Hệ thống phân phối của Doanh nghiệp hoạt động thông qua các dòng chảy trong kênh. Các dòng chảy này cung cấp sự kết nối và ràng buộc các thành viên kênh với nhau.
Dòng vận động của sản phẩm về mặt vật chất
Sau khi nhận được các đơn đặt hàng của khách hàng lớn, Công ty tiến hành đặt hàng đối với xưởng sản xuất, khi hàng được đưa về Công ty tiến hành công việc nhập hàng vào kho dự trữ của mình một phần, một phần chuyển đến kho dự trữ của các đại diện bán hoặc chuyển trực tiếp tới cho khách hàng của mình theo các đơn đặt hàng đã có sẵn.
Hệ thống kho dự trữ hàng hoá của Không Gian Việt hiện tại mới chỉ được thiết lập trực tiếp tại kho hàng công ty tại Từ Liêm, Hà Nội và Công ty mới chỉ yêu cầu cần phải có hệ thống kho dự trữ tại các đại lý độc quyền.
Thường thì hàng hoá mà Không Gian Việt sản xuất cần được tiến hành lắp ghép lại để trở thành sản phẩm hoàn thiện. Công ty tiến hành cung cấp cho các đại
diện của mình và hướng dẫn cho đội ngũ nhân viên bán hàng trực tiếp của mình công thức, hướng dẫn lắp đặt để họ lắp đặt và hướng dẫn lại cho khách hàng.
Sơ đồ 1.5:Tiến trình của dòng vận động sản phẩm về mặt vật chất của công ty
Nguồn: Phòng Kinh Doanh.
Hiện tại hoạt động lưu kho của Công ty và các đại lý độc quyền là rất tốt, các đơn vị này có một hệ thống kho lớn, đảm bảo chất lượng trong khâu dự trữ, đáp ứng tốt những nhu cầu, đòi hỏi của khách hàng, giúp rút ngắn thời gian phải chờ đợi hàng hoá của khách hàng luôn đáp ứng được những đơn đặt hàng trong thời gian ngắn nhất. Không chỉ đối với những khu vực thị trường lớn là Hà Nội mà còn đối với cả một số khu vực thị trường khác như: Hải Dương, Hà Nam, Vĩnh Phúc...
Đối với những khách hàng có nhu cầu về sản phẩm với số lượng ít thì thường được đáp ứng ngay bởi các đại diện bán của Không Gian Việt, còn nếu nhu cầu về sản phẩm của khách hàng lại với một số lượng lớn thì khách hàng có thể phải chờ đợi trong một khoảng thời gian ngắn. Đôi khi việc thực hiện các đơn hàng của công ty đối với các khách hàng còn chịu sự chi phối bởi việc cung ứng sản phẩm từ phía xưởng sản xuất hoặc sự chi phối bởi các đơn vị vận chuyển, sự ảnh hưởng của thời tiết…
Như vậy việc tổ chức kho bãi của Không Gian Việt cần phải được quan tâm hơn nữa để có thể giải quyết một cách tốt nhất các đơn đặt hàng của khách hàng, hạn chế tối đa thời gian chờ đợi của khách hàng. Và công ty còn phải chú ý đến việc vận chuyển hàng hoá tới các khu vực thị trường đó.
Dòng đàm phán: Sản phẩm, hàng hóa từ xưởng Vận chuyển Kho hàng Vận chuyển showroom Khách hàng Vận chuyển Trung Gian
Các đàm phán diễn ra trong hoạt động phân phối sản phẩm của Không Gian Việt là:
•Đàm phán giữa cửa hàng và xưởng sản xuất: Sau khi nghiên cứu thị trường, nghiên cứu về nhu cầu tiêu dùng của thị trường đối với các sản phẩm thiết bị nội thất và nhất là sau khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng. Không Gian Việt tiến hành đàm phán với xưởng sản xuất để đặt hàng về: Số lượng sản phẩm, hàng hoá; giá cả; về cách thức vận chuyển; thanh toán (thời gian, hình thức thanh toán); về thời gian hàng sẽ về đến kho hàng, về các mức hỗ trợ trong việc truyền thông, quảng bá cho sản phẩm.
•Đàm phán giữa Công ty với các khách hàng trực tiếp :thường là các đơn vị, tổ chức, cá nhân đặt mua sản phẩm với số lượng nhiều, giá trị đơn hàng lớn. Tại đây Công ty và khách hàng tiến hành đàm phán về: số lượng sản phẩm, về giá cả, về mức chiết khấu,về thời gian và hình thức thanh toán, về các dịch vụ lắp đặt, vận chuyển, bảo hành sản phẩm… so với các nhà cung ứng khác thì những điều khoản, những chính sách Không Gian Vệt đề ra trong các hợp đồng là khá hấp dẫn nên Công ty đã thu hút được một khối lượng đơn đặt hàng tương đối lớn và tỉ lệ thành công qua các giao dịch, đàm phán là tương đối cao.
