Tại Công ty Phương Nam, thông thường quy trình kiểm toán nói chung và quy trình kiểm toán khoản mục doanh thu bán hàng và nợ phải thu khách hàng
được thực hiện theo trình tự được minh họa sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3: Trình tự kiểm toán
(Nguồn: Phòng kiểm toán Phương Nam)
2.1.4.1 Chuẩn bị kiểm toán
Khi khách hàng có yêu cầu kiểm toán, KTV sẽ thực hiện khảo sát để thu thập những thông tin cơ bản, những yêu cầu của khách hàng, đánh giá về khả năng phục vụ khách hàng,… Dựa vào đó, nếu đồng ý, KTV sẽ ký hợp đồng kiểm toán với KH.
Sau khi khảo sát KH và chấp nhận, ký hợp đồng kiểm toán. Nhóm trưởng sẽ lập kế hoạch kiểm toán bao gồm:
Tìm hiểu khái quát sơ bộ về hoạt động, lĩnh vực kinh doanh của khách hàng.
Tìm hiểu chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán, hệ thống sổ sách mà doanh nghiệp áp dụng.
Đánh giá tổng thể và xác định mức trọng yếu cho BCTC, từng khoản mục để ước
lượng được sai sót có thể bỏ qua.
Đánh giá mức độ rủi ro của cuộc kiểm toán.
Lập kế hoạch và chương trình kiểm toán. Phân công KTV, chỉ định phần hành tùy theo trình độ chuyên môn.
Chuẩn bị kiểm toán Thực hiện kiểm toán Hoàn thành kiểm toán
2.1.4.2 Thực hiện kiểm toán
Là giai đoạn tốn nhiều thời gian, công sức của KTV và là giai đoạn chính của quá trình kiểm toán. Và công ty đã áp dụng chương trình kiểm toán mẫu của VACPA
Trước tiên, sẽ gửi đến khách hàng nội dung yêu cầu cụ thể để khách hàng chuẩn bị.
Kiểm toán viên sẽ đến công ty của khách hàng, tiến hành thu thập các số liệu, tài liệu, trao đổi với khách hàng để có những thông tin cần thiết cho việc xử lý từng phần hành doanh thu bán hàng và nợ phải thu khách hàng.
Sau khi hoàn thành việc xử lý số liệu. KTV sẽ tổng hợp những lỗi đã phát hiện trong quá trình kiểm toán, cùng một số vấn đề mà đơn vị xử lý trái với quy định hiện hành.
2.1.4.3 Phát hành Báo cáo kiểm toán và lưu trữ hồ sơ.
Phát hành Báo cáo kiểm toán.
Kiểm toán viên sẽ trao đổi với kế toán trưởng hoặc người có trách nhiệm và quyền hạn liên quan về các lỗi phát hiện. Nếu đơn vị được kiểm toán chấp nhận điều chỉnh theo ý kiến của kiểm toán viên thì kiểm toán viên sẽ tiến hành điều chỉnh và phát hành báo cáo kiểm toán chấp nhận hoàn toàn.
Trường hợp đơn vị được kiểm toán không chấp nhận điều chỉnh hoặc ý kiến của kiểm toán viên thì kiểm toán viên sẽ phát hành báo cáo kiểm toán chấp nhận từng phần, ý kiến trái ngược hoặc không đưa ra ý kiến. Thư quản lý là sản phẩm phụ
của kiểm toán, nêu lên những vấn đề còn tồn tại mà đơn vị phải chấn chỉnh hoặc xử lý tiếp theo chưa được nêu trong Báo cáo kiểm toán.
Lưu trữ hồ sơ: Hồ sơ kiểm toán thể hiện đầy đủ các chứng cứ mà kiểm toán viên thực hiện. Các bằng chứng thu thập được trong quá trình kiểm toán sẽ được kiểm toán viên lưu trữ lại vào một hồ sơ có đánh số tham chiếu đầy đủ theo thứ tự A,
2.2 Quy trình kiểm toán doanh thu và nợ phải thu KH tại công ty Phương Nam
Để có thể hiểu rõ về quy trình kiểm toán doanh thu bán hàng và nợ phải thu khách hàng của Công ty TNHH Kế toán và Kiểm toán Phương Nam, hãy cùng tìm hiểu qua quá trình kiểm toán của Phương Nam tại Công ty ABC năm 2013.
2.2.1 Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán (công tác chuẩn bị).
Đây là giai đoạn đầu tiên của quy trình kiểm toán. Nó có ảnh hưởng quan trọng đến kết quả cuối cùng của một cuộc kiểm toán. Vì vậy, Phương Nam rất thận trọng trong giai đoạn này. Giai đoạn này bao gồm các bước:
Bước 1: Phân công nhiệm vụ Bước 2: Tìm hiểu khách hàng
Bước 3: Lập kế hoạch kiểm toán tổng thể Bước 4: Thiết kế chương trình kiểm toán
2.2.1.1 Phân công nhiệm vụ
Tiến hành kiểm toán tại công ty ABC, công ty Phương Nam cử ra một nhóm kiểm toán gồm 5 người, trong đó có một người tiến hành kiểm toán khoản mục doanh thu bán hàng và nợ phải thu khách hàng. Theo đó người phụ trách khoản mục này sẽ phải thực hiện:
G330.1 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục doanh thu G330.3 Tìm hiểu quy trình ghi nhận doanh thu của doanh nghiệp
G341 Đối chiếu doanh thu từng tháng và tờ khai thuế GTGT G342 Kiểm tra chi tiết tính đúng kì của doanh thu
G343 Kiểm tra chi tiết các khoản giảm trừ doanh thu trong niên độ
D330.1 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục nợ phải thu D341 Tổng hợp công nợ theo đối tượng
D342 Xác định nợ phải thu khách hàng
D342.1 Chênh lệch giữa sổ sách và thư xác nhận D343 Xem thanh toán sau niên dộ
D345 Kiểm tra chi tiết, đánh giá việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi D346 Kiểm tra một số nghiệp vụ phát sinh sau ngày lập BCTC
D347 Đánh giá chênh lệch tỷ giá
2.2.1.2 Tìm hiểu KH Đối với KH mới Đối với KH mới
Trước hết, KTV cần tìm hiểu lý do mời kiểm toán của khách hàng, thu thập thông tin về nhiều khía cạnh như loại hình doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, tình trạng tài chính của doanh nghiệp…
Trong trường hợp đơn vị đã có KTV tiền nhiệm, KTV phải tiếp xúc với họ.
Với các thông tin thu thập được, kiểm toán viên đánh giá và ước lượng sơ bộ về
mức trọng yếu và rủi ro tiềm tàng trong hoạt động kinh doanh của khách hàng để
quyết định xem có nhận lời kiểm toán hay không? Kiểm toán viên không nên nhận lời kiểm toán khi tính độc lập không được đảm bảo hoặc xét thấy không đủ năng lực phục vụ khách hàng…
Đối với KH cũ
Hàng năm, sau khi hoàn thành kiểm toán, kiểm toán viên cần cập nhật thông tin nhằm đánh giá lại về các khách hàng hiện hữu để xem có nên tiếp tục kiểm toán cho họ hay không vì có những trường hợp, kiểm toán viên cần phải
ngưng kiểm toán cho khách hàng.
2.2.1.3 Lập kế hoạch kiểm toán tổng thể. Hiểu biết về hoạt động của khách hàng Hiểu biết về hoạt động của khách hàng
Hình thức sở hữu vốn, hội đồng Quản trị, Ban Giám Đốc
Công ty ABC tiền thân là Trung tâm Thực phẩm và Dịch vụ Tổng hợp trực thuộc Công ty Thực phẩm Miền Bắc, Công ty thực hiện chuyển đổi sang hình thức Công ty Cổ phần kể từ ngày 01 tháng 8 năm 2007, Công ty hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 4103007XXX ngày 12 tháng 7 năm 2007 do
Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hồ Chí Minh cấp. Hiện tại, Công ty hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sửa đổi lần thứ 10 số 0305073XXX ngày 23 tháng 7 năm 2013 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hồ Chí Minh cấp.
