1) Quy trình nhập vật t:
Cán bộ mua vật t, nhà cung cấp giao chứng từ mua vật t, phiếu xuất kho cho kế toán công trình, kế toán công trình tiến hành lập phiếu nhập kho giao thủ kho, ngời giao hàng, quản lý công trình, cán bộ kỹ thuật ký duyệt.
Trờng hợp với các loại vật t nhà cung cấp giao theo nhiều chuyến trong ngày nh cát, sỏi, đá... căn cứ vào phiếu giao hàng mà thủ kho và nhà cung cấp đã ký nhận ( theo mẫu của công ty đã ban hành) kế toán vật t nhập phiếu nhập kho đồng thời yêu cầu thủ kho, cán bộ kỹ thuật, quản lý công trình ký trên phiếu nhập kho.
Trờng hợp ngày 6 tháng 12 năm 2010, công ty Cổ phần đầu t phát triển kỹ nghệ Việt Nam mua 28 m3 đá 1x2 và 52 m3 cát vàng của công ty Trách nhiện hữu hạn một thành viên Hợp Minh và có hóa đơn giá trị gi tăng sau:
Kế toán ở dới công trình Tam Đảo dựa vào hóa đơn giá trị gia tăng này và phiếu xuất kho của công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên Hợp Minh lập phiếu nhập kho:
Đơn vị:cty CP ĐT PT kỹ nghệ và xây dựng Việt Nam
Bộ phận: sản xuất Mẫu số 01 - VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trởng BTC) Phiếu nhập kho Ngày 6. tháng 12. năm 2010 Số... Nợ:..1521.. Có: .331111...
− Họ và tên ngời giao: .Nguyễn Văn Hiếu...
− Theo .HĐ. số: 0071088.. ngày 6.. tháng 12.. năm 2010.. của:...
− Nhập tại kho:..công trình Foster...địa điểm:...
s t t
Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật t, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số đơn vị tính Số lợng
đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập a b c d 1 2 3 4 1 đá 1x2 M3 28 28 218.181,8 17.818.200 2 Cát vàng M3 52 52 136.363,6 7.090.907 Cộng 13.199.997
− Tổng số tiền( viết bằng chữ): Mời ba triệu một trăm chín chín nghìn chín trăm chín bảy đồng.
− Số chứng từ gốc kèm theo:...
Ngày 6 tháng 12 năm 2010 Ngời lập phiếu
Tuyến
Nguyễn Hữu Tuyến
Ngời giao hàng Hiếu
Nguyễn Văn Hiếu
Thủ kho Tuấn Lê Anh Tuấn
Kế toán trởng Đối với công cụ dụng: Do công cụ dụng cụ trong mỗi công trình xây dựng cơ bản có số lợng ít hơn so với vật liệu. Vì thế cả khâu vận chuyển và bảo quản công cụ dụng cụ đơn giản hơn vật liệu. Căn cứ vào yêu cầu công cụ dụng cụ sau khi thu mua sẽ mang hoá đơn về nh sau:
Nhận đợc hóa đơn giá trị gia tăng, kế toán công trình lập phiếu nhập kho nh sau:
Đơn vị:cty CP ĐT PT kỹ nghệ và xây dựng Việt Nam
Bộ phận: sản xuất Mẫu số 01 - VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trởng BTC) Phiếu nhập kho Ngày 21. tháng 9. năm 2010 Số... Nợ:..153.. Có: .331111...
− Họ và tên ngời giao: Phạm Thị Tâm...
− Theo .HĐ. số: 00885799. ngày 21.. tháng 9.. năm 2010.. của:...
− Nhập tại kho:..công trình Foster...địa điểm:...
s t t
Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật t, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số đơn vị tính Số lợng
đơn giá Thành tiền Theo (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
chứng từ
Thực nhập
a b c d 1 2 3 4
1 Máy bơm nớc Cái 4 4 2.745.000 10.980.000
Cộng 10.980.000
− Tổng số tiền( viết bằng chữ): Mời triệu chín trăm tám mơi nghìn đồng chẵn.
