3.4.1.1. Cơ sở vật chất, trang thiết bị tồn trữ, bảo quản thuốc
Hình 3.10: Sơ đồ hệ thống kho tại Bệnh viện Phụ sản Hải Dương
- Hệ thống kho được xây dựng kiên cố nằm ở tầng 2. Hiện tại khoa dược bệnh viện Phụ sản có 1 kho chính (diện tích 30m2
39
thuốc viên và bảo quản đặc biệt, kho lẻ cấp phát thuốc cho bệnh nhân có thẻ BHYT điều trị ngoại trú, kho thuốc ống và tiêm truyền, kho vật tư y tế tiêu hao mỗi kho có diện tích khoảng 20 m2. Sau khi thuốc mua về được nhập vào kho chính và kho chính sẽ xuất cho các kho lẻ.
- Kho được xây dựng đầy đủ theo đúng yêu cầu về kho tàng, đạt yêu cầu về an toàn phòng chống cháy nổ. Hệ thống kho được bố trí một cách thuận lợi cho việc nhập hàng và cấp phát thuốc tới các khoa. Kho thuốc được bố trí tại phòng thoáng mát, cao ráo, đảm bảo thực hiện 5 chống: Chống nóng ẩm, chống côn trùng, mối mọt, chuột, chống cháy nổ, chống bão lụt và mất trộm. Các văn bản quy định về việc ra vào kho trong và ngoài giờ hành chính, về nguyên tắc đảm bảo vệ sinh kho được Ban Giám Đốc ký duyệt và được dán ở trước cửa ra vào của từng kho để dễ quan sát.
* Trang thiết bị bảo quản:
Bảng 3.16: Trang thiết bị bảo quản thuốc của BV phụ sản Hải Dƣơng năm 2012
Đơn vị tính: Cái
STT Tên trang thiết bị SL Nơi lắp đặt
1 Điều hòa 03 Kho chính,Kho thuốc viên, Kho thuốc ống tiêm truyền 2 Tủ lạnh 03 Kho chính,Kho thuốc viên, Kho thuốc ống tiêm truyền 3 Quạt trần, quạt treo tường 07 Kho chính, Kho thuốc viên, Kho tiêm truyền, kho ngoại trú 4 Bình cứu hỏa 05 Kho chính, Kho thuốc viên, Kho
tiêm truyền, kho ngoại trú
5 Giá sắt 3 tầng 08 Kho chính, Kho thuốc viên, Kho tiêm truyền, Kho ngoại trú 6 Kệ sắt 20 Kho chính, Kho thuốc viên, Kho
tiêm truyền, kho ngoại trú
7 Tủ Inox, tủ kính đựng thuốc 02 Kho chính, Kho thuốc viên, Kho
tiêm truyền, kho ngoại trú
8 Ẩm kế 03 Kho chính,Kho thuốc viên, Kho thuốc ống tiêm truyền 11 Bàn ra lẻ thuốc 03 Kho chính, Kho thuốc viên, Kho
40
Nhận xét
- Hệ thống điều hoà gồm 02 cái công suất 12.000 BTU và 01 cái 18.000 BTU, được sử dụng liên tục khi nhiệt độ, độ ẩm trong kho không đảm bảo. Cả 3 máy điều hoà đều được bảo dưỡng thường xuyên, có khả năng chống ẩm tốt. Theo qui định tại kho thuốc nhiệt độ bình thường không được vượt quá 300C, độ ẩm tương đối từ 60% đến 75% với 03 máy điều hoà thì nhiệt độ và độ ẩm những ngày ẩm đảm bảo. Nhưng còn những ngày hanh khô lại khó đáp ứng do kho chưa được trang bị thiết bị tạo ẩm.
- Kho có hệ thống quạt khá đầy đủ lắp đặt khoa học, hoạt động tốt giúp cho việc lưu th ng khí được liên tục và đồng đều.
- Khoa dược có 03 tủ lạnh đặt ở 03 kho (kho thuốc tiêm truyền, kho chính và kho thuốc viên). Cả 3 tủ lạnh hiện sử dụng tốt, đảm bảo cho các thuốc cần bảo quản ở điều kiện lạnh, mát. Tuy nhiên, với các thiết bị này thì việc bảo quản các thuốc có yêu cầu điều kiện nghiêm ngặt như vắc xin, sinh phẩm thì vẫn chưa đảm bảo. Qua phân tích chúng tôi thấy các sản phẩm này được bảo quản bằn tủ chuyên dụng tại các khoa lâm sàng.
- Với tủ, giá kệ để thuốc: các tủ đều có khoá chắc chắn để bảo quản thuốc gây nghiện, hướng tâm thần; có tủ thuốc bảo quản thuốc tránh ánh sáng. Giá, kệ để thuốc được làm bằng sắt, nhiều tầng đảm bảo chắc chắn, tiện dụng trong sắp đặt thuốc.
- Ẩm kế, nhiệt kế được lắp đặt để theo d i điều kiện bảo quản. Tuy vậy, các thiết bị này chưa được hiệu chuẩn định kỳ và chưa có nhiệt kế chuyên dụng theo dõi nhiệt độ của tủ lạnh. Đồng thời, mỗi kho có diện tích 20-30m2, khó đo được nhiệt độ, độ ẩm trong toàn kho. Nên việc theo dõi điều kiện bảo quản khó thực hiện được một cách chính xác.
- Tại kho cấp phát lẻ ngoại trú:Trong thời gian chúng tôi nghiên cứu chưa có: điều hoà nhiệt độ, tủ lạnh, nhiệt kế, ẩm kế nên việc bảo quản thuốc còn gặp nhiều khó khăn và chưa theo d i, kiểm soát được nhiệt độ, độ ẩm của kho.
41
3.4.1.2. Nhập thuốc
Theo hợp đồng ký kết nhà cung cấp thực hiện giao thuốc tại kho thuốc của bệnh viện. Qui trình nhập thuốc vào kho của BV Phụ sản Hải Dương được trình bày tóm tắt trong hình 3.11.
Hình 3.11: Qui trình nhập thuốc của BV Phụ sản Hải Dƣơng năm 2012
- Thành lập hội đồng kiểm nhập: Bệnh viện thực hiện thành lập hội đồng kiểm nhập ngay từ đầu năm. Thành viên hội đồng kiểm nhập gồm: 01 thành viên Hội đồng thuốc và điều trị, chủ nhiệm khoa dược, 01 nhân viên Phòng tài chính kế toán và thủ kho. Khi nhập thuốc các thành viên hội đồng kiểm nhập thực hiện kiểm nhập thuốc. Nội dung kiểm nhập gồm:
- Kiểm tra thủ tục pháp lý: kiểm tra phiếu xuất kho, hóa đơn hàng hóa, phiếu kiểm nghiệm của lô thuốc và đối chiếu với hợp đồng. Quá trình này đảm bảo thuốc đưa đến là thuốc có nguồn gốc xuất sứ rõ ràng, có chất lượng đúng theo hợp đồng. Thành lập hội đồng kiểm nhập Kiểm nhập thuốc Lập biên bản kiểm nhập Nhập kho
42
- Kiểm tra số lượng, chất lượng thuốc: thực hiện kiểm đếm số lượng từng loại thuốc; kiểm tra chất lượng thuốc bằng cảm quan; kiểm tra số lô, hạn dùng của thuốc và đối chiếu với hợp đồng ký kết. Yêu cầu số lượng, số lô, hạn dùng của từng loại thuốc phải đúng với hợp đồng; chất lượng thuốc phải đảm bảo. Hoạt động này đảm bảo quá trình nhập thuốc của Bệnh viện đảm bảo đúng về số lượng, chủng loại và chất lượng thuốc được đảm bảo.
- Lập biên bản kiểm nhập, nhập kho: khi số lượng, chất lượng thuốc,... đảm bảo theo đúng hợp đồng và đúng qui chế chuyên môn thì hội đồng kiểm nhập tiến hành lập biên bản và cho phép nhập thuốc vào kho.