•Đàm phán giữa Công ty với các thành viên kênh khác: Khi lựa chọn được
cho mình các đại diện cung ứng sản phẩm rồi Công ty tiến hành đàm phán với họ để thoả thuận về các chủng loại sản phẩm mà công ty sẽ cung cấp cho họ, mức hoa hồng họ được hưởng, sự trở giá, chiết khấu cho các đơn hàng tuỳ thuộc vào số lượng mà họ mua, Công ty đưa ra quy định đối với mức giá bán cho khách hàng của mình. Đôi khi, các trung gian tự ý đưa ra mức chiết khấu trong giá bán cho khách hàng của mình dẫn đến việc làm phát sinh mâu thuẫn trong hệ thống phân phối. Công ty cũng đặt ra các biện pháp xử phạt đối với những thành viên vi phạm các điều khoản đã ký kết trong hợp đồng.
•Đàm phán giữa các thành viên kênh với nhau và với các khách hàng.
Giữa các thành viên kênh phân phối của Công ty cũng diễn ra các đàm phán, họ đàm phán về khu vực thị trường mà mình kinh doanh, mức chiết khấu tối đa giành cho khách hàng đối với những đơn đặt hàng lớn, mức độ cung ứng dịch vụ cho
khách hàng của mình… và họ tiến hành đàm phán với khách hàng của mình về mức giá sản phẩm, về mức chiết khấu, về quy mô đơn hàng, về các dịch vụ khách hàng sẽ nhận được khi mua sản phẩm, về phương thức thanh toán sau khi khách hàng đồng ý mua hàng.
Dòng chuyển quyền sở hữu.
Quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá của Không Gian Việt được chuyển trực tiếp từ Công ty tới khách hàng qua hệ thống kênh phân phối trực tiếp của Doanh nghiệp (các nhân viên bán hàng trực tiếp của Doanh nghiệp, các văn phòng đại diện, các phòng trưng bày và giới thiệu sản phẩm). Và quyền sở hữu sản phẩm còn được chuyển từ Kho hàng tới các đại lý độc quyền, tới siêu thị chuyên doanh phạm vi rộng, từ các đơn vị này tới các khách hàng.
Dòng thông tin:
Dòng thông tin được xây dựng xuyên suốt toàn bộ hệ thống phân phối của Không Gian Việt và mang tính 2 chiều đã giúp cho công ty thu nhận được các thông tin về thị trường, về tình hình tiêu thụ của khách hàng, về nhu cầu thị trường, về các thông tin phản hồi của khách hàng đối với các sản phẩm của mình, đồng thời nó cũng giúp cho công ty đưa ra được những đề xuất, những kiến nghị, những giải pháp xác đáng trong việc cải tiến sản phẩm và đã giúp Không Gian Việt hoàn thiện hơn nữa khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng, thị trường và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Sơ đồ 1.6: Dòng thông tin các sản phẩm thiết bị nội thất của Công ty Không Gian Việt.
Nguồn: Phòng Kinh Doanh.
Trong dòng vận động này của hệ thống kênh phân phối của Doanh nghiệp, thông tin được truyền theo các hướng sau:
- Công ty cung cấp cho khách hàng, cho các trung gian thương mại của mình những thông tin về giá cả, chất lượng, mẫu mã, kiểu dáng, chủng loại, tính năng, công dụng… về sản phẩm đồng thời tiến hành thu thập lại những thông tin phản hồi trực tiếp từ khách hàng về việc tiêu dùng sản phẩm và từ các trung gian về tình hình thị trường, nhu cầu thị trường, về ý kiến phản hồi của khách hàng trong việc tiêu thụ sản phẩm để từ đó phòng kinh doanh thông tin lại cho Giám đốc biết về sự phản ứng của thị trường, của khách hàng đối với các sản phẩm của mình. Giúp Giám đốc đưa ra giải pháp hoàn thiện hơn nữa cho sản phẩm của mình để có thể phục vụ tốt hơn cho nhu cầu thị trường, nhu cầu khách hàng.
- Các trung gian đón nhận những thông tin từ Không Gian Việt cung cấp và truyền đạt lại cho các khách hàng trực tiếp của mình và tiến hành thu thập thông tin phản hồi từ phía khách hàng, từ thị trường, từ người tiêu dùng về cho Công ty.