− Số chứng từ gốc kèm theo:...
Ngày 6 tháng 12 năm 2010 Ngời lập phiếu
Tuyến
Nguyễn Hữu Tuyến
Ngời giao hàng Tâm Phạm Thị Tâm
Thủ kho Tuấn Lê Anh Tuấn
Kế toán trởng
2) Quy trình xuất kho:
Ngời có nhu cầu sử dụng vật t lập phiếu đề nghị xuất vật t, trình trởng bộ phận, cán bộ kỹ thuật và chủ nhiệm công trình ký duyệt. Kế toán kho căn cứ nhu cầu sử dụng vật t cho công trình hoặc hạng mục công trình tiến hành lập phiếu xuất kho chuyển chủ nhiệm công trình ký duyệt, sau đó chuyển thủ kho và ngời nhận hàng ký vào phiếu xuất kho làm căn cứ để thủ kho tiến hành giao hàng.
Trờng hợp xuất kho toàn bộ số đá và cát vàng vừa mua ngày 6 tháng 12 năm 2010 ra sử dụng cho công trình, kế toán ở công trình Foster lập phiếu xuất kho:
Đơn vị:cty CP ĐT PT kỹ nghệ và xây dựng Việt Nam
Bộ phận: sản xuất
Mẫu số 01 - VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trởng BTC)
Phiếu xuất kho
Ngày 6. tháng 12. năm 2010 Số...
Nợ:..1521.. Có: .331111...
− Họ và tên ngời nhận hàng: .Nguyễn Hữu Tuyến.địa chỉ:NV sản xuất..
− Lý do xuất kho: xuất vật t phục vụ công trình Foster
− Xuất tại kho:..công trình Foster...địa điểm:...
s t t
Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật t, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số đơn vị tính Số lợng
đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất a b c d 1 2 3 4 1 đá 1x2 M3 28 28 218.181,8 17.818.200 2 Cát vàng M3 52 52 136.363,6 7.090.907 Cộng 13.199.997
− Tổng số tiền( viết bằng chữ): Mời ba triệu một trăm chín chín nghìn chín trăm chín bảy. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
− Số chứng từ gốc kèm theo:...
Ngày 6 tháng 12 năm 2010 Ngời lập phiếu
Tuyến
Nguyễn Hữu Tuyến
Ngời nhận hàng Thắng
Nguyễn Toàn Thắng
Thủ kho Tuấn Lê Anh Tuấn
Kế toán trởng
Sau 15 ngày, kế toán công trình có trách nhiệm gửi hóa đơn và các chứng từ liên quan lên cho kế toán ở công ty, kế toán ở công ty sẽ lập phiếu nhập xuất thẳng.
Để lập đợc phiếu nhập xuất thẳng nói riêng, hay kế toán công ty quản lý số liệu vật t trên phần mềm nói chung thì phải thực hiên các bớc sau:
1) Thiết lập các danh mục sử dụng trong quản lý vật t.
Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến quản lý vật t, kế toán công ty phải khai báo một số thông tin, danh mục ban đầu nh:
Danh mục kho vật t dùng để theo dõi các vật t và thành phẩm. Khi thiết lập một kho mới, kế toán cần phải nhập đầy đủ các thông tin về: mã kho, tên kho và tài khoản kho..
b. Danh mục vật t hàng hóa:
Danh mục vật t dùng để theo dõi mọi phát sinh và theo dõi tồn kho của từng vật t, hàng hóa nhập kho. Khi khai báo một vật t, hàng hóa, kế toán cần nhập các thông tin về: mã vật t, tên vật t, nhóm, đơn vị tính, kho ngầm định, tài khoản kho,...
