2.1.4.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty (Sơ đồ 2.2)
Giao nhiệm vụ Báo cáo
Đối chiếu Tổng hợp
Phòng Kế toán tài chính có nhiệm vụ cung cấp số liệu giúp cho việc ra quyết định của Ban Lãnh đạo. Bộ máy Kế toán được tổ chức tập trung thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc Giám đốc về mặt Tài chính – Kế toán Công ty.
• Giám đốc Tài chính – Kế toán: Phụ trách chung chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc mọi hoạt động của phòng cũng như các hoạt động khác của Công ty có liên quan tới tài chính và theo dõi các hoạt động chính của công ty.
+ Tổ chức công tác Kế toán thống kê trong công ty phù hợp với chế độ Tài chính của Nhà nước.
Giám đốc Tài chính- Kế toán Phó GĐ Kế toán Phó GĐ Tài chính Lập kế hoạch Thủ quỹ công ty Kế toán Vật tư và Tài sản cố định Kế toán Tiền lương Kế toán Công nợ Kế toán Tiền mặt và Thanh toán
+ Thực hiện các chính sách chế độ công tác Tài chính – Kế toán. + Kiểm tra tính pháp lý của các loại hợp đồng, trực tiếp chỉ đạo kiểm tra giám sát phần nghiệp vụ đối với các cán bộ thống kê Kế toán,các đơn vị.
• Phó Giám đốc Kế toán: Ngoài công việc của người Kế toán tổng hợp còn phải thay mặt Giám đốc Tài chính – Kế toán giải quyết các công việc khi trưởng phòng vắng mặt các phần việc được phân công.
• Kế toán Tiền mặt và thanh toán: Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trước khi lập Phiếu thu, chi; cùng Thủ quỹ kiểm tra đối chiếu sử dụng tồn quỹ sổ sách và thực tế theo dõi chi tiết các khoản ký quỹ.
• Kế toán Tiền lương: Thanh toán lương thưởng phụ cấp cho các đơn vị theo lệnh của Giám đốc; thanh toán BHXH, BHYT cho người lao động theo quy định; theo dõi việc trích lập và sử dụng quỹ lương của công ty; thanh toán các khoản thu, chi của công đoàn.
• Kế toán Công nợ: Theo dõi công nợ, phải thu, phải trả; có trách nhiệm đôn đốc khách hàng để thu nợ.
• Kế toán Vật tư và Tài sản cố định: Theo dõi vật tư , tài sản cố định
và hạch toán các nghiệp vụ phát sinh tăng, giảm vật tư, tài sản và sửa chữa, khấu hao... tài sản cố định của công ty
• Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm trong công tác thu tiền mặt và tồn quỹ của công ty; thực hiện việc kiểm kê đột xuất hoặc định kỳ theo quy định
2.1.4.2. Hình thức kế toán và chính sách kế toán áp dụng tại công ty * Chính sách kế toán chung
Công ty hiện đang áp dụng chế độ kế toán Công ty theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 20/3/2006, áp dụng các
chuẩn mực kế toán Việt Nam và các thông tư ban hành kèm theo hướng dẫn việc thực hiện các chuẩn mực, quyết định đó.
Cụ thể các chính sách công ty đang áp dụng hiện nay:
- Chế độ kế toán mà công ty đang áp dụng đó là Chế độ kế toán công ty theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
- Niên độ kế toánlà 1 năm bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 năm dương lịch. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong Công ty là Việt Nam đồng.
- Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Nguyên tắc ghi nhận Hàng tồn kho: ghi nhận theo trị giá gốc. - Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định: theo nguyên giá
- Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: phương pháp khấu hao theo đường thẳng.
- Nguyên tắc ghi nhận doanh thu : Theo chuẩn mực kế toán số 14 - Công ty tính và nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. - Trị giá Nguyên vật liệu xuất kho được tính theo: phương pháp đích danh.
