I. Tiền và các khoản tƣơng
3.2.3. Xây dựng chính sách quản lý khoản phải thu
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh các khoản phải thu phát sinh như một tất yếu khách quan. Một trong các nhân tố ảnh hưởng đến khoản phải thu là chính sách tín dụng thương mại. Nó ảnh hưởng đến cả chính sách tín dụng thương mại cũng như vừa ảnh hưởng đến doanh thu bán hàng của công ty.
Nhận thấy khoản phải thu là thành phần chiếm tỷ trọng lớn thứ hai trong cơ cấu tổng TSNH của công ty TNHH Tin học Tuấn Thành. Đồng thời trong quá trình kinh doanh, công ty cũng tiến hành các hoạt động bán chịu, tuy nhiên, hiện tại, công ty lại chưa hề có chính sách quản lý các khoản phải thu này. Vì vậy cần xây dựng quy trình quản lý chính sách tín dụng thương mại để nâng cao hiệu quả sử dụng các khoản phải thu.
Bƣớc 1: Xây dựng điều khoản bán chịu
Xác định thời hạn tín dụng tối đa: Hiện tại thời gian thanh toán giữa khách hàng và công ty khá linh hoạt, nó được quy định cụ thể trong từng hợp đồng và phụ thuộc vào khả năng của từng khách hàng cũng như mục đích kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, mức tối đa để thanh toán không được kéo dài quá 3 tháng tức là 90 ngày.
Xác định lãi suất chiết khấu: Đối với hoạt động kinh doanh của công ty, lãi suất chiết khấu sẽ được tính trực tiếp vào giá trị hợp đồng, trên 40 triệu đồng trên một đơn hàng, công ty chiết khấu 1%, tỷ lệ chiết khấu sẽ tăng dần theo giá trị tăng của đơn hàng. Khi áp dụng tỷ lệ chiết khấu, quy mô cung cấp hàng hóa cũng như lợi nhuận của công ty sẽ tăng.
Bƣớc 2: Phân tích khách hàng
Lịch sử thanh toán của khách hàng: Đề cập đến thời gian trả nợ trung bình của khách hàng trong những giao dịch trước đây với công ty. Từ đó đánh giá uy tín của khách để quyết định cấp tín dụng.
Thời gian quan hệ kinh doanh với công ty: Nếu là khách hàng lâu năm có thể đưa ra thời gian tín dụng lâu hơn. Mức độ lâu năm của khách hàng được xác định bằng thời gian khách hàng đã hợp tác với công ty TNHH Tin học Tuấn Thành trong quá khứ. Thời gian quan hệ kinh doanh thể hiện mức độ trung thành, thân thiết, uy tín của khách hàng trong hoạt động hợp tác kinh doanh. Mối quan hệ càng mật thiết và lâu dài thì chính sách tín dụng có thể được nới lỏng, thời gian trả nợ dài hơn để duy trì quan hệ và tạo điều kiện cho nhau trong quan hệ kinh doanh. Cụ thể có thể dựa theo bảng tiêu
53
Bảng 3.1. Điều khoản tín dụng với khách hàng
Thời gian hợp tác Chính sách tín dụng Thời gian chiết khấu
Dưới 2 năm Thắt chặt 60 ngày
3-5 năm Nới lỏng 70 ngày
Trên 5 năm Nới lỏng 90 ngày
Giá trị hợp đồng của khách hàng: Hay còn là doanh thu hằng năm mà khách hàng mang lại cho công ty. Nguồn thu này được tập hợp trong quá khứ về lịch sử mua bán hàng hóa. Doanh thu này còn được áp dụng với chính sách tín dụng thương mại mà khách hàng đang được hưởng. Điều này có nghĩa, nếu dòng tiền trả chậm của khách hàng không ảnh hưởng đến lợi nhuận mà hợp đồng mang lại, đồng thời kết hợp với việc xem xét khả năng trả nợ và uy tín của khách hàng để đưa ra quyết định có nên cấp tín dụng vào năm kế tiếp. Các mức doanh thu sẽ tương ứng với số ngày được hưởng chiết khấu. Doanh thu cao hơn sẽ được hưởng thời gian chiết khấu dài hơn.