Với thuốc gây nghiện, hướng tâm thần và tiền chất: do thủ kho của bệnh viện là DSTH nên năm 2012 BV thực hiện ủy quyền bằng văn bản về quản lý các thuốc này. Các loại thuốc này được phân loại, nhập kho và để vào tủ có khóa chắc chắn ngay sau khi kiểm nhập. Năm 2012, thuốc được bảo quản, cấp phát tại kho thuốc viên và bảo quản đặc biệt.
Qui trình nhập thuốc của bệnh viện được thực hiện nghiêm túc đầy đủ các nội dung, nhiều thành phần kiểm tra giám sát. Với qui trình này đã hạn chế được sự thất thoát, nhầm lẫn trong quá trình nhập thuốc; chất lượng thuốc nhập kho được đảm bảo trong điều kiện cho phép. Kết quả khảo sát một số chỉ tiêu nhập thuốc được trình bày trong bảng 3.17.
Bảng 3.17: Một số chỉ tiêu nhập thuốc
STT Nội dung Chỉ tiêu
1 Tỷ lệ % số l thuốc có phiếu kiểm nghiệm 0
2 Tỷ lệ % số thuốc được kiểm tra chất lượng bằng cảm quan 96,2
3 Tỷ lệ % số thuốc kh ng đạt chất lượng khi kiểm nhập 0
4 Tỷ lệ % số lần nhập số lượng, chủng loại thuốc đảm bảo
43
Nhận xét
Tất cả các lần nhập thuốc của Bệnh viện đều đảm bảo về số lượng, chủng loại thuốc,... theo đúng hợp đồng đã ký kết. Chất lượng thuốc khi thực hiện kiểm tra bằng cảm quan cũng đảm bảo 100%. Tuy nhiên, số thuốc được kiểm tra bằng cảm quan khi kiểm nhập là 96,2% là chưa thực hiện được đầy đủ theo yêu cầu. Đặc biệt với chỉ tiêu phiếu kiểm nghiệm thuốc thì 100% số lô thuốc khi nhập là không có phiếu kiểm nghiệm của lô thuốc; đây là một nội dung bệnh viện cần hết sức quan tâm trong những lần nhập thuốc tiếp theo.
3.4.1.3. Thực hiện bảo quản thuốc
Theo qui định của BYT, các cơ sở y tế phải có kho đạt chuẩn GSP để bảo quản thuốc. Tại BV Phụ sản Hải Dương, kho thuốc chưa đạt chuẩn GSP nhưng c ng tác bảo quản thuốc được thực hiện thường xuyên. Qui trình bảo quản thuốc
Theo d i điều kiện bảo quản thuốc: Nhiệt độ và độ ẩm theo dõi ghi chép ngày 2 lần lúc 8h00 và 16h00, kiểm tra định kỳ chất lượng thuốc 2 lần/tháng. Kết quả theo dõi bảo quản chất lượng thuốc được thể hiện trong bảng 3.18:
44
Bảng 3.18: Theo dõi điều kiện bảo quản tại kho thuốc
Đơn vị tính: Ngày Kho Chỉ tiêu Tần suất Tỷ lệ (%) 365 Số ngày theo dõi Kho chính
Số ngày kh ng theo d i điều kiện bảo quản 111 30,4 Số ngày điều kiện bảo quản kh ng đảm bảo 40 11,0 15,7 Số ngày điều kiện bảo quản kh ng đảm bảo
nhưng khắc phục ngay trong vòng 24 giờ 10 2,7 Kho thuốc
ống, tiêm truyền
Số ngày kh ng theo d i điều kiện bảo quản 130 35,6
Số ngày điều kiện bảo quản kh ng đảm bảo 36 9,9 15,3 Số ngày điều kiện bảo quản kh ng đảm bảo
nhưng khắc phục ngay trong vòng 24 giờ 25 6,8 Kho thuốc
viên và bảo quản đặc biệt
Số ngày kh ng theo d i điều kiện bảo quản 111 30,4
Số ngày điều kiện bảo quản kh ng đảm bảo 39 10,7 15,4 Số ngày điều kiện bảo quản kh ng đảm bảo
nhưng khắc phục ngay trong vòng 24 giờ
30 8,2
Nhận xét
- Kho chính: Điều kiện bảo quản thuốc được theo dõi toàn bộ số ngày hành chính tuy nhiên có 30,4% số ngày trong năm kh ng được theo d i điều kiện bảo quản (các ngày nghỉ và ngày lễ). Có 40 ngày trong năm khi theo dõi điều kiện bảo quản kh ng đảm bảo chiếm 11,0% tổng số ngày trong năm; nếu tính số ngày có theo d i thì có đến 15,7% số ngày kh ng đảm bảo. Chỉ có 10 ngày trong tổng số 40 ngày điều kiện bảo quản kh ng đảm bảo nhưng khắc phục được ngay trong vòng 24 giờ, chiếm 25,0%.
- Kho thuốc ống, thuốc tiêm truyền: Ngoài ngày nghỉ và ngày lễ kh ng được theo d i điều kiện bảo quản thì còn có 19 ngày hành chính cũng kh ng được theo dõi, số ngày có theo dõi chiếm 35,6%. Có 36 ngày trong năm theo d i điều kiện bảo quản kh ng đảm bảo chiếm 9,9% tổng số ngày trong năm; nếu tính số ngày có theo d i thì có đến 15,4% số ngày không đảm bảo. Nhưng có 30 ngày trong tổng số 39 ngày điều kiện bảo quản không
45
đảm bảo nhưng khắc phục được ngay trong vòng 24 giờ, chiếm 69,4%.
- Kho thuốc viên và bảo quản đặc biệt: Điều kiện bảo quản được theo d i thường xuyên trong những ngày làm việc. Có 39 ngày trong năm theo d i điều kiện bảo quản kh ng đảm bảo chiếm 10,7% tổng số ngày trong năm; nếu tính số ngày có theo d i thì có đến 15,3% số ngày kh ng đảm bảo. Chỉ có 25 ngày trong tổng số 36 ngày điều kiện bảo quản kh ng đảm bảo nhưng khắc phục được ngay trong vòng 24 giờ, chiếm 76,9%.
3.4.1.4. Theo dõi chất lượng thuốc trong tồn trữ, bảo quản
Theo qui định của bệnh viện thuốc trong kho phải được theo dõi thường xuyên bằng cảm quan. Kết quả khảo sát chất lượng thuốc trong kho được trình bày trong bảng 3.19.
Bảng 3.19: Chất lƣợng thuốc trong kho
STT Nội dung Chỉ số
1 Số lần kiểm tra chất lượng thuốc trung bình/ 1 kho/ năm (lần) 12
2 Tỷ lệ % số loại thuốc được kiểm tra (%) 20,1
3 Tỷ lệ % số loại thuốc đạt chất lượng (%) 96,0
4
Số thuốc nghi ngờ chất lượng gửi đi kiểm nghiệm (lượt ) 7
4.1. Số mẫu đạt (lượt) 6
4.2. Số mẫu kh ng đạt (lượt) 1
Nhận xét
- Các kho đều thực hiện thường xuyên kiểm tra chất lượng thuốc bằng cảm quan. Một tháng thực hiện kiểm tra 01 lần.
- Tỷ lệ % số thuốc được kiểm tra chất lượng là 20,1% số thuốc có trong kho; trong đó có 96,0% đạt chất lượng và có 07 thuốc có nghi ngờ về chất lượng thuốc đã được tiến hành lấy mẫu gửi đến Trung tâm kiểm nghiệm
46 Hải Dương kiểm tra chất lượng.
- Có 06 lượt thuốc nghi ngờ chất lượng kiểm nghiệm đạt tiêu chuẩn. Nhưng có 01 thuốc kh ng đạt chất lượng, qua nghiên cứu chúng tôi thấy thuốc kh ng đạt chất lượng là viên nén alpha chymotrypsin 4,2mg.
