- Tiết kiệm chi phí làm thủ tục: Do giảm được thời gian và nhân sự cho việc làm thủ tục và không phải tiếp xúc với nhiều bộ phận HQ như đăng ký, tính thuế, giá,
4.1.2.1. Những tồn tạ
- Thiếu nguồn nhân lực thành thạo nghiệp vụ: Số nhân viên có khả năng thực hiện nghiệp vụ thông quan theo hình thức HQĐT chỉ chiếm 29,58%, thiếu 70,42% so với nhu cầu hiện tại, tức là thiếu rất nhiều cán bộ có kỹ năng đáp ứng được yêu cầu công việc. Do đó, chưa nâng cao được hết khả năng hoạt động của nhân viên và cán bộ kinh doanh, làm lãng phí nguồn nhân lực bởi lẽ nếu nguồn nhân lực này được đào tạo nghiệp vụ HQĐT thì sẽ nâng cao khả năng nhập khẩu trong Công ty, việc thông quan hàng hóa nhanh chóng hơn sẽ giúp hoạt động kinh doanh được đẩy mạnh, đó cũng sẽ trở thành một lợi thế cạnh tranh so với công tác khác.
- Công tác xử lý số liệu và truyền tin nội bộ phục vụ quản lý hoạt động KD XNK chậm chễ, không khoa học và lạc hậu: Điều này làm giảm tính hiệu quả của quy trình thông quan HQĐT đi rất nhiều, xử lý dữ liệu nội bộ theo hình thức truyền tin cũ làm hoạt động quản lý khó khăn và phức tạp. Trong khi đó, nhu cầu hiện tại của Công ty là phải hiện đại hóa quản lý, tin học hóa các số liệu để thực hiện tốt chức năng quản trị. Hệ thống quản lý không được tin học hóa làm giảm tính linh hoạt trong hoạt động kinh doanh của Công ty.
+ Bước 1: Chuẩn bị Hồ sơ: Cán bộ KD XNK yếu trong khâu sửa chữa chứng từ, khi gặp trường hợp cần sửa chữa,cán bộ thường lúng túng dẫn đến thời gian sửa chữa kéo dài, làm chậm tiến độ thông quan. Đôi khi còn xảy ra trường hợp tập hợp thiếu chứng từ cho lô hàng. Việc tập hợp chứng từ hiện tại chỉ dựa trên một tiêu chí là tập hợp chứng từ HQ yêu cầu đối với lô hàng cùng loại được nhập khẩu trước đó.
+ Bước 2: Khai báo và nộp hồ sơ HQ: Việc tập hợp thông tin trong hợp đồng và các giấy tờ liên quan không cẩn thận dẫn đến hay sai sót khi khai báo.
+ Bước 3: Phối hợp với HQ để thông quan hàng hóa: Công tác phối hợp với HQ trong việc thực hiện tham vấn giá của Công ty chưa tốt do ảnh hưởng từ bước chuẩn bị hồ sơ HQĐT.
+ Bước 4: Chấp hành nghĩa vụ về thuế và nộp lệ phí: Chưa vó phương án khắc phục và xử lý trường hợp nộp thuế đúng hạn nhưng phía HQ vẫn chưa ghi nhận. Do sự chậm trễ trong khâu chuyển tiền giữa các ngân hàng, dù Công ty đã nộp thuế đúng hạn nhưng hệ thống HQĐT sẽ tự động thông báo công ty chưa nộp thuế, do đó tự động phân luồng tờ khai vào luồng đỏ. Khi Công ty đến làm thủ tục tại Chi cục HQ, xuất trình xác nhận đã nộp tiền của mình cho HQ, thì HQ đồng ý cho thông quan, nhưng đáng lẽ công ty đã nộp thuế đúng hạn thì phải được thông quan luồng xanh, nhưng thực tế do hệ thống không được cập nhật nên hàng hóa trên tờ khai vẫn phải thông quan luồng đỏ như bình thường. Cán bộ KD NK chưa đề xuất vấn đề này với bộ phân Tài chính- Kế toán và Công ty chưa có phương án xử lý tình huống này.
+ Bước 5: Nhận hàng, xử lý thông tin sau thông quan và thực hiện nghĩa vụ sau thông quan theo yêu cầu của HQ: Bước này thực hiện rất kém, việc xử lý thông tin nội bộ chậm. Chưa có hệ thống quản lý quy trình XNK khoa học. Chưa có ứng dụng phần mềm quản lý XNK nội bộ và chưa có sự kết nối mạng giữa các máy tính trong Công ty.