5. Đề nghị:
3.2.3 Giải pháp: Thực hiện đầy đủ các hình thức phỏng vấn trong quá
tuyển dụng của Công ty CP GD ĐTP
Cơ sở đề xuất
Dựa vào vị trí, chức danh công việc cần tuyển mà Hội đồng tuyển dụng sẽ lập nên những câu hỏi riêng cho từng chức danh và tiến hành phỏng vấn ứng viên bằng những câu hỏi trên
Mục tiêu
Nhằm kiểm tra lại tất cả những dữ kiện mà ứng cử viên đã cung cấp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau có chính xác không? Ngoài ra, xem xét ứng cử viên thực sự có đủ kiến thức hoặc trình độ đối với vị trí mà Công ty CP GD ĐTP cần tuyển, đánh giá trực tiếp sắc diện bên ngoài, vóc dáng, thái độ, ứng xử và mức độ thích nghi với hoàn cảnh
Nội dung thực hiện
- Để thực hiện cuộc phỏng vấn, trƣớc tiên Công ty CP GD ĐTP cần phải lựa chọn hình thức phỏng vấn. Sau đây là một số hình thức phỏng vấn mà Công ty có thể áp dụng cho đơn vị trong việc phỏng vấn tuyển dụng nguồn nhân lực.
Phỏng vấn không chỉ dẫn
Ở hình thức này, Công ty CP GD ĐTP sẽ thực hiện phỏng vấn theo kiểu nói chuyện giữa ngƣời phỏng vấn với ứng viên dự tuyển, không sử dụng bảng câu hỏi.
Sau khi nghiên cứu hồ sơ bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc và hồ sơ của ứng viên, ngƣời phỏng vấn sẽ ghi lại những điểm mạnh, điểm yếu của ứng viên và những điểm chƣa rõ cần đƣợc làm sáng tỏ trong phỏng vấn. Trong cuộc phỏng vấn này, ứng viên đƣợc phép trình bày tự do, hầu nhƣ không bị gián đoạn, ngắt quãng, phỏng vấn viên lắng nghe chăm chú, không tranh luận, ít thay đổi đề tài một cách đột ngột. Ngƣời phỏng vấn thƣờng căn cứ vào câu hỏi trả lời trƣớc của ứng viên để đặt câu hỏi tiếp theo nên nội dung câu hỏi có thể thay đổi theo chiều hƣớng khác nhau. Phỏng vấn viên có thể đặt ra những câu hỏi hoàn toàn khác nhau cho những ứng vien6khac1 nhau của cùng một công việc.
Hình thức phỏng vấn này thƣờng làm cho Công ty tốn nhiều thời gian, mức độ tin cậy và chính xác không cao do chịu ảnh hƣởng tính chủ quan của ngƣời
phỏng vấn và thƣờng áp dụng để phỏng vấn các ứng viên vào các chức vụ cao trong tổ chức, doanh nghiệp.
Phỏng vấn theo mẫu
Công ty CP GD ĐTP dẽ sử dụng bản câu hỏi mẫu trong quá trình phỏng vấn ứng viên. Trong hình thức này, Công ty phải chuẩn bị trƣớc các câu hỏi. Câu hỏi dung trong phỏng vấn sẽ đƣợc Hội đồng phỏng vấn thiết kế trên cơ sở nghiên cứu kỹ lƣỡng các yêu cầu của công việc, tiêu chuẩn cần có của ứng viên và bao trùm lên tất cả những vấn đề quan trọng nhất cần tìm hiểu về ứng viên: động cơ, thái độ, năng lực, khả năng giao tiếp… Để nâng cao hiệu quả phỏng vấn, đối với từng câu hỏi sẽ có các hƣớng dẫn cần tìm hiểu hoặc các thông tin cần biết về ứng viên.
Phỏng vấn viên cần đƣợc huấn luyện để biết cách điền vào mẫu câu trả lời theo gợi ý. Hình thức phỏng vấn này ít tốn thời gian và có mức độ chính xác, độ tin cậy cao hơn so với hình thức phỏng vấn không chỉ dẫn
Phỏng vấn tình huống
Hội đồng phỏng vấn của Công ty sẽ đƣa ra những tình huống giống nhƣ trong thực tế ngƣời thực hiện công việc thƣờng gặp, và yêu cầu ứng viên phải trình bày cách thức giải quyết vần đề
Các tình huống đƣợc xây dụng căn cứ vào quyền hạn, trách nhiệm, điều kiện làm việc, các mối quan hệ trong công việc thực tế.
Công việc càng đòi hỏi trách nhiệm cao và có tính thử thách cao, điều kiện làm việc càng đa dạng thì các tình huống trong phỏng vấn càng phong phú.
Phỏng vấn trực tiếp
Công ty CP GD ĐTP sẽ tiến hành phỏng vấn trực tiếp ngƣời dự tuyển theo trật tự sau:
Tiếp đón và chào ngƣời dự tuyển Mời ứng viên ngồi
Giải thích mục đích phỏng vấn
Đặt cho ứng viên một số câu hỏi về một vài điểm trên lý lịch mà ngƣời phỏng vấn quan tâm.
