a. Hiện trạng trước khi áp dụng qui trình theo hệ thống ISO
- Khơng cĩ quy trình về soạn, sửa đổi các tài liệu đã ban hành khi nĩ khơng cịn phù hợp một cách nhanh chĩng và kịp thời, nên nhân viên trong cơng ty khơng nhất quán hoặc khơng biết các quy trình thực hiện cơng việc nên dễ xảy ra sai sĩt vì khơng áp dụng theo đúng quy định.
- Việc cập nhật phân chia tài liệu cũ và mới khơng cĩ logic, khơng đánh dấu phân biệt rõ giữa tài liệu cũ và mới, đồng thời cũng khơng thơng báo rõ ràng trong tồn thể nhân viên nên nhân viên rất mất thời gian tìm kiếm cơng văn khi cần thiết.
b. Sau khi áp dụng quy trình theo hệ thống ISO
Xây dựng qui trình quản lý tài liệu nội bộ (PR01) việc quản lý tài liệu nội bộ đã khắc phục được một số vấn đề, cụ thể :
- Cơng văn, tài liệu nội bộ được đánh dấu & lưu trữ rất tốt, dễ tìm kiếm, tiết kiệm thời gian cho nhân viên quản lý hồ sơ cũng như người cần tra cứu.
- Quy trình thực hiện cơng việc được cập nhật thay đổi kịp thời, hạn chế và tiết kiệm chi phí sai hỏng và sửa chữa.
- Tránh được việc nhân viên khơng nhất quán trong quy trình thực hiện cơng việc, thời gian hồn thành cơng việc được rút ngắn.
Nhận xét:
Cĩ thể nĩi việc áp dụng hệ thống ISO mang lại những mặt tích cực nhất trong hệ thống quản lý, đặc biệt là đối với quản lý tài liệu nội bộ trong cơng ty. Nĩ giúp cho việc tra cứu, quản lý một cách hệ thống . Trong lĩnh vực xây dựng việc lưu hồ sơ, giấy tờ, bản vẽ là rất
quan trọng và cần thiết. Giảm được chi phí quản lý hồ sơ, nhân viên mất ít thời gian trong việc tìm kiếm tài liệu. Chi phí để xây dựng qui trình này là khơng đáng kể.