III. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CễNG TÁC ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CễNG VIỆC Ở TECHCOMBANK
3. Thụng tin phản hồ
Thụng tin phản hồi về kết quả đỏnh giỏ thường được thực hiện thụng qua một cuộc thảo luận chớnh thức giữa người lónh đạo bộ phận và người lao động ở cuối kỳ đỏnh giỏ. Thụng tin phản hồi này cú ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp thụng tin phản hồi cho người lao động khi thực hiện cỏc quyết định của họ về thự lao, vị trớ làm việc, kỷ luật lao động hay về cỏc nhu cầu đào tạo. Tuy nhiờn, ở Techcombank, thụng tin này cũn mang hạn chế. Vỡ vậy mà cần thiết kế một cuộc phỏng vấn đỏnh giỏ để phản hồi lại thụng tin.
Đú là một cuộc núi chuyện chớnh thức giữa người lónh đạo trực tiếp và nhõn viờn nhằm xem xột lại toàn bộ tỡnh hỡnh thực hiện cụng việc của nhõn viờn; cung
cấp cỏc thụng tin về tỡnh hỡnh thực hiện cụng việc đó qua trong mối quan hệ với cỏc quyết định nhõn sự; cỏc tiềm năng trong tương lai của họ và cỏc biện phỏp nhằm hoàn thiện sự thực hiện cụng việc của họ.
Phỏng vấn đỏnh giỏ là khõu cuối cựng nhưng rất quan trọng đối với hiệu quả của cụng tỏc đỏnh giỏ. Để thành cụng, người lónh đạo trực tiếp cần phải chuẩn bị kỹ càng cho cuộc núi chuyện. Bước chuẩn bị bao gồm xem xột lại kết quả của những lần đỏnh giỏ trước đú; xỏc định những hành vi đặc biệt cần nhấn mạnh trong quỏ trỡnh đỏnh giỏ; dự tớnh trỡnh tự tiến hành và cỏch tiếp cận đối với từng đối tượng. Cú thể tiếp cận theo một trong ba cỏch sau hoặc kết hợp cỏc cỏch với nhau:
- Kể và thuyết phục - Kể và lắng nghe - Giải quyết vấn đề
Đặc biệt, khi thực hiện cuộc phỏng vấn đỏnh giỏ, người lónh đạo nờn tuõn theo những hướng dẫn sau đõy:
- Nhấn mạnh những mặt tớch cực của thực hiện cụng việc, giải thớch để họ tham gia với thỏi độ thoải mỏi và tự nguyện
- Giải thớch để người lao động biết đỏnh giỏ là nhằm hoàn thiện quỏ trỡnh thực hiện cụng việc của họ chứ khụng nhằm kỷ luật. Điều này sẽ ảnh hưởng đến kết quả đỏnh giỏ
- Thực hiện phỏng vấn ở nơi ớt bị làm phiền nhất như trong phũng riờng. Như vậy người phỏng vấn và người được phỏng vấn đề cảm thấy thaoỉ mỏi và dễ bộc bạch hơn.
- Cỏc ý kiến phờ bỡnh phải cụ thể, khụng núi chung chung, mập mờ. Bản thõn cỏc ý kiến phờ bỡnh cũng thường được đún nhận với thỏi độ khụng thoải mỏi nờn nếu phờ bỡnh thỡ phải núi cụ thể, chỉ ra cho người lao động biết, hành vi thực hiện cụng việc nào là khụng đỳng, thỏi độ nào là sai… Chớnh sự cụ thể này sẽ giỳp người lao động nhận thấy những hạn chế của mỡnh và cú phương hướng khắc phục cụ thể để trỏnh thỏi độ tự ti.
- Hướng cỏc ý kiến phờ bỡnh vào cụng việc chứ khụng phải vào đạo đức nhõn cỏch của nhõn viờn. Vỡ cốt lừi của phỏng vấn đỏnh giỏ này là nhằm vào quỏ trỡnh thực
hiện cụng việc, vào những gỡ người lao động làm, cỏch thức họ thực hiện, chứ khụng phải con người họ ra sao. Điều này là rất quan trọng khi hiện nay khi đnỏh giỏ khụng ớt người quản lý đỏnh giỏ cả con người, tớnh cỏch của nhõn viờn
- Giữ bỡnh tĩnh và khụng tranh cói với đối tượng. Nếu cú sự bất đồng ý kiến xảy ra thỡ hai bờn cần bàn bạc để đi đến thống nhất. Khụng bỡnh tĩnh và tranh cói khụng những khụng giải quyết được vấn đề mà cũn làm vấn đề nghiờm trọng hơn.
- Chỉ ra những hành động cụ thể mà nhõn viờn cần phải thực hiện để hoàn thành cụng việc. Đõy là sự hỗ trợ cần thiờt của người quản lý nhằm giỳp nhõn viờn đạt được kế hoạch và chi nhỏnh/phũng giao địch… đú đạt được chỉ tiờu đó đề ra.
- Nhấn mạnh rằng người đỏnh giỏ sẵn sàng giỳp đỡ để người lao động hoàn thành cụng việc tốt hơn, Sự giỳp đỡ cú thể từ việc đụn đốc, sự truyền tải thụng tin, giấy tờ…
- Kết thỳc phỏng vấn bảng sự nhấn mạnh cỏc mặt tớch cực trong quỏ trỡnh thực hiện cụng việc của người lao động. Đõy là điều cần thiết vỡ nhằm giỳp người nhõn viờn tự tin và thoải mỏi tiếp tục cố gắng.
Sau cuộc phỏng vấn đỏnh giỏ này người quản lý bộ phận tập hợp lại kết quả của cuục phỏng vấn và cú kiến nghị đề xuất gỡ về quỏ trỡnh thực hiện cụng việc của nhõn viờn như cỏc vấn đề về đào tạo, bố trớ nhõn sự, kỷ luật lao động…