*Đối với tất cả TSCĐ là máy móc thiết bị trừ máy vi tính:
Đối với việc mua sắm TSCĐ, Bộ phận yêu cầu bắt buộc phải lập e-AED để được phê duyệt, đồng thời tuân thủ theo quy trình “Thủ tục xét duyệt và cấp ngân sách” và quy trình “Mua hàng không tồn trữ”.
Sau khi e-AED được phê duyệt, Bộ phận có yêu cầu sẽ lập “Yêu cầu mua hàng”. Sau khi được phê duyệt, Bộ phận có yêu cầu gửi “Bản sao e-AED” và “Bản sao Yêu cầu mua hàng” cho phòng kế toán để Kế toán TSCĐ tạo mã số TSCĐ (Asset Code) trên hệ thống, yêu cầu những thông tin như sau:
- Mã của mỗi e-AED được duyệt (Internal Order No (IO Code-Investment Order No)).
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 42
- Mã của một trung tâm chi phí (Cost Center Code): mã này được quy định và sử dụng trong nội bộ, nhằm tạo thuận lợi cho kế toán ghi nhận chi phí vào đúng bộ phận sử dụng và xuất các báo cáo liên quan từ hệ thống SAP.
- Số năm khấu hao của TSCĐ: nằm trong khung thời gian khấu hao TSCĐ theo thông tư 45/2013/TT- BTC của Bộ Tài Chính và theo quy định của tập đoàn Sanofi.
Dựa vào những thông tin trên, Kế toán TSCĐ tạo mã số cho tài sản mới. Mỗi TSCĐ phải có một mã số tài sản riêng (Xem phần yêu cầu quản lý mã số TSCĐ).
Sau khi tạo mã số tài sản, Kế toán TSCĐ cung cấp cho Phòng mua hàng các mã số này theo số lượng đã ghi trong giấy “Yêu cầu mua hàng” đã phê duyệt và một số chứng từ liên quan khác (Nếu có). Đồng thời, Bộ phận yêu cầu gửi “Bản gốc e-AED” và “Bản gốc Yêu cầu mua hàng” được duyệt đến Phòng mua hàng để thực hiện các bước tiếp theo theo quy định mua hàng không tồn trữ.
Sau khi nhận máy móc thiết bị về và được tiến hành kiểm định, trong vòng ba ngày tính từ ngày hoàn thành việc kiểm định, Bộ phận yêu cầu phải gửi Kế toán TSCĐ “Phiếu kiểm nhận TSCĐ” và “Bản sao Hợp đồng mua TSCĐ”. Đồng thời, Phòng mua hàng chuyển “Bản gốc Hóa đơn GTGT” và “Bản gốc Hợp đồng mua hàng” cho Kế toán thanh toán ngay sau khi nhận tài sản và các chứng từ kèm theo như Đơn đặt hàng, Hóa đơn chi phí tiếp nhận, vận chuyển, thuế nhập khẩu (Nếu có)… cho Kế toán thanh toán thực hiện thanh toán theo quy trình.
*Đối với TSCĐ là các công trình xây dựng, sửa chữa lớn TSCĐ:
Quá trình thực hiện giống với TSCĐ là máy móc thiết bị. Nhưng có điểm khác là Bộ phận yêu cầu phải thông báo cho Kế toán TSCĐ công trình xây dựng đã bắt đầu thực hiện và “Bảng chi tiết tiến độ thi công”, “Bản sao hợp đồng xây dựng và sửa chữa nhà xưởng” trong vòng 3 ngày kể từ ngày khởi công. Sau khi công trình xây dựng nhà xưởng hoàn thành việc kiểm định, nghiệm thu thì Bộ phận có yêu cầu gửi phải gửi “Phiếu kiểm định TSCĐ” hoặc “Biên bản nghiệm thu công trình” cho Kế toán TSCĐ trong vòng ba ngày kể từ ngày ký. Sau đó, Kế toán TSCĐ gửi “Bản sao Phiếu kiểm định TSCĐ” và “Biên bản nghiệm thu công trình” đó cho Kế toán thanh toán.
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 43
*Đối với TSCĐ là máy vi tính (Máy tính để bàn và máy tính xách tay):
Quy trình luân chuyển chứng từ giống với đối với TSCĐ là máy móc thiết bị. Kế toán ghi tăng TSCĐ khi:
- Đối với TSCĐ là công trình xây dựng dở dang: khi nhận được thông báo của Bộ phận yêu cầu về công trình xây dựng và sửa chữa đã bắt đầu thực hiện, Bảng chi tiết tiến độ thi công và bản sao Hợp đồng xây dựng và sửa chữa nhà xưởng.
- Đối với TSCĐ là máy móc thiết bị: khi nhận được Phiếu kiểm định TSCĐ. Riêng đối với khối nhà máy, Kế toán TSCĐ ghi tăng TSCĐ khi nhận được Phiếu kiểm định TSCĐ có xác nhận của Kiểm soát viên tài chính của khối nhà máy về việc hoàn thành chi phí hình thành nên TSCĐ và Kế toán phải trả đăng ngày hoàn thành việc thanh toán các khoản liên quan đến TSCĐ lên hệ thống SAP.
Trong ngày làm việc cuối cùng của tháng, Kế toán TSCĐ phối hợp với bộ phận liên quan phân bổ dán nhãn TSCĐ. Sau khi ghi tăng TSCĐ, Kế toán TSCĐ sẽ lưu lại tất cả các chứng từ liên quan đến một TSCĐ vào một hồ sơ riêng để theo dõi chi tiết theo đối tượng TSCĐ, loại TSCĐ, và địa điểm bảo quản, sử dụng, quản lý TSCĐ. Bộ hồ sơ này được sắp xếp theo mã TSCĐ. Các chứng từ còn lại ở bộ phận nào thì bộ phận đó có trách nhiệm lưu lại và kiểm tra.
2.2.2.3. Tài khoản sử dụng:
Kế toán sử dụng TK 211 “TSCĐ hữu hình” và TK 213 “TSCĐ vô hình” để phản ánh tình hình có và biến động của TSCĐ thuộc quyền sở hữu của công ty theo nguyên giá.
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 44
Bảng 2.2. Bảng hệ thống tài khoản TK 211 và TK 213.
Mô tả Số hiệu TK
của Việt Nam
Mã phụ của các nhóm tài sản TSCĐ hữu hình Nhà cửa, vật kiến trúc 2111 10100000 Máy móc, thiết bị 2112 10200000
Phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn 2113 10250000 Thiết bị, dụng cụ dùng cho văn phòng 2114 10300010
Các tài sản cố định khác 2118 10400000
Tài sản thuộc nhóm TSCĐ giá trị thấp (có giá
trị dưới 30.000.000 đồng) (Low Value Asset) 142 10400001 TSCĐ dở dang- máy móc thiết bị
241
10550901
XD cơ bản dở dang – Nhà xưởng 10550000
TSCĐ vô hình Phần mềm máy vi tính 2135 13100000 TSCĐ vô hình khác 2138 13800000 - Và các TK như: TK 133, TK 3333, TK 33312, TK 111, TK 112, TK 331,…