3.3.1.1. Hệ thống kho của khoa Dược – BVĐK Phố Nối
Thuốc, vật tư tiêu hao và hóa chất được bảo quản thích hợp trong hệ thống kho gồm:
Hình 3.12: Sơ đồ hệ thống kho của khoa Dược
Từ kho chính thuốc sẽ được chuyển sang các kho lẻ nội trú (gồm 4 kho là kho thuốc ống-lọ, kho thuốc viên-gói, kho dịch truyền – sinh phẩm và kho VTTH – hóa chất) và kho cấp phát thuốc ngoại trú. Kho lẻ nội trú chứa những thuốc cấp phát cho bệnh nhân điều trị nội trú, kho cấp phát thuốc ngoại trú cấp phát cho các đối tượng bệnh nhân điều trị ngoại trú có thẻ bảo hiểm y tế. Thủ kho chính được giao cho một DSĐH quản lý, các thủ kho còn lại đều là dược sỹ trung học. Riêng thủ kho thuốc ống-lọ (là kho có chứa thành phẩm thuốc gây nghiện, hướng tâm thần) được Giám đốc bệnh viện ủy quyền không quá 12 tháng.
Các kho chính, kho lẻ nội trú đều nằm ở tầng 2 của tòa nhà trung tâm, được bố trí thuận tiện cho việc thực hiện quy trình nghiệp vụ kho.
KHO CHÍNH Kho thuốc ống – lọ (gồm cả thuốc gây nghiện – hướng tâm thần) Kho thuốc viên - gói Kho VTTH – hóa chất Kho dịch truyền – sinh phẩm Kho cấp phát thuốc ngoại trú
Kho cấp phát thuốc ngoại trú: được bố trí tại tầng 1 của khoa Khám bệnh nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho bệnh nhân khám và điều trị ngoại trú, tránh việc bệnh nhân phải đi lại nhiều trong quá trình khám bệnh và lĩnh thuốc.
Nhận xét:
Kho dược được bố trí ở tầng 2 tòa nhà trung tâm với tổng diện tích mặt bằng khoảng 350m2, chia làm 5 khu liền nhau, với đủ chủng loại trang thiết bị bảo quản đúng theo quy chế chuyên môn (giá kệ, máy điều hoà, quạt thông gió, tủ lạnh...) nhằm hạn chế các trường hợp thuốc bị hư hao do điều kiện thời tiết nóng ẩm, chuột bọ, mất mát và nguy cơ xảy ra cháy nổ, kiểm soát được số lượng hàng tồn kho để bổ sung khi thiếu thuốc đảm bảo cung ứng thuốc đầy đủ kịp thời. Các văn bản quy định về việc ra vào kho trong và ngoài giờ hành chính, về nguyên tắc đảm bảo vệ sinh kho được ban Giám đốc ký duyệt và được dán ở cửa ra vào của từng kho để dễ quan sát.
3.3.1.2. Thực hiện quy chế tồn trữ, bảo quản
Thực hiện "ba kiểm tra - ba đối chiếu" và "5 chống": chống nhầm lẫn; chống quá hạn dùng; chống mối mọt,chuột, dán ;chống thảm họa, thiên tai; chống trộm cắp.
Luôn giám sát nhiệt độ, độ ẩm hằng ngày: - Tủ lạnh 2-80C.
- Nhiệt độ trong ngày trong kho (điều hòa không khí) từ 15-250C. - Độ ẩm trong kho từ 65-70%
Bệnh viện đang tiến triển khai kế hoạch thực hiện nguyên tắc “Thực hành tốt bảo quản thuốc” theo quyết định số 2701/2001/QĐ-BYT ngày 29/6/2001 của Bộ Y tế .
3.3.1.3. Hoạt động quản lý nghiệp vụ kho
- Quy trình thực hiện nghiệp vụ kho:
Kiểm tra
Kiểm soát
Hình 3.13: Sơ đồ mô tả quy trình thực hiện nghiệp vụ kho Nhập kho Bảo quản Xuất kho Hội đồng kiểm nhập Sắp xếp Thực hiện 5 chống Nhiệt độ: 15-25ºC, độ ẩm < 70% Yêu cầu bảo quản từng loại thuốc
Sắp xếp theo tác dụng dược lý Sắp xếp theo yêu cầu bảo quản Nguyên tắc sắp xếp: FEFO, FIFO
3 kiểm tra, 3 đối chiếu
Phiếu xuất kho Hóa đơn
- Hoạt động nhập thuốc:
Quy trình nhập thuốc của bệnh viện được trình bày trong hình sau:
Hình 3.14: Quy trình nhập thuốc tại BVĐK Phố Nối
Trước khi thuốc nhập vào kho, Hội đồng kiểm nhập có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát và tiếp nhận thuốc - VTTH - hóa chất vào kho theo đúng quy định. Phải kiểm tra lô sản xuất, hạn sử dụng của thuốc, đảm bảo thuốc nhập kho đúng chủng loại, quy cách, số lượng, chất lượng.
