Mã hoá là cách thức để thể hiện việc phân loại quy định ký hiệu, xếp lớp các đối tượng cần quản lý. Việc mã hoá thông tin kế toán trên máy vi tính giúp cho việc nhận diện thông tin không nhầm lẫn trong quá trình xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cho phép sử dụng những ký hiệu ngắn gọn để mô tả thông tin, làm tăng tốc độ nhập liệu và xử lý thông tin. Đồng thời nó giúp nhận diện nhanh chóng một tập hợp các đối tượng mang thuộc tính chung, do đó giúp cho người sử dụng tìm kiếm thông tin dễ dàng và nhanh chóng.
Trước khi sử dụng phần mềm kế toán, phải khai báo các tham số cho hệ thống và hệ thống các danh mục cho phần mềm chạy. Trong quá trình sử dụng kế toán vẫn có thể khai báo thêm, hoặc khai báo lại cho phù hợp.
Để thực hiện mã hóa trên màn hình giao diện chọn "Danh mục" sẽ hiện tên các danh mục để thực hiện khai báo như sau:
Giao diện 2.2: Tên các danh mục
2.2.3. Kế toán tập hợp chi phí sản xuất tại công ty cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kinh doanh nước sạch
2.2.3.1. Kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí NVLTT là khoản mục chi phí chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành công trình xây dựng. Vì vậy, hạch toán chính xác và đầy đủ chi phí nguyên vật liệu có tầm quan trọng đặc biệt trong việc xác định lượng tiêu hao vật chất trong sản xuất thi công, đảm bảo tính chính xác của giá thành từng công trình xây dựng.
Chi phí nguyên vật liệu sử dụng trong sản xuất gồm:
+ Chi phí vật liệu chính gồm: chi phí về xi măng, sắt thép, cát....Các chi phí vật liệu thường được xây dựng định mức chi phí và cùng tiến hành quản lý theo định mức
+ Chi phí vật liệu phụ bao gồm: Chi phí về dây, sơn, ve, đinh, ống sợi...
Vật liệu dùng cho công trình có thể xuất từ kho hoặc có thể mua ngoài xuất thẳng cho công trình.
Khoản mục chi phí nguyên vật liệu bao gồm:
- Chi phí nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp cho thi công công trình - Chi phí nhiên liệu và nguyên liệu sử dụng cho máy thi công
Tài khoản kế toán sử dụng:
Để phản ánh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán công ty sử dụng TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình.
Chứng từ sử dụng
+ Phiếu xuất kho + Phiếu nhập kho
+Hóa đơn giá trị gia tăng +Giấy thanh toán tạm ứng + Bảng kê thanh toán chứng từ
Trình tự hạch toán:
Đối với vật liệu do công ty xuất tại kho
Căn cứ vào tài liệu dự toán của công trình, các định mức kĩ thuật, bộ phận cung ứng vật tư sẽ xác định nhu cầu vật liệu cần thiết và cung cấp cho các đội đúng yêu cầu của tiến độ thi công. Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu sẽ lập giấy đề nghị lĩnh vật tư chuyển cho bộ phận cung ứng vật tư. Bộ phận cung ứng vật tư thấy hợp lý thì tiến hành lập phiếu xuất kho.