Danh sách cổ đông đến ngày 31/12/2013
Tên cổ đông Số cổ phần Tỷ lệ
Công ty thực phẩm miền Bắc 1.381.800 55,27% Bà Y 179.557 7,18% 112 cổ đông khác 938.643 37,55%
(Nguồn: Báo cáo của Ban Giám Đốc Công ty ABC)
Trụ sở hoạt động và các bên liên quan
Công ty có một số đơn vị trực thuộc và là Chi nhánh của Công ty: Khách sạn Nhà hàng Đ – 131 B, Phường Phạm Ngũ Lão, Quận 1
Nhà hàng Đêm Sài Gòn – 26 Nguyễn Thị N, Phường Bến Thành, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
Cửa hàng phân phối thiết bị nhà hàng – Khách sạn P.SUPPLY – 242-242A Trần H, Phường Nguyễn Cư Trinh, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
Cửa hàng Thủ công Mỹ nghệ - Lương thực thực phẩm Lotosy – 155A Bùi V,
Phường Phạm Ngũ Lão, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
Cửa hàng Thực phẩm Tổng hợp – 155A B, Phường Phạm Ngũ Lão, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
Cửa hàng Kinh doanh tổng hợp số 4 Vạn T, Phường 13, Quận 5, TP. Hồ Chí Minh.
Trụ sở chính :131 Bùi V, Phường Phạm Ngũ Lão, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh. Mã số thuế : 0305073965
Lĩnh vực hoạt động
Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình (trừ dược phẩm);
Bán buôn nông, lâm sản nguyên liệu (trừ gỗ, tre, nứa) và động vật sống.
Bán lẻ thảm, đệm, chăn, màn, rèm, vật liệu phủ tường và sàn trong các cửa hàng chuyên doanh;
Bán lẻ đồ điện gia dụng, giường, tủ, bàn, ghế và đồ nội thất tương tự, đèn và
bộ đèn điện, đồ dùng gia đình khác chưa được giao vào đâu trong các cửa hàng chuyên doanh;
Bán buôn ô tô và xe có động cơ khác.
Dịch vụ lưu trú ngắn ngày.
Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động Sản xuất rượu vang, bia và mạch nha ủ men bia. Sản xuất đồ uống không cồn, nước khoáng.
Sản xuất sản phẩm khác từ gỗ; sản xuất sản phẩm từ tre, nứa, rơm, rạ và vật liệu tết bện. Bán mô tô, xe máy;
Bán buôn thực phẩm, đồ uống.. Vận tải hàng hóa bằng đường bộ.
Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu, chủ sử dụng hoặc đi thuê.
Bán buôn chuyên doanh khác chưa được phân vào đâu. Chi tiết: mua bán phân bón, thức ăn gia súc, gia cầm và nguyên liệu chế biến thức ăn gia súc; hóa mỹ
phẩm, chất tẩy rửa gia dụng và công nghiệp, vật tư ngành nông nghiệp (trừ
thuốc bảo vệ thực vật). Bán buôn cao su; Điều hành tua du lịch.
Bảo dưỡng, sửa chữa ô tô và xe có động cơ khác.
Cắt tóc, làm đầu, gội đầu.
Hoạt động sáng tác, nghệ thuật và giải trí.
Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng;
Sản xuất vật liệu xây dựng từ đất sét. Chi tiết: sản xuất, gia công vật liệu xây dựng (không hoạt động tại trụ sở);
Bảo dưỡng và sửa chữa mô tô, xe máy. Chi tiết: dịch vụ sửa chữa xe máy
(không gia công cơ khí, tái chế phế thải, xi mạ điện tại trụ sở). Bán lẻ thực phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh.
Chính sách, niên độ kế toán và đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán
Năm tài chính của Công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày
31 tháng 12 hàng năm
Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam
Ban Tổng Giám đốc đảm bảo đã tuân thủ đầy đủ yêu cầu của các Chuẩn mực
kế toán và Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam hiện hành.
Chế độ kế toán áp dụng: Doanh nghiệp thực hiện công tác kế toán theo hệ
thống chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính, Thông tư
244/2009/TT-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2009 và các thông tư hướng dẫn sửa đổi, bổ sung có liên quan. Công ty sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung
Cơ sở lập BCTC
Các BCTC được lập trên nguyên tắc giá gốc và cơ sở dồn tích. Các chính sách kế toán được tuân thủ nhất quán tại Công ty
Hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng.
Để tìm hiểu về kiểm soát nội bộ đối với hai khoản mục doanh thu bán hàng và nợ phải thu khách hàng, kiểm toán viên thường sử dụng bảng câu hỏi gồm những vấn đề chính. Các câu hỏi sẽ đưa ra các hướng dẫn cụ thể cho nhóm kiểm toán trong việc thu thập sự hiểu biết về các kiểm soát nội bộ đối với hai khoản mục này và nó không yêu cầu phải được hoàn tất cho mỗi cuộc kiểm toán. Bảng câu hỏi này giúp nhóm kiểm toán đánh giá phạm vi sự tin tưởng mà có thể dựa vào các kiểm soát nội bộ như là một phần của đánh giá sơ bộ về rủi ro và cũng giúp đưa ra các cải tiến trong kiểm soát nội bộ cho khách hàng.