Tóm tắt những điều ngƣời dự tuyển đã nói
Chào tạm biệt ứng viên
Việc đặt câu hỏi phỏng vấn là một kỹ thuật phức tạp, Hội đồng phỏng vấn Công ty CP GD ĐTP phải chuẩn bị trƣớc câu hỏi làm sáng tỏ những đặc tính mà mình cần có ở ngƣời dự tuyển, chẳng hạn nhƣ có óc sáng tạo, có cá tính mạnh mẽ, có phong thái ngoại giao, có óc phân tích, tổng hợp…
Ngoài các hình thức phỏng vấn trên còn có hình thức phỏng vấn cá nhân, phỏng vấn nhóm, phỏng vấn căng thẳng…
- Quá trình phỏng vấn Bƣớc 1: Chuẩn bị phỏng vấn
Để phỏng vấn có hiệu quả tốt, trong bƣớc chuẩn bị phỏng vấn Công ty CP GD ĐTP cần thực hiện các công việc sau đây:
Xem xét lại công việc, nghiên cứu bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc để hiểu rõ những yêu cầu, đặc điểm của công việc và mẫu nhân viên để thực hiện công việc.
Nghiên cứu hồ sơ của ứng viên, ghi lại những điểm mạnh, điểm yếu và những điểm cần làm sáng tỏ trong phỏng vấn
Xác định thời gian phỏng vấn thích hợp. Báo cho ứng viên biết trƣớc một tuần để chuẩn bị
Bƣớc 2: Chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn
Sau khi nghiên cứu kỹ về công việc, phỏng vấn viên chuẩn bị các câu hỏi cho phỏng vấn. Câu hỏi phỏng vấn có thể chia làm 3 loại:
Câu hỏi chung: những câu hỏi chung đƣợc sử dụng nhằm tìm hiểu động cơ, quan điểm, sở thích, khả năng hòa đồng. Loại câu hỏi này đƣợc sử dụng để phỏng vấn tuyển ứng viên cho nhiều loại công việc khác nhau.
Câu hỏi đặc trƣng cho từng loại công việc: Loại câu hỏi phỏng vấn này đƣợc sử dụng để phỏng vấn tuyển ứng viên cho một loại công việc nhất định
Câu hỏi riêng biệt: Sau khi nghiên cứu hồ sơ của ứng viên, phỏng vấn viên sẽ đặt một số câu hỏi riêng biệt, liên quan đến những điểm mạnh, điểm yếu, những điểm đặc biệt trong cuộc đời nghề nghiệp hoặc đặc điểm cá nhân của ứng viên. Loại câu hỏi này thƣờng đƣợc sử dụng trong các cuộc phỏng vấn không chỉ dẫn.
Bƣớc 3: Xây dựng hệ thống thang điểm đánh giá các câu trả lời
Xác định những câu trả lời thế nào sẽ đƣợc đánh giá tốt, khá, trung bình, yếu và kém hoặc theo thang điểm 10.
Bƣớc 4: Thực hiện phỏng vấn
Tất cà thành viên của Hội đồng phỏng vấn nên có sự thống nhất về bản câu hỏi và cách đánh giá các câu trả lời của ứng viên trƣớc khi bắt đầu phỏng vấn.
Phỏng vấn viên nên chú ý hỏi hết các câu hỏi trƣớc khi kết thúc phỏng vấn, đồng thời cũng nên để dành thời gian để trả lời các câu hỏi của ứng viên. Hội đồng phỏng vấn sẽ kết thúc phỏng vấn bằng một nhận xét tích cực nhằm khích lệ ứng viên và thông báo cho ứng viên biết về thời gian, địa điểm, cách thức gặp gỡ, tiếp xúc cho lần sau. Sauk hi kết thúc phỏng vấn, các thành viên của Hội đồng phỏng vấn sẽ thận trọng xem xét lại nhận xét và đánh giá đối với từng ứng viên.
- Ngoài ra Công ty cần quan tâm đến các nguyên tắc trong quá trình tuyển dụng nguồn nhân lực.
Để phỏng vấn có tính khách quan, trung thực, đáng tin cậy và có hiệu quả cao Công ty CP GD ĐTP cần chú ý các nguyên tắc phỏng vấn sau:
1. Trƣớc khi phỏng vấn, Hội đồng phỏng vấn nên xem lại bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc, hồ sơ của ứng viên, các điểm trắc nghiệm, các thông tin về ứng viên, kiểm tra lại mục đích của từng cuộc phỏng vấn.
2. Lắng nghe chăm chú, cố gắng hiểu ứng viên nói gì, tránh cãi lý, không bị lôi cuốn vào câu chuyện tán gẫu.
3. Quan tâm đến sự thay đổi động thái, cử chỉ, hành động của ứng viên để hiểu đƣợc về quan điểm, tình cảm của ứng viên.
4. Trả lời thẳng thắn các câu hỏi của ứng viên, chân thành cung cấp các thông tin cần thiết cho ứng viên. Tuy nhiên, không nên tiết lộ quan điểm riêng.
5. Ghi chép cẩn thận. Trong quá trình phỏng vấn, Hội đồng phỏng vấn cần ghi chép lại các dữ liệu, thông tin thực tế và các đánh giá suy luận của phỏng vấn viên.
6. Cố gắng trách các định kiến về tuổi đời, giới tính, dung mạo của ứng viên.
d) Lợi ích đạt được
Thông qua cuộc phỏng vấn ứng viên sẽ giúp cho Công ty CP GD ĐTP hiểu rõ hơn về ứng viên và từ đó sẽ có những nhận xét, đánh giá chính xác hơn về nhiều phƣơng diện nhƣ tác phong, tính tình, khả năng hòa đồng, mức độ đáng tin cậy…mà các chứng chỉ tốt nghiệp, bằng cấp không thể đánh giá đƣợc hoặc không thể đánh giá một cách rõ ràng.