III. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN.
3.1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty.
Sơ đồ 2: Sơ đồ bộ máy tổ chức hoạt động của Công ty Thịnh Hưng (TNHH)
Giám đốc Công ty
Giám đốc Chi nhánh
Xưởng
cơ khí Đội xây dựng số 1 Đội xây dựng số 2 Đội xây dựng số 3 Đội xây dựng số 4 Xưởng sản xuất NVL Xưởng mộc Phòng kế hoạch – kỹ thuật Phó giám
đốc Công ty Phòng tài vụ Phòng hành chính – Tài chính
3.1.3.Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
- Giám đốc công ty: là người đứng đầu công ty, thực hiện mối quan hệ giaodịch, ký kết hợp đồng. Chịu trách nhiệm trước pháp luật và là người quyết định tổ dịch, ký kết hợp đồng. Chịu trách nhiệm trước pháp luật và là người quyết định tổ chức bộ máy quản lý và phương hướng hoạt động kinh doanh của công ty.
- Phó giám đốc: là người có chức năng tham mưu, giúp cho giám đốccông ty trong những lĩnh vực được phân công, đề xuất với giám đốc các công ty trong những lĩnh vực được phân công, đề xuất với giám đốc các phương án, chương trình, kế hoạch kinh doanh thuộc phạm vi phụ trách, điều hành chung khi giám đốc vắng mặt.
3.1.3.1.Phòng hành chính – tài chính
a. Phòng hành chính.
* Chức năng: Phòng hành chính công ty là phòng tham mưu và tổ chức thực hiện trong các lĩnh vực: quản lý văn phòng giao dịch với khách đến làm việc, nội quy cơ quan, giữ gìn trật tự, an ninh trong cơ quan trong khi làm việc và phục vụ ăn ở, sinh hoạt tại cơ quan công ty.
* Nhiệm vụ, quyền hạn:
+ Tham mưu giúp việc cho lãnh đạo công ty trong lĩnh vực giao dịch quan hệ với khách đến làm việc.
+ Tổ chức thực hiện các công việc lễ tết, thăm hỏi, tổ chức hội nghị của công ty.
+ Truyền đạt chỉ đạo của lãnh đạo công ty và sao gửi công văn, chỉ thị của cấp trên tới các đơn vị kịp thời.
+ Duy trì thực hiện nội quy, nội vụ cơ quan, giờ giấc làm việc, giữ gìn an toàn và vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc.
+ Phục vụ CBCNV khối cơ quan công ty ăn giữa ca, chăm lo đời sống vật chất, tinh thần, sức khỏe cho CBCNV.
+ Quản lý tài sản: đất đai, thiết bị, dụng cụ làm việc, sinh hoạt tại trụ sở của công ty và các dụng cụ do công ty cấp cho các đơn vị.
+ Giữ gìn xe máy, xe đạp cho CBCNV và khách đến làm việc tại trụ sở công ty.
+ Mua sắm thiết bị, dụng cụ hành chính và văn phòng phẩm.
+ Theo dõi công văn đi, đến đúng, kịp thời và lưu trực theo mẫu sổ sách quy định, quản lý công văn tài liệu và các loại con dấu của công ty.
b. Phòng tài chính.
* Chức năng: Phòng tài chính là tổ chức thuộc bộ máy quản lý của công ty, có chức năng tham mưu và tổ chức thực hiện công tác tài chính theo pháp luật của Nhà Nước và yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty nhằm khai thác, huy động, đáp ứng kịp thời và sử dụng vốn sản xuất kinh doanh có hiệu quả nhất.
* Nhiệm vụ, quyền hạn:
+ Xây dựng kế hoạch tài chính nhằm đáp ứng kịp thời cho sản xuất kinh doanh.
+ Cụ thể hóa trong việc tạo nguồn vốn cho công ty như: vốn Nhà nước, vốn vay, vốn tự có, vốn huy động từ các nguồn khác.
+ Xây dựng kế hoạch thu, chi tài chính hàng tháng, quý, năm cho công ty. + Tổ chức công tác kế toán trong công ty, lập, thu thập, kiểm tra các chứng từ, luân chuyển chứng từ, mở sổ, ghi sổ, cung cấp số liệu, tài liệu, lập báo cáo tài chính, bảo quản lưu trữ chứng từ, sổ sách, tài liệu…của công ty và các đơn vị sản xuất trực thuộc.
+ Chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị sản xuất thực hiện công tác tài chính kế toán theo quy chế khoán đội của công ty.
+ Kiểm tra thường xuyên việc sử dụng vốn tạm ứng của công ty cho các đơn vị sản xuất thi công. Kiểm tra, giám sát đến từng công trình và có biện pháp thích ứng, hoặc tạm dừng việc cung cấp vốn đối với các đơn vị không sử dụng đúng mục tiêu của đồng vốn, không báo cáo hoàn vay, không chứng từ đúng lịch quy định.
+ Lập báo cáo quyết toán hàng kỳ theo quy định gửi các cơ quan: thuế, ngân hàng…
+ Phân tích hoạt động kinh tế của công ty, chỉ ra những hiệu quả hoặc tồn tại ở từng công trình.
+ Soạn thảo các văn bản hướng dẫn việc thực hiện quy chế, quy trình nghiệp vụ, nhận báo cáo nghiệp vụ kế toán của các đơn vị sản xuất kịp thời, đúng hạn và tổng hợp báo cáo khi lãnh đạo yêu cầu.
+ Phối hợp với các phòng nghiệp vụ công ty chỉ đạo tốt việc thực hiện quy chế quản lý cấp đội.
+ Lưu trữ, bảo quản các chứng từ, giữ gìn bí mật công tác kế toán và thực hiện kiểm tra, giám sát các hoạt động bằng tiền của công ty theo pháp luật hiện hành của Nhà nước.