a. Trước khi áp dụng theo hệ thống QLCL ISO 9001 : 2008
- Tốn thời gian tìm kiếm tài liệu. - Tài liệu thất lạc.
- Sai sĩt trong việc nhập liệu,lưu trữ hồ sơ.
- Nhân sự trong cơng tác quản lý cơng văn,hồ sơ khi nghỉ việc rất khĩ thay thế.
b. Sau khi áp dụng theo hệ thống QLCL ISO 9001 : 2008
- Tài liệu được tìm kiếm nhanh chĩng.
- Tài liệu,hồ sơ được lưu trữ khoa học,khơng bị thất lạc. - Tránh được sai sĩt trong việc nhập liệu.
- Dễ thay thế nhân sự.
Nhận xét:
Tương tự như các qui trình kiểm sốt hồ sơ, qui trình quản lý hồ sơ theo hệ thống ISO mang lại những mặt tích cực nhất trong hệ thống quản lý. Nĩ giúp cho việc tra cứu, quản lý một cách hệ thống .
4. Qui trình đánh giá nội bộ:
a. Trước khi áp dụng theo hệ thống QLCL ISO 9001 : 2008
Đối với qui trình đánh giá nội bộ, trước khi cơng ty thực hiện theo qui trình ISO việc đánh giá nội bộ chư yếu chỉ thường dựa vào kết quả làm việc của các phịng ban, cơng ty. Cụ thể: phịng ban nào hồn thành đúng hạn hồ sơ, nhiều dự án hơn thì phịng ban đĩ được đánh giá
là tốt (hồn thành xuất sắc nhiệm vụ) và ngược lại. Như vậy thực tế việc đánh giá nội bộ lúc này chỉ dựa vào cảm quan là chủ yếu chứ khơng cĩ tiêu chí và mục tiêu, hành động cụ thể.
b. Sau khi áp dụng theo hệ thống QLCL ISO 9001 : 2008
Việc áp dụng theo qui trình, cĩ tiêu chí rõ ràng của hệ thống QLCL ISO 9001:2008 giúp cho việc đánh giá nội bộ thực sự khá dễ dàng vì chỉ cần áp theo qui định để đưa ra nhận xét. Kết quả đánh giá sẽ mang tính khách quan, bài bản và hợp lý hơn. Nhờ đĩ các phịng ban, bộ phận và tồn thể cơng ty cĩ thể phấn đấu thi đua rèn luyện hơn nữa để cĩ thể ngày càng hồn thiện hơn nữa hoạt động của mình.
Nhận xét:
Cĩ thể nĩi việc áp dụng hệ thống ISO 9001:2008 trong qui trình đánh giá nội bộ mang lại hiệu quả rất tích cực nĩ phản ánh khách quan và cơng bằng trong kết quả đánh giá từ đĩ thúc đẩy, khuyến khích các phịng ban tự nhận thấy các mặt ma6nh, mặt yếu của mình để phát huy và cải thiện.
Tuy nhiên bên cạnh những mặt tích cực thì qui trình này cũng cĩ những mặt hạn chế: - Địi hỏi chi phí nhiều thời gian cho việc các phịng ban đánh giá lẫn nhau
- Nhiều khi mang tính chất đối phĩ giữa phịng này với phịng ban khác dẫn đến kết quả đánh giá khơng phản ánh đúng bản chất vấn đề