2) Nhập chứng từ vào phần mềm kế toán:
Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến vật t, kế toán thực hiện các bớc sau:
• Bớc 1: chọn đến phân hệ có liên quan đến nghiệp vụ Vật t.
• Bớc 2: chọn loại chứng từ cập nhật. Kế toán vật t.
• Bớc 3: nhập chứng từ trên màn hình nhập liệu dành cho chứng từ đó. Trong phần mềm kế toán, tại màn hình nhập liệu chứng từ của phần hành quản lý vật t, hàng hóa bao gồm các thông tin:
Phần thông tin chung gồm có:
− Tên và thông tin về đối tợng: Có thể là thông tin về khách hàng, nahf cung cấp, hoặc nhân viên,...có phát sinh các giao dịch liên quan đến hoạt động nhập, xuất kho.
− Diễn giải: mô tả nội dung của nghiệp vụ phát sinh.
− Ngày chứng từ: là ngày phát sinh hoạt đông nhập, xuất kho.
− Số chứng từ: Trong phần mềm đợc mặc định là số tự động tăng dần, tuy nhiên kế toán có thể sửa lại chứng từ nếu muốn.
sPhần thông tin chi tiết: Bao gồm các thông tin về mã vật t, tên vật t, kho, tài khoản kho, tài khoản đối ứng, số lợng, đơn giá, thành tiền,...
− Mã vật t: dùng để nhận diện duy nhất một vật t, hàng hóa.
− Tên vật t: Là tên đầy đủ của vật t, hàng hóa.
− Kho: Là mã của kho liên quan đến nghiệp vụ của chứng từ đợc chọn từ danh mục kho đã khai báo. đó có thể là kho xuất, kho nhập, kho công ty hoặc kho công trình...
− TK kho: Chơng trình sẽ lấy căn cứ các thông tin khai báo ban đầu của vât t, hàng hóa( có thể là 152,153,156). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
− Tài khoản đối ứng: Là tài khoản đối ứng khi hạch toán nghiệp vụ nhập xuất thẳng( có thể là TK 111,112,331,632,...)
− Số lợng: Là số lợng mặt hàng đợc ghi trên chứng từ nhập xuất thẳng
− Đơn giá: Là số tiền cho một vật t, hàng hóa.
− Thành tiền: = Số lợng x đơn giá
− ...
Trong phần mềm, giá vốn xuất kho đợc chơng trình tự động tính căn cứ vào phơng pháp tính giá xuất kho đã khai báo ngay từ khi tạo dữ liệu kế toán mới hoặc khi khia báo vật t, hàng hóa. Do kế toán công ty đăng ký phơng pháp “ Đích danh” nên hệ thống sẽ lấy giá xuất kho theo đúng giá nhập của vật t đó trên chứng từ nhập kho đợc chọn.
Sau khi cập nhật các chứng từ liên quan, phần mềm sẽ tự động xử lý và đa ra các báo cáo liên quan đến phần nhập, xuất kho ( chú ý: khi xem các báo cáo, ngời sử dụng phải chon các tham số cần thiết).
Sau khi nhập xong dữ liệu, kế toán in phiếu nhập xuất thẳng ra và phiếu nhập xuất thẳng sẽ đợc lu file cùng hóa đơn giá trị gia tăng photo.
3) Trách nhiệm của kế toán kho:
Căn cứ vào phiếu xuất, phiếu nhập vật t kế toán kho có trách nhiệm cập nhật và lập sổ sách theo dõi số lợng, giá trị vật t đã nhập xuất đồng thời theo định kỳ tuần, tháng phải đối chiếu và chốt số liệu với thủ kho.
4) Trách nhiệm của thủ kho:
Trên cơ sở phiếu nhập, xuất vật t thủ kho có trách nhiệm mở sổ sách theo dõi chi tiết tình hình nhập xuất tồn từng chủng loại vật t. đồng thời quản lý, bảo quản và chịu trách nhiệm về việc thiếu hụt, mất mát vật t.