a. Hiện trạng trước khi áp dụng qui trình theo hệ thống ISO
- Đối với cơng văn đến: Quy trình kiểm sốt khơng thay đổi, giống với lưu trình (PR02)
- Đối với cơng văn đi: Quy trình kiểm sốt khơng thay đổi, giống với lưu trình (PR02) - Nhận hồ sơ tài liệu: Hồ sơ tài liệu nhận, văn thư nhận và chuyển bản chính đến bộ
phận liên quan, khơng cĩ ký nhận. Bộ phân liên quan sẽ lưu tài liệu đĩ.
Nhược điểm:
Mỗi khi tìm tài liệu được nhận, bộ phận liên quan tự xử lý, tìm kiếm.
Trung bình 1 tuần nhận 20 hồ sơ, vì khơng lưu trữ theo số hiệu, nên tìm kiếm trung bình mất 15 phút. Chi phí tìm kiếm 1 tháng 4x20x15 = 20h.
Tínhra chi phíbằngtiền: 40,000 vnd/h x 20h = 800,000 vnd
Chi phí photo lại tài liệu: 20 bộ x 4 tuần x 2A0 x 10000 = 1,600,000 VND - Giao tài liệu:
Bộ phận liên quan, phát hành tài liệu trình giám đốc ký và tự giao với khác hhàng. Lưu trữ một bản tại bộ phận liên quan.
Hạn chế: Khi cần xuất lại, tìm khĩ khăn file lưu để in. Trung bình 1 tuần giao 30 hồ sơ, thời gian tìm để in lại 1 file trung bình mất 10phút. Vậy 1 tháng: 10x30x4= 20h.
Quy đổi thành tiền: 40,000,000 vnd/h x20 = 800,000 vnd
b. Hiện trạng sau khi áp dụng qui trình theo hệ thống ISO
- Cơng văn đến và đi được văn thư lưu trữ rất tốt.
- Các tài liệu hồ sơ giao và được nhân lưu như lưu kiểu của cơng văn đến và đi, theo qui trình (PR02)
Ưu điểm
Bộp hận lưu trữ lưu như cách lưu cơng văn, do đĩ khi tìm kiếm mất rất ít thời gian. Trung bình1 hồ sơ tìm lại hồ sơ hoặc file: 5 phút. Lương của nhân viên văn thư: 20,000 vnd/h Như vậy thời gian tìm kiếm hồ sơ nhận: 5x4x20 = 400 phút = 6.6h. Quy đổi thành tiền: 6.6hx 20,000 = 132,000 vnd
Thời gian tìm kiếm hồ sơ đã giao: 5x4x30 = 600 phút = 6h.Quy đổi thành tiền: 120,000 vnd
9001: 2008 9001: 2008
Cơng văn đến Như nhau Như nhau
Cơng văn đi Như nhau Như nhau
Hồ sơ được nhận 20 giờ bộ phận liên quan tìm 1,600,000 vnd in lại Chi phí bằng tiền: 2,400,000 vnd 6.6h văn thư tìm Chi phí bằng tiền: 132,000 vnd
Hồ sơ được giao 20 giờ bộ phân liên quan tìm Chi phí bằng tiền: 800,000 vnd
6h văn thư tìm kiếm
Chi phí bằng tiền: 120,000 vnd
Nhận xét:
Như vậy, sau khi áp dụng ISO 9001: 2008 chi phí tiết kiệm của bộ phận lưu trữ cơng văn và hồ sơ 1 tháng: 2,400,000 + 800,000 – (132,000 + 120,000) = 2,948,000vnd.