(1) Tuyên truy n, ph bi n v m c tiêu đ n v cho ng i lao đ ng n m b t.
Hi n tr ng t i Vi n thơng Bình D ng các cá nhơn lƠm vi c th ng khơng n m rõ v m c tiêu đ n v c n th c hi n trong n m, ch cĩ m t s ít các nhân viên thu c phịng k ho ch và phịng k tốn kh i qu n lý nh n th c đ c do ch c n ng cơng vi c ph i th ng xuyên báo cáo v i Ban giám đ c. Vì v y, đ n v c n t ch c
truy n thơng đ n ng i lao đ ng đ n v v k ho ch kinh doanh, t ch c phát hành
v n b n qua h th ng x lý AIS đang s d ng, tránh tình tr ng thơng tin ch đ c
chuy n đ n các cá nhân cĩ ch c n ng liên quan ho c qua các c p trung gian l i
khơng đ c ph bi n ti p. N m rõ m c tiêu đ n v s giúp nhân viên cơng ty cùng
cĩ cái nhìn chung vƠ h ng v l i ích t p th , t đĩ xơy d ng ph ng h ng ph n
đ u.
(2) T ch c các thơng tin v s ki n ti m tàng nh m h tr cho vi c qu n tr r i ro t i đ n v ho t đ ng tích c c h n.
T ch c vƠ đa d ng hĩa các kênh ti p nh n, d báo v các y u t nh h ng đ n m c tiêu c a đ n v , th c hi n vi c nh n d ng, đánh giá r i ro báo cáo lên nhà
r i ro. Thơng tin cĩ th thu th p t các t , b ph n, đƠi, tr m, phịng ban ch c n ng nh m t ng h p và báo cáo chi ti t cho nhà qu n tr .
(3) T ch c các hình th c gĩp ý, báo cáo m t cách c i m , th ng th n trong cán b nhân viên v các sai ph m, y u kém đang t n t i qua h th ng thơng tin n i b đ n v .
T ch c t t cơng tác này s giúp nhà qu n tr ti p nh n đ c nhi u nh ng gĩp ý t b ph n ng i lao đ ng, nh lƠ cách th c mƠ ban lưnh đ o ti p nh n thơng tin ph n h i t c p d i, c ng lƠ cách phát huy dơn ch trong n i b đ n v . Qua đĩ, t ng h p và phát hi n đ c nh ng u khuy t đang t n t i đ cĩ bi n pháp ch n ch nh k p th i. Ví d : t ch c m c Th gĩp Ủ trên trang m ng v n b n c a đ n v nh m khuy n khích và t o s ti n l i cho các cá nhơn trong đĩng gĩp nh ng ý ki n mang tính xây d ng.
(4) Cĩ s ghi nh n và ki m tra các th t t cáo gi u tên đ cĩ nh ng
h ng x lý c n thi t n u cĩ.
Vi c t cáo nh ng cá nhân trong t ch c d i hình th c n c danh do ng i t cáo lo s quy n l i h khơng đ c b o v , khơng h n mang tính thù ghét cá nhân. Ti p nh n và ki m tra các ph n ánh trên giúp đ n v phát hi n k p th i nh ng sai ph m đang t n t i, t đĩ đ a ra bi n pháp x lý thích h p, giúp ho t đ ng doanh nghi p đ t hi u qu cao h n.
(5) L p báo cáo v ch t l ng ph c v , u nh c đi m trong ho t đ ng, tình hình th c hi n k ho ch đnh k và ph bi n đ n tồn th nhân viên n m rõ.
Hi n nay, các báo cáo nƠy th ng ch đ c trình lên các c p lưnh đ o xem
xét mƠ khơng đ c ph bi n trong đ n v. T ch c truy n thơng k t qu ho t đ ng
và tình hình s n xu t kinh doanh s giúp ng i lao đ ng cĩ ý th c h n v trách nhi m c a t ng ng i trong vi c hồn thành m c tiêu đ n v . Qua đĩ, h ng m i cá nhân tích c c làm vi c, ph n đ u h n đ đ t đ c k ho ch đư đ ra.
(6) Ph bi n các quy đnh v thanh quy t tốn đ n tồn th cán b nhân
viên trong tồn đ n v .
Các quy đ nh v ch đ , th t c khi th c hi n quy t tốn các nghi p v phát
sinh trong đ n v n u đ c ph bi n r ng rưi đ n t t c ng i lao đ ng n m b t s
h n ch đ c nh ng thi u sĩt, ch m tr trong th c hi n. Do các nguyên t c này th ng ch đ c các nhân viên k tốn hi u bi t, vì v y khi th c hi n s phát sinh nh ng v ng m c b i ng i lao đ ng khơng cĩ đ c thơng tin v các th t c này.
(7) T ch c hịm th gĩp ý, đi u tra qua phi u đánh giá v ch t l ng s n ph m đ ghi nh n thơng tin ph n h i t phía khách hàng.
T ch c t t vƠ th ng xuyên vi c thu th p ý ki n, đánh giá t khách hàng v ch t l ng s n ph m, cung cách ph c v c a nhân viên cơng ty s giúp Vi n thơng Bình D ng cĩ đ c các thơng tin khách quan và trung th c v th c tr ng ho t
đ ng t i đ n v . Qua đĩ, giúp doanh nghi p th y đ c nh ng th m nh và y u kém
đang t n t i đ cĩ nh ng đi u ch nh thích h p.
(8) T ch c b trí nhân viên x lý s c , ng c u thơng tin đáp ng k p th i nh ng ph n h i c a khách hàng.
n v c n t ch c ca kíp tr c h p lý, b trí l c l ng nhân s đ y đ , tr i
đ u trên các đa bàn kinh doanh nh m huy đ ng k p th i khi c n thi t, cĩ các tiêu
chí đánh giá v th i gian ph n h i và x lý các s c m ng do khách hàng yêu c u,
bên c nh đĩ lƠ các ch tài x ph t khen th ng th a đáng lƠ m t trong nh ng đ ng l c thúc đ y nhơn viên cĩ thái đ tích c c và nhi t tình h n trong cơng vi c, c ng lƠ m t trong nh ng cách gĩp ph n nâng cao ch t l ng ph c v đ n v i khách hàng.
(9) Mơ t các chu trình nghi p v t i đ n v qua s đ h ng d n.
C th hĩa các chu trình b ng s đ c ng lƠ cách th c t ch c truy n thơng
t t trong đ n v đ giúp ng i lao đ ng d dàng n m rõ các giai đo n và ph n hành
hi n. Vi c mơ t cĩ th th c hi n b ng cách ra v n b n h ng d n, g n b ng s đ h ng d n các n i tác nghi p.
(10) Xây d ng và th ng nh t m u bi u báo cáo qu n tr trong đ n v nh m ph c v t t cho quá trình đi u hành.
Hi n nay, các m u bi u v th c hi n doanh thu, chi phí, tình hình th c hi n k ho ch s n xu t kinh doanh cĩ s trùng l p gi a 2 b ph n k ho ch và k tốn, m u bi u l i khơng th ng nh t. Do đĩ, c n quy đ nh chính th c và quy v cho b ph n k tốn th c hi n báo cáo nh m đ m b o s li u vƠ thơng tin đ c nh t quán, gi m b t tình tr ng báo cáo l p đi l p l i cho nhi u đ i t ng s d ng.
Ngồi ra, đ n v c n xây d ng và tham kh o các m u bi u báo cáo qu n tr đ cĩ th thu th p vƠ đánh giá thơng tin hi u qu , c ng nh ph c v t t h n cho ban
lưnh đ o, b ph n k ho ch trong thi t l p các ch tiêu ho t đ ng cĩ t m nhìn h n.