Bảng 2.3: Bảng câu hỏi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộđối với doanh thu
I Tìm hiểu chính sách kế toán Trả
lời
Tham chiếu
1 Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: phù hợp hay thực thu và đúng
kỳ?
2 Thời điểm hạch toán doanh thu? 3 Phương pháp xác định doanh thu.
4 Tỷ giá quy đổi ngoại tệ đối với doanh thu thu bằng ngoại tệ.
II Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ
1 Loại mặt hàng hoặc dịch vụ mà đơn vị cung cấp? Kế hoạch sản xuất và tiêu thụ trong kỳ của đơn vị
2 Các chính sách tiêu thụ hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ đối với những khách hàng chính?
3 Trong năm doanh thu có những biến động gì đặc biệt? 4 Những hợp đồng chính phát sinh trong năm?
5 Cơ cấu, các bộ phận tham gia vào việc thực hiện doanh thu: - Ai là người thực hiện việc tiêu thụ hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ? Ai là người quản lý doanh thu?
- Mối quan hệ giữa các bộ phận thực hiện và quản lý doanh thu với Phòng Kế toán và giữa các bộ phận này với nhau
6 Những tài liệu kế toán được sử dụng để theo dõi doanh thu: sổ
chi tiết theo dõi doanh thu theo sản phẩm, theo khách hàng, việc
đối chiếu giữa các sổ chi tiết, sổ kế toán tổng hợp?
7 Chính sách bán hàng tại đơn vị: khi nào áp dụng việc thu tiền ngay, khi nào cho trả chậm?
8 Chính sách bán hàng tại đơn vị: khi nào áp dụng việc thu tiền ngay, khi nào cho trả chậm?
Bảng 2.4: Bảng câu hỏi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộđối với nợ phải thu TT Câu hỏi Trả lời Tham chiếu 1 Tìm hiểu chung
- Khách hàng của công ty? Công ty có khách hàng ổn định ? - Các loại mặt hàng hoặc dịch vụ mà công ty cung cấp
- Chính sách bán hàng chung của công ty: với những đối tượng nào thì có hợp đồng, đối tượng nào thì không…
2 Chính sách, thủ tục liên quan đến công nợ phải thu khách hàng - Chính sách bán hàng của công ty liên quan đến việc bán chịu: đối
tượng được hưởng, khối lượng hàng và giá trị khoản nợ…
- Các thủ tục chứng từ chứng minh việc phát sinh các khoản công nợ
phải thu khách hàng: nhận đơn đặt hàng và phê chuẩn đơn đặt hàng (hợp đồng kinh tế), phát hành hóa đơn, xuất kho và giao hàng(hoặc thực hiện dịch vụ)…
- Các biện pháp để thu hồi công nợ
- Các thủ tục đánh giá công nợ phải thu khó đòi, lập dự phòng phải
thu khó đòi, cho phép xoá sổ các khoản nợ không thu hồi được? Việc thực hiện của đơn vị có phù hợp với Thông tư 228/TT-BTC không? 3 - Việc theo dõi theo từng đối tượng phải thu trên sổ sách kế toán: có
bao nhiêu nhân viên thực hiện, trách nhiệm của từng người? 4 - Việc đối chiếu công nợ với khách hàng thực hiện như thế nào? 5 - Việc mở sổ, ghi sổ và khoá sổ để theo dõi công nợ phải thu khách
hàng được thực hiện như thế nào? Việc đối chiếu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp ?
Xác lập mức trọng yếu và đánh giá rủi ro kiểm toán
Mức trọng yếu thiết lập trong giai đoạn lập kế hoạch là mức trọng yếu sơ bộ được sử dụng để xác định cỡ mẫu và tại giai đoạn đưa ra ý kiến để quyết định sự
cần thiết của các điều chỉnh. Mức trọng yếu không phù hợp cho việc xác định thù lao của Ban Giám Đốc và các khoản mục nhạy cảm khác.
Mức trọng yếu được xác lập bằng một tỷ lệ phần trăm trên tài sản, doanh thu, lợi nhuận. Tuy nhiên, nó có thể thay đổi phụ thuộc vào xét đoán nghề nghiệp của KTV
Trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán, KTV cần đánh giá rủi ro kiểm toán, bao