ lục 2.1).
2.1.5.2.5. Hệ thống báo cáo tài chính:
Theo quy định chung, Công ty sử dụng hệ thống báo cáo tài chính tổng hợp sau: - Bảng cân đối kế toán.
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 36
- Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Lập theo phương pháp gián tiếp). - Thuyết minh báo cáo tài chính.
Vào cuối mỗi năm, Kế toán tổng hợp cùng với Kế toán Báo cáo tài chính lập Báo cáo tài chính theo đúng quy định của nhà nước. Báo cáo tài chính được lập thành nhiều bảng (Gồm bản tiếng việt và tiếng anh) gửi cho các đơn vị có liên quan (Công ty mẹ, cơ quan thuế,…).
Ngoài ra, để nâng cao chất lượng quản lý công ty cũng tổ chức một hệ thống Báo cáo quản trị cung cấp những thông tin tóm lược về tình hình công ty cho tập đoàn Sanofi. Hàng tháng, Kế toán trưởng lập báo cáo gồm một số khoản mục như: Tiền mặt tại quỹ, Số dư tiền gửi ngân hàng, Tình hình phải thu, phải trả, Tình hình tạm ứng với từng phòng ban….