Nhìn chung hoạt động truyền tin trong hệ thống kênh phân phối của công ty diễn ra liên tục và theo cả 2 chiều đã giúp cho Công ty có được những thông tin của thị trường về các sản phẩm của mình, của đối thủ cạnh tranh, biết được thái độ của khách hàng đối với các sản phẩm của mình, biết được những mặt tích cực cần phát huy và những mặt hạn chế cần phải cải thiện trong quá trình phục vụ nhu cầu thị trường. Giúp cho khách hàng có được các thông tin cụ thể về sản phẩm, về Công ty và có thể đưa ra những ý kiến đề xuất của mình với Công ty về việc đáp ứng của các sản phẩm của Doanh nghiệp đối với những nhu cầu của mình. Song đôi lúc thị
Công ty
Showroom
Khách hàng Trung gian
trường phản hồi từ phía thị trường về tới Công ty hoặc thông tin từ phía Công ty đến với khách hàng còn bị ứ đọng lại ở một khâu nào đó, nó không thực sự cập nhật được các thông tin một cách thường xuyên cho công ty, làm hạn chế hơn mức điều chỉnh của công ty đối với những đề xuất của khách hàng, của thị trường dẫn đến hạn chế khả năng cạnh tranh của Doanh nghiệp.
Dòng xúc tiến.
Thực tế hoạt động của dòng xúc tiến trong hệ thống phân phối của Không Gian Việt chưa được mạnh. Các hình thức quảng cáo, quan hệ công chúng của Doanh nghiệp chưa được triển khai rầm rộ, nó diễn ra một cách yếu ớt. Doanh nghiệp mới chỉ đăng quảng cáo của mình qua một số tờ báo, tạp chí mới được phát hành thông qua việc Doanh nghiệp tài trợ cho họ để họ quảng cáo miễn phí cho Doanh nghiệp và qua trang Web của mình chứ Doanh nghiệp chưa quan tâm đến việc quảng cáo nó trên một số phương tiện thông tin đại chúng khác dẫn đến việc khách hàng, thị trường chưa biết nhiều về Doanh nghiệp, về các sản phẩm mà Doanh nghiệp kinh doanh.
Việc bán hàng cá nhân và xúc tiến bán đã được Không Gian Việt chú ý đầu tư song nó còn rất hạn chế, hoạt động còn nhỏ lẻ, manh mún và yếu ớt. Đội ngũ nhân viên làm việc trong lĩnh vực này của Doanh nghiệp còn rất ít.
Chính vì vậy mà việc hỗ trợ truyền tin về sản phẩm của Doanh nghiệp cho tất cả các thành viên bên dưới trong kênh còn ở mức khiêm tốn, hạn chế.
Dòng thanh toán.
Đối với những khách đặt hàng trực tiếp với Không Gian Việt thì việc thanh toán được diễn ra trực tiếp giữa nhân viên bán hàng của Doanh nghiệp với các khách hàng này. Doanh nghiệp để cho khách hàng toàn quyền lựa chọn hình thức thanh toán cho mình, họ có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc cũng có thể thanh toán bằng tài khoản tại ngân hàng nhưng thời hạn thanh toán thì phải thực hiện theo các điều khoản ký kết trong hợp đồng. Khách hàng có thể thanh toán chậm chứ không nhất thiết phải thanh toán ngay khi nhận được hàng (song thời gian thường không quá 10 ngày).
với việc bán hàng thanh toán chậm hay bán hàng ký gửi. Các cửa hàng, đại lý sau khi mua sản phẩm của Công ty sẽ phải thanh toán ngay sau khi nhận hàng từ 7 – 10 ngày, hình thức thanh toán thường là tài khoản tại ngân hàng và cũng có thể thanh toán cho Công ty bằng tiền mặt.
Dòng đặt hàng.
Khi có được các đơn đặt hàng mới Không Gian Việt sẽ tiến hành nghiên cứu, xem xét, phân loại và tiến hành cung ứng cho khách hàng đồng thời Doanh nghiệp tiến hành xem xét lại số lượng sản phẩm, hàng hóa trong kho của mình để còn tiến hành đặt hàng với xưởng sản xuất nếu như số lượng hàng dự trữ không đủ hoặc còn lại ít.
Còn đối với khách hàng của mình, Doanh nghiệp đã áp dụng các biện pháp đặt hàng với họ như sau: Các khách hàng có thể đặt hàng trực tiếp tại Công ty hoặc thông qua các đơn đặt hàng chuyển đến Công ty qua fax, qua điện thoại và qua mạng Internet.
Nhìn chung, việc điều hành hoạt động hệ thống phân phối của Công ty là tốt. Nó đã đảm bảo các dòng chảy trong kênh được lưu thông liên tục và hoạt động khá hiệu quả. Mặc dù ở đó vẫn còn tồn tại nhiều vấn đề bất cập mà Doanh nghiệp phải xem xét, nghiên cứu và khắc phục.