a) Mô hình t ch c b máy k toán
Ch t l ng thông tin c ng nh hi u qu c a công tác k toán ph thu c r t l n vào ngh thu t t ch c b máy k toán. T ch c t t b máy k toán không nh ng có Ủ ngh a thi t th c
đ i v i doanh nghi p mà còn c n thi t đ i v i ho t đ ng qu n lý c a Nhà n c.
Tuy n d ng nhân viên đ m nh n công tác k toán đúng trình đ chuyên môn, chuyên ngành k toán; đáp ng t t yêu c u v ngo i ng , tin h c.
S l ng nhân viên k toán c n có là t 3 ng i tr lên, phân công 1 ng i làm k toán qu n tr . Tuy n d ng, b trí ng i làm k toán tr ng ph i h i đ các tiêu chu n qui đ nh đ i v i k toán tr ng trong Lu t K toán. Tr ng h p ch a b trí đ c ng i làm k toán tr ng thì ph i c ng i ph trách k toán ho c thuê ng i làm k toán tr ng. N u thuê ng i làm
k toán tr ng, doanh nghi p nên ký h p đ ng v i cá nhân có đ ng kỦ kinh doanh dch v k
toán ho c doanh nghi p d ch v k toán. K toán tr ng có trách nhi m t ch c, đi u hành toàn b công tác h ch toán trong doanh nghi p. K toán tr ng không ch là ng i tham m u mà còn là ng i ki m tra, giám sát ho t đ ng tài chính c a doanh nghi p. Th c hi n t t vai trò
k toán tr ng chính là làm cho b máy phát huy đ c hi u qu ho t đ ng, th c hi n các ch c
n ng v n có c a k toán.
Xác đ nh các ph n hành k toán và xây d ng b ng mô t công vi c cho t ng ph n hành.
N i dung b ng mô t công vi c trình bày v các n i dung: + M c tiêu c a ph n hành k toán + Trách nhi m c a ph n hành k toán Phòng ban Phòng k toán Phòng ban Giám đ c K toán tr ng K toán qu n tr K toán tài chính
+ Trách nhi m l p báo cáo
(M u b ng mô t công vi c – Ph l c 3b)
Thông th ng, b máy k toán trong doanh nghi p t ch c thành các ph n hành sau:
- Ph n hành k toán lao đ ng – ti n l ng
- Ph n hành k toán v t t – tài s n c đnh
- Ph n hành k toán chi phí s n xu t và tính giá thành s n ph m - Ph n hành k toán thanh toán
- Ph n hành k toán t ng h p
C nhân viên k toán tham gia t p hu n, tham gia các khoá h c ng n h n; xây d ng ch
đ h tr kinh phí (ti n n , đi l i, h c phí, công tác phí,…) cho nhân viên theo h c ho c d h i th o chuyên đ các thành ph l n nh Hà N i, TP.H Chí Minh, à N ng, Nha
Trang,…; tham d h i th o chuyên đ c a H i Doanh nghi p tr , CLB Doanh nhân n , H i Doanh nghi p Phú Yên; đ ng kỦ thành viên trên các website đ đ c c p nh t các v n b n v k toán, v chính sách thu .
Phân chia trách nhi m rõ ràng, c th ; tránh s kiêm nhi m cho nhi u v trí công vi c. Nh t là trong đi u ki n tin h c hoá công tác k toán đòi h i ph i qui đ nh quy n h n, trách nhi m c a m i nhân viên trong vi c thu th p, x lý s li u và xem báo cáo.
Luân chuy n nhân viên các v trí nh m t o s m i m , kích thích tinh th n làm vi c, tránh ki u làm vi c theo l i mòn.
