5. Đề nghị:
2.3.3.1 Quy trình tuyển dụng
Khi các phòng ban hoặc các công ty con có nhu cầu về nguồn nhân lực hoặc cần mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ thì các phòng ban trong công ty sẽ gửi phiếu yêu cầu tuyển dụng cho phòng nhân sự, lúc này phòng nhân sự sẽ phê duyệt và đệ trình lên Ban Giám Đốc chờ Ban Giám Đốc xét duyệt
Khi Ban Giám Đốc xét duyệt xong chuyển xuống cho phòng nhân sự và yêu cầu tuyển dụng cho lƣợng nhu cầu nhân sự cần thêm này. Kế hoạch tuyển dụng bao gồm việc thu hút nguồn nhân lực, tuyển chọn nhân viên.
Sau khi tuyển đƣợc số lao động theo yêu cầu của các phòng ban hoặc các công ty con thì phân bổ về phòng để tảm thử việc.
Nguồn: Phòng nhân sự Công ty Cổ Phần Giáo Dục Đại Trường Phát Sơ đồ 2.2: Quy trình tuyển dụng nguồn nhân lực tại Công ty
Bước Sơ đồ 1 2 3 Không đạt 4 5 6 7 Không đạt 8 Đánh giá Xác định nhu cầu Tuyển dụng chính thức Thử việc Phỏng vấn vòng 2 Thông báo tuyển dụng
Thu nhận/nghiên cứu hồ sơ
Bước 1: Xác dịnh nhu cầu
Các phòng ban phải xây dựng kế hoạch sử dụng lao động, nâng cao chất lƣợng đội ngũ hàng năm.
Phòng nhân sự thống kê lại số lƣợng lao động cần tuyển kết hợp với chỉ tiêu của Công ty mẹ đƣa ra. Phòng nhân sự sẽ lập kế hoạch gửi Giám đốc phê duyệt và ra thông báo tuyển dụng
Bước 2: Thông báo tuyển dụng
Khi có nhu cầu tuyển dụng Công ty sẽ đang thông báo tuyển dụng lên wedsite của công ty. Nội dung thông báo gồm:
- Số lƣợng và chức danh ( chuyên ngành) cần tuyển - Địa chỉ và điều kiện làm việc
- Điều kiện của ngƣời tham gia ứng tuyển - Địa điểm và thời gian nhận hồ sơ
- Yêu cầu về nội dung thi của từng chức danh Các nguồn tuyển dụng
- Tuyển dụng nội bộ: bao gồm những nhân viên trong nội bộ Công ty. Biện pháp này giúp cho Công ty tìm ra các ứng viên tốt nhất phù hợp với một vị trí cần tuyển, phát triển nghề nghiệp, phát triển chuyên môn. Đồng thời tạo điều kiện gia tăng lòng trung thành của nhân viên, không tốn chi phí cao - Tuyển dụng tại các trƣờng trung cấp, Đại học. Tuy nhiên, những ứng viên
này đều chƣa có kinh nghiệm thực tế nên khi tham gia vào thực tế công việc thƣờng không đạt nhƣ mong muốn. Do đó, việc tuyển chọn cần phải cân nhắc kỹ để lực chọn ra đƣợc những ứng viên phù hợp
- Do nhân viên giới thiệu: đây là nguồn ứng viên từ bên ngoài tốt và rất quan trọng nhƣng tại Công ty nguồn ứng viên này rất ít. Đó là do Cong ty chƣa có tổ chức thông báo rộng rãi trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng, các ứng viên không biết đƣợc thông báo tuyển dụng
Bước 3: Thu nhận/ nghiên cứu hồ sơ
Sau khi nhận yêu cầu từ các phòng ban trong công ty, phòng nhân sự sẽ tiến hành thu nhận hồ sơ và lọc hồ sơ. Việc thu nhận hồ sơ sẽ dừng khi đã thu nhận đƣợc đủ hồ sơ nhƣ dự tính. Trong quá trình thu nhận hồ sơ sẽ xếp phân loại hồ sơ theo các vị trí mà các ứng cử viên đăng kí.
- Đơn xin việc: Trong mỗi đơn này có các phần: họ và tên, ngày tháng năm sinh, trình độ, kinh nghiệm trƣớc đây, các ứng cử viên phải điền đầy đủ thông tin vào đó.
- Ảnh và số CMND - Phiếu khám sức khỏe
- Các văn bằng, chứng chỉ photo công chứng
- Sơ yếu lý lịch cá nhân: Nêu tóm tắt lí lịch, hoàn cảnh cá nhân và gia đình. Phòng tổ chức hành chính sẽ nghiên cứu các hồ sơ sau khi đã thu nhập và loại dần các hồ sơ không đạt yêu cầu.