3.4.1.5. Lượng thuốc tồn trữ
Với mục tiêu đảm bảo đầy đủ, kịp thời thuốc có chất lượng cho công tác phòng và chữa bệnh của bệnh viện, kho dược phải xác định được số lượng thuốc tồn trữ một cách hợp lý. Lu n có đủ thuốc và đảm bảo chất lượng là mục tiêu hàng đầu, tuy nhiên nếu tồn trữ với số lượng lớn sẽ làm cho chi phí tăng cao, gây lãng phí ngược lại nếu tồn trữ quá ít sẽ ảnh hưởng cho c ng tác điều trị.
Bảng 3.20: Giá trị tiền thuốc tồn kho dự trữ năm 2012
Đơn vị tính: 1.000.000 VNĐ Tổng giá trị sử dụng Giá trị tồn Giá trị sử dụng trung bình Số tháng tồn trữ (tháng) 10.297,2 1.292,7 858,1 1,5 Nhận xét
Lượng thuốc tồn kho dự trữ thuốc của BV đạt 1,5 tháng về giá trị chưa đáp ứng được so với khuyến cáo của WHO và của BYT về dự trữ thuốc (khoảng 2 đến 3 tháng thường xuyên).
3.4.1.6. Bảo quản thuốc tại các khoa lâm sàng
Tại các khoa lâm sàng có các tủ thuốc cấp cứu, việc bảo quản thuốc được thực hiện bởi các khoa lâm sàng. Năm 2012, BV có 05 tủ thuốc cấp cứu ở các khoa lâm sàng. Việc bảo quản thuốc tại tủ thuốc cấp cứu còn gặp nhiều khó khăn. Cụ thể:
47
- Không tủ thuốc nào được đặt trong phòng có điều hoà nhiệt độ. - Không tủ thuốc nào có nhiệt, ẩm kế để theo dõi nhiệt độ, độ ẩm trong bảo quản.
Mặc dù có những khó khăn về trang thiết bị bảo quản tuy nhiên công tác quản lý thuốc được thực hiện chặt chẽ: danh mục thuốc cấp cứu được xây dựng do khoa dược và khoa lâm sàng được giám đốc BV phê duyệt; khoa dược kiểm tra thường xuyên 01 lần/ tháng về chất lượng thuốc và hạn dùng để luân chuyển thuốc cận hạn. Thuốc trực được bàn giao theo từng ca với từng khoản mục có sổ sách ghi chép đầy đủ, các thuốc được bố trí thành từng khu riêng biệt, riêng thuốc gây nghiện và thuốc hướng tâm thần có ngăn riêng. Tủ thuốc có khoá chắc chắn.
3.4.1.7. Một số công tác khác
- Công tác theo dõi quản lý kho: hệ thống kho có đầy đủ các sổ sách cần thiết trong công tác quản lý kho như: thẻ kho, phiếu xuất nhập, sổ kiểm kê theo đúng mẫu quy định của Bộ y tế… với việc kiểm kê định kỳ 1 tháng 1 lần với tất cả các mặt hàng thuốc, hóa chất tại các kho chính, lẻ giúp cho phát hiện kịp thời những trường hợp nhầm lẫn, tránh tình trạng hư hao mất mát thuốc. Kiểm kê thông qua Hội đồng kiểm kê, biên bản kiểm kê được lập thành 2 bản lưu tại khoa dược và phòng tài chính kế toán. Hệ theo dõi quản lý kho tại khoa dược chưa được thực hiện trên phần mềm tin học. Căn cứ vào các biên bản kiểm tra của bệnh viện lưu tại kho thuốc, trong năm 2012 không có hiện tượng thiếu hụt, mất mát thuốc trong quá trình bảo quản thuốc.
- Công tác sắp xếp thuốc: thuốc được sắp xếp trong kho trên các giá kệ tủ ngăn lắp theo nhóm thuốc như phân loại của danh mục thuốc chủ yếu dùng trong các bệnh viện. Tại các nhóm thuốc lại được phân loại theo ABC
48
để tránh nhầm lẫn. Hồi cứu các biên bản kiểm tra của bệnh viện lưu tại kho thuốc chúng tôi không thấy có sự sắp xếp nhầm lẫn thuốc.