Xây d ng k ho ch công tác cho phòng k toán: nh m đ m b o cho vi c th c hi n các ph n hành đ c trôi ch y, qua đó ki m tra đ c ti n đ th c hi n và đi u ch nh, ph i h p công vi c m t cách nhanh chóng đ t ng c ng n ng su t và hi u qu cho b máy k toán.
b) Gi i pháp v ch ng t k toán
L a ch n và li t kê danh m c ch ng t s d ng t i doanh nghi p t danh m c ch ng t c a ch đ k toán, trong đó ph i tuân th đúng m u qui đ nh đ i v i các ch ng t b t bu c,….T
các ch ng t h ng d n, doanh nghi p b sung các y u t c n thi t ho c b b t các y u t không c n thi t nh m phù h p v i đ c đi m doanh nghi p mình. Ho c t thi t k thêm các ch ng t không có trong danh m c c a ch đ k toán.
toán ti n l ng, B ng thanh toán ti n th ng, Phi u xác nh n s n ph m ho c công vi c hoàn thành, B ng thanh toán ti n làm thêm gi , B ng thanh toán ti n thuê ngoài, Gi y đi đ ng, H p đ ng giao khoán, Biên b n thanh lý h p đ ng giao khoán, B ng kê trích n p các kho n
theo l ng, B ng phân b ti n l ng và b o hi m xã h i.
+ Hàng t n kho: Phi u nh p kho, Phi u xu t kho, Biên b n ki m nghi m v t t , công c , s n ph m, hàng hóa; Phi u báo v t t còn l i cu i k ; Biên b n ki m kê v t t công c s n ph m hàng hóa; B ng kê mua hàng; B ng phân b nguyên li u v t li u, công c , d ng c .
+ Bán hàng: B ng thanh toán hàng đ i lý, ký g i; Th qu y hàng
+ Ti n t : Phi u thu, Phi u chi, Gi y đ ngh t m ng, Gi y thanh toán ti n t m ng, Gi y
đ ngh thanh toán; Biên lai thu ti n; Biên b n ki m kê qu ; B ng kê chi ti n.
+ Tài s n c đnh: Biên b n giao nh n TSC ; Biên b n thanh lỦ TSC ; Biên b n bàn giao
TSC s a ch a l n hoàn thành; Biên b n ki m kê TSC ; B ng tính và phân b kh u hao
TSC
+ Các ch ng t khác: Gi y ch ng nh n ngh m h ng BHXH; Danh sách ng i ngh
h ng tr c p m đau, thai s n; Hóa đ n giá tr gia t ng; Hóa đ n bán hàng thông th ng; Phi u xu t kho hàng g i đ i lý; B ng kê thu mua hàng hóa mua vào không có hóa đ n.
+ Các ch ng t b sung: L nh s n xu t, Phi u s d ng nguyên v t li u, B ng kê kh i
l ng, Quy t đ nh đi u đ ng lao đ ng, Biên b n đi u tra tình hình s n xu t. (Ph l c 4)
Xây d ng qui trình luân chuy n ch ng t m t cách khoa h c, h p lý cho t ng lo i ch ng t , rút ng n th i gian luân chuy n ch ng t qua các khâu đ t ng t c đ thông tin; tránh s ch ng chéo, b sót thông tin; ki m tra hi u qu ho t đ ng kinh doanh.
Xây d ng qui trình luân chuy n ch ng t theo chu trình k toán:
- Xác đnh chu trình kinh doanh: chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình tài chính.
- Xác đnh các b ph n, phòng ban tham gia vào t ng chu trình.
- L p s đ ho c l u đ luân chuy n ch ng t qua các b ph n.
( M u s đ l u chuy n ch ng t - Ph l c 5)
ánh s tr c liên t c lên các liên ch ng t , c n phân bi t ch ng t đã ghi s và ch a
ghi s nh m tránh nh m l n vi c ghi s nhi u l n cho m t nghi p v ho c b sót nghi p v không ghi s .
ký c a th qu , th kho, nhân viên k toán.
i v i hóa đ n giá tr gia t ng: doanh nghi p đ t in t i các nhà máy in đ c cho phép.
Tr ng h p doanh nghi p t in hóa đ n, c n thi t k m u bi u kèm theo các y u t b o m t nh m ch ng làm gi ch ng t .
T ng b c s d ng ch ng t đi n t trong công tác k toán, khi đã đ a vào s d ng c n
đ c v n d ng đúng Lu t k toán n m 2003 v l p, ký ch ng t , luân chuy n ch ng t ; đ ng th i đ m b o tính hi u qu đ gi m b t công vi c cho k toán.