Trường hợp đặc biệt, bệnh viện đang cần thuốc cho nhu cầu điều trị mà công ty cung ứng chỉ còn thuốc có hạn dùng dưới 12 tháng (6-11 tháng) và không có thuốc khác thay thế, mặt khác các thuốc này cũng hạn chế công ty phân phối. Lúc này công ty phân phối phải làm văn bản thông báo tới Giám đốc bệnh viện và số lượng thuốc nhập phải được khoa lâm sàng đảm bảo sử dụng hết bằng văn bản, có xác nhận của lãnh đạo bệnh viện.
-Sắp xếp thuốc trong kho: Thuốc trong kho được sắp xếp như sau:
+ Kho chính: Do bảo quản một số lượng lớn thuốc và thường xuyên
H à n g n g à y dưới 12 tháng Hạn dùng của thuốc Chủ tịch HĐT&ĐT ký, duyệt Hóa đơn
Khoa dược lập dự trù , căn cứ vào:
- DMT trúng thầu của Sở Y tế.
- DMT thẩm đinh giá của liên ngành Sở Y tế - Tài chính
-Tình hình sử dụng thuốc thực tế hàng tháng
- Bản đề nghị của khoa lâm sàng đối với một số thuốc đặc biệt Khoa lâm sàng làm văn bản cam kết sử dụng trước khi thuốc hết hạn Giám đốc ký Hợp đồng nguyên tắc hoặc Hợp đồng kinh tế với các công ty trúng thầu cung ứng thuốc theo DMTBV Phòng Tài chính kế toán làm thủ tục thanh toán Khoa Dược tiến hành nhập thuốc Hội đồng kiểm nhập, gồm có: -Trưởng khoa Dược -Trưởng phòng Tài chính kế toán -Thủ kho -Thống kê Dược -Cán bộ cung ứng
phải luân chuyển sang các kho lẻ nên để thuận tiện thì các thuốc trong kho chính không sắp xếp theo nhóm tác dụng dược lý. Thứ tự sắp xếp các thuốc như sau:
Chia thành các nhóm bào chế khác nhau: thuốc viên, thuốc tiêm... Trong mỗi nhóm bào chế, sắp xếp thuốc theo thứ tự alphabet
Trong mỗi mục theo thứ tự alphabet, tiếp tục sắp xếp theo nguyên tắc FIFO và FEFO.
+ Kho lẻ nội trú và kho lẻ ngoại trú: để thuận lợi trong cấp phát cho khoa lâm sàng và bệnh nhân, kho lẻ được sắp xếp theo nhóm tác dụng dược lý. Thứ tự sắp xếp thuốc trong các kho lẻ như sau:
Chia thành hai khu vực chính là thuốc tiêm truyền và không phải dạng tiêm truyền (chủ yếu là dạng thuốc viên, gói). Do thuốc tiêm là dạng thuốc dễ vỡ nên khi bảo quản thường tách biệt với các nhóm bào chế khác.
Trong mỗi nhóm bào chế, sắp xếp theo nhóm tác dụng dược lý:thuốc chống nhiễm khuẩn, thuốc giảm đau, thuốc tim mạch,…
Trong mỗi nhóm tác dụng dược lý, sắp xếp theo thứ tự alphabet. Cuối cùng, tiến hành sắp xếp theo nguyên tắc FIFO và FEFO.
-Đối với thuốc gây nghiện, hướng tâm thần: đượcbảo quản theo đúng quy chế. Thuốc gây nghiện và hướng tâm thần được cất giữ trong tủ sắt có hai lớp cửa có khoá chắc chắn, có ngăn riêng cho từng loại thuốc, có danh mục thuốc dán bên trong cánh cửa tủ. Có nhiệt kế và ẩm kế để theo dõi nhiệt độ, độ ẩm (duy trì các điều kiện bảo quản nhiệt độ< 25Cº và độ ẩm < 75%). Có sổ theo dõi, ghi chép đầy đủ.
Nhận xét:
Khoa Dược thực hiện nghiệp vụ kho một cách nghiêm túc và khoa học do đó hiệu suất công việc cao. Các quy trình quản lý hóa đơn, chứng từ xuất, nhập rất chặt chẽ, chi tiết, với những hướng dẫn cụ thể cho từng nhân viên đảm bảo an toàn trong cung ứng thuốc. Thuốc trong kho được sắp xếp theo
nguyên tắc FIFO ("First In/First Out") và FEFO ("First Expired/First Out") nên thuốc được kiểm tra hạn sử dụng và luân chuyển một cách liên tục. Mặt khác, do nhu cầu sử dụng thuốc lớn và khoa Dược có kế hoạch chặt chẽ trong công tác xuất nhập thuốc nên thuốc được luân chuyển liên tục từ kho chính sang kho lẻ. Tại kho chính và kho lẻ có các bảng theo dõi hạn sử dụng của các thuốc nên ít có hiện tượng thuốc bị hết hạn. Thuốc trong hầu hết các kho được sắp xếp theo nhóm tác dụng dược lý dựa vào thông tư 31/2011/TT-BYT, đồng thời trong mỗi nhóm thuốc được sắp xếp theo thứ tự alphabet (A, B, C…). Đối với khoa lâm sàng: mỗi khoa đều được trang bị một tủ thuốc trực, có danh mục thuốc phù hợp với yêu cầu điều trị của từng khoa do Giám đốc bệnh viện phê duyệt.
3.3.1.4. Quản lý hàng tồn kho
- Công tác thống kê, kiểm kê, báo cáo thuốc:
Hệ thống kho có đầy đủ các loại sổ sách để theo dõi và quản lý việc cấp phát thuốc như: thẻ kho, phiếu xuất nhập thuốc thường, sổ xuất nhập thuốc thường, sổ xuất nhập thuốc gây nghiện, hướng tâm thần.
Thuốc sau khi cấp phát, chứng từ được chuyển cho bộ phận thống kê để vào máy. Thủ kho cũng tự cập nhật số lượng xuất nhập trong ngày vào sổ theo dõi xuất nhập. Thuốc gây nghiện, hướng tâm thần được cập nhật vào sổ theo dõi riêng. Hoạt động thống kê thuốc được thực hiện bằng phần mềm MISA 2012 và phần mềm Microsoft Excel và có sự đối chiếu giữa thống kê và kế toán dược vào ngày thứ 20 hàng tháng.
Hàng tháng thống kê dược làm báo cáo thuốc nhập - xuất - tồn trình lãnh đạo bệnh viện ký xác nhận và đóng dấu để lưu. Số liệu để làm báo cáo dựa trên kết quả đối chiếu giữa thủ kho, thống kê dược và bộ phận kế toán Dược. Quá trình quản lý thuốc xuất, nhập, tồn kho được theo dõi bằng sổ sách chuyên môn của khoa Dược và phần mềm quản lý xuất nhập của bộ phận kế toán Dược.
Công tác kiểm kê, báo cáo quyết toán tại tất cả các kho được thực hiện định kì 01 lần/tháng vào ngày 20 hàng tháng. Biên bản kiểm kê được làm thành 2 bộ, 01 bộ lưu tại khoa Dược, 01 bộ phận kế toán Dược giữ . Hội đồng kiểm kê gồm có sự tham gia của: trưởng khoa Dược, thủ kho, phòng TCKT, kế toán Dược, thống kê.
- Tình hình thuốc xuất - nhập - tồn kho năm 2012:
Bảng 3.17:Tiền thuốc xuất, nhập, tồn kho của khoa Dược năm 2012
STT Nội dung Giá trị (triệu đồng)
1 Thuốc nhập kho 21.602,9
2 Thuốc xuất kho 19.806,3
3 Thuốc dự trữ bình quân/tháng 2.151,7
4 Thuốc sử dụng bình quân/tháng 1.650,5
5 Thời gian sử dụng lượng thuốc dự trữ (tháng) 1,3
Nhận xét:
Ta thấy, với giá trị thuốc xuất là 19.406,3 triệu đồng, bình quân mỗi tháng bệnh viện sử dụng 1.650,5 triệu đồng tiền thuốc. Lượng thuốc dự trữ của bệnh viện trung bình là 2.151,7 triệu đồng/tháng. Như vậy giá trị thuốc dự trữ của bệnh viện có thể đảm bảo cho nhu cầu sử dụng của bệnh viện trong vòng 1,3 tháng. Tuy nhiên theo hướng dẫn của Bộ Y tế, lượng thuốc dự trữ trong kho phải đảm bảo được cho nhu cầu sử dụng của bệnh viện từ 2-3 tháng là hợp lý. Như vậy, giá trị thuốc dự trữ của bệnh viện đa khoa Phố Nối năm 2012 vào khoảng 1,3 tháng là thấp hơn mức quy định của Bộ Y tế. Các thuốc tồn kho thường bao gồm các thuốc ít có nhu cầu sử dụng và các thuốc thiết yếu cần dự trữ cho nhu cầu điều trị. Để sử dụng hiệu quả nguồn kinh phí hạn chế, tiết kiệm chi phí bảo quản và không để xảy ra thiếu thuốc cho nhu cầu điều trị, theo hướng dẫn của các chuyên gia thì cần tiến hành các phân tích VEN, phân tích ABC để có điều chỉnh, ưu tiên dự trữ với số lượng lớn hơn cho các thuốc thiết yếu và giảm bớt lượng tồn kho của các thuốc không thiết yếu.
Tóm lại:
Khoa Dược thực hiện nghiệp vụ kho một cách nghiêm túc. Thuốc trong kho được sắp xếp hợp lý giúp cho việc luân chuyển, cấp phát thuốc được diễn ra thuận lợi, hạn chế được hiện tượng thuốc bị hết hạn sử dụng. Tuy nhiên, hệ thống kho còn chưa đạt tiêu chuẩn GSP là một hạn chế của khoa Dược cần sớm được hoàn thiện.