5. Kết cấu đề tài
2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban
- Ban giám đốc:
+ Tổng giám đốc:
Là người điều hành cao nhất trong công ty, trực tiếp điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh, bảo tồn và phát triển nguồn vốn của công ty theo đúng pháp luật Việt Nam, chịu trách nhiệm quản lý và sắp xếp các hoạt động kinh doanh hàng ngày sao cho mọi việc diễn ra theo đúng tiến độ, các phòng ban trong công ty phối hợp nhịp nhàng với nhau, tạo thành một thể thống nhất. Ngoài ra, Giám đốc là người đại diện của công ty theo pháp luật, ký kết các hợp đồng, đàm phán cũng như giải quyết các vấn đề khi có mâu thuẫn phát sinh. Trong dài hạn, Giám đốc trực tiếp đưa ra các định hướng phát triển, xây dựng những kế hoạch mang tính chiến lược cho công ty.
+ Giám đốc thương mại:
Là người điều hành trong công ty, tạo ra mạng lưới phân phối cho các dịch vụ đang được đưa ra thị trường, trao đổi liên lạc với các đối tác khách hàng thương mại và tổ chức chính phủ. Giám sát các nhân viên kinh doanh, điều hành bộ máy tổ chức công ty hoạt động nhất quán, báo cáo tình hình chung của công ty cho tổng giám đốc điều hành cấp cao để thảo luận và đưa ra các quyết định quan trọng trong tổ chức. Chịu trách nhiệm trực tiếp trước Tổng Giám đốc về các phần việc được phân công hoặc uỷ quyền.
- Bộ phận hàng hóa và tài chính thương mại:
Bộ phận này quản lý và thực hiện dịch vụ thương mại tại bốn mảng bao gồm: khoáng sản, thực phẩm, hàng hải, bột sắn; Gạo và các sản phẩm công nghiệp; Khử độc; Chứng nhận.
+ Về khoáng sản, thực phẩm, hàng hải, bột sắn:
Bao gồm các hoạt động như giám định số, khối lượng hàng hóa, giám định quy cách, phẩm chất, tình trạng hàng hóa, bao bì, thể tích đối với hàng hóa lỏng, nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa… dịch vụ giám định các mặt hàng này do nhân sự tại Hải Phòng và Phú Mỹ đảm trách.
+ Về gạo và các sản phẩm công nghiệp:
Đây là các mặt hàng chính trong việc thực hiện dịch vụ giám định của công ty. Khu vực chịu trách nhiệm thực hiện dịch vụ giám sát cho các mặt hàng này là Tp.HCM, An Giang, ngoài ra còn có khu vực tại thị trường Campuchia. Thực hiện
dịch vụ giám định ở kho chứa hàng, trong quá trình vận chuyển, tại cảng xếp, dỡ hàng, xem xét tổn thất, kiểm tra an toàn thực phẩm đối với sản phẩm là gạo, ngô, đậu các loại…
+ Khử độc (hay còn gọi là dịch vụ khử trùng):
Đối tượng khủ trùng bao gồm phương tiện vận chuyển: tàu, xà lan, container…kho tàng lưu trữ/ chứa hàng hóa các loại như hàng nông sản gồm gạo, ngô, các loại đậu và một số mặt hàng nông sản khác…
+ Chứng nhận (hay còn gọi là dịch vụ chứng nhận sản phẩm hợp chuẩn):
Được thực hiện cho tất cả các loại sản phẩm/ hàng hóa được sản xuất theo các tiêu chuẩn kỹ thuật quốc gia (TCVN), quốc tế (ISO) và tiêu chuẩn khu vực. Thực hiện chứng nhận giúp thỏa mãn yêu cầu kiểm chứng chất lượng của đối tác mua hàng (nhà nhập khẩu, nhà phân phối, nhà bán lẻ…); Tạo niềm tin cho người tiêu dùng vào chất lượng của sản phẩm bằng dấu chứng nhận gắn trên sản phẩm; Hỗ trợ vượt qua các rào cản kỹ thuật trong thương mại; Giảm chi phí kiểm tra từng lô khi xuất khẩu hoặc chuyển giao sản phẩm.
- Bộ phận khách hàng:
Thực hiện liên hệ với các khách hàng, nhận và phản hồi các thông tin khách hàng cần đến, ký kết hợp đồng thực hiện dịch vụ, báo giá, duy trì mối quan hệ với khách hàng… bộ phận khách hàng chính có trụ sở đặt tại Hà Nội.
- Bộ phận giám sát:
+ Điều phối viên:
Là người có trách nhiệm lập kế hoạch, hướng dẫn và quản lý để đảm bảo rằng mọi người đều tham gia đóng góp và chuẩn bị thực hiện dịch vụ ở mức tốt nhất. Họ là người đó có lập trường trung lập và có cái nhìn tổng quát để điều phối quá trình thực hiện dịch vụ của tổ chức.
+ Giám định viên:
Là người thực hiện công việc kiểm tra, đánh giá chung đối với hầu hết các hoạt động mà dịch vụ thực hiện. Giám định liên quan đến sự đo lường, kiểm tra, và các tiêu chuẩn đánh giá áp dụng để xác nhận chắc chắn các thông số kỹ thuật đặc trưng liên quan đến đối tượng giám định. Kết quả giám định thông thường được so sánh với các yêu cầu và các tiêu chuẩn đã đưa ra nhằm xây dựng mục tiêu đã định đối với
đối tượng giám định. Khi thực hiện nhiệm vụ, giám định viên cần phải chụp hình, báo cáo chi tiết kết quả bằng văn bản để chứng minh số lượng, chất lượng thực tế của hàng hóa.
- Bộ phận marketing và phát triển kinh doanh:
Thực hiện các chiến lược kinh doanh, thúc đẩy quá trình sử dụng dịch vụ, đưa ra cá ý tưởng kinh doanh, mở rộng khách hàng và đề ra các giải pháp kinh doanh trong ngắn và dài hạn theo định hướng phát triển của công ty. Tham mưu, đề xuất mở rộng mạng lưới kinh doanh cho Ban giám đốc, xúc tiến việc mua bán dịch vụ cả trong và ngoài nước, liên kết với các phòng ban Marketing ở những khu vực từng nước để có những chiến lược Marketing toàn cầu, bên cạnh đó cũng nắm bắt, thăm dò thị trường về giá cả, đối thủ cạnh tranh.
- Bộ phận QMS:
Là bộ phận thực hiện chứng nhận hệ thống chất lượng (Quality Management System – QMS) như ISO 9001 - Quản lý chất lượng, ISO 17020 là hệ thống chứng nhận nhằm nâng cao sự tin tưởng vào các tổ chức giám định.
- Bộ phận quản lý tài chính:
Chức năng chính là theo dõi tình hình tài chính của công ty, thực hiện chế độ kế toán, thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước theo đúng chế độ kế toán hiện hành, theo dõi công nợ. Ngoài ra, bộ phận quản lý tài chính còn phải định kỳ đánh giá tình hình sử dụng tài sản của công ty, lập và nộp các báo cáo tài chính đúng và kịp thời cho các cơ quan có thẩm quyền theo đúng quy định của Nhà nước. Bên cạnh đó, kế toán trưởng còn là cộng tác viên đắc lực của Ban giám đốc trong việc tham mưu, hoạch định chiến lược tài chính cũng như giải quyết những vấn đề tài chính phát sinh. Đồng thời, phòng quản lý tài chính còn đảm nhận nhiệm vụ thực hiện các chế độ chính sách cho người lao động, chịu trách nhiệm sắp xếp và bố trí nhân sự cho các phòng ban.