Ki m tra ch ng t : c n th c hi n nghiêm túc đ tránh các sai ph m v hình th c và n i dung ch ng t nh t y xóa, thi u ch ký, s ti n tính toán ch a kh p đúng,…..
B o qu n và l u tr ch ng t : ch ng t k toán sau khi đã s d ng xong đ c đóng t p,
đ a vào l u tr , b o qu n theo ch đ qui đnh. Ch ng t c n đ c b o qu n c n th n, có kho
ch a, tránh m m c, m i m t; s p x p g n gàng, khoa h c theo th t v th i gian và n i dung kinh t ch ng h n phân ch ng t ti n, v t t , tài s n c đnh, các kho n thanh toán,….nh m
đ m b o d dàng tìm ki m khi c n thi t.
c) Gi i pháp v h th ng tài kho n k toán
Vi c hoàn thi n t ch c h th ng tài kho n k toán c n đ m b o ph n ánh, ki m tra, giám
sát đ c t t c các lo i đ i t ng k toán thu c ho t đ ng s n xu t, kinh doanh c a doanh nghi p đ đáp ng t t nh t các yêu c u c a công tác k toán nh m cung c p thông tin chính xác, k p th i ph c v t t cho công tác qu n lỦ, đi u hành. Xây d ng h th ng tài kho n linh ho t, v a có th b sung tài kho n m i, v a có th b b t các tài kho n không c n thi t.
th c hi n đ c đi u đó, tr c tiên c n phân tích k các y u t nh h ng đ n vi c thi t l p tài kho n s d ng t i doanh nghi p:
+ H th ng tài kho n k toán theo qui đ nh
+ i t ng k toán: n ph i thu, n ph i tr , tài s n c đ nh,…
+ i t ng qu n lý chi ti t: nguyên li u, khách hàng, nhân viên, kho hàng,…
+ c đi m ho t đ ng kinh doanh và yêu c u qu n lý c a doanh nghi p. (Danh m c tài kho n – Ph l c 6a)
Xây d ng h th ng tài kho n tích h p v i k toán qu n tr . M thêm các tài kho n chi ti t (c p 2,3,4) đáp ng yêu c u qu n lý.
doanh nghi p s n xu t thì m các tài kho n chi ti t nh sau:
S hi u TK Tên tài kho n C p 1 C p 2 C p 3 C p 4
154 Chi phí SXKDDD
1541 Chi phí SXKDDD – SP 1 1542 Chi phí SXKDDD – SP 2
511 Doanh thu bán hàng và cung c p d ch v 5112 Doanh thu bán TP 51121 Doanh thu bán TP– SP1 511211 DT bán TP – SP1 – Bán buôn 511212 DT bán TP – SP1 – Bán l 51122 Doanh thu bán TP – SP2 511221 DT bán TP – SP2 – Bán buôn 511222 DT bán TP – SP2 – Bán l 632 Giá v n hàng bán 6321 Giá v n hàng bán – SP1 6322 Giá v n hàng bán – SP2 911 Xác đnh KQKD 9111 Xác đnh KQKD – SP1 9112 Xác đnh KQKD – SP2
d) Gi i pháp v s sách, báo cáo k toán
V l a ch n hình th c k toán: Hi n nay các doanh nghi p v a đ u đã trang b ph n m m cho công tác k toán do đó nên s d ng hình th c k toán Nh t kỦ chung vì đây là hình
th c đ c s d ng ph bi n các n c trên th gi i, h n n a hình th c này đ c áp d ng đ
xây d ng ph n m m k toán. S sách k toán:
- L a ch n, xác đ nh s sách phù h p s d ng trong ho t đ ng t i doanh nghi p v s
l ng, k t c u s , trình t ghi chép, quan h đ i chi u ki m tra gi a các lo i s , tính toán các ch tiêu: S Nh t ký chung, S Nh t ký thu ti n, S Nh t ký chi ti n, S Nh t ký mua hàng, S Nh t ký bán hàng, S Cái, B ng cân đ i s phát sinh, S qu ti n m t, S ti n g i ngân hàng, S tài s n c đ nh,…..