Tình hình tài chính, khả năng thanh toán của khách hàng: Điều khoản này được tính toán dựa trên các chỉ tiêu tài chính từ Bảng cân đối kế toán và báo cáo sản xuất kinh doanh của khách hàng. Từ số liệu có được, công ty tính toán các chỉ tiêu khả năng thanh toán để ước tính khả năng trả nợ của khách hàng và tính an toàn của khoản tín dụng nếu được cấp.
Đối với khách hàng là công ty cồ phần đã niêm yết trên thị trường chứng khoán, công ty có thêm công cụ để đánh giá khả năng tài chính là giá trị cổ phiếu. Giá trị cổ phiếu càng cao chứng tỏ công ty đang làm ăn hiệu quả.
Ngoài ra một công cụ khác giúp công ty đánh giá uy tín của khách hàng là dựa vào mức đánh giá tín nhiệm của ngân hàng với khách hàng. Qua số dư và uy tín thanh toán các khoản lãi của đối tác với ngân hàng, công ty sẽ có bên trung gian để xác định khả năng thanh toán của khách hàng. Để làm được điều này, công ty cần có mối quan hệ thân thiết với ngân hàng, uy tín tốt và tiềm lực tài chính vững mạnh.
Bƣớc 3: Đánh giá hiệu quả việc cấp TDTM
Để đánh giá chính xác hoạt động cấp TDTM cho khách hàng có mang lại hiệu quả hay không, công ty nên có chính sách kiểm tra, đánh giá kết quả hoạt động này mỗi năm một lần. Thông qua việc đánh giá hằng năm, công ty có thể phân loại khách hàng dựa trên uy tín và khả năng trả nợ. Bên cạnh đó, giúp công ty kịp thời xử lý các trường hợp bị chiếm dụng vốn, chậm trả thanh toán hay tỷ lệ nợ xấu của từng nhóm khách hàng.
Để hỗ trợ cho việc đánh giá lại, ta có thể dùng chỉ tiêu NPV. Chỉ tiêu này được áp dụng như sau. NPV = - CFo CFo = VC x S x CFt = [ S x (1-VC) x S*BD x CD ] x (1-T) Trong đó:
CFo : Giá trị các khoản đầu tư vào khoản phải thu khách hàng CFt : Dòng tiền sau thuế mỗi giai đoạn
k : Tỷ lệ thu nhập theo yêu cầu
VC : Chi phí biến đổi theo tỷ lệ % dòng tiền vào S/365: Dòng tiền vào (Doanh thu) dự kiến mỗi ngày ACP : Thời gian quay vòng khoản phải thu trung bình BD : Tỷ lệ nợ xấu/Doanh thu
CD : Dòng tiền tăng thêm ở bộ phận tín dụng T: Thuế suất thuế TNDN
Nếu NPV>0 thì nhóm khách hàng được cấp TDTM vẫn đang hoàn thành kế hoạch trả nợ tốt, dòng tiền vẫn mang lại lợi nhuận cho công ty. Do đó, nếu khách hàng có nhu cầu nợ trong những năm tiếp theo, công ty sẽ tiếp tục cấp TDTM.
Nếu NPV<0 thì công ty cần kiểm tra lại nhóm khách hàng đang được công ty cấp TDTM, chỉ tiêu này thể hiện công ty đang bị khách hàng chiếm dụng vốn và khả năng trả nợ là không đảm bảo. Do đó, trong tương lai, công ty nên từ chối tiếp tục cấp TDTM cho khách hàng, đồng thời tiến hành hoạt động thu hồi nợ.
Việc đánh giá lại công tác cấp TDTM vô cùng quan trọng. Nó giúp công ty kiểm soát nguồn vốn bị chiếm dụng, giúp nhà quản lý có những quyết định hợp lý về chính sách TDTM hiện có, phân loại khách hàng, gián tiếp đảm bảo hiệu quả kinh doanh.
Bƣớc 4: Thu hồi nợ
Phòng kế toán tại công ty có nhiệm vụ theo dõi danh sách khách hàng mua chịu, các khoản nợ. Vì vậy, bộ phận này cần nâng cao trách nhiệm và có kế hoạch kiểm tra quá trình nợ của khách hàng một cách định kỳ để hối thúc nợ. Trong trường hợp khách hàng quá hạn trả nợ cần có những biện pháp nghiệp vụ cần thiết như gửi công văn,
CFt k
ACP 365
55