- Tiết kiệm chi phí làm thủ tục: Do giảm được thời gian và nhân sự cho việc làm thủ tục và không phải tiếp xúc với nhiều bộ phận HQ như đăng ký, tính thuế, giá,
4.3.1.1. Nâng cấp phần mềm hiện tạ
Công ty cần nâng cấp phần mềm khai báo HQĐT hiện tại lên phiên bản có tính năng quản lý hoạt động kinh doanh nhập khẩu trong Công ty.
Mục đích của giải pháp:
+ Nhằm khắc phục yếu kém trong khâu quản lý XNK và cũng nhằm hiện đại hóa bộ máy quản lý của Công ty.
+ Giải quyết yếu kém trong khâu tập hợp thông tin và các giấy tờ cho việc khai báo và nộp hồ sơ HQ. Việc thông tin khai báo HQĐT hiện tại được tập hợp trên giấy và không có hệ thống phần mềm quản lý thông tin NK nên công tác này tại Công ty mang hiệu quả kém.
+ Khắc phục những tồn tại trong bước 5 ( Xử lý thông tin sau thông quan) của quy trình.
+ Lưu trữ hồ sơ hiệu quả và gọn nhẹ, đáp ứng yêu cầu của HQ phải lưu trữ hồ sơ trong vòng 5 năm phục vụ công tác phúc tập hồ sơ khi cần thiết.
Phần mềm khai Hải Quan ECUS Kinh doanh là công cụ dùng để giúp Công ty thực hiện quy trình thủ tục HQ. Phần mềm ECUS Kinh doanh giúp Công ty gửi toàn bộ thông tin tờ khai và các chứng từ khác đến Chi cục HQ, hệ thống xử lý dữ liệu HQ tự động tiếp nhận và gửi số tiếp nhận về cho Công ty.
Sau khi nhận được số tiếp nhận Công ty mang bộ hồ sơ như bình thường cùng số tiếp nhận in ra từ chương trình đến cơ quan HQ làm thủ tục.
Hiện tại Công ty đang sử dụng phần mềm khai Hải quan ECUS – kinh doanh phiên bản miễn phí. Đây là phần mềm sử dụng ít chức năng, chỉ đảm bảo yêu cầu cơ bản là lập và gửi tờ khai đến cơ quan HQ mà chưa có chức năng giúp Công ty quản lý hoạt động nhập khẩu một cách hiện đại và có hệ thống. Vì vậy, vấn đề đặt ra với Công ty là nâng cấp phần mềm hiện tại lên Phiên bản mới hoàn thiện hơn, đó là Phần mềm ECUS phiên bản .NET. Phần mềm này chính thức được phát hành vào ngày 7/4/2011. Với phiên bản này Công ty có thể quản lý toàn bộ số liệu nhập khẩu, có thể thống kê, báo cáo với nhiều tiêu chí khác nhau: Số lượng hàng, số tờ khai, theo khoảng thời gian, theo khách hàng…
Các tính năng cơ bản của phần mềm ECUS Kinh doanh bản nâng cấp; - Quản lý và khai báo tờ khai nhập
- Báo cáo thống kê:
+ Lập báo cáo thống kê tờ khai nhập theo các tiêu chí trên tờ khai theo thời gian. + Lập báo cáo thống kê tổng hợp lượng hàng hóa xuất nhâp khẩu theo thời gian. + Lập báo cáo chi tiết hàng hóa nhập khẩu theo từng tờ khai theo thời gian - Quản lý danh sách khách hàng:
+ Sử dụng cho các đại lý để quản lý danh sách các khách hàng. + Quản lý và phân quyền người sử dụng
+ Quản lý danh sách người sử dụng, phân quyền theo chức năng nhiệm vụ - Quản lý danh mục dữ liệu chuẩn:
+ Quản lý các danh mục dữ liệu chuẩn đồng bộ với hệ thống HQ. - Chức năng in tờ khai theo thông tư 79/2009/TT-BTC
Phiên bản phần mềm này là sản phẩm của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn. Đối với phiên bản miễn phí mà Công ty Xuân Thiệu hiện tại đang sử dụng thì chỉ có thể đáp ứng việc nhập và khai báo tờ khai hàng hóa, còn phiên bản có phí có thêm các tính năng kể trên. Do đó, Công ty có thể nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động kinh doanh nhập khẩu của mình. Nhu cầu hiện đại hóa và
nâng cao hiệu quản quản lý của Công ty Xuân Thiệu ngày một tăng lên, vì thế việc nâng cấp phần mềm là phù hợp với nhu cầu tất yếu.
Mức phí sử dụng phần mềm nâng cấp cho một máy tính tại Công ty là 80 USD. Mức phí đối với hệ thống nhiều máy là 120 USD, bao gồm việc áp dụng phần mềm cho một máy chủ và nhiều máy con. Như vậy, mức phí áp dụng cho hệ thống quản lý nhiều máy chỉ gấp 1,5 lần cho mức phí áp dụng cho một máy, vậy để nâng cấp hiệu quả quản lý thì giải pháp nâng cấp phần mềm được đưa ra có chi phí thấp. Bên cạnh đó, khi sử dụng phần mềm, Công ty Xuân Thiệu có thể yêu cầu sự hỗ trợ về kỹ thuật và hỗ trợ cả về nghiệp vụ từ phía nhà cung cấp phần mềm, do đó có thể sử dụng phần mềm một cách thuận lợi nhất.