I. Tiền và các khoản tƣơng
3.2.2. Xây dựng chính sách quản lý hàng tồn kho
Hàng tồn kho là loại tài sản dự trữ với mục đích đảm bảo quá trình kinh doanh được diễm ra thường xuyên và liên tục. Tỷ trọng hàng tồn kho lớn giúp công ty chủ động, kịp thời giao hàng. Tuy nhiên, nếu mức tỷ trọng này quá lớn sẽ dẫn đến tình trạng dư thừa, ứ đọng, lãng phí; còn nếu mức tỷ trọng này thấp sẽ gấy ra tình trạnggián đoạn kinh doanh. Do đó, với lượng hàng tồn kho chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng
51
TSNH của công ty, việc xây dựng chính sách quản lý hàng tồn kho là rất quan trọng. Cụ thể công ty cần:
Xây dựng mức tồn kho hợp lý: Áp dụng mô hình quản lý EOQ để xác định lượng tồn kho tối ưu giúp công ty tiết kiệm chi phí dự trữ hàng tồn kho. Trước hết, công ty cần dự báo được nhu cầu thị trường trong tương lai. Tiếp đến, công ty tính đến các chi phí cho mỗi lần đặt hàng như chi phí vận chuyển, bốc dỡ,...và các chi phí tồn trữ hàng hóa như chi phí bảo quản, chi phí nhân công,...Sau đó, tổng hợp các chi phí được chi phí tổng dự trữ hàng trong năm, từ đó áp vào mô hình ta được lượng đặt hàng hay dự trữ tối ưu để tổng chi phí là nhỏ nhất.
Lập dự phòng hàng tồn kho: Đây là công tác cần thiết góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động. Công việc này đòi hỏi đánh giá phân loại và kiểm kê giá cả thực tế trên thị trường. Mục đích của công việc này là đưa ra những dự đoán chính xác giúp phòng kế toán có thể dự trù ngân sách cho việc mua sắm. Từ đó, công tác cung cấp và sử dụng mới kịp thời và tránh tình trạng ứ đọng vốn.
Nâng cao việc kiểm soát tình trạng hàng tồn kho: Phần lớn đơn hàng của công ty có giá trị lớn, vì vậy số lượng hàng nhập về là rất nhiều. Khi đó, bộ phận kho nên kiểm tra, xem xét thật kỹ. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ, công ty nên tiến hành việc chia nhỏ lô hàng để dễ dàng kiểm kê hoặc áp dụng trang thiết bị hiện đại có chức năng kiểm kê hàng hóa. Đồng thời giúp công ty dễ dàng phát hiện những sai sót trong quá trình kiểm tra để ứng phó kịp thời, tránh tình trạng bị khách hàng phản ánh hoặc trả hàng làm mất lợi nhuận và uy tín của công ty. Ngoài ra việc thường xuyên theo dõi lịch sử hàng tồn kho sẽ giúp bộ phận kho biết được mặt hàng nào đang bị ứ đọng, để có biện pháp giải phóng mặt hàng, tránh ứ vốn.
Ứng dụng phần mềm quản lý kho: Công nghệ ngày càng phát triển. Việc áp dụng công nghệ vào quá trình quản lý sẽ giúp công ty nâng cao hiệu quả sử dụng hàng tồn kho. Phần mềm EcountERP là phần mềm dịch vụ ERP có nhiều tính năng hỗ trợ việc quản lý kho, giúp công ty giải quyết các vấn đề hàng tồn kho với tốc độ nhanh và hiệu quả. Có nhiều doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh dự trữ hàng tồn kho quá nhiều và không thể biết được mình đang bán cái gì và không bán được cái gì. Như vậy sẽ làm tồn đọng các nguồn tài nguyên có giá trị và khiến cho công ty làm việc không hiệu quả. Hơn nữa, nếu phân hệ bán hàng, hàng tồn kho không được tích hợp cùng nhau, các nguồn tài nguyên có giá trị sẽ bị lãng phí. Ecount ERP cho phép
doanh nghiệp có thể tính toán lại hàng tồn kho một cách rõ ràng để thấy đâu là nơi mà doanh nghiệp cần cải thiện.