- Thi t k các m u s chi ti t đáp ng yêu c u qu n lỦ c n c trên nh ng đ c đi m c a doanh nghi p: S chi ti t bán hàng, S thanh toán v i ng i mua, S thanh toán v i ng i
đ i nhân viên k toán, ch nh s a s li u. Báo cáo k toán:
Các doanh nghi p v a nên xây d ng h th ng báo cáo bao g m c báo cáo tài chính và báo cáo qu n tr . C n ph i th y đ c Ủ ngh a c a báo cáo k toán qu n tr v các m t: cung c p s li u đ phân tích th ng xuyên tình hình th c hi n các ch tiêu kinh t theo t ng m t c th ; cung c p các thông tin c n thi t đ xây d ng k ho ch, d toán c ng nh đánh giá l a ch n ph ng án s n xu t kinh doanh t i u. T đó coi tr ng vi c xây d ng và khai thác l i ích t báo cáo k toán qu n tr .
Khi xây d ng h th ng báo cáo qu n tr c n đ m b o nguyên t c: Các ch tiêu ph n ánh trong báo cáo k toán qu n tr ph i th ng nh t v i các ch tiêu c a các báo cáo tài chính; các ch tiêu k ho ch, d toán và v ph ng pháp tính đ đ m b o so sánh đ c; cung c p đ y đ thông tin cho qu n tr kinh doanh c a đ n v ; s li u c a các ch tiêu có liên quan ph n ánh trên các báo cáo k toán qu n tr ph i th ng nh t, đ y đ , chính xác và trung th c; H th ng ch tiêu trong báo cáo trung th c; m u bi u ph i đ c xây d ng phù h p v i yêu c u qu n lỦ c a đ n v và ph i đ n gi n, thu n ti n cho ng i s d ng các báo cáo này.
Báo cáo tài chính: L p đ y đ 4 báo cáo tài chính theo m u quy đnh: + B ng cân đ i k toán
+ Báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh
+ Báo cáo l u chuy n ti n t + Thuy t minh báo cáo tài chính
M t s báo cáo c n thi t trong qu n tr doanh nghi p: + Báo cáo tình hình s d ng v t t
+ Báo cáo tình hình n ph i thu
+ Báo cáo tình hình n ph i tr theo t ng ch n và th i h n thanh toán + Báo cáo s n xu t
+ Báo cáo doanh thu theo khu v c, theo m t hàng, theo nhân viên (Ph l c 8)
Ngoài ra, doanh nghi p có th tham kh o thêm Thông t s 53/2009/TT-BTC do B tài chính ban hành ngày 12/6/2006 v h ng d n k toán qu n tr trong doanh nghi p đ t ch c h th ng báo cáo k toán qu n tr đ c t t h n.
Ki m tra k toán có Ủ ngh a to l n là thúc đ y doanh nghi p c ng c t ch c b máy, nâng cao tinh th n trách nhi m c a nhân viên k toán th c hi n đúng ch c n ng, nhi m v c a mình; ph n ánh tình hình tài chính c a đ n v cho lãnh đ o trong m i th i đi m đ ch đ o kinh doanh hi u qu .
Ki m tra k toán còn nh m phát hi n và ch n ch nh sai ph m, giúp b máy k toán v n hành t t. Quá trình ki m tra ph i đ m b o th n tr ng, trung th c, khách quan, không đ c làm
nh h ng đ n s n xu t kinh doanh và ph i k p th i đ ra nh ng bi n pháp kh c ph c nh ng
t n t i phát hi n đ c qua ki m tra.
Thành l p t ki m tra: Giám đ c, K toán tr ng, các nhân viên có chuyên môn. N i dung ki m tra:
- Vi c ch p hành ch đ , chính sách, qui đ nh hi n hành.
- Ki m tra tính h p pháp, h p lý c a ch ng t ; qui trình luân chuy n ch ng t . Ki m tra