* Hình thức kế toán áp dụng: Hình thức nhật ký chung
*Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán được dùng để chứng minh tính hợp pháp của việc hình thành các nghiệp vụ kinh tế của công ty, phản ánh kịp thời trạng thái và sự biến động của đối tượng hạch toán đồng thời là căn cứ ghi sổ kế toán.
Hệ thống chứng từ kế toán được tổ chức ở công ty theo hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn giúp cho phòng giám đốc hiểu rõ hơn về tình hình tài chính của công ty.
Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho Công ty, gồm: * Chứng từ kế toán : Của Công ty bao gồm 5 chỉ tiêu:
+ Chỉ tiêu lao động tiền lương; + Chỉ tiêu hàng tồn kho;
+ Chỉ tiêu bán hàng; + Chỉ tiêu tiền tệ; + Chỉ tiêu TSCĐ;
Tổ chức, tiếp nhận, lập và luân chuyển chứng từ.
Chứng từ kế toán sau khi được chuyển về phòng kế toán sẽ được chuyển cho kế toán các phần hành cụ thể trong phòng kế toán để ghi sổ và lưu trữ.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau: - Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán.
- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt.
- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán. - Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán.
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán.
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan.
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. * Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản được công ty xây dựng dựa trên hệ thống tài khoản được quy định tại quyết định 15/2006/QĐ-BTC. Đồng thời căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động của công ty mở tài khoản cụ thế, chi tiết tới cấp 2,3 để phù hợp với yêu cầu quản lý.
* Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp về tình hình tài sản, vốn chủ sở hữu và công nợ cũng như tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong kỳ của công ty.
Áp dụng theo chế độ kế toán hiện hành ở Việt Nam, báo cáo tài chính của Công ty bao gồm:
- Bảng Cân đối kế toán - Mẫu số B01-DNN
- Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh - Mẫu số B02-DNN - Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ - Mẫu số B03-DNN - Bản Thuyết minh báo cáo tài chính - Mẫu số B09-DNN
2.1.4.3. Đặc điểm kế toán Công ty trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán máy
Công ty sử dụng phần mềm kế toán easy acounting 2.5 của công ty cổ phầnFST. Đối với việc xử lý số liệu kế toán trên máy vi tính thì việc phải thiết
lập hệ thống ban đầu hết sức quan trọng, nó ảnh hưởng đến quá trình xử lý và khai thác số liệu tiếp theo.
Để thuận tiện cho công tác quản lý và công tác hạch toán, kế toán cần phải mã hóa khai báo đối với các thông tin được quản lý trong phân hệ Danh mục của phần mềm. Ví dụ: danh mục tài khoản, danh mục vật tư hàng hóa, danh mục khách hàng,...
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ trình tự ghi sổ máy tính
Với phần mềm kế toán easy acounting 2.5 người sử dụng chỉ cần cập nhật các chứng từ ban đầu, ở các khâu công việc ghi chép tổng hợp tiếp theo, phần mềm kế toán sẽ tự động tính toán, tổng hợp số liệu và kết xuất tạo ra các sổ sách, báo cáo kế toán theo mẫu biểu quy định.
Giao diện 1: Màn hình chính Xử lý chứng từ In các thông tin theo yêu cầu Máy thực hiện: +Lên sổ +Lập bảng biểu, BCTC Nhập dữ liệu: +Chứng từ đã được xử lý +Bút toán kết chuyển, điều chỉnh +Các tiêu thức phân bổ Các chứng từ gốc
Nhờ sử dụng phần mềm với khả năng tập hợp tự động của máy mà hai bộ phận kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp được thực hiện đồng thời. Kế toán không phải ghi chép, chuyển số theo kiểu thủ công. Kế toán không nhất thiết phải đến cuối quý mới có số liệu tổng hợp, khi cần có thể xem, in các sổ tổng hợp bất kỳ lúc nào
2.2. Thực trạng công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành