- Tiết kiệm chi phí làm thủ tục: Do giảm được thời gian và nhân sự cho việc làm thủ tục và không phải tiếp xúc với nhiều bộ phận HQ như đăng ký, tính thuế, giá,
4.3.1.3. Giải pháp khắc phục những bất cập trong quy trình thủ tục HQĐT
a. Đa dạng hóa tiêu chí tập hợp chứng từ:
Việc tập hợp chứng từ chỉ dựa trên một tiêu chí tập hợp các chứng từ HQ yêu cầu đối với lô hàng cùng loại được nhập khẩu trước đó có thể đúng cho phần lớn lô hàng nhập khẩu. Tuy nhiên, không nên máy móc áp dụng duy nhất một tiêu chí mà cán bộ KD NK khi tập hợp chứng từ chuẩn bị hồ sơ cần dựa trên các tiêu chí khác. Bởi lẽ, thực tế luôn có sự thay đổi và có các tình huống phát sinh trong yêu cầu về hồ sơ củ HQ đối với từng lô hàng. Cán bộ KD NK có thể áp dụng quy trình sau để khắc phục vấn đề này:
- Nhận diện đặc điểm lô hàng nhập khẩu có thuộc nhóm hàng nhạy cảm không. - Dựa trên những đánh giá ban đầu về lô hàng và dựa trên những giấy tờ cần có của lô hàng cùng loại nhập khẩu trước đó, quyết định lượng chứng từ cần chuẩn bị. b. Lập quy trình chuẩn trong việc sửa chữa sai sót trong chứng từ:
Đối với từng trường hợp sai sót của chứng từ, cán bộ Phòng Kinh doanh lại phải thực hiện các công tác sửa chữa nhất định. Vì vậy, để tránh việc lúng túng của cán bộ khi phải thực hiện khâu này, Công ty nên chỉ đạo một nhóm cán bộ thành lập quy trình chuẩn trong khâu này. Việc này có thể thực hiện song song với công tác xây dựng quy trình quản trị chất lượng mà Công ty đang thực hiện. c. Căn chỉnh thời gian nộp thuế phù hợp:
Giải pháp này xuất phát từ thực tế: Công ty đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế bằng chuyển khoản nhưng trên chương trình nghiệp vụ của cơ quan Hải quan vẫn hiện thông báo Công ty nợ thuế quá hạn, vì vậy nên Công ty vẫn phải thông quan theo luồng đỏ. Lỗi gặp phải trong khâu nộp thuế là do một số nguyên nhân chậm trễ trong quá trình tác nghiệp, lỗi đường truyền mạng hoặc chưa phối hợp kịp thời giữa cơ quan HQ, Ngân hàng, Kho bạc…nên phát sinh một số trường hợp doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế nhưng khi tra cứu trên các chương trình nghiệp vụ của cơ quan HQ vẫn hiện thông báo Doanh
nghiệp nợ thuế, dẫn đến việc người nộp thuế không được hưởng chính sách thuế ưu đãi đối với doanh nghiêp chấp hành tốt pháp luật về thuế theo quy định.
Tuy hiện nay, Tổng cục HQ đang phối hợp với Kho bạc Nhà nước và Tổng cục thuế triển khai hệ thống thông tin quản lý thuế sẽ sớm khắc phục, hạn chế những lỗi trên. Nhưng từ phía Công ty cũng cần có giải pháp để tự khắc phục tình trạng này. Nếu như Công ty chỉ chờ đợi sự khắc phục từ phía HQ thì sẽ làm chậm trễ quá trình thông quan nhập khẩu do nhiều tờ khai hàng hóa phải thông quan theo luồng đỏ.
Biện pháp trước mắt mà Công ty cần thực hiện đó là: Tính thời gian trung bình mà Ngân hàng xử lý nghiệp vụ chuyển khoản số tiền thuế phải nộp từ Công ty cho HQ. Sau đó căn cứ vào thời gian dự tính, Công ty có thể tính được thời gian chậm nhất có thể nộp thuế là ngày bao nhiêu. Trung bình thời gian sử lý tại Ngân hàng là 3 ngày làm việc ( tức là không kể ngày nghỉ). Từ việc tính thời gian chậm nhất có thể nộp thuế, Công ty có thể lên phương án tài chính phù hợp và linh hoạt hơn.