Trong nền kinh tế thị trờng việc mua vật liệu- công cụ dụng cụ đợc diễn ra thờng xuyên nhanh gọn trên cơ sở "thuận mua vừa bán". Thông thờng đối với một số đơn vị bán vật liệu- công cụ dụng cụ cho công ty thờng xuyên. Mỗi khi công ty có nhu cầu mua vật liệu- công cụ dụng cụ căn cứ vào giấy đề nghị mua vật liệu- công cụ dụng cụ thì đơn vị bán sẽ cung cấp vật liệu- công cụ dụng cụ theo yêu cầu của công ty. Đối với công trình lớn, tiến độ thi công dài đòi hỏi nhiều đơn vị mua nợ của và chịu trách nhiệm thanh toán với ngời bán sau một thời gian. Hình thức thanh toán có thể bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay ngắn hạn.
Công ty mua NVL- CCDC về nhập kho công ty chủ yếu từ nguồn mua ngoài.
Mỗi khi công ty có nhu cầu mua vật t, đơn vị bán sẽ gửi phiếu báo giá đến trớc. Căn cứ vào phiếu báo giá này công ty chuẩn bị tiền để có thể chuyển trả trớc- tuỳ thuộc vào khả năng công ty. Nếu trả sau hoặc đồng thời thì căn cứ vào hoá đơn do đơn vị bán cùng lúc hàng về nhập kho công ty. Nh vậylà không có trờng hợp hàng về mà hoá đơn cha về hoặc ngợc lại. Kế toán ghi sổ một trờng hợp duy nhất là hàng và hoá đơn cùng về. Do đó công tác ghi sổ kế toán có đơn giản hơn.
Để theo dõi quan hệ thanh toán với những ngời bán, công ty sử dụng sổ chi tiết thanh toán với ngời bán- từ khoản 331 "phải trả cho ngời bán". Đây là sổ dùng để theo dõi chi tiết các nghiệp vụ nhập vật liệu công cụ dụng cụ và quá trình thanh toán với từng ngời bán của công ty.
Căn cứ vào các chứng từ gốc nhập vật liệu- công cụ dụng cụ ở phần kế toán chi tiết và các chứng từ gốc trong tháng 12 năm 2010, kế toán tiến hành định khoản một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu phát sinh trong quá trình nhập kho vật liệu và quá trình thanh toán với ngời bán.
- Trờng hợp công ty nhập kho vật liệu nhng cha thanh toán với ngời bán.
Ngày 06/12/2010 công ty nhập xuất thẳng vật liệu chính bao gồm đá 1x2 và cát vàng bê tông của Công ty TNHH một thành viên Hợp Minh. Địachỉ: Thôn Núc Hạ- Xã Hồ Sơn- Huyện Tam Đảo- T. Vĩnh Phúc theo phiếu nhập kho số 167 ngày 06/12/2010 trị giá 13.199.997 đồng kèm theo hoá đơn 0071088 ngày 06/12/2010 số tiền 1.319.999 đồng (thuế VAT 10%).
Căn cứ 2 hoá đơn trên kế toán ghi vào phiếu nhập xuất thẳng theo định khoản và từ đó phần mềm sẽ kết chuyển sang sổ nhật ký chung và sổ cái TK152 Nợ TK1521: 13.199.997 đ Nợ TK133: 1.319.999đ Có TK 331111: 14.519.996đ Nợ 621: 13.199.997đ Có 152: 13.199.997đ
- Trờng hợp ngày 25/12/2010, mua tôn mạ màu kèm theo hoá đơn số 0050521 ngày25/12/2010 số tiền vật liệu nhập về là 83.753.491đ. Căn cứ vào chứng từ này kế toán ghi phiếu nhập xuất thẳng theo định khoản và phần mềm sẽ cập nhật sang nhật ký chung theo định khoản và ở sổ cái TK152 (gồm VAT 10%)
Nợ TK 152: 83.753.491 đ Nợ TK 1331: 8.375.349 đ Có TK331: 92.128.840 đ
- Trờng hợp kế toán tạm ứng tiền cho nhân viên tiếp liệu để mua vật liệu- công cụ dụng cụ không đợc hạch toán vào tài khoản 141 mà kế toán vẫn viết phiếu chi tiền mặt nhng cho đến khi nào nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ của nhân viên tiếp liệu mua về sẽ hạch toán nh trờng hợp công ty mua vật liệu, công cụ dụng cụ thanh toán trực tiếp.
Trong tháng căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán gửi đến và phiếu nhập kho. Kế toán tiến hành phân loại và sắp xếp theo từng ngời bán sau đó kế toán ghi vào các cột phù hợp trên sổ chi tiết- TK331 theo các định khoản trên.
Cuối tháng kế toán tiền hành cộng sổ chi tiết tài khoản 331 theo từng ngời bán, số liệu ở sổ chi tiết TK331 là cơ sở để vào sổ nhật ký chung tháng 12/2002.
Số d cuối tháng (ở sổ chi tiết) bằng số d đầu tháng cộng với số phải thanh toán trừ đi số đã thanh toán.
Để quản lý hàng nhập mua ta vào giao diện sau:
Ta nhập từ ngàyđến ngày muốn xem, sau đó nhập mã vụ việc hoặc mã vật t, tr- ờng hợp này ta nhập mã vật t của vật liệu tôn mạ màu.
Đây chính là ví dụ về sổ tổng hợp hàng nhập kho của vật t tôn mạ màu. Trờng hợp quản lý sổ tổng hợp hàng xuất kho:
Tiếp đó muốn vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn ta vào giao diện
Khi ta muốn xem sổ cái tài khoản 621 ta cũng làm tơng tự và có sổ sau: