Th c tr ng v ho t đ ng giám sát qua kh o sát cho th y, Ban lưnh đ o Vi n
thơng Bình D ng th ng xuyên t ch c các cu c h p giao ban hàng tháng nh m
đánh giá vƠ t ng k t ho t đ ng c a các phịng ban ch c n ng, các đ n v tr c thu c
v k t qu ho t đ ng, v doanh thu, chi phí, ch t l ng ph c v d ch v vi n thơng (t ng th i gian trên m ng, t ng th i gian m t tín hi u liên l c…).
Các s li u trên s sách k tốn và th c t c ng đ c ki m kê đ i chi u đ nh k . Các s li u v hàng t n kho, tài s n c đnh, cơng c d ng c đ c ti n hành ki m kê vào th i đi m cu i n m tƠi chính, ho c th c hi n khi cĩ yêu c u c a ki m tốn viên.
HƠng n m, đ n v cĩ các đoƠn ki m tốn t T p đoƠn VNPT ho c ki m tốn
đ c l p luân phiên ti n hành ki m tốn ho t đ ng t i đ n v . NgoƠi ra, đ n v c ng th ng xuyên t ch c các cu c ki m tốn n i b m i n m do các chuyên viên Phịng K tốn th ng kê tài chính th c hi n, ti n hành ki m tra, giám sát vi c th c hi n ch đ k tốn, t ch c ch ng t s sách các đ n v tr c thu c nh m cĩ
nh ng đi u ch nh k p th i.
Tuy nhiên, h th ng ki m sốt n i b t i đ n v cịn t n t i m t s đi m sau: - n v khơng t ch c h th ng ki m tốn n i b đ c l p. Trong khi đĩ, qui mơ ho t đ ng t i đ n v là l n, các chu trình nghi p v chính t i đ n v di n ra th ng xuyên v i s tham gia c a r t nhi u b ph n. Nh đư nĩi trên, vi c ki m tốn n i b đ c ti n hành do chính các nhân viên phịng k tốn kh i qu n lý th c hi n, ch ki m tốn các đ n v tr c thu c, riêng đ i v i chính ho t đ ng k tốn kh i qu n lý l i khơng đ c ki m tốn do khơng cĩ b ph n ki m tốn n i b v i các cá nhơn đ c l p v i phịng k tốn, mà ch đ c ki m tra qua các cu c ki m
các nhân viên k tốn kh i qu n lý s nh h ng r ng đ n toƠn đ n v , và khi c n đi u ch nh g p nhi u khĩ kh n.
- Ho t đ ng thu chi t i đ n v ít đ c ki m tra l i, ho c ch m t s ít nhà qu n lý các trung tâm tr c thu c th c hi n. Các ch ng t nƠy th ng đ c ký và xét duy t m t l n sau đĩ chuy n đ n nhân viên k tốn ph trách ti n hành thu chi và h ch tốn. Sau đĩ t ch c l u tr và ch đ c ki m tra l i khi cĩ các cu c ki m tốn.
- Vi c giám sát tính hi n h u c a các nghi p v phát sinh t i đ n v ít đ c th c hi n khi n hi u qu chi tiêu khơng cao, gây lãng phí.
2.4 ánhăgiá v h th ng ki m sốt n i b t i Vi năthơngăBìnhăD ng
2.4.1 ánhăgiá chung
Qua tìm hi u tình hình th c t h th ng ki m sốt n i b t i Vi n thơng Bình
D ng, đánh giá chung cho th y nh ng đi m nh sau:
- n v chú tr ng trong xây d ng h th ng ki m sốt n i b , ban lưnh đ o
đ n v c ng Ủ th c đ c t m quan tr ng và vai trị c a h th ng ki m sốt n i b
trong vi c hồn thành m c tiêu chung, nâng cao hi u qu kinh doanh.
- cao vai trị c a Ban lưnh đ o trong vi c t o l p các th t c, chính sách trong tồn b h th ng d i s tham m u c a các phịng ban chuyên trách, c ng
nh Ủ th c c a ng i lao đ ng trong vi c tuân th các qui trình và mang l i s h u
hi u cho h th ng ki m sốt n i b .
- T ng y u t trong h th ng ki m sốt n i b t i đ n v đ u đ c t o l p
h ng đ n vi c đ m b o cho vi c hồn thành m c tiêu tồn cơng ty.
- Thi t l p đ c s k t n i gi a các b ph n c u thành h th ng ki m sốt n i b nh m h tr t t trong quá trình th c hi n, c ng nh giám sát l n nhau cùng hồn thi n h th ng.
Bên c nh đĩ, h th ng ki m sốt n i b t i Vi n thơng Bình D ng c ng đư b c l nh ng h n ch nh sau:
- Ch a chú tr ng đ n qu n tr r i ro trong t duy qu n lý và ho t đ ng đi u hành c a đ n v, chính vì v y cơng tác v Nh n di n s ki n, ánh giá vƠ i phĩ v i r i ro khơng phát tri n. ơy lƠ nguyên nhơn d n đ n ho t đ ng kinh doanh kém hi u qu do khơng ph n ng k p th i v i nh ng thay đ i c a tình hình kinh doanh.
- Trong quá trình th c hi n, m t s th t c, chính sách đ c v n hành
ch a h ng đ n m c tiêu chung c a cơng ty mà trái l i cĩ xu h ng gây tr ng i
cho các m c tiêu nƠy. i u đĩ xu t phát t ý th c ng i lao đ ng, vƠ c ng do đ n
v ch a t o đ c c ch khích l c ngnh quy đnh nghiêm ng t trong th c hi n.
- Ch a chú tr ng đ n cơng tác xem xét vƠ đánh giá l i h th ng ki m sốt
n i b , đánh giá hi u qu c a t ng ho t đ ng trong nĩ. Chính vì th , nh ng thi u sĩt và h n ch trong h th ng, đ n v ch a đánh giá kp th i đ cĩ nh ng đi u ch nh và hồn thi n cho phù h p.
2.4.2 ánhăgiáăt ng b ph n c u thành
2.4.2.1 Mơi tr ng ki m sốt ** u đi m:
ánh giá v th c tr ng mơi tr ng ki m sốt t i Vi n thơng Bình
D ng, đ n v đư đ t đ c nh ng đi m nh sau:
- cao tính chính tr c và giá tr đ o đ c trong tồn th đ n v, cĩ s
nêu g ng vƠ th c hi n t phía nhƠ lưnh đ o, xây d ng mơi tr ng làm vi c c ng
nh v n hĩa doanh nghi p lành m nh. V i đ c thù là doanh nghi p nhƠ n c, đ n
v khơng t n t i nh ng áp l c d n đ n các hành vi gian l n ho c thi u trung th c tình hình tài chính.
- Xây d ng t t quy ch v tuy n d ng, b nhi m, đƠo t o, khen th ng và k lu t nhân viên trong đ n v. cao vi c tuy n d ng và b trí nhân viên cĩ
trình đ chuyên mơn phù h p v i v trí làm vi c.
- Cĩ t ch c Ban thanh tra v i các thành viên n m ngồi Ban giám đ c và b ph n k tốn, th c hi n thanh ki m tra vi c tuân th quy đ nh và quy ch
c quan. Ban lưnh đ o đ n v đ cao vai trị c a h th ng ki m sốt n i b , th ng
xuyên t ch c các cu c h p đ đánh giá tình hình ho t đ ng t i doanh nghi p.
- Các nhà qu n lỦ cĩ thái đ đúng đ n trong th c hi n các quy đ nh v tài chính k tốn, s n sƠng khai báo vƠ đi u ch nh khi cĩ yêu c u. Cĩ trình đ chuyên mơn nghi p v phù h p v i v trí qu n lý.
- Xây d ng c c u t ch c phù h p v i qui mơ doanh nghi p, cĩ s
phơn đnh trách nhi m và quy n h n rõ ràng, tránh ch ng chéo. Bên c nh đĩ, vi c
áp d ng mơ hình BSC trong đánh giá thƠnh qu lao đ ng b c đ u đư xơy d ng đ c b ng mơ t cơng vi c c th cho t ng ng i lao đ ng.
** Nh c đi m:
Ngồi nh ng đi m đư đ t đ c trên, đ n v v n t n t i nh ng h n ch khi n ho t đ ng đ t hi u qu ch a cao, c th :
- Ban lưnh đ o và các nhà qu n lỦ trong đ n v ch a chú tr ng qu n tr
r i ro trong t duy đi u hành. M c dù khơng cĩ nh ng d án kinh doanh m o hi m
cĩ m c đ r i ro cao, nh ng các y u t v r i ro luơn t n t i trong các m t ho t
đ ng c a đ n v . Chính t duy v r i ro khơng đ c chú tr ng nên ho t đ ng c a
cơng ty khơng đ t đ c hi u qu cao nh mong đ i.
- Các yêu c u v tính chính tr c và giá tr đ o đ c ch a đ c th th c
hĩa thƠnh v n b n hay quy ch trong doanh nghi p, ch a cĩ c ch khen th ng
khích l cán b nhơn viên trong đ n v phát huy t t tinh th n này. Khơng xây d ng
- Vi c tuy n d ng nhơn viên khơng đ c t ch c qua thi tuy n ph
bi n nên khơng thu hút đ c ngu n nhân l c gi i trong xã h i. Cịn n ng v u tiên
con em trong ngành theo quy ch ban hƠnh trong đ n v.
- Ch a th c hi n t t c ch v chi tr l ng cho các cá nhân cĩ tinh th n h c t p, nơng cao trình đ chuyên mơn nghi p v .
- C ch khen th ng, k lu t c ng nh b nhi m t i đ n v ch a xơy
d ng đ c các th c đo vƠ ch tiêu đánh giá n ng l c làm vi c c a nhơn viên. i u
này d n đ n khơng phát huy s sáng t o, tinh th n làm vi c c a ng i lao đ ng. - Chi tr l ng ngoƠi gi cịn mang n ng tính cơng b ng h n lƠ hi u qu cơng vi c.
- Ban thanh tra đ n v t n t i v m t pháp lỦ h n lƠ hình th c ho t
đ ng do cơng ty khơng thành l p Ban thanh tra chuyên trách, vì v y ho t đ ng thanh ki m tra khơng đ c th c hi n th ng xuyên vƠ đ u đ n qua các n m.
- Các nhà qu n lý và phịng ban ch c n ng cịn n ng v thành tích cá nhân, c c b h n lƠ ph i h p h ng v m c tiêu chung. Mơ hình t ch c cịn n ng v s tách b ch gi a các phịng ban mà ít cĩ s ph i h p, ki m tra giám sát l n nhau nên t o ra s r i r c trong ho t đ ng.
- Các ch c danh v trí qu n lý ít cĩ s bi n đ ng, thuyên chuy n làm cho phong cách qu n lý c a đ n v hay đi vƠo l i mịn, khơng thu hút các đ i ng
tr n ng đ ng, sáng t o. Ngồi ra, m t s v trí qu n lỦ trong đ n v khơng đ c đƠo
t o qua các l p qu n lỦ đ cĩ nh ng am hi u c n thi t trong cơng tác qu n tr . - Ít chú tr ng vào các d án kinh doanh l n khi n ho t đ ng t i đ n v khơng cĩ s t ng tr ng v t b c.
2.4.2.2 Thi t l p m c tiêu ** u đi m:
n v xây d ng đ c các m c tiêu k ho ch và chi ti t t ng lo i hình ho t đ ng cho t ng đ n v tr c thu c. Th c hi n linh ho t các ch tiêu đ h ng v m c tiêu chung c a đ n v .
Trên c s các m c tiêu chung c a cơng ty đ c phân b t T p đoƠn VNPT, nhà qu n lý phân b các k ho ch nƠy đ n t ng kh i đ n v tr c thu c tri n khai chi n l c th c hi n đ hồn thành m c tiêu.
Hi n nay, Vi n thơng Bình D ng đang trong giai đo n tri n khai và hồn thi n c ch đánh giá thƠnh qu ho t đ ng c a các cá nhân và t ch c tr c thu c qua h th ng B ng cân b ng đi m. ơy lƠ m t trong nh ng đi m m i và c i ti n trong hình th c qu n lý nh m thúc đ y hồn thành m c tiêu cơng ty.
** Nh c đi m:
Tuy nhiên, cơng tác thi t l p m c tiêu t i Vi n thơng Bình D ng cịn t n t i nh ng h n ch nh sau:
- Trong quá trình phân b k ho ch th c hi n doanh thu, chi phí các nhà qu n lỦ th ng ít tham gia tham m u Ủ ki n ch đ o mà giao phĩ cho Phịng k ho ch th c hi n d a trên t ng h p các s li u đ ng kỦ t các đ n v tr c thu c và phịng ban ch c n ng. Các kh i này l i t p h p s li u đ ng kỦ ch y u t phịng k tốn tài chính mà khơng cĩ nh ng th o lu n chuyên sâu.
- Các k ho ch th c hi n khơng d a trên phân tích th tr ng, xu h ng tiêu dùng, th hi u, th m nh, đ i th c nh tranh mƠ th ng d a trên các ch tiêu th c hi n c a n m tr c. Các y u t v kinh t , giá c , l m phát c ng th ng b b qua.
- Khi xây d ng các m c tiêu ho t đ ng c th t i đ n v th ng khơng đ c p đ n các ch tiêu ch t l ng nh : ch t l ng ph c v khách hàng, th i gian kh c ph c s c , t p trung các th tr ng ti m n ng, khách hƠng chi n l c.
- Quá trình tri n khai k ho ch th c hi n m c tiêu chung c a đ n v, cơng ty khơng cĩ chi n l c t p trung phát tri n cho các s n ph m d ch v thu c th m nh và cĩ th tr ng l n c a mình. Các kh i đ n v tr c thu c phát tri n doanh thu dàn tr i trong h u h t 9 tháng đ u n m, sau đĩ khi t ng k t tình hình th c hi n k ho ch, nhà qu n lý m i đ a ra chi n l c phát tri n các m ng doanh thu d th c hi n đ cĩ th hồn thành m c tiêu cu i n m. Nh các ch ng trình “30 ngƠy đêm hồn thành k ho ch”, “m i cán b nhân viên là m t ng i bán hƠng” nh m phân b nhi m v đ n tồn th ng i lao đ ng. i u này gây nên nhi u b t bình trong b
ph n nhơn viên, vì đ hồn thành k ho ch “b t bu c” nƠy trong th i đi m ngu n
cung quá nhi u, h ph i bán giá th p và bù l , khi n giá tr s n ph m c a đ n v s t gi m. Trong khi đĩ, đ n v l i khơng cĩ c ch khen th ng cho các cá nhân n i tr i.
- M t s m c tiêu ho t đ ng khơng h ng đ n m c tiêu chung c a
đ n v. Cĩ th k đ n nh : ho t đ ng mua s m v t t ch a tri t đ h ng đ n vi c
th c hi n m c tiêu “ti t ki m chi phí” do các kh i tr c thu c mua s m khơng xây d ng t t nhu c u s d ng khi n giá tr t n kho cao, danh sách các nhà cung c p
khơng đ c xem xét l i hƠng n m, khơng cĩ quy trình th m đ nh giá, đ i chi u giá
c th tr ng.
- Các m c tiêu ho t đ ng khơng đ c đ n v xem xét vƠ đánh giá l i th ng niên d n đ n khĩ phát hi n đ c nh ng y u kém vƠ đ a ra hi u ch nh thích h p, k p th i.
- M t s ch tiêu ho t đ ng ch a xơy d ng đ c tiêu chu n đ nh l ng đ đánh giá, ho c quá trình đánh giá khơng th c hi n tri t đ . Ví d : ch tiêu nâng