Khi nhận hồ sơ tuyển dụng, phòng nhân sự sẽ tiến hành kiểm tra, xem xét lại hồ sơ, yêu cầu ứng viên đến bổ sung các thông tin còn thiếu (nếu có). Đến khi có yêu cầu cần tuyển dụng từ các phòng, phòng nhân sự sẽ xem xét, tìm kiếm những ứng viên phù hợp với vị trí cần tuyển để liên hệ và chuẩn bị cho công tác cần tuyển chọn.
Các hồ sơ đạt yêu cầu sẽ đƣợc gọi điện để phỏng vấn vòng 1, các hồ sơ không đạt yêu cầu sẽ đƣợc lƣu tữ lại
Bước 4: Phỏng vấn vòng 1
Công ty sẽ chia làm 2 đối tƣợng. Với những vị trí tuyển dụng là cấp lãnh đạo, quản lý thì sẽ phỏng vấn qua 2 vòng còn với những vị trí nhƣ kế toán hay nhân viên bán hàng, nhân viên đặt hàng… Sẽ tiến hành phỏng vấn sơ bộ vòng 2.
Đồi với tất cả các hồ sơ đƣợc lọt vào vòng này. Trƣởng phòng nhân sự sẽ phỏng vấn tất cả ngƣời này và sẽ phân loại vào phỏng vấn sâu. Trƣởng phòng nhân sự sẽ loại bỏ dần các hồ sơ không đạt.
Nếu đã đầy đủ về số lƣợng thì phòng nhân sự sẽ thông báo ngày biết kết quả và ngày giờ đến phỏng vấn lần 2. Còn nếu không đủ hồ sơ thì phải tổ chức chọn thêm hồ sơ để đủ về số lƣợng theo nhƣ kế hoạch tuyển dụng đã đề ra.
Những câu hỏi mà phòng nhân sự thƣờng đƣa ra: - Vì sao Anh/Chị nộp đơn vào chức vụ này? - Anh chị có nhận xét gì về Công ty chúng tôi?
- Điều gì thích thú nhất trong công việc mà Anh/Chị muốn xin làm?
- Điều gì khiến Anh/Chị kích thích nhất trong công việc?
- Theo Anh/Chị công việc này có yêu cầu đòi hỏi gì không?
- Anh/Chị dự định sẽ tổ chức việc thực hiện công việc nhƣ thế nào? - Những quyền hành, số liệu nào Anh/Chị muốn có tại sao?
Bản dữ liệu ứng viên sẽ đƣợc trƣởng phòng nhân sự yêu cầu nhân viên điền vào trƣớc khi phỏng vấn.
Bước 5: Phỏng vấn vòng 2
Khi đã có danh sách phỏng vấn vòng 1, danh sách này sẽ đƣợc đƣa lên cho giám đốc nhân sự và phó giám đốc trực tiếp phỏng vấn. Giám đốc hay phó giám đốc sẽ có sẵn một loạt các câu hỏi hay bài thi trắc nghiệm cho các ứng cử viên này. Qua quá trình này sẽ chọn ra đƣợc những ngƣời có thiện chí với công ty, làm việc nhiệt tình và chất lƣợng với công việc của công ty.
Những câu hỏi mà giám đốc hay phó giám đốc nhân sự đƣa ra cho các ứng viên đậu vào vòng 2 đó là:
- Mức lƣơng khởi đầu và mức lƣơng hiện nay của Anh/Chị là bao nhiêu? Vui lòng giải thích?
- Tổng thu nhập hiện nay của Anh/Chị là bao nhiêu? - Vì sao Anh/Chị lại bỏ công việc cũ?
- Anh/chị có nhận xét gì về công ty cũ của Anh/chị? Những điểm mạnh và điểm yếu?
- Điều gì Anh/chị thích và không thích công ty cũ?
- Hãy kể cho chúng tôi nghe về những nơi các Anh/chị đã làm việc, tên công việc, thời gian, nội dung, chức vụ?
- Anh/chị đạt đƣợc những giải thƣởng nào liên quan đến công việc? - Anh/chị có thể làm những công việc nào ở công ty chúng tôi? - Những kinh nghiệm cũ giúp gì cho công việc mới?
- Hãy kể về những thành công lớn nhất trong công việc của Anh/chị?
- Anh/chị có thƣờng xuyên hoàn thành công việc với chất lƣợng và thời gian đúng hạn không?
- Anh/chị dự định sẽ làm những việc gì trong ngày đầu tiên làm việc trong doanh nghiệp?
- Làm thế nào để thực hiên một công việc cụ thể? - Xử lý một tình huống cụ thể?
- Anh/chị vui lòng nhận xét về bản thân của Anh/chị?
- Những ƣu thế của Anh/chị so với ứng viên khác? Đâu là điểm mạnh và điểm yếu của Anh/chị?
- Những điều Anh/chị muốn kể cho chúng tôi biết về Anh/chị? - Dự định của Anh/chị trong tƣơng lai?
- Ƣớc muốn lớn nhất của Anh/chị trong nghề nghiệp là gì?
- Nếu đƣợc nhận vào làm trong doanh nghiệp, Anh/chị có mong đợi hoặc đề nghị gì với doanh nghiệp?
Sau tất cả các bƣớc trên, công ty sẽ thống nhất và đƣa ra kết quả cho phòng nhân sự. Nếu các ứng viên đƣợc giữ lại quá ít, không đủ yêu cầu của việc tuyển dụng thì công ty sẽ nhận tiếp hồ sơ và bắt đầu thực hiện theo các quy định trên.
Bước 6: Thử việc
Đây đƣợc coi là giai đoạn thử việc của công ty, diễn ra trong 2 tháng và nhận đƣợc lƣơng thử việc của công ty.
Mỗi nhân viên khi làm thử việc tại công ty không có nghĩa đã là nhân viên chính thức mà qua thời gian thử việc, nếu không làm tốt rất có thể họ sẽ phải rời khỏi công ty. Cho nên giai đoạn này rất quan trọng, họ phải nổ lực, cố gắng hết sức để hoàn thành công việc có chất lƣợng hiệu quả, họ luôn có tinh thần trách nhiệm cao.
Để đào tạo các nhân viên mới này tốt, công ty luôn tạo điều kiện cho họ làm việc hòa nhập với không khí làm việc chung trong công ty.
Công ty luôn cử những ngƣời có kinh nghiệm làm việc tại các công ty theo dõi hƣớng dẫn ngƣời mới làm việc của họ. Qua sự chỉ đạo, hƣớng dẫn, tạo điều kiện từ phía những ngƣời lao động trong công ty, ngƣời mới có thể hạn chế đƣợc các sai lầm có thể gặp phải và tự tin hơn với những công việc khác đƣợc giao.
Sau khi kết thúc thời gian thử việc, trƣởng phòng nhân sự sẽ cùng với tổ trƣởng, trƣởng các bộ phận hay giám đốc quyết định tiếp nhận lao động chính thức hay không tiếp nhận họ. Nếu tiếp nhận ngƣời lao động sẽ tiếp tục làm việc tại công ty với cƣơng vị là một nhân viên chính thức. Còn trƣờng hợp ngƣời mới không tiếp nhận là nhân viên chính thức thì trƣởng phòng nhân sự và cấp trên quản lí trực tiếp ngƣời mới đó sẽ giải thích rõ những sai lầm của họ để thấy rõ đƣợc mình không đƣợc nhận vì lí do gì. Và phòng nhân sự sẽ giữ lại hồ sơ và các tài liệu có liên quan đến họ để khi cần hợp tác, công ty sẽ xem xét tới họ. Nhờ quá trình làm việc tốt, các nhân viên đƣợc tiếp nhận chính thức sẽ đƣợc thông báo và giám đốc hay ngƣời đƣợc giám đốc ủy quyền sẽ lập ra quyết định tiếp nhận, điều động và quyết định lƣơng cho nhân viên mới, kết thúc thời gian thử việc của họ.
Bước 7: Đánh giá
Để đánh giá các ứng viên một cách toàn diện và chính xác nhất, mỗi ứng cử
viên sẽ đƣợc đánh giá trên một bảng đánh giá. Bảng đánh giá này sẽ là một sự kết
hợp cho điểm theo các tiêu chí, chỉ tiêu ở các vòng phỏng vấn trƣớc đó để chọn ra
số ngƣời có đủ tiêu chuẩn nhất, chính xác nhất để làm việc trong công ty theo các vị trí đã tuyển.
Công ty sẽ thành lập hội đồng đánh giá gồm giám đốc hoặc phó giám đốc, trƣởng phòng nhân sự những ngƣời trực tiếp phỏng vấn ứng viên. Ngoài ra là một số cán bộ chuyên môn đang phụ trách, lãnh đạo vị trí cần tuyển. Từ đó sẽ đƣa ra các thông tin, kết hợp lại và đánh giá lựa chọn để đƣa ra quyết định tuyển dụng.
Trƣờng hợp, ừng viên ừng tuyển vào chức vụ nhƣng trong quá trình thử việc lại không thích hợp với công việc ứng tuyển mà phù hợp với công việc khác thì phòng nhân sự sẽ giữ lại hồ sơ của ừng viên.
a) Tuyển dụng chính thức
Kết thúc thời hạn thử việc, Giám đốc ra quyết định tuyển dụng đối với ứng viên. Trƣớc tiên công ty sẽ kí hợp đồng thời vụ dƣới một năm với ứng viên. Nếu hoàn thành công việc thì công ty tiếp tục kí hợp đồng lao động có thời hạn từ 1 đến 3 năm. Sau mỗi hạn hợp đồng thì trƣởng các đơn vị tiến hành đánh giá về khả năng hoàn thành công việc, sức khoẻ, tính chấp hành nội qui… để quyết định có kí tiếp hợp đồng lao động với các ứng viên hay không và nếu kí tiếp thì kí hợp đồng lao động có kì hạn hay không